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Ejecucin de un evento

Se

pone en prctica todo lo planificado La primera impresin que tiene los participantes es fundamental Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes y deben ser controlados

Lista de cotejo (Check list)

Tiene como fin, evitar que se olvide algn detalle en la planificacin, organizacin y realizacin de un evento. Se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud del evento. El tiempo de anticipacin necesario para la organizacin de un evento depender de la magnitud y complejidad que tenga. Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelacin de todas las acciones; hay muchas que dependen de la realizacin de otras, algunas son simultneas o estn ligadas en diferentes aspectos

Ejemplo de lista de cotejo


1. Objetivos y organizacin bsica Definir Objetivos Polticas Estructura Orgnica Comit organizador 3. Finanzas Definir el monto de las cuotas de inscripcin Confirmar patrocinios Confirmar donativos Definir el precio de venta de los mdulos (en exposiciones) Otros ingresos Pronstico de ingresos por venta

2. Temtica y convocatoria Seleccionar la temtica general del evento Seleccionar la temtica de las mesas de trabajo Elaborar y publicar la convocatoria

4. Definicin de sede

Seleccin de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.) Visitas para inspeccionar las instalaciones. Si es al aire libre, prever la posibilidad de armado de carpas. Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes Definicin de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren Seleccin de hoteles de apoyo Definicin, confirmacin y contratacin de lugares Entrega de anticipos Obtencin de permisos y licencias

5. Recursos materiales y servicios generales. Solicitud de cotizaciones.


Seleccin de proveedores Seleccin de materiales adecuados Solicitar varias cotizaciones ( lo ms habitual es solicitar 3) Comparar condiciones Definicin de proveedores Elaborar pedidos Programar fecha de entrega

6. Determinar posibles

patrocinadores:

7. Definicin y elaboracin de presupuestos.


Alimentos Materiales Eventos sociales y culturales Espectculos y animacin Hospedaje y alquiler de salones Instalaciones

Lugares, servicios y materiales Coordinacin general Comercializacin y difusin Operaciones Relaciones pblicas Apoyo tcnico

8. Determinacin del nmero de participantes e invitados:

9. Planificacin del alojamiento:

Determinar nmero aproximado de participantes Determinar los invitados especiales Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupacin

Definir nmero de habitaciones necesarias por hotel Nmero de personas por cuarto Definir lugar y forma de hospedaje del comit organizador Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores Coordinar con el personal del hotel para definir la operacin del primer da de registro y asignacin de habitaciones

10. Difusin a travs de correo directo y publicidad impresa:


Rotulacin de sobres para el envo de correspondencia Distribucin de carteles Envo de cartas informativas y publicidad del evento Envo de invitaciones al evento a posibles participantes Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo

11. Invitacin a los medios de comunicacin: Invitacin a la prensa Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento

12 Diseo y elaboracin de impresos y materiales


Diseo del logotipo, lema Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios Carpetas Carteles Diplomas Folders (maletn),folletos promocionales Gafetes (portadistintivo), Personificadores (triedros) Hojas de registro Hojas membreteadas Invitaciones Papelera en general Recibos Sealizacin Obsequios Reconocimientos en vidrios, piel etc.

13. Definir personal necesario para el desarrollo del evento:


Camareros Chferes Fotgrafos Intrpretes Maestros de ceremonias Mensajera Operadores Secretarias Seguridad Servicios mdicos Traductores Otros

14. Reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal


Definir medios de reclutamiento Hacer una descripcin de puestos y perfiles Definir criterios para la seleccin del personal Capacitar especficamente sobre el evento

15. Determinar equipo necesario para el evento:


Automviles Cables de extensin y contactos mltiples Cmaras de fotos y videos Computadoras e impresoras Equipos de sonido Equipo de traduccin simultnea Micrfonos Pantallas de acuerdo al tamao requerido Pizarrones informativos Proyector de transparencias Radios de Comunicacin Retroproyector de acetatos Data Show

16. Instalacin de mdulos:


Mdulos de informacin Mesa de registro Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo Mdulo para invitados especiales Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales Mdulo de servicios Definir la ubicacin de los mdulos

17. Supervisin de locales y salones de trabajo.


Verificar contactos de encendido y apagado de luces Servicios de limpieza Letreros con los temas y nombres de los ponentes Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilacin, luz y ausencia de ruidos en los salones

Fases operativas de un evento


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2. 3.

Pre-evento Evento Post-evento

Pre-evento

Tiene relacin directa con las funciones de previsin, planificacin, programacin, organizacin y coordinacin vistas anteriormente. Se establecen el cronograma de trabajo y el plan de accin.

Evento

Ejecucin del evento planificado Control de los recursos, la supervisin del personal y la direccionalidad de la imagen del evento Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente

Acciones

Supervisin del local, antes y despus del da del evento, para verificar su limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar. Recibimiento de los participantes e invitados especiales Registro de participantes y/o invitados especiales. Revisin del sistema general de informacin Supervisin de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operacin. Supervisin del equipo de anfitriones y personal de apoyo Supervisin de los horarios de comidas Supervisin del procedimiento de suministro de informacin personalizada. Dotacin permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.

Post-evento

Evaluar los resultados del evento Medicin de las variables organizativas, econmicas y financieras del evento as como la imagen y servicios ofrecidos. Permite detectar posibles fallas una vez cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudindose hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

Acciones

Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes. Evaluar el evento desde todas sus variables. Ensamblar el expediente del evento. Cancelar los compromisos econmicos adquiridos.

Informe final o memoria.

Todo informe debe contener los siguientes elementos:


ndice Presentacin o introduccin Plan de accin Cronograma Herramientas utilizadas. Principales logros Problemas observados Observaciones a la Gerencia Conclusiones y Recomendaciones Soportes y anexos

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