You are on page 1of 29

GESTION DE RECURSOS

PROGRAMACION CON RECURSOS:

Programación condicionada por el esfuerzo: herramientas/Opciones/programación

En Ms Project, el método de programación por omisión es la programación condicionada por el esfuerzo . Esta prolonga o disminuye la duración de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos, pero no modifica el trabajo total de la tarea (excepto en el caso de variar las Unidades de un mismo recurso en una tarea de Duración fija El trabajo total de una tarea está determinado por la duración esperada de una tarea y la asignación inicial de los recursos.

GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION CON RECURSOS:

Tipos de tarea:

•Unidades

fijas: tipo de tarea por omisión en Ms project. Cuando se añaden o se suprimen recursos en una tarea de unidades fijas generalmente se modifica la duración de la tarea manteniéndose el número de horas total. ( se exceptúa el caso de una tarea no condicionada por el esfuerzo). En este caso aumenta el número total de horas del proyecto. Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: unidades fijasAñadir o modificar recursos en una tarea específica Al añadir otra unidad del mismo recurso a una tarea de Unidades fijas, condicionada por el esfuerzo se comprobará que varía la duración de la tarea, pero no el trabajo del recurso.

GESTION DE RECURSOS PROGRAMACION CON RECURSOS: • Tipos de tarea: •Duración fija:. en el caso que se añada una unidad de un recurso distinto a una tarea condicionada por el esfuerzo. . Las horas totales de una tarea de duración fija quedarán modificadas siempre excepto. Si un tipo de tarea está configurada con el tipo de duración fija. Añadir o modificar recursos en una tarea específica En este caso se asignará una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y duración fija y se comprobará que no varía la duración de la tarea ni el trabajo del recurso. la duración de la tarea es siempre la misma cuando se añade o elimina un recurso. Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Duración fija.

En una tarea de trabajo fijo.GESTION DE RECURSOS PROGRAMACION CON RECURSOS: • Tipos de tarea: •Trabajo fijo:. Ver/Más vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Trabajo fijo. se modifica la duración y las unidades de recursos. Una tarea de este tipo siempr debe estar condicionada por el esfuerzo. el trabajo total de la tarea será el mismo cuando se eliminen o añadan otros recursos. Si un tipo de tarea está configurada con el tipo de trabajo fijo. Añadir o modificar recursos en una tarea específica En este caso se asignará una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y trabajo fijo y se comprobará que varía la duración de la tarea pero no el trabajo total del recurso. .

Ver/Uso de recursos/doble click en tarea donde se asignó el recurso/seleccionar perfil . Campana: El número de horas por período de tiempo. Pico inicial: El número de horas por período de tiempo se incrementa hasta el 100% en el primer cuarto de la duración de la tarea. Dos picos: El número de horas por período de tiempo se incrementa 2 veces hasta el 100% a lo largo de la duración de la tarea.GESTION DE RECURSOS PROGRAMACION CON RECURSOS: • Creación de perfiles de trabajo Los perfiles que se pueden crear son los siguientes: Uniforme: El número de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largo de la duración de la tarea Creciente: El número de horas de trabajo por período de tiempo es bajo al principio y se incrementa gradualmente hasta el 100% hacia el final de la tarea. se incrementa al 100% en la mitad de la duración de la tarea. Decreciente: El número de horas de trabajo por período de tiempo es del 100% al principio y disminuye gradualmente hasta el final de la tarea. Los % de trabajo inicial y final son bajos. Pico final: El número de horas por período de tiempo se incrementa hasta el 100% en el último cuarto de la duración de la tarea.

GESTION DE RECURSOS GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS: •Al asignar recursos de las tareas de un proyecto. retrasando o dividiendo o dividiendo asignaciones de recursos o tareas. ya que destaca la información del conflicto en rojo y muestra un identificador de redistribución . •Cuando se producen conflictos se puede usar Ms Project para realizar ajustes automáticos de programación. •Con Ms Project 2007 se pueden identificar rápidamente los conflictos de recursos usando varias vistas diferentes. •También se pueden resolver de forma manual usando técnicas de programación dentro de Ms Project •Ver/Hoja de recursos/capacidad máxima/ modificar . Un conflicto de recursos se produce cuando uno de ellos está programado para realizar más trabajo del que puede llevar en el período laborable disponible. pueden darse conflictos en los recursos. Un conflicto de recursos puede darse como resultado de una asignación a una tarea individual o de varias asignaciones.

•Cuando un recurso está sobre asignado el texto se destaca en rojo. •Un recurso está sobre asignado cuando tiene asignado más trabajo del que puede realizar en su horario laboral previsto.GESTION DE RECURSOS GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS: •Visualización de las cargas de trabajo de recursos y asignación de tareas: •Ayuda a identificar hasta que punto un recurso está sobrecargado o infrautilizado. y en la vista de recursos se muestra un indicador de redistribución. •Ver/uso de recursos/ .

(donde se puede gestionar tipo de tarea. marca el recurso utilizado en la tarea visualizada.GESTION DE RECURSOS ADMINISTRACION DE RECURSOS •A continuación se describen los botones mas importantes de la barra de herramientas administración de recursos •Vista Asignación de recursos: Muestra la vista uso de recursos en la parte superior y la vista gantt de distribución en la parte inferior •Vista entrada de tarea: Muestra la vista entrada de tarea que consta de la vista diagrama de Gantt en la parte superior y la vista formulario de tareas en la parte inferior. Qué utilizan el recurso: Muestra tareas que utilizan un recurso específico (filtro) . Desde acá se pueden gestionar las asignaciones. •Asignar recursos: Abre el cuadro de diálogo Asignar recuros.

•Localización •Ver/uso de sobreasignación de recursos de recursos/ texto marcado en rojo . seleccionar la fecha a la que desea desplazarse y hacer click sobre el botón Aceptar.GESTION DE RECURSOS ADMINISTRACION DE RECURSOS •Localización •Ver/Uso de cargas de trabajo en la vista Uso de recursos de recursos/mas vistas/uso de recursos/ aplicar En la barra de herramientas estandar ubicar icono desplazarse a tareas Utilizando la función F5 hacer click en el cuadro que despliega el cuadro Fecha.

influye en los costos del proyecto . se pulsará Omitir tantas veces como aparezca. incrementar la capacidad máxima del recurso: Esto reduce el número de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso en la tarea. .GESTION DE RECURSOS ADMINISTRACION DE RECURSOS •Resolución de conflictos de recursos Los conflictos de recursos se producen cuando un recurso está sobre asignado en una tarea o en un proyecto. aparecerá un mensaje indicando esta circunstancia. mas usual. •Las •Lo sobreasignaciones no resueltas deberán resolverse manualmente. •Herramientas/Redistribuir • Automática o manual •Siempre recursos/cuadro de diálogo que tenga una sobreasignación y project no pueda resolverla.

•Ajustar el calendario para ampliar días y horas laborables del proyecto .GESTION DE RECURSOS ADMINISTRACION DE RECURSOS •Resolución •Programar de conflictos de recursos la tarea que ha creado la asignación•Añadir horas extras •Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas •Suprimir el recurso si no es importante para la tarea •Sustituir el recurso sobre asignado por un recurso infrautilizado. •Incrementar la capacidad máxima Ver /hoja de recursos/tabla/entrada/ el recurso en rojo cambiar capacidad máxima hasta que desaparezca el color rojo . •Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso.

todas las tareas son programadas para que ocurran tan pronto como sea posible. En Ms Project 2007. tomará una instantánea del plan programado para su comparación posterior con las fechas en curso. Ms Project controlará la limitación de la propuesta y mostrará un mensaje en caso de que exista la posibilidad de que la redistribución genere un conflicto en la programación. sobre la base dada de comienzo de una fecha dada del proyecto. disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la programación. Una vez completada la preparación de la programación y anytes de comenzar la primera tarea del proyecto.GESTION DE RECURSOS PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS Cuando se impone una delimitación en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Si es necesario imponer limitaciones de fechas en las tareas. .

LMTP NFAD NCAD NFDD NCDD Lo mas tarde posible No finalizar antes de ( se define fecha de terminación) No comenzar antes del ( inicia la tarea en la fecha fija) No finalizar después de No comenzar después de Ver/diagrama de Gannt/Información de la tarea (doble click)/ avanzado/cuadro de diálogo seleccionar tipo de delimitación. basándose en otras delimitaciones y dependencias. Es flexible para todos los proyectos. por omisión se le asigna una delimitación LAP Lo antes posible .GESTION DE RECURSOS APLICACIÓN DE LIMITACIONES FLEXIBLES En Ms Project al introducir una tarea. La tarea comienza lo antes posible. .

así como de los recursos que va a necesitar. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto. Una Línea de base es una grabación o “instantánea” tomada en un momento específico del proyecto. se podrá grabar una nueva line ade base sobre la línea de base existente.FIN DE LA PROGRAMACION DEFINICION DE UNA LINEA BASE Una vez creada una programación de un proyecto y resueltos los conflictos a nivel de recursos y tareas. antes de terminar la planificación. la programación obtenida presenta la mejor estimación de Cómo debe llevarse a cabo el proyecto. de la programación. Herramientas/Seguimiento/establecer línea de base/ aceptar . es necesario definir una Línea de base. Si se guarda una línea de base .

Estos planes pueden compararse con el plan de Línea de base y con la programación actual Herramientas/Seguimiento/Línea de base/Establecer plan provisional .FIN DE LA PROGRAMACION DEFINICION DE UNA LINEA BASE Visualización de estadísticas de una línea base: Proyecto/Información del proyecto/estadísticas (abajo) En este cuadro se presenta el resumen del proyecto al inicio Mostrando fecha de inicio. Creación de planes provisionales: Un plan provisional se guarda generalmente en ciertas fases del proyecto. fecha de terminación. duración del proyecto. Horas disponibles de l proyecto. Presupuesto.

Si se le controla el progreso frecuentemente.CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento del progreso: A partir de la Línea de base. Existen 5 tipos de datos reales que se pueden introducir: Fechas reales de comienzo y fin -Porcentaje completado -Duración real y duración restante -Trabajo real y trabajo restante -Costos reales y costos restantes . Hacerlo para cada tarea en progreso. el progreso de las tareas debe ser controlado a lo largo de todo el proyecto. será más fácil identificar los problemas y solucionarlos. se puede reflejar el progreso por porcentaje o por fecha real de inicio y fin. La frecuencia de la actualización depende del control que se necesite en el Proyecto. Herramientas/seguimiento/Actualizar tareas.

CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento del progreso: Introducción del trabajo Real: Se utiliza para introducir las horas de trabajo reales realizadas en una tarea. pulsar la tecla TAB para seguir modificando campos a la derecha y Aceptar .la fecha y hacer ClicK sobre el botón Aceptar Hacer Click en el campo trabajo real del recurso a evaluar. Pulsar la tecla F5 . escribir el identificador de la tarea que se desee actualizar . Ver/uso de tareas. se puede reflejar el progreso por horas de trabajo.---Formato/Detalles/trabajo real Hacerlo para cada tarea en progreso.

Actualización del resto del proyecto: Las tareas que no tienen lugar según lo previsto deben ser actualizadas antes que el resto de la programación. Ver/Diagrama de Gantt/seleccionar tarea que se va a dividir/usar icono dividir tarea en menu de herramientas estandar.Guardar archivo. se dividirá una tarea en la que se va a interrumpir el trabajo y se reprograma para su reanudación varios días desúés. y las que tienen lugar según lo previsto deben ser actualizadas. usando el cuadro de diálogo: Herramientas/Seguimiento/Actualizar Proyecto o Actualizar según programación .CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento del progreso: Reprogramación de una tarea: En esta aplicación.

-Al comparar el progreso del proyecto con la Línea de base. este puede ser controlado para comprobar que las tareas se están desarrollando según programación realizada inicialmente. trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de ël. -Se mostrará el Gantt de seguimiento: -Ver / Gantt de seguimiento -Exportación de valores a cumulados a Excel: -Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Guardar .CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento del progreso: Comparación de la Línea de Base con los datos reales: -La línea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos.

-Al comparar el progreso del proyecto con la Línea de base. este puede ser controlado para comprobar que las tareas se están desarrollando según programación realizada inicialmente. -Se mostrará el Gantt de seguimiento: -Ver / Gantt de seguimiento -Exportación de valores a cumulados a Excel: -Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Cuadro asistente seguir/guardar .CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento del progreso: Comparación de la Línea de Base con los datos reales: -La línea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos. trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de ël.

tarea por tarea. Ver/Diagrama de Gantt/Tabla/Costo. Esta vista le permitirá cotejar. En los encabezados de la tabla se puede ampliar la información sobre cada uno de los conceptos de costos con la ayuda de MS project .CONTROL DE UN PROYECTO Seguimiento de Costos: Esta aplicación nos permite analizar los costos del proyecto. y el presupuesto o costo previsto del proyecto. el costo total de la tarea. el costo previsto de la misma y la variación entre ambos conceptos. la evolución del costo real. Además detalla el costo real incurrido en la tarea a la fecha de análisis. a fin de comparar.

(CPTR) los cuales permiten determinar el índice de desempeño en Agenda (IRP)y el Indice de desempeño en Costos. pudiendo coincidir con la actual o no. Proyecto/Información del proyecto/Marcar Fecha de estado La fecha de estado corresponde a la fecha para la cual se desea conocer el valor ganado por el proyecto. Ms Project está en condiciones de aplicar la técnica del valor ganado y determinar los 3 conceptos que la definen: el costo presupuestado. (IDC) Ver/Tabla/más tablas/valor acumulado .(CRTR) y el valor del trabajo realizado.(CPTP) el costo real.Ms Project ofrece la posibilidad de realizarlo con mayor facilidad. muy útil para el director de proyectos y su equipo. el programa requiere de una serie de insumos que son fundamentales para poder ejecutarlo. sin embargo.CONTROL DE UN PROYECTO Técnica del Valor Ganado Es una herramienta de seguimiento del proyecto. Una vez se ha cargado la fecha de estado.

Filtrado de las Tareas y Recursos del Proyecto: Los filtros permiten centrarse en tareas o recursos específicos de un proyecto. como para monitorear el progreso del proyecto. Se pueden aplicar filtros personalizados que se adapten a un proyecto. El filtrado y la ordenación de datos permite mostrar la información específica de la programación de un proyecto. Solo muestra las tareas o Recursos que cumplen los criterios de filtrado. Ms Project ofrece 30 filtros predefinidos para tareas y 21 para recursos.INFORMES DEL PROYECTO Aplicación de filtros y Ordenación de Datos Durante un proyecto. es necesario ver información específica de una planificación tanto para evaluar áreas del plan . . La aplicación de un filtro no modifica los datos del proyecto. también se se pueden ordenar los datos por uno o más criterios para organizar la información del proyecto. Se puede usar el filtrado y la ordenación para extraer rápidamente la información que se necesita.

Uso de un filtro interactivo: Proyecto/Filtro para todas las tareas/ seleccionar la opción que deseo filtrar…. Volver a todas las tareas para regresar.INFORMES DEL PROYECTO Aplicación de Autofiltros: Esta opción es accesible desde: Herramientas/Formato/Icono Autofiltro/Observar opciones en tabla izquierda La opción autofiltro incluye 2 filtros comunes: Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado Personalizado: Se usa para filtrar una columna por más de un criterio o bien para aplicar operadores. .

INFORMES DEL PROYECTO Creación de un filtro personalizado: Si un filtro pre-definido no satisface ciertos criterios. En esta aplicación se creará un nuevo filtro para tareas que comiencen después de una fecha específica. o creando un nuevo filtro a partir de un pre existente. bien creándolo desde cero. Ver/Diagrama de Gantt…Proyecto/Filtro para tarea/mas filtros/Nuevo/Nombre: Actividades comenzadas a partir de 05/07/2011. se podrá crear un filtro personalizado. se rellenan los campos pertinentes/Aceptar/Aplicar Verificar : Proyecto/Agrupar/opciones Proyecto/Ordenar /opciones . o bien editando un filtro existente.

o bien a partir de la modificación de una tabla existente.INFORMES DEL PROYECTO Personalización de tablas Vistas e Informes: Creación de una tabla personalizada: Las tablas están formadas por una distribución de filas y columnas que contienen la información que define la programación. Pueden crearse a partir de cero. Ver/Tablas/mas tablas/Nueva/Definir nombre/crear o eliminar campos/Aceptar/Aplicar .

calendario mensual. seleccionar Costo como primer criterio Descendente y finalmente. calendario general A partir de uno existente: (ejemplo) Informe/Informes/Informes personalizados/flujo de caja/copiar/En el cuadro columna. seleccionar trimestresEn la pestaña Detalles.INFORMES DEL PROYECTO Personalización de tablas Vistas e Informes: Creación de informe personalizado: Pueden crearse a partir de cero. o bien a partir de la modificar un informe existente o bien crear uno nuevo a partir de 4 plantillas de informe: tarea. recurso. Aceptar y cerrar . borrar Tareas de resumen y marcar valores ceroEn la pestaña Ordenar.

. recursos y costos. Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR.. exportar documentos a Excel. gestionar recursos y elaborar Informes desde el menú.FIN DEL CURSO MS PROJECT 2007 En grupos de trabajo. utilizando filtros. !éxitos en la Gestión de sus Proyectos! Gracias. hacer simulaciones con todas las consideraciones expuestas en este módulo de Gestión de recursos y ControlElaborar diferentes informes de control. .PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeación y control de tareas.

exportar documentos a Excel. recursos y costos. !éxitos en la Gestión de sus Proyectos! Gracias.. gestionar recursos y elaborar Informes desde el menú. utilizando filtros. hacer simulaciones con todas las consideraciones expuestas en este módulo de Gestión de recursos y ControlElaborar diferentes informes de control. .PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeación y control de tareas.FIN DEL CURSO MS PROJECT 2007 En grupos de trabajo. Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR..