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TIPOS E TÉCNICAS DE REUNIÃO PARA SEREM PRODUTIVAS

Dra. Márcia dos Reis Fagundes Psicóloga CRP 83552/06

As reuniões são indispensáveis quando não se quer fazer nada.
J.K.Galbraith

Diz-se que a reunião ideal é a de duas pessoas – com a ausência de uma.

"Em uma boa reunião há um momento que surge da troca espontânea de ideias frescas e produz resultados extraordinários. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes“.
Harold Geneen

As reuniões estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Corrigir o sistema de reuniões em uma empresa é compensador, mas não é fácil de ser feito. As reuniões, por sua natureza, envolvem muitas pessoas e mudar o comportamento dos outros é mais difícil do que mudar o seu próprio.

Dicas para Reunião

1. Identifique o objetivo da reunião reuniões sem um objetivo determinado parecem ser inúteis. Ao estabelecer um objetivo, seus participantes passam a vê-la com mais importância e o comparecimento é maior.

2. Prepare adequadamente - Além de saber o objetivo da reunião, os participantes devem saber exatamente que informações precisam um do outro. Outra dica: as informações úteis para todos podem ser jogadas na Intranet da empresa para que possam ser lidas antes da reunião. Assim, os participantes já podem chegar com sugestões a serem discutidas.

3. Mantenha a reunião sob controle - O presidente da reunião deve seguir uma agenda. As comunicações devem ser controladas para que o objetivo seja cumprido.

4. Seja decisivo - As reuniões devem resultar em decisões e pontos de ação determinados.

Em cada decisão tenha identificados:
* O que deve ser feito. * Quem deve fazer. * Quando deve ser feito.

5. Distribua rapidamente a ata da reunião e mantenha as decisões tomadas - Designe
uma secretária para fazer as anotações em um laptop durante a reunião, desta forma os participantes vão poder ler o que foi anotado, opinar e fazer as correções necessárias na hora.

Alguns aspectos que, sem dúvida, comprometem de forma significativa o desenrolar de uma reunião que se propõe a ser produtiva: Sua necessidade real – pode ser substituída por outra forma de decisão? Seu objetivo – há clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento?

Sua finalidade – para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo produtivo?

Sua oportunidade – em relação ao tema a ser discutido, o momento é o mais adequado, há disponibilidade dos interessados.

Seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento inicial – tempo, valor hora dos envolvidos, recursos?
Ocorrência – qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espaço que otimize o conforto e a liberdade dos decisores?

Aspectos que dizem respeito a qualidade da comunicação que nos propomos a adotar em momentos de discussão coletiva.

Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de resultados?

Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforço para objetivos, resultados, lucros – metas, ou concordância com nossas ideias, usamos uma linguagem de gestão cobradora, ou nós a associamos a uma linguagem de reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeiçoamento, de participação nos benefícios?

Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros, julgando seus geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos, orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de nosso raciocínio?

Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os demais, preocupamo-nos em firmar nossa posição, clarificando-a, ou simplesmente adotando uma posição de neutralidade, sem comprometimento ou apoio aos demais?

Quando o assunto envolve algo com condições de provocar algum tipo de perda ou que afete de forma negativa os demais participantes, posicionamo-nos empaticamente, ou colocamonos a margem da sensibilidade geral? Nossa forma de comunicação durante a reunião assume ares ameçadores ou somos capazes de mostrar espontaneidade em nossa postura, capaz de gerar apoio às nossas ideias e propostas?

O cuidado com a qualidade da comunicação em processos de decisão coletiva deve nos levar a perceber, complementarmente um conjunto de fenômenos essenciais, para o sucesso do momento:
Exercitamos a prática da escuta eficaz, onde estamos atentos ao que nos é dito, ou ao que dizemos aos demais, para percebermos se faz sentido.

Somos capazes de questionarmos os demais, ou nos questionarmos, sempre que observarmos necessidade de que sejam revistas as mensagens emitidas pelos demais, ou por nós mesmos, até que o entendimento seja uniforme. Nos preparamos convenientemente para abordar os diversos assuntos a serem discutidos, como forma evoluída de participação, conforme afirma David Berlo (1.989), respeitando a linguagem e a condição de acesso à informação de nossos interlocutores.

É fundamental o nosso entendimento de que uma reunião é um fenômeno decisório que tem: Pré-existência - preparação
Existência - debates Duração - validade

Conclusão – resultados
Pós-existência – acompanhamento

Nosso papel será tão valorizado quanto formos capazes de moldar uma atitude coerente, do primeiro ao último momento de um evento do qual participamos, e no qual, seguramente, somos parte importante.

Reflitamos sobre nossa capacidade de influir na decisão, não tanto pelo nosso conhecimento dos assuntos a serem tratados, mas sim, e principalmente pela qualidade de nossa atitude.
Vale concluir essa nossa reflexão com a afirmativa de Thomas L. Quick: “seja um líder em reuniões, mesmo com quem você jamais se sentaria”.