You are on page 1of 33

SAP Business One 8.

8
SAP Business One es una solucin de gestin empresarial diseada para pequeas y medianas empresas. SAP Business One proporciona acceso a solicitud a informacin en tiempo real a travs de un solo sistema. Esta aplicacin se divide en varios mdulos, cada uno de los cuales abarca una funcin empresarial diferente. SAP Business One presenta una interfaz de fcil manejo que sirve como punto de acceso ERP central, con interfaces estndar para fuentes de datos internas y externas, computadores porttiles y otras herramientas de anlisis.

Introduccin
SAP Business One ofrece acceso a informacin en tiempo real a travs de un nico sistema que contiene funciones financieras, de gestin de relaciones con clientes, de fabricacin y de control de gestin. La aplicacin consta de mdulos que abarcan estas reas y ms. SAP Business One se basa en el estndar de Microsoft Windows. Esta aplicacin incluye una empresa de muestra, cuyos datos se utilizan para familiarizarse con todos los elementos de SAP Business One. Para comenzar, intercambie la informacin de su propia empresa y la informacin de muestra para practicar determinadas funciones y experimentar con la aplicacin. Nada de lo que haga en la empresa de muestra afectar sus cuentas reales. La seccin Introduccin contiene informacin general sobre la ventana principal, los modos, las ventanas, las tablas, los iconos, etc., de SAP Business One. Para obtener detalles sobre las funciones completas, utilice la navegacin por la ayuda en lnea.

Ventana principal de SAP Business One


Puede acceder a todas las funciones de SAP Business One desde la Ventana principal de SAP Business One, que est dividida en las siguientes reas: Barra de mens Barra de herramientas Men principal Barra de status Men contextual

Men principal de SAP Business One


El men principal de SAP Business One controla todas las funciones del sistema. En la esquina superior izquierda, se visualizan el nombre de la empresa y el usuario actual. Sus tres fichas son: Mdulos Contiene todos los mdulos de SAP Business One. stos son los mens esenciales mediante los que se accede a todas las ventanas y submens. Para obtener ms informacin, vase Men principal: Ficha Mdulos. Arrastrar y vincular Permite buscar y visualizar informacin importante rpidamente y de manera eficaz. Para obtener ms informacin, vase Men principal: Ficha Arrastrar y vincular. Men de usuario Men configurable en el que se pueden grabar las funciones que se utilizan con mayor frecuencia. Para obtener ms informacin, vase Men principal: Ficha Men de usuario. Para abrir el men principal, seleccione Ventana Men principal .

Men principal: Ficha Mdulos


La ficha Mdulos contiene todos los mdulos de SAP Business One: Gestin
Contiene las parametrizaciones bsicas del sistema para tipos de cambio de moneda, definiciones del sistema y autorizaciones, adems de las parametrizaciones para las funciones de alertas en lnea, y de importacin y exportacin de datos.

Finanzas
Gestiona todos los datos de contabilidad y el plan de cuentas, el libro mayor, la contabilizacin actual de contabilidad y los informes. Adems, se pueden definir presupuestos y centros de beneficio para gestionar mejor los ingresos y los gastos de la empresa.

Oportunidades de ventas
Ayuda a los empleados del departamento de ventas a gestionar las oportunidades y permite analizar la informacin de ventas. Tambin incluye informes de previsin de oportunidades, oportunidades ganadas, pipeline de oportunidades y una visualizacin dinmica de las etapas de ventas.

Ventas - Clientes
Gestiona todos los aspectos del proceso de venta, desde la entrada de ofertas de ventas, pedidos de cliente y entregas, hasta la emisin de facturas de deudores y devoluciones. Adems, se pueden copiar documentos base en documentos de destino o enviar cartas a los clientes que tengan deudas pendientes.

Men principal: Ficha Mdulos


Compras - Proveedores
Permite gestionar todas las transacciones con sus proveedores. Se puede representar todo el proceso de compra, desde los pedidos hasta las facturas de proveedores. Las empresas que importan mercancas pueden utilizar la funcionalidad de precio de entrega para calcular los precios de compra de sus artculos importados, incluidos los costos de aduana, de transporte y de seguros, tasas, impuestos y otros costos de importacin.

Socios de negocios
Almacena los datos maestros de todos los socios de negocios, incluida la informacin relevante sobre clientes, vendedores, proveedores y clientes potenciales. Adems, se puede almacenar informacin sobre las actividades de los socios de negocios y datos para la previsin del volumen de negocios.

Gestin de bancos
Gestiona todas las transacciones monetarias. Adems, se puede utilizar el Motor de pagos para procesar los pagos automticos.

Men principal: Ficha Mdulos


Inventario
Gestiona el inventario, incluidos los stocks en almacn, las listas de precios, los acuerdos de precios especiales, los artculos alternativos y las transacciones de almacn, as como los procesos de determinacin de precios y embalaje, y la gestin de nmeros de lote y de serie.

Servicio
Gestiona la interaccin entre los representantes de servicio y los clientes. Permite introducir y actualizar la informacin relativa a contratos de servicio, nmeros de artculo y de serie, reclamaciones y consultas de clientes, as como realizar diversas funciones relacionadas. Cada vez que un cliente comunica un problema, usted lo registra mediante una llamada de servicio.

Informes
Permite compilar informes con datos e informacin de la empresa exactamente como desea verlos. Se incluyen las evaluaciones internas de la empresa, los informes de inventario, los informes financieros y los datos de contabilidad. Adems de los informes predefinidos, tambin se pueden definir consultas individuales.

Men principal: ficha Arrastrar y vincular


Arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que se basa en consultas de sistema predefinidas. Se la utiliza para crear informes y para visualizar informacin sobre procesos de negocios. La interfase de fcil manejo ayuda a encontrar con rapidez informacin importante y a localizar diferentes objetos o documentos en SAP Business One. Por ejemplo, se puede generar un informe sobre todos los artculos o grupos de artculos, o todos los pedidos que usted cre para un proveedor particular. Las consultas de Arrastrar y vincular permiten buscar los datos en los informes y en los datos maestros, tales como cuentas de mayor y socios de negocios. El men Arrastrar y vincular es una ficha del Men principal de SAP Business One.

Utilizacin de Arrastrar y vincular


Utilice Arrastrar y vincular para producir informes y acceder a informacin de SAP Business One rpidamente. Usted puede arrastrar datos maestros o datos de definiciones del sistema, por ejemplo, datos maestros de socios de negocios, grupos de artculos, cuentas o condiciones de pago, y vincularlos con informacin de procesos de negocios, por ejemplo, facturas de deudores, entregas, pedidos o llamadas de servicio.

Utilizacin de Arrastrar y vincular


Procedimiento Desde el Men principal de SAP Business One, seleccione la ficha Arrastrar y vincular. Aparecen todos los mens disponibles para consultas Arrastrar y vincular. Haga clic en los iconos de carpeta para abrir el men relevante. Por ejemplo, para generar un informe en todas las facturas de deudores que se crearon para un cliente particular, seleccione Socios de negocios y ///Ventas - Clientes. Haga doble clic en el elemento Socios de negocios en la carpeta Socios de negocios. Aparece la ventana Arrastrar y vincular: Socios de negocios y muestra una lista de todos los socios de negocios en su empresa. Ubique el cursor del ratn en el campo Cdigo SN para el socio de negocios requerido, mantenga presionado el botn izquierdo del ratn hasta que aparezca un rectngulo negro, arrstrelo a Ventas de deudores Factura deudores , y suelte el botn del ratn.

Men principal: Ficha Men de usuario


Utilice la ficha Men de usuario del Men principal para configurar un men personal que incluya las ventanas, las opciones de men y las consultas que utiliza con mayor frecuencia. Su men personalizado no afecta los mens de otros usuarios de SAP Business One.

Creacin de un men personalizado


Se puede crear un men personalizado con las ventanas y opciones de men que usted utiliza con ms frecuencia, y organizarlo en carpetas. Procedimiento
Aadir una ventana al men personalizado 1. Abra la ventana que desea aadir al men de usuario. 2. Para abrir la ventana Aadir a men, seleccione Herramientas Men de usuario Aadir a men . 3. Seleccione la carpeta en la que desea aadir esta ventana y elija Aadir. 4. La ventana se agrega al men personalizado.

Creacin de un men personalizado


Aadir una consulta al men personalizado
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. Para abrir la ventana Query Manager, seleccione Herramientas Consultas Query Manager . Seleccione la consulta que desea aadir al men de usuario. Seleccione Herramientas Men de usuario Aadir a men . Aparece la ventana Aadir a men. Seleccione la carpeta en la que desea aadir esta consulta y elija Aadir. La consulta se aade al men personalizado. Seleccione Carpeta nueva en la ventana Aadir a men o en la ventana Organizar men de usuario. Aparece la ventana Entrada de datos. En el campo Indique un nombre de carpeta nuevo, especifique un nombre, y seleccione OK. Se aade la carpeta nueva a la lista de carpetas.

Creacin de carpetas nuevas

Organizacin de un men personalizado


Una vez creado un men personalizado, puede organizarlo de acuerdo con sus preferencias. Esto incluye renombrar o eliminar carpetas, y modificar el orden de los objetos en el men.

Organizacin de un men personalizado


Procedimiento
Para modificar los objetos del men personalizado: 1. Seleccione Herramientas Men de usuario Organizar.
En la ventana Organizar men de usuario se visualiza la estructura actual del men.

2.

Seleccione una de las siguientes actividades:

Barra de mens
La barra de mens de SAP Business One est ubicada en la parte superior de la ventana principal y contiene los siguientes comandos de men: Archivo Tratar Vista Datos Ir a Mdulos Herramientas Ventana Los mens de la barra de mens varan de acuerdo con la ventana de aplicacin que est abierta en el momento.

Barra de mens
Teclas de acceso rpido Se puede utilizar el ratn o las teclas de acceso rpido para acceder y navegar por los mens. Las letras subrayadas en el texto del men indican los accesos rpidos. Para utilizar una tecla de acceso rpido, mantenga presionada la tecla Alt y pulse la letra correspondiente en el teclado. Aparece el men relevante. Para obtener ms informacin sobre accesos rpidos, vase Acerca de las teclas de acceso rpido en SAP Business One. Funciones de men especficas de una aplicacin Cuando se lanzan determinadas funciones de SAP Business One, se aaden opciones de men especficas al men Ir a. Estas entradas de men estn disponibles mientras se utilice la funcin. Por ejemplo, la opcin de men Ganancia bruta est disponible mientras se trabaja con Factura deudores.

Barra de herramientas
La barra de herramientas, ubicada debajo de la barra de mens, es un conjunto de iconos que permiten acceder con facilidad a las funciones de uso frecuente. Las funciones activas se muestran en color, mientras que las inactivas aparecen en gris. Las funciones representadas mediante los botones tambin se encuentran disponibles en la barra de mens. Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, haga clic con el botn derecho en el rea de la barra de herramientas, y seleccione o anule la seleccin segn corresponda.

Barra de herramientas

Barra de herramientas

Barra de herramientas

Barra de status
La barra de status es un rea en la parte inferior de la ventana Men principal donde se visualizan mensajes de error, informacin del sistema y el progreso de procesos de trabajo largos, por ejemplo, la ejecucin de un informe o una bsqueda en curso. En el extremo izquierdo de la barra de status se visualizan nombres de campos, el nmero de carcteres de cada campo y mensajes de error. Si se seleccion Informacin de sistema en el men Vista, tambin aparece la informacin de la base de datos para cada campo de un formulario, por ejemplo, el nombre de la tabla de base de datos, el nmero del formulario para un campo particular y la posicin de ese campo en una tabla. En el rea central de la barra de status se visualizan la fecha y la hora. En el extremo derecho de la barra de status se visualizan los campos de entrada que se arrastran a esa rea, por ejemplo, el nombre y nmero de telfono de la persona de contacto de su proveedor.

Informacin de campo y mensajes de sistema en la barra de status

La informacin de campo y los mensajes de sistema se visualizan en el extremo izquierdo de la barra de status. Para visualizar informacin de campo, coloque el cursor sobre un campo especfico; aparecen el nombre y la longitud del campo. Para visualizar informacin de sistema para cada campo de una ventana, seleccione Vista Informacin de sistema ; luego ubique el cursor sobre un campo y aparece la informacin relevante. En la barra de status aparecen los siguientes tipos de mensajes: Mensaje de confirmacin Brinda informacin sobre la ejecucin exitosa de funciones del sistema sin afectar su trabajo; se visualiza sobre un fondo verde. Mensaje de informacin Informa sobre una accin que se registra en SAP Business One pero que no altera el workflow; se visualiza sobre un fondo azul. Mensaje de error Aparece cuando no se puede continuar una accin especfica hasta que se corrija el error; se visualiza sobre un fondo rojo. El mensaje de error describe el problema y puede ofrecer sugerencias para corregir el error.

Visualizacin de informacin especfica del usuario en la barra de status


Se puede visualizar informacin especfica del usuario en la barra de status. Por ejemplo, mientras se procesan operaciones de un proveedor determinado, coloque en la barra de status el nombre y el nmero de telfono de la persona de contacto. La prxima vez que abra esa ventana, los campos relevantes aparecern en la barra de status. Procedimiento Arrastre de informacin a la barra de status
1. 2. Abra una ventana que contenga los campos que desea visualizar en la barra de status, por ejemplo, Datos maestros socio de negocios. Site el cursor en el campo requerido y arrstrelo hasta el extremo derecho de la barra de status.

Utilice este procedimiento para reemplazar la informacin anterior en la barra de status arrastrando y soltando campos nuevos en la barra.

Men contextual
El men contextual incluye comandos relevantes para una ventana o una de sus reas. Estos comandos son accesos rpidos a las funciones que se utilizan ms frecuentemente, que quiz no estn disponibles en botones, iconos o fichas, pero estn disponibles desde otras reas de SAP Business One. Las opciones de un men contextual dependen de la ventana. Por ejemplo, el clculo Ganancia bruta est disponible desde la ventana Factura deudores, pero no desde la ventana Datos maestros socio de negocios. Para acceder a un men contextual, puede hacer clic con el botn derecho del ratn en la ventana o rea, o pulsar las teclas de acceso rpido Ctrl + Shift + F10. En determinados casos, es posible que tambin se encuentre disponible un submen.

Modos de SAP Business One


SAP Business One incluye cuatro modos de trabajo activo: Aadir, Buscar, Actualizar y Confirmar. El modo Aadir se utiliza para introducir datos nuevos en la aplicacin. El modo Buscar se utiliza para recuperar datos existentes. Entonces podr ver y actualizar los registros visualizados. El modo Actualizar se utiliza para modificar informacin existente. Por ejemplo, al modificar los detalles de un socio de negocios o un artculo, seleccione Actualizar para aprobar la modificacin y grabarla en la base de datos. El modo Confirmar (botn de comando OK) se utiliza para confirmar cualquier modificacin de los datos de SAP Business One.

Trabajo en modo Aadir


El modo Aadir se utiliza para introducir datos nuevos en SAP Business One, por ejemplo, socios de negocios, artculos, o documentos de compras y ventas. En el siguiente ejemplo, se aade un nuevo cliente. Procedimiento
1. 2.

Seleccione Socios de negocios Datos maestros socio de negocios . Se abre la ventana Datos maestros socio de negocios en el modo Buscar. Pase al modo Aadir de una de las siguientes maneras:
En la barra de mens, seleccione Datos Aadir . Pulse Ctrl + A. En la barra de herramientas, seleccione (Aadir).

3.

Especifique los datos necesarios y seleccione Aadir.

Resultado
Ha creado un nuevo registro de socio de negocios.

Trabajo en modo Buscar


El modo Buscar se utiliza para visualizar los datos que ya se introdujeron en SAP Business One. En el siguiente ejemplo se busca una factura de deudores existente. Procedimiento 1. Seleccione Ventas - Clientes Factura deudores .
Se abre la ventana Factura deudores en el modo Aadir. Seleccione Datos Buscar en la barra de mens. Pulse Ctrl + F. Seleccione (Buscar) en la barra de herramientas.

2.

Pase al modo Buscar de una de las siguientes maneras:


3.

Indique los criterios de bsqueda, por ejemplo, el cdigo de cliente, y seleccione Buscar.
Aparece una nica factura o una lista de facturas.

Resultado

Trabajo en modos Actualizar y Confirmar


Utilice los modos Actualizar y Confirmar (el botn de comando OK) para realizar las modificaciones necesarias en SAP Business One y para grabar esas modificaciones en la base de datos. Se puede modificar la informacin relativa a un socio de negocios o un empleado, un documento de compras o ventas, y detalles de artculos o pagos. SAP Business One pasa al modo Actualizar cuando efecta una modificacin en la ventana actual. El botn de comando OK se convierte en el botn Actualizar. La informacin que no se puede actualizar aparece desactivada. Utilice el siguiente ejemplo para modificar el registro de cliente que aadi en Trabajo en modo Aadir.

Trabajo en modos Actualizar y Confirmar


Procedimiento 1. Seleccione Socios de negocios Datos maestros socio de negocios . Se abre la ventana Datos maestros socio de negocios en el modo Buscar. 2. Busque un cliente que haya creado anteriormente, como se describe en Trabajo en modo Buscar. 3. Modifique la moneda del cliente y actualice los detalles de la persona de contacto. 4. Seleccione Actualizar para actualizar el registro y grabarlo en la base de datos.
SAP Business One pasa al modo Confirmar.

5.

Seleccione OK para confirmar la accin y cerrar la ventana.

Funciones de bsqueda en SAP Business One


SAP Business One permite buscar diferentes datos almacenados en la aplicacin, por ejemplo, socios de negocios, artculos, documentos, etc. Se pueden utilizar las siguientes funciones de bsqueda: Introducir una o ms palabras o nmeros como criterios de bsqueda. Utilizar caracteres comodn para ampliar los resultados de la bsqueda. Ejecutar consultas para buscar informacin especfica en SAP Business One. Para ms detalles, vase el Asistente de consulta y el Generador de consultas. La utilizacin de caracteres comodn ampla los resultados de la bsqueda.

Ventana Parametrizaciones de formulario


La ventana Parametrizaciones de formulario permite visualizar u ocultar campos, lneas y otras opciones que se utilizan con frecuencia en una ventana activa. Adems, se puede organizar la tabla o el formato de la lnea en cada ventana, aadir ms detalles y restablecer las parametrizaciones por defecto. La opcin Parametrizaciones de formulario est disponible para las ventanas Men principal, Definiciones y Lista de..., documentos de compras y de ventas, pagos recibidos y efectuados, e informes. Para acceder a esta ventana, seleccione (Parametrizaciones de formulario) en la barra de herramientas.