MANUAL PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT AKAUN SEKOLAH

(SMAS)

PENGENALAN RINGKAS * Sistem Maklumat Akaun Sekolah (SMAS) telah dibina oleh Bahagian Audit Dalam, Kementerian Pelajaran Malaysia. * Sistem ini beroperasi secara on-line di bawah kawalan Bahagian Audit Dalam, KPM. * Sistem ini bertujuan untuk mengumpul data / maklumat terimaan dan perbelanjaan peruntukan di bawah Kumpulan Wang Sekolah (Kerajaan) dan Kumpulan Wang Sekolah (Asrama). * Pengurusan data / maklumat di dalam sistem ini secara berkala (setiap bulan) dan diselenggara oleh semua sekolah-sekolah di Semenanjung Malaysia, Sabah dan Sawarak. * Data / Maklumat terimaan dan perbelanjaan bulan semasa perlu dikemaskini ke dalam sistem ini pada atau sebelum 3hb dalam bulan berikutnya selepas dokumen dan rekod kewangan (Buku Tunai) dikemaskini, diimbang dan ditutup mengikut peraturan kewangan sedia ada.

BAHAN DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN 1. Komputer yang dilengkapi talian internet. 2. Buku Tunai yang lengkap, sempurna, kemaskini, diimbang dan ditutup mengikut peraturan kewangan sedia ada seperti berikut : 2.1 Kumpulan Wang Sekolah (KERAJAAN) 2.2 Kumpulan Wang Sekolah (ASRAMA) – bagi sekolah yang mempunyai asrama 3. Buku Subsidiari (Kerajaan / Asrama) yang telah dilengkapkan dan dikemaskini dengan sempurna. 4. Fail Baucar Bayaran (Kerajaan / Asrama) yang lengkap dan sempurna. 5. Mesin Pengira / Kalkulator.

Sistem SMAS boleh dilayari melalui tapak carian “Internet Explorer” sahaja.

Alamat URL : http://www.moe.gov.my/smas

SESI PRAKTIKAL : - Melayari Laman Web SMAS - Taipkan alamat URL sistem SMAS pada tapak carian “Internet Explorer”.
http://www.moe.gov.my/smas

- Klik butang kekunci “ENTER”. - Proses carian akan terus ke paparan Muka Hadapan SMAS (Login).

< Paparan Muka Hadapan > SMAS (Login)

SESI PRAKTIKAL : - Login Sistem SMAS : Bagi Pengguna Kali Pertama. - Taipkan KOD SEKOLAH di ruangan ID Pengguna.

- Taipkan Kata Laluan (Sementara) : < password > penggunaan huruf kecil

password

- Klik butang Submit .

Setelah proses login kali pertama berjaya, paparan MUKA 1 SMAS akan dipaparkan. Di dalam paparan ini, terdapat dua bahagian : 1. 2. Bahagian Info Sekolah Bahagian Manual Utiliti : Tukar Kata Laluan

Berikut adalah paparan MUKA 1 SMAS (Login Kali Pertama) .

TINDAKAN PENGGUNA SELEPAS PROSES LOGIN KALI PERTAMA : - Tindakan 1 1. Sila tukar Kata Laluan (Sementara) kepada Kata Laluan (Tetap). Pengguna boleh memilih sebarang kata laluan dalam bilangan minima 6 askara / angka.

password

< Kata Laluan Tetap (Pilihan Sendiri) > < Pengesahan Kata Laluan Tetap > < Klik >

Tindakan : 1. Masukkan Kata Laluan Lama (Sementara) 2. Masukkan Kata Laluan Baru (Tetap) 3. Pengesahan Kata Laluan Baru 4. Klik butang Simpan

TINDAKAN PENGGUNA SELEPAS PROSES LOGIN KALI PERTAMA - Tindakan 2 1. Sila semak maklumat di Bahagian Info Sekolah. Jika terdapat kesilapan / perubahan sila klik DI SINI .

2. Sila kemaskini maklumat yang berkaitan di dalam MANUAL KEMASKINI MAKLUMAT PROFIL . 3. Selesai proses kemaskini, klik butang Simpan .

MENU DAN KERTAS KERJA

Maklumat / Data Dikunci Masuk Oleh Pengguna
Maklumat / Data Dikawal Oleh Bahagian Audit Dalam, KPM

PAPARAN KERTAS KERJA 1. Kertas Kerja : Baki PCG

PAPARAN KERTAS KERJA 2. Kertas Kerja : Baki BMA

PAPARAN KERTAS KERJA 3. Kertas Kerja : Terimaan PCG

PAPARAN KERTAS KERJA 4. Kertas Kerja : Perbelanjaan PCG

PAPARAN KERTAS KERJA 5. Kertas Kerja : Terimaan BMA

PAPARAN KERTAS KERJA 6. Kertas Kerja : Perbelanjaan BMA

PAPARAN KERTAS KERJA 7. Kertas Kerja : Laporan PCG

PAPARAN KERTAS KERJA 8. Kertas Kerja : Laporan BMA

TUGASAN DAN TINDAKAN PENGGUNA SISTEM SMAS - Pengguna Sistem SMAS hanya ditugaskan untuk mengunci masuk data / maklumat pada empat Kertas Kerja iaitu : 1.1 Kertas Kerja Terimaan PCG

1.2 Kertas Kerja Perbelanjaan PCG
1.3 Kertas Kerja Terimaan BMA (bagi sekolah berasrama sahaja) 1.4 Kertas Kerja Perbelanjaan BMA (bagi sekolah berasrama sahaja)

- Bagi Kertas Kerja Laporan PCG / BMA , pengguna perlu mencetak dan difailkan dalam satu fail khas Sistem SMAS.

SESI PRAKTIKAL : TERIMAAN (PCG) - Mengunci masuk data / maklumat Terimaan pada Kertas Kerja Terimaam PCG : Baki 1.1.2011 - Sila klik pada MENU - Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA - Kertas Kerja Terimaan PCG akan dipaparkan (seperti Lampiran T_PCG) - Klik pada butang pada lajur Baki 1.1.2011 .

- Manual Kertas Kerja Terimaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual T_PCG) - Sila kunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut Kategori yang telah ditetapkan. - Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik butang

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Terimaan PCG klik pada butang Pilih .

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Terimaan PCG dikunci masuk dan disimpan.

Lampiran T_PCG

Tindakan : 1. Sila masukkan jumlah Terimaan pada ruangan yang disediakan mengikut Kategori (sila rujuk Jadual Pecahan T_PCG). 2. Bagi ruangan yang tiada Terimaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat. 3. Tiada penggunaan koma ( , ) bagi jumlah dalam gandaan ribu. 4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Simpan.

Lampiran Manual T_PCG

JADUAL PECAHAN T-PCG
Bil. Kategori Peruntukan Yang Terlibat 1. Mata Pelajaran - Teras, Wajib, Elektif, Tamb. Bahasa Asing 2. Bukan M.Pelajaran - LPBT, B&K, PSS 3. Pendidikan Khas Integrasi 4. Prasekolah – LPBT & Makan 5. Bantuan Kokurikulum (BKK) 6. Bantuan Kokurikulum (Prasekolah / Pend. Khas) 7. Yuran Khas Sekolah (YKS) 8. Bantuan Sukan Sekolah (BSS) Skim Baucer Tuisyen Bahan Rujukan

1

PCG

1. Buku Tunai (Kerajaan) 2. Subsidiari (Kerajaan) 3. Surat Makluman Terimaan PCG

2.

SBT

1. Subsidiari (Kerajaan)

3.
4. 5.

RMT
KWAPM Pakaian Seragam

Rancangan Makanan Tambahan
Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin Bantuan Pakaian Seragam 1. Faedah Bank 2. RIMUP 3. Elaun Khas Pelajar Pend. Khas 4. Program Hikmah 5. Bantuan Modal / Pembelian Alatan 6. Bantuan Biasiswa Kerajaan 7. Terimaan Semula Cek Batal 8. Lain-lain Terimaan selain terimaan di bawah PCG

1. Subsidiari (Kerajaan)
1. Subsidiari (Kerajaan) 1. Subsidiari (Kerajaan)

6.

Lain Terimaan

1. Buku Tunai (Kerajaan) 2. Subsidiari (Kerajaan)

SESI PRAKTIKAL : PERBELANJAAN (PCG) - Mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan pada Kertas Kerja Perbelanjaan PCG : Bulan Januari - Sila klik pada MENU - Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA - Kertas Kerja Perbelanjaan PCG akan dipaparkan (seperti Lampiran B_PCG) - Klik pada butang pada lajur Bulan Januari .

- Manual Kertas Kerja Perbelanjaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual B_PCG) - Sila kunci masuk data / maklumat Perbelanjaan mengikut Maksud Perbelanjaan yang telah ditetapkan. - Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan, klik butang

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Perbelanjaan PCG klik pada butang Pilih .

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Perbelanjaan PCG dikunci masuk dan disimpan.

Lampiran B_PCG

Tindakan : 1. Sila masukkan jumlah perbelanjaan pada ruangan yang disediakan mengikut Maksud Perbelanjaan (sila rujuk Jadual Pecahan B_PCG).

2. Bagi ruangan yang tiada perbelanjaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.
3. Tiada penggunaan koma ( , ) bagi jumlah dalam gandaan ribu. 4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Submit.

Lampiran Manual B_PCG

JADUAL PECAHAN B-PCG
Bil. Kategori Sub Kategori Air Elektrik 1. Utiliti Telefon Lain-Lain (1) Mesin Fotostat 2. Sewaan Bas Lain-Lain (2) Peruntukan Yang Terlibat Perbelanjaan untuk Bil Air. Perbelanjaan untuk Bil Elektrik. Perbelanjaan untuk Bil Telefon. Perbelanjaan untuk lain-lain perkhidmatan utiliti (cth : Pembentungan, Internet, dll). Perbelanjaan bagi sewaan Meisn Fotostat termasuk bayaran sewaan melalui Bacaan meter. Perbelanjaan bagi sewaan Bas untuk pengangkutan pelajar. Perbelanjaan bagi lain-lain sewaan perkhidmatan (cth : Sewaan van / kereta untuk pengangkutan pelalar, dll). Perbelanjaan untuk belian kertas A4 & A3 (plain paper) bagi tujuan fotostat sahaja. Baucar Bayaran Yang Berkaitan Baucar Bayaran & Bil Bacaan Meter Air, TNB, Telekom dan Bil Yang Berkaitan Bahan Rujukan

A4

Kertas Warna A4 / A3 tidak terlibat.

3.

Bekalan Pejabat & Alat Tulis

Bahan Bacaan & Buku

Perbelanjaan untuk belian bahan bacaan & buku untuk Perpustakaan, Panitia dan Pejabat. (cth : Buku Cerita, Buku Rujukan P&P, Majalah, Buku Rujukan Pejabat, dll.).

Lain-Lain (3)

Perbelanjaan untuk belian peralatan kecil dan bahan habis guna yang didaftarkan di bawah Stok Bekalan Pejabat (KEW.PS 3 & KEW.PS 4) seperti alat tulis, Kertas Warna, Alat Bantu Mengajar (ABM) untuk P&P, dll.

1. Baucar Bayaran Yang Berkaitan 2. Bil / Invouce Yang Berkaitan 3. Rekod Stok Bekalan Pejabat (KEW.PS3 & KEW.PA4)

JADUAL PECAHAN B-PCG
Bil. 4. Kategori Penyelenggaraan Sub Kategori Tiada Peruntukan Yang Terlibat Perbelanjaan untuk kos penyelenggaraan dan pembaikan kerosakan kecil (cth : penyelenggaraan komputer, mesin fotostat / razo, dll). Perbelanjaan untuk pembelian barang / peralatan yang didaftarkan di bawah aset Harta Modal (KEW.PA2). Perbelanjaan untuk pembelian barang / peralatan yang didaftarkan di bawah inventori (KEW.PA3) termasuk Alat Bantuan Mengajar (ABM). Bayaran untuk Skim Baucar Tuisyen (mengikut bilangan pelajar yang terlibat). Bahan Rujukan Baucar Bayaran Yang Berkaitan

Aset 5. Aset & Inventori Inventori

1. Baucar Bayaran Yang Berkaitan 2. Daftar KEW.PA2 dan KEW.PA3

6. 7.

SBT RMT

Tiada Tiada

Bayaran untuk Rancangan Makanan Tambahan (mengikut bilangan pelajar yang terlibat).
Bayaran untuk Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (mengikut bilangan pelajar yang terlibat) Bayaran untuk pembelian Pakaian Seragam Pelajar (mengikut bilangan pelajar yang terlibat). Perbelanjaan untuk lain-lain maksud (cth : rekupmen PWR, bayaran perkhidmatan penceramah, bayaran untuk aktiviti / program sekolah, bayaran yuran kursus, dll.).

8.

KWAPM Pakaian Seragam

Tiada

1. Subsidiari (Kerajaan) 2. Baucar Bayaran Yang Terlibat 3. Rekod Bilangan Pelajar Yang Terlibat

9.

Tiada

10.

Lain-Lain (4)

Tiada

1. Buku Tunai PWR & Baucar Kecil 2. Baucar Bayaran Yang Berkaitan

SESI PRAKTIKAL : TERIMAAN (BMA) - Mengunci masuk data / maklumat Terimaan pada Kertas Kerja Terimaam BMA : Baki 1.1.2011 - Sila klik pada MENU - Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA - Kertas Kerja Terimaan BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran T_BMA) - Klik pada butang pada lajur Baki 1.1.2011 .

- Manual Kertas Kerja Terimaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual T_BMA) - Sila kunci masuk data / maklumat Terimaan mengikut Kategori yang telah ditetapkan. - Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Terimaan, klik butang

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Terimaan BMA klik pada butang Pilih .

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Terimaan BMA dikunci masuk dan disimpan.

Lampiran T_BMA

Tindakan : 1. Sila masukkan jumlah Terimaan pada ruangan yang disediakan mengikut Kategori. 2. Bagi ruangan yang tiada Terimaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat. 3. Tiada penggunaan koma ( , ) bagi jumlah dalam gandaan ribu. 4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Simpan.

Lampiran Manual T_BMA

SESI PRAKTIKAL : PERBELANJAAN (BMA) - Mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan pada Kertas Kerja Perbelanjaan BMA : Bulan Januari - Sila klik pada MENU - Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA - Kertas Kerja Perbelanjaan BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran B_BMA) - Klik pada butang pada lajur Bulan Januari .

- Manual Kertas Kerja Perbelanjaan akan dipaparkan ( seperti Lampiran Manual B_BMA) - Sila kunci masuk data / maklumat Perbelanjaan mengikut Maksud Perbelanjaan yang telah ditetapkan. - Selesai proses mengunci masuk data / maklumat Perbelanjaan, klik butang

Untuk membuka Manual Kertas Kerja Perbelanjaan BMA klik pada butang Pilih .

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah maklumat di Manual Kertas Kerja Perbelanjaan BMA dikunci masuk dan disimpan.

Lampiran B_BMA

Tindakan : 1. Sila masukkan jumlah perbelanjaan pada ruangan yang disediakan mengikut Maksud Perbelanjaan.

2. Bagi ruangan yang tiada perbelanjaan, sila masukkan angka “0”. Pastikan semua ruangan diisi dengan maklumat.
3. Tiada penggunaan koma ( , ) bagi jumlah dalam gandaan ribu. 4. Selesai proses kunci masuk data / maklumat, klik butang Submit.

Lampiran Manual B_BMA

SESI PRAKTIKAL : LAPORAN (PCG / BMA) - Menyemak dan mencetak Laporan : Laporan PCG / BMA (Bulan Januari) - Sila klik pada MENU - Kemudian klik pada pilihan KERTAS KERJA atau

- Kertas Kerja Laporan PCG / BMA akan dipaparkan (seperti Lampiran L_PCG / L_BMA) - Klik pada kategori atau atau

-Paparan bagi Kertas Kerja Laporan PCG / BMA mengikut pilihan kategori akan dipaparkan. - Untuk mencetak laporan, sila lihat : Lampiran L_PCG (Baki) , Lampiran L_PCG (Terimaan) , Lampiran L_PCG (Perbelanjaan) atau Lampiran L_BMA (Baki) , Lampiran L_BMA (Terimaan) , Lampiran L_BMA (Perbelanjaan)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_PCG (Baki)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Baki .

Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Laporan PCG (Baki)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_PCG (Terimaan)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Terimaan .

Laporan PCG (Terimaan)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_PCG (Perbelanjaan)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Perbelanjaan .
Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Laporan PCG (Perbelanjaan)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_BMA (Baki)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Baki .

Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Laporan BMA (Baki)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_BMA (Terimaan)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Terimaan .

Laporan BMA (Terimaan)

Klik butang Laporan untuk paparan.

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Lampiran L_BMA (Perbelanjaan)

Maklumat di ruangan ini akan dipamerkan secara automatik setelah Kertas Kerja Terimaan dan Perbelanjaan selesai dikemaskini.

Klik Cetak untuk mencetak Laporan Perbelanjaan .
Klik Kembali untuk ke paparan Kertas Kerja Laporan .

Laporan BMA (Perbelanjaan)

MAKLUMAT TAMBAHAN DAN NOTA PENTING - Sila pastikan Buku Tunai (Kerajaan / Asrama), Subsidiari dan Baucar Bayaran telah diimbang, dikemaskini dan disusun dengan sempurna. - Sila pastikan imbangan dan kiraan rekod di dalam Buku Tunai dan Subsidiari adalah betul. - Untuk memastikan proses kunci masuk data / maklumat ke dalam Sistem SMAS berjalan dengan lancar dan teratur, pengguna digalakkan untuk melengkapkan Jadual Pecahan Terimaan dan Jadual Pecahan Perbelanjaan seperti yang disertakan (lampiran di bawah). Jadual ini perlu dilengkapkan setiap kali berlaku urusniaga Terimaan dan Perbelanjaan dalam bulan semasa. - Sila semak dan imbangkan bersama Buku Tunai, maklumat Baki Buku Tunai Semasa di Kertas Kerja Terimaan dan Baki Semasa di Kertas Kerja Perbelanjaan setiap kali proses kunci masuk data / maklumat di kedua-dua kertas kerja tersebut selesai dijalankan.

- Jika berlaku ketidak-seimbangan baki semasa / masalah teknikal sistem / lain-lain masalah, sila hubungi Unit Kewangan, PPD Pasir Gudang untuk mendapatkan bantuan.

Baki Buku Tunai Semasa (Terimaan)

SILA SEMAK DAN IMBANGKAN BERSAMA BUKU TUNAI.

Baki Semasa (Perbelanjaan)

SILA SEMAK DAN IMBANGKAN BERSAMA BUKU TUNAI.

Bil.

Tkh Terimaan

KATEGORI PERUNTUKAN TERIMAAN PCG SBT RMT KWAPM PAKAIAN SERAGAM LAIN TERIMAAN

Jadual Pecahan Terimaan PCG

KATEGORI MAKSUD PERBELANJAAN Bil. No. Baucar Air Elk UTILITI Tel Lain2 (1) F’stat SEWAAN Bas Lain2 (2) BEKALAN PEJ. & ALAT TULIS Kertas A4 Bhn Bacaan & Buku Lain2 (3) P’y;nggrn Aset Inv ASET & INV. SBT RMT KWAPM P.Srgm Lain2 (4)

Jadual Pecahan Perbelanjaan PCG

Bil.

Tkh Terimaan

KATEGORI PERUNTUKAN TERIMAAN LPBT

BANTUAN MAKANAN

YURAN MAKANAN

YURAN PENDAFTARAN

YURAN DOBI

PELBAGAI

LAIN TERIMAAN

Jadual Pecahan Terimaan BMA

KATEGORI MAKSUD PERBELANJAAN Bil. No. Baucar Air Elk UTILITI Tel Lain2 (1) F’stat SEWAAN Bas Lain2 (2) BEKALAN PEJ. & ALAT TULIS Kertas A4 Bhn Bacaan & Buku Lain2 (3) P’y;nggrn Aset Inv ASET & INV. Btn Mkn Asrama Byrn Dobi Lain2 (4)

Jadual Pecahan Perbelanjaan PCG

SEKIAN, TERIMA KASIH.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful