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Fondamentaux de lorganisation dvnement

16 et 17 Septembre 2008
Sciencescom / Gilles POUSSIER pour CNRS

Objectifs
2 Objectifs :
Dfinir lvnementiel. Apporter les fondamentaux et une mthode pour lorganisation dvnement.

2 Evnementiel / Sciences Com Services Sept 2008

Sommaire

A - Dfinitions et cadre B - Cas pratiques et mthodologie

A - Dfinitions et cadre

Dfinitions Les types dvnement Les 12 postes budgtaires Les risques Les niveaux de prestation

A1 - Dfinitions
Origine latine : evenire (accident ponctuel) Df Larousse : faits marquants, relatif un vnement particulier v ou v (acadmie franaise 75-87) Lvnementiel appartient lunivers de la communication hors mdia Ce mode de communication est bas sur la rencontre et le rassemblement des fins de transmissions de message : Humain.
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A1 - Dfinitions
Les mtiers du hors mdia :
Le marketing direct, les relations publiques, les relations presse, le marketing oprationnel, le tourisme daffaires, lvnementiel, la production audiovisuelle, le multimdia, la promotion des ventes, le design, les stands, ldition
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A2 - Les types dvnements


Destins au personnel/actionnaires
Conventions, lancement de produit, assembles gnrales, forums, rencontres, sminaires, fusions

Destins un public cibl


Ftes, soires, inaugurations, anniversaires, portes ouvertes, dfils de mode

En secteurs professionnels
Colloques, congrs, expositions, salons, tourismes daffaires, symposiums

Grand public
Animations de stand, vnements historiques, culturels et sportifs, animations commerciales, tournes promotionnelles, vnements de rue

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A3 - Les 12 postes budgtaires


1 Promotion 2 Lieu 3 Amnagement 4 Technique 5 Accueil 6 Restauration 7 Logistique 8 Animation 9 Production dimages 10 Rgie 11 Temps pass 12 Autres et imprvus

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A4 - Les risques
Hors risques exclus des polices dassurances 1 - Risques lis lunicit dinstant 2 - Risques lis aux lieux et aux accidents 3 - Risques lis aux regroupements humains 4 - Risques de dpassements budgtaires 5 - Risques lis aux vols et effractions 6 - Risques couverts par les assurances : RC, weather day, homme clef
Rglementation du voyage : succession de 2 prestations de forfait.

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A5 -Les niveaux de lvnementiel

ds quun interlocuteur dit faire de lvnementiel : faites lui prciser ce quil entend par vnementiel

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5 niveaux
gestion

1 - Stratgie, dont le conseil

artistique

3 - Rgie dvnement 4 - Prestations catalogue dont agents artistiques 5 - Prestataires

2 - Producteur dvnement

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Les niveaux de lvnementiel


Lvnementiel au cur de la stratgie de communication :
Philipp Morris et des tournes de nuit Hewlett Packard et ses prsentations de matriels

Lvnementiel en one shot : - Les 100 ans dAir Liquide


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Les niveaux de lvnementiel


Les limites : - Techniques et logistiques - Emotionnelles

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B - CAHIER DES CHARGES

B1 - Quelle est son utilit ? B2 - Comment se rdige un cahier des charges ? B3 - Exemples

B1 - Quelle utilit au cahier des charges


La mise par crit dune demande a la vertu de soulever les oublis. Le cahier des charges volue et permet de faire une demande de devis prcise. Cest le premier moyen de ngocier. Il constitue le cahier de lorganisateur o sont capitaliss toutes les expriences.

B2 - Comment se rdige un cahier des charges ?


En 3 parties : Les donnes fixes quantitatives et temporelles. La demande prcise avec un mode objectif ou un mode clonage . Les donnes budgtaires et pr-ngociatrices.

B3 - Exemples

1) Lieu 2) Traiteur 3) Htesses

C - CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - La gestion de projet dvnement C3 - Le chiffrage dvnement

C1 - La conception dvnement
Mthodologie (plan de recommandation):
Analyse du contexte :
Objet, objectifs, cibles, donnes numriques fixes Recherches (internet, supports, questions)

Analyse de la demande
Questions (prise de brief) Reformulation de la demande

Brain storming (thme, axes, ide, identit) Rdaction avec dclinaisons du thme Adaptation selon les contraintes
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CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement

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C2 - Le chiffrage dvnement
Mthodologie : Achats
Analyser les postes dachats Estimer par masses Acheter (cahier des charges, base de donne, devis, ngociation)

Ressources humaines
Analyser les actions Estimer les temps et planifier Dispatcher les comptences
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CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement

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C3 - La gestion de projet dvnement


Mthodologie : A partir de la conception chiffre Identifier les actions en 3 niveaux de dtail maximum, les rpartir dans le temps, les quantifier et les distribuer.

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C3 - La gestion de projet dvnement


2 outils : Le planning des actions Le compte-rendu

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D - Un vnement co-conu
Cest un vnement dont la conception dorigine permet de diminuer lempreinte cologique. Cest dans la conception et les cahiers des charges que soprent la mutation.

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D - Un vnement co-conu
Avant Aprs

Moquette utilise 1 fois Rutilisation Consommation de fluides ss limites Sensibilisation des quipes et leds Traiteur classique Produits locaux Impression large Comptage prcis

Un vnement co-conu ncessite une prcision plus grande.

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