You are on page 1of 42

LIC.

OSCAR MORALES HUERTA


1

Cmo administrar un proyecto?


1 Generar un plan
Tiempo Definir el proyecto Planear actividades Planear y adquirir recursos Planear los costos Planear segn la calidad Prever riesgos Planear comunicacin Planear seguridad Optimizar el plan Distribuir el plan Dinero mbito Realizar un seguimiento del progreso Administrar una programacin Administrar los recursos Administrar los costos Administrar el mbito Administrar los riesgos Crear un informe del estado del proyecto

2 Controlar y administrar un proyecto

3 Cerrar el proyecto

Revisar la informacin final del proyecto

Qu es administrar un proyecto?

Es el proceso de planear, organizar, administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo.

Fases de un proyecto Crear el plan

PROYECTO

Administrar y realizar el seguimiento del proyecto

Cerrar el proyecto

Cuanto ms satisfactorias sean estas fases, mayor ser la posibilidad de xito del proyecto.
4

Tringulo de un proyecto
Se puede prever el futuro del proyecto, si se comprende los tres factores que conforman cada proyecto:

Tiempo:
el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo.

mbito:
los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos.

Dinero:
el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
5

Cmo se configura un proyecto? Fase 1 Crear el plan

Definir el proyecto
Iniciar el archivo de proyecto, introducir los datos preliminares del mismo y adjuntar los documentos de planes al archivo.

Durante la fase de planeacin de proyectos que duran un perodo de tiempo significativo o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto. Definir los objetivos del proyecto Definir las suposiciones del proyecto Definir las delimitaciones del proyecto Preparar un plan de administracin de mbitos
6

Definir los objetivos del proyecto

Los objetivos de proyecto deben ser claros Son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Deben ser especficos y mensurables. Deben evitarse objetivos imprecisos. Todos los participantes del proyecto deben estar oficialmente de acuerdo con los objetivos.

A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de forma sencilla.
7

Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

Una lista de resultados del proyecto. Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los fases intermedias. Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Definir las suposiciones del proyecto


Probablemente surgirn importantes sin respuesta; muchas cuestiones

cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo? cunto tiempo llevar un nuevo proceso? Se deben realizar conjeturas hipotticas para que con esas estimaciones se realice la programacin.

Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. Puedan actualizar la programacin cuando disponga de informacin adicional sobre esos factores.

Algunas suposiciones a tomar en cuenta:

Entregas de otros proyectos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas. son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento). Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto no estn bajo su cargo. a cargo de quin estn? ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos? Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas?

10

Algunas suposiciones a tomar en cuenta:


Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se trabaja teniendo presente una fecha lmite conocida. puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si debe hacer concesiones en el resultado. estn de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

11

Definir las delimitaciones del proyecto


La palabra "delimitacin" significa una restriccin o limitacin que se establece en una tarea. Enumere las delimitaciones del proyecto Que cada participante las conozca Que los participantes hagan observaciones acerca de las mismas. Que exista un acuerdo sobre cmo responder a delimitaciones inesperadas. Normalmente, las tres delimitaciones principales son: Programacin, como una fecha de fin fija o una fecha lmite para un hito principal. Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, as como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido. mbito, como un requisito de realizacin de tres modelos del producto.
12

Preparar un plan de administracin de mbitos


El mbito del proyecto es la combinacin de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecucin.

El plan de administracin del mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efecten en el proyecto. Puede contener : Una evaluacin de la probabilidad de que haya que cambiar el mbito, con qu frecuencia y en qu medida. Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito. Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del mbito.

13

Cmo se configura un proyecto?


Designar una fecha de comienzo Fin del proyecto Calendario del proyecto Informacin general del proyecto.

Introducir una lista de tareas


Primero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Comience por los grandes bloques de trabajo y despus divida cada bloque en tareas con resultados individuales. Agregue hitos. Finalmente, rena y especifique estimaciones de duracin. Una vez que haya introducido la informacin de las tareas, cree un esquema como ayuda para ver la estructura del proyecto; para tener una lista de tareas organizadas en: tareas de resumen y tareas detalladas.

14

Programa de tareas
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas. Determine las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas y divisin de tareas, cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

15

Asignar recursos
Debe asignar recursos a las tareas cuando desee: Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado y equipamiento asignados a tareas, o controlar los materiales utilizados. Disponer de ms flexibilidad en la programacin de tareas. Controlar los recursos con sobre-asignacin o infra-asignacin de trabajo. Llevar un control de los costos de los recursos.

16

Introducir costos
Especificar y contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto. La especificacin de tasas para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea fijos. Con ello se podr ver si se ajusta al presupuesto. Elegir cundo desea acumular costos. Especificar tasas por uso y de horas extra para los recursos Planear subidas salariales, especificando informacin de costos para recursos y tareas.

17

Guardar plan
Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto. Una vez que el proyecto est en marcha, puede escribir informacin real y compararla con el plan base, como referencia futura.

18

Planear las actividades del proyecto


Una vez que ha determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en hitos, fases y tareas, y almacenarlo en un archivo de Microsoft Project. Si estos datos se almacenan en otro archivo, puede copiarlo o importarlo a Microsoft Project.

Mostrar la organizacin del proyecto


Una vez que ha esquematizado las tareas, tambin puede mostrar la estructura del proyecto utilizando los cdigos de esquema o los cdigos de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) integrados o personalizados. Estos cdigos se pueden utilizar para organizar la lista de tareas basndose en diversos sistemas de codificacin, como los cdigos de contabilidad o la estructura de descomposicin organizativa. Organizar el proyecto en uno principal y archivos de sub-proyectos. Conviene organizarlo as, si se tiene que administrar un proyecto grande y complejo o varios proyectos relacionados entre s.
19

Planear las actividades del proyecto Estimar la duracin de las tareas


Mediante la especificacin de duraciones de tareas en lugar de las fechas de comienzo o de fin deseadas, Microsoft Project puede crear automticamente una programacin. Establecer dependencias y delimitaciones de tareas. Una vez introducidas las duraciones de las tareas, se determina la relacin de dichas tareas entre s y con fechas concretas.

Crear interrelaciones entre proyectos


Puede crear dependencias entre tareas de diferentes proyectos. La creacin de dependencias entre proyectos disea con precisin las interrelaciones entre proyectos diferentes y ayuda a mantener el proyecto actualizado.
20

Planear y adquirir recursos Estimar las necesidades de recursos


Hasta aqu, ha identificado el mbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y ha estimado las duraciones de las mismas. Ahora puede utilizar esta informacin para realizar estimaciones preliminares, identificar requisitos y comenzar los procesos de asignacin de personal y adquisicin para obtener los recursos que deben realizar las tareas del proyecto.

Especificar la informacin de recursos y establecer los perodos laborables


Identificar, aprobar y adquirir todos los recursos. Sabe quines son los integrantes del equipo y qu equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del proyecto.
21

Planear y adquirir recursos Compartir recursos entre proyectos


La accin de compartir recursos es til para administrar la informacin sobre recursos y asignaciones en proyectos en los que se van a utilizar las mismas personas, materiales o equipamiento. Asignar recursos a las tareas Una vez especificada la informacin sobre recursos en el proyecto, puede asignar recursos a las tareas especficas que configuran el trabajo del proyecto.

22

Planear los costos del proyecto Estimar costos


La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.

Definir y compartir informacin de costos


Guardar los costos como su presupuesto antes de empezar el seguimiento y la administracin del plan. En ese momento, puede incluir notas importantes sobre decisiones del presupuesto, compartir la informacin del presupuesto con otros, o transferirla a otros.

Preparacin para administrar los costos


Realizar los preparativos necesarios para efectuar su seguimiento y administracin con el fin de asegurarse de que el proyecto no exceda el presupuesto. Puede especificar una fecha de comienzo del ao fiscal, controlar las opciones de clculo y determinar cundo se deben pagar los costos.
23

Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos Planear teniendo en cuenta la calidad
Identificar los estndares de calidad que tendr que adoptar para satisfacer todos los requisitos del proyecto. Una vez que identifica las necesidades en materia de calidad, puede ajustar el mbito, los recursos y la programacin segn sea necesario para lograr la calidad deseada.

Identificar y prever riesgos


Una vez que comienza un proyecto, eventos que son difciles de prever pueden crear nuevos riesgos.

24

Planear los aspectos relativos a comunicacin y seguridad


Configurar mtodos para comunicar la informacin del proyecto. Configure un mtodo para comunicarse con el equipo del proyecto y mantener actualizado el archivo del proyecto durante su desarrollo. Proteger la informacin de Microsoft Project. Microsoft Project y Microsoft Project Central ofrecen funciones bsicas de seguridad para proteger la informacin del proyecto en caso de acceso no autorizado

25

Optimizar un plan de proyecto


Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de fecha de fin. Despus de crear el plan del proyecto, se debe revisar la fecha de fin programada. Optimizar el plan del proyecto para recursos. Despus de crear el plan del proyecto, se debe revisar la asignacin de los recursos. Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de presupuesto. Despus de crear el plan del proyecto, se deben revisar los costos planeados.

26

Distribuir un plan de proyecto


Distribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso. Una vez programado el proyecto, puede que desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo. Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea.

27

Cmo se configura un proyecto? Fase 2 Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del tringulo del proyecto: tiempo, dinero y mbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programacin. Si mantiene actualizada la informacin del proyecto, podr ver siempre el estado ms reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipacin problemas que pueden afectar al xito del proyecto y poder encontrar soluciones.
28

Comunicar
Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la informacin del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar informacin en un sitio Web para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo o realizar blogs (comunicar y distribuir resultados en el proyecto) Publique y aplique formato a vistas, as como imprimir informes segn las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la informacin en formato Web (HTML) o incluirla en una presentacin
29

Realizar un seguimiento del progreso Configurar un proyecto para seguimiento.


Aunque Microsoft Project facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos antes de poner en marcha el seguimiento del proyecto. Registrar el progreso y responder a actualizaciones. Una vez que ha elegido los elementos y el mtodo, puede comenzar a realizar el seguimiento de dichos elementos. En la mayora de los casos, el seguimiento del progreso se realiza intercambiando informacin sobre el estado de las tareas con los miembros del grupo de trabajo e incorporando al plan del proyecto la informacin de estado ms actual.

30

Administrar una programacin Identificar problemas de programacin


Una vez empezado el proyecto y cuando se est realizando el seguimiento del progreso real de las tareas, se puede revisar la programacin para identificar los problemas o posibles problemas con las programaciones de tareas. Volver a poner tareas, fases o el proyecto en las fechas previstas. Una vez identificados los problemas de la programacin, puede utilizar una gran variedad de estrategias para administrar la programacin del proyecto.

31

Administrar una programacin

Distribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso. Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo. Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea.

32

Administrar los recursos Realizar el seguimiento del progreso de los recursos.


La manera ms eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del grado de progreso de las tareas. Identificar problemas de asignacin de recursos. Si revisa informacin de los recursos, como las asignaciones, sobre-asignaciones o infraasignaciones, los costos del recurso y las variaciones entre el trabajo planeado y el real, puede verificar que los recursos se asignan a las tareas de forma ptima para obtener el resultado deseado.

33

Administrar los recursos Resolver problemas de asignacin de recursos


Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, necesita administrar la carga de trabajo para establecer sobreasignaciones e infra-asignaciones. Si modifica la asignacin de los recursos, compruebe los efectos de los cambios en la programacin general para asegurarse de que los resultados se ajusten a los objetivos del proyecto.

Administrar recursos compartidos


Despus de configurar la funcin de compartir recursos entre los archivos de Microsoft Project con un fondo de recursos, actualice y revise la informacin de los recursos compartidos, como la disponibilidad, el trabajo real y las asignaciones de los recursos.

34

Administrar los recursos Distribuir informacin sobre el proyecto en formato impreso

Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la informacin de proyecto ms actual a los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Distribuir informacin sobre el proyecto en lnea

35

Administrar los costos Identificar problemas de costos


Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, desear identificar los problemas de costos revisando los totales y las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario.

Mantener los costos de acuerdo al presupuesto


Deber revisar las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario. Observe que siempre es conveniente realizar una copia se seguridad del plan del proyecto antes de incorporar cambios importantes, y comprobar los efectos de los cambios antes de guardar y comunicar informacin actualizada sobre costos.

36

Administrar el mbito Responder a los cambios en el mbito


Una vez comenzado el proyecto, puede que sea necesario aumentar o reducir el mbito del proyecto.

Administrar los riesgos Identificar nuevos riesgos


Ya iniciado el proyecto, eventos que son difciles de prever pueden crear nuevos riesgos.

Responder a eventos de riesgo


Si identifica nuevos riesgos que han surgido durante el proyecto, deber responder a esos riesgos. Lo ms probable es que tenga que ocuparse de riesgos que pueden retrasar la tarea, la fase o las fechas de fin de proyecto, aumentar el presupuesto, sobrecargar los 37 recursos o provocar todo esto al mismo tiempo.

Realizar un informe del estado del proyecto Realizar un informe del estado del proyecto en formato impreso
Segn progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Realizar un informe del estado del proyecto en lnea


Segn progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los dems, ya sean participantes o integrantes del equipo, con regularidad.

38

Cmo se configura un proyecto? Fase 3

Cerrar un proyecto
Revisar la informacin final del proyecto

El final del proyecto es una oportunidad para recopilar y registrar la informacin del proyecto y compartirla con los participantes.

39

Cmo administrar un proyecto?


1 Generar un plan 2 Administrar y realizar el seguimiento del proyecto 3 Cerrar el proyecto Nuevo archivo Fecha de inicio Informes Presentaciones Sitios Web (HTML) Blogs Fases Lista de tareas Realizar un seguimiento del progreso Administrar una programacin Administrar los recursos Administrar los costos Administrar el mbito Administrar los riesgos Crear un informe del estado del proyecto Resultados Fechas cumplimiento Criterios calidad Limites de costo Personas Equipamiento Materiales Costos Organizacin Duracin tareas Interrelaciones Microsoft Project Introducir una lista de tarea Duracin de tareas Programa de tareas Asignar recursos Introducir costos Guardar plan Procedimiento para el tratamiento de los cambios Planear y adquirir recursos Planear los costos Planear segn la calidad Prever riesgos Planear comunicacin Planear seguridad Optimizar el plan Distribuir el plan Definir suposiciones Definir delimitaciones Preparar plan de administracin de mbitos Tiempo Dinero mbito Fin proyecto Calendario Informacin general Definir proyecto Datos preliminares Documentos adjuntos Estructura Objetivos proyecto

Comunicar Distribuir Informacin Avances Resultados

40

Bibliografa
CAMPERO, J. M., ALARCON, L. F. Administracin de Proyectos. Ediciones Universidad Catlica, 1999. KOONTZ, H. y WEIHRICH, H. Administracin. 9. ed. Mxico, McGraw Hill,1990. ALBALA, A. Direccin de proyectos: teora y prctica. Santiago, Chile, Eds. Del Colegio de Ingenieros, 1986. ASIMOV, MORRIS. Introduccin al Proyecto. Mxico: Ed. Herrero Hnos. 1968. BACA URBINA, G. Evaluacin de Proyectos. Mxico: Edit. Mc. Graw Hill, 2a. Ed.1993. Corzo, Miguel A. Introduccin a la Ingeniera de Proyectos. Mxico: Edt. Limusa. 1977.

41

Para contactarme: COMUNICACIN: TECNOLOGA E INVESTIGACIN, S.C. Lic. Oscar Morales Huerta Tel. y fax: (0155)5516-9807, 52779709 Cel: 044 55 5405-3831 Pgina: www.ctiso.com.mx Correo-e.: oscarm@ctiso.com.mx

42