Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

1.0

Pengenalan Surat merupakan suatu instrumen komunikasi konvensional yang

terbukti masih releven dan digunakan secara meluas di negara kita. Surat dilihat bukan sahaja sekadar instrumen penyampaian khabar ataupun berita tetapi juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan dalam membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan suatu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien. Oleh itu, surat perlu diurus dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Perkembangan pesat teknologi penyampaian maklumat (ICT) seperti penggunaan e-mel dan short messaging system (sms) telah sedikit sebanyak menggugat surat sebagai instrumen penyebaran dan penyampaian maklumat yang utama. Namun begitu, penyampaian maklumat melalui instrumeninstrumen terkini tersebut boleh diragui iaitu tidak boleh dijadikan bukti yang sahih terutamanya untuk menyokong persabitan atau pembelaan di mahkamah. Urusan surat-menyurat dalam konteks sekolah merupakan suatu urusan yang formal dan rasmi. Oleh yang demikian, surat yang dihasilkan merupakan dokumen formal dan rasmi dan perlu mematuhi protokol penulisan surat rasmi. Ia mempunyai format khusus yang mesti dipatuhi oleh penulis. Surat rasmi adalah bertujuan untuk berhubung secara formal dengan pihak tertentu seperti jabatan kerajaan, syarikat swasta dan sebagainya di mana kegagalan menggunakan cara yang formal ketika berhubung dengan pihak berkenaan boleh mengakibatkan surat yang ditulis tidak mendapat perhatian yang sewajarnya.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.0

Format Penulisan Surat Rasmi Format penulisan surat rasmi adalah berbeza dengan penulisan surat-

surat biasa. Berikut merupakan aturan-aturan1 yang perlu dipatuhi dalam menghasilkan surat rasmi yang tepat dan berkualiti. 2.1 Kepala Surat Kepala surat mengandungi empat perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu identiti atau logo, nama dan alamat pengirim dan nombor-nombor telefon, mesin faksimili dan e-mel (jika berkaitan), garisan panjang melintang. 2.1.1 Identiti atau Logo Elemen identiti atau logo merupakan suatu elemen penting yang digunakan untuk merangsang perhatian si penerima. Ia akan meningkatkan daya keyakinan dan kebolehpercayaan si penerima terhadap kandungan surat tersebut. Elemen ini diletakkan di bahagian kiri dan atas surat tersebut. 2.1.2 Nama dan Alamat Pengirim Elemen nama dan alamat pengirim merupakan satu lagi elemen kemestian dalam surat rasmi. Ini kerana elemen ini akan memudahkan si penerima untuk mengalamatkan serta membalas surat jawapan kepada pengirim surat jika perlu. Nama pengirim perlu ditulis dengan huruf besar dan selari dengan elemen identiti atau logo.

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.1.3 Nombor Telefon, Faksimili dan Emel Elemen yang terakhir dalam kepala surat merupakan nombor telefon, faksimili dan emel (jika berkaitan) perlu ditulis di bahagian hujung kanan kepala surat dan ianya perlulah selari dengan barisan terakhir alamat pengirim. 2.1.4 Garisan Panjang Melintang Setelah selesai menulis nama dan alamat pengirim serta nombornombor yang boleh dihubungi, satu garisan panjang perlu dilukis secara melintang bagi menutup kepala surat tersebut. Kedudukan garisan ini adalah selang satu baris daripada baris akhir alamat pengirim. Garisan panjang melintang ini adalah penting untuk memisahkan nama dan alamat pengirim dengan nama dan alamat penerima kandungan surat. 2.2 Nombor Rujukan Dan Tarikh Surat Bahagian kedua surat mengandungi dua perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu nombor rujukan dan tarikh surat. 2.2.1 Nombor Rujukan Setiap surat yang dikirim keluar mestilah mempunyai nombor rujukan fail. Elemen ini pada kebiasaannya ditulis pada bahagian atas sebelah kanan di muka surat pertama. Surat yang tidak mempunyai nombor rujukan fail tidak dapat direkodkan dan ini akan menyebabkan surat ini sukar untuk dirujuk pada masa akan datang. Surat-surat yang tidak mempunyai nombor rujukan merupakan surat yang kurang dipercayai dan tidak berwibawa.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.2.2 Tarikh Surat Tarikh surat juga ditulis di bahagian atas sebelah kanan surat iaitu di bawah nombor rujukan surat. Kedudukan elemen tarikh dalam surat mestilah selari dengan baris terakhir alamat pengirim. 2.3 Nama (Identiti) dan Alamat Penerima Bahagian ketiga surat mengandungi elemen nama atau identiti penerima dan alamat penerima. Nama dan alamat penerima ditulis selang sebaris di bawah garisan panjang melintang, di bahagian kiri surat iaitu sejajar dengan nama dan alamat pengirim. Lazimnya, elemen ini ditulis dalam empat baris iaitu nama lengkap pengirim di barisan pertama, nombor kediaman, premis, pejabat dan nama jalan di barisan kedua, kawasan atau tempat di barisan ketiga dan poskod, nama bandar, negeri di bahagian terakhir. Nama negeri perlu ditulis dengan huruf besar kesemuanya. 2.3.1 Mengalamatkan surat kepada jabatan, organisasi, agensi, institusi atau sekolah. Elemen ini menekankan bahawa surat-menyurat yang hendak dikirim kepada jabatan, organisasi, agensi, institusi atau sekolah perlulah dialamatkan individu yang menjawat jawatan tertinggi mengikut gelaran rasminya. Walau bagaimanapun, sekiranya surat perlu ditujukan kepada pegawai bawahannya untuk perhatian khas, perkara berikut perlu dilakukan. Sebagai contoh: Pengarah Jabatan Pendidikan Selangor Jalan Jambu Bol, 4/3E Seksyen 4 40604 Shah Alam SELANGOR. (U.P: Encik Mayyudin Bin Abu Bakar) 4

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.3.2 Mengalamatkan surat kepada orang perseorangan Elemen ini menekankan kepada aturan bagi mengalamatkan surat kepada individu atau orang perseorangan. Nama dan alamat penerima perlulah ditulis dengan jelas. Sekiranya individu mempunyai pingat atau bintang kebesaran yang membawa gelaran seperti Datuk, Tan Sri, Datuk Seri dan sebagainya nama individu tersebut perlu ditulis bersama-sama gelaran pangkatnya dan didahului dengan pangggilan hormat yang bersesuaian seperti Yang Berhormat, Yang Amat Berbahagia dan sebagainya. 2.4 Melalui dan Salinan Ketua Organisasi Elemen ini merupakan salah satu elemen penting dalam penyediaan surat rasmi namun sering diabaikan atau tidak dititikberatkan oleh penulis. Elemen ini sangat penting bagi penerima yang mempunyai ketua di mana kandungan surat perlu terlebih dahulu dibaca dan disahkan oleh ketua dalam sesebuah organisasi tersebut. Sebagai Contoh: Melalui dan salinan kepada: Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih Kampung Sungai Bertih 41200 Klang Selangor.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.5

Menghadap Surat Elemen panggilan hormat atau kataan sapaan hormat merupakan

elemen kelima dalam aturan penyediaan surat rasmi. Surat-surat rasmi perlu dimulakan dengan panggilan hormat mengikut pangkat, gelaran serta darjah kebesaran si penerima surat. Di antara contoh-contoh panggilan hormat ialah Yang Amat Berhormat Dato Seri, Yang Berbahagia Datuk/Datin dan sebagainya. Manakala panggilan hormat bagi surat yang ditujukan kepada orang awam di jabatan-jaatan atau agensi-agensi kerajaan adalah Tuan atau Puan. Elemen ini perlu ditulis dalam jarak selang sebaris selepas alamat penerima dan diikuti dengan tanda koma. Sebagai contoh: Yang Berbahagia Datuk, 2.6 Perkara atau Tajuk Surat Elemen perkara atau tajuk surat ditulis dalam jarak selang sebaris di bawah panggilan hormat. Perkataan Perkara atau Tajuk tidak perlu ditulis. Tajuk surat perlu ditulis dengan huruf yang lebih dominan iaitu dicetak tebal, ditulis menggunakan huruf besar serta digariskan supaya dapat menarik perhatian penerima. Sekiranya penulis menggunakan huruf kecil, huruf pertama bagi tajuk surat itu perlu menggunakan huruf besar dan tajuk surat tidak diakhiri dengan sebarang tanda seperti koma atau noktah.2 Tajuk surat seharusnya membayangkan isi kandungan surat yang hendak disampaikan. Walau bagaimanapun, sekiranya surat yang dikirimkan merupakan surat balasan kepada surat yang terdahulu maka tajuk surat perlulah sama dengan tajuk surat yang hendak dibalas itu.

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.7

Pendahuluan Surat Pendahuluan surat ditulis sebagai pengenalan dan mukadimah kepada

surat yang hendak ditulis. Elemen pendahuluan surat merupakan perenggan permulaan yang harus dimulakan selang sebaris selepas elemen tajuk surat. Elemen ini dimulakan dari tepi garisan dan tidak perlu ditulis seperti memulakan perenggan baru serta tidak perlu dinomborkan. 2.8 Isi atau Kandungan Surat Elemen isi atau kandungan surat perlu ditulis menggunakan perenggan baru dan perlu dinomborkan bermula dengan nombor 2, diikuti dengan nombor 3 dan 4 bagi perenggan seterusnya (jika ada). Setiap pecahan perenggan penulis perlu menggunakan huruf abjad (a), (b) dan (c). Kandungan surat perlulah berfokus dan menjelaskan tajuk surat dengan menggunakan ayat yang ringkas dan tepat. Elakkan penggunaan ayat-ayat berbunga, berkias serta mempunyai maksud terselindung bagi mengelakkan tujuan surat didalah erti oleh si penerima. Elakkan juga penggunaan ayat-ayat kompleks yang sukar difahami maksudnya serta menggunakan huraian yang terlalu panjang. Jika huraian atau penjelasan lanjut adalah perlu, nyatakan dalam bentuk lampiran. Lampiran-lampiran dinyatakan dalam bentuk tanda tiga titik dan tidak memerlukan nombor.

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.9

Ucapan Terima Kasih Elemen ini merupakan elemen terakhir yang ditulis menggunakan

perenggan dan dinomborkan. Dalam perenggan akhir ini, penulis perlu memasukkan ungkapan untuk mengakhiri surat iaitu frasa penghargaan, harapan, rayuan serta memohon kemaafan (jika perlu). Ini adalah bertujuan bagi menarik perhatian si penerima untuk mempertimbangkan surat yang dikemukakan. Sebagai contoh: 4. Keehsanan dan jasa bakti Yang Berbahagia Datuk mempertimbangkan

dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai dan disanjung tinggi. 2.10 Penutup Surat Penutup surat mengandungi ucapan penghargaan atau sanjungan kepada si penerima. Elemen ini tidak perlu dinomborkan dan tidak mempunyai perenggan. Ianya dimulakan dari tepi surat sejajar dengan perenggan pendahuluan. Sebagai contoh: Sekian, terima kasih. 2.11 Cogan Kata Elemen cogan kata merupakan ungkapan yang sangat bererti bagi pihak pengirim atau organisasi si pengirim surat. Cogan kata ini ditulis di bawah kata penutup surat dengan menggunakan huruf besar secara keseluruhannya, menggunakan pengikat kata dan ditebalkan hurufnya. Sebagai contoh: BERKHIDMAT UNTUK NEGARA CINTAILAH BAHASA KITA

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.12

Pengakuan Tanggungjawab Elemen ini ditulis selang sebaris daripada ungkapan cogan kata, di

bahagian kiri surat. Huruf pertama pada kata pertama pelu ditulis menggunakan huruf besar dan diakhiri dengan tanda koma. Kata pengakuan tanggungjawab ini kebiasannya digunakan oleh pengirim surat untuk menunjukkan kuasa atau peranannya berkaitan isu atau tajuk surat yang dikemukakan. Sebagai contoh: Saya yang menurut perintah, Saya yang menjalankan tugas, 2.13 Tandatangan, Nama dan Jawatan Pengirim Setiap surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim. Pengirim perlu menurunkan tanda tangan pada ruang yang disediakan sebagai bukti kebertanggungjawaban atas kesahihan maklumat dalam surat yang dikemukakan. Tandatangan pengirim ditulis di sebelah kiri bawah surat selepas kata pengakuan pengirim. Ini diikuti dengan nama penuh pengirim yang ditulis di bawah ruang tanda tangan pengirim. Nama penuh perlu ditulis dalam kurungan, menggunakan huruf besar serta ditebalkan hurufnya. Sekiranya pengirim mempunyai gelaran atau pangkat, ianya perlu dinyatakan beserta senarai pingat anugerah yang diterima (jika berkaitan). Kemudian, Sebagai contoh: diikuti dengan jawatan pengirim yang perlu ditulis di bahagian bawah nama penuh pengirim.

Mahmud Abbas
(MAHMUD BIN ABBAS) Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

2.14

Salinan Kepada Elemen ini merujuk kepada senarai nama penuh dan alamt lengkap

individu atau pihak-pihak yang turut ditujukan surat. Senarai ini penting untuk membantu individu yang menerima surat untuk menghubungi pihak yang turut ditujukan surat untuk saling bertukar maklumat atau idea mengenai surat yang dikemukakan. Ia juga sebagai rujukan penerima tertentu yang dapat dijadikan sebagai bukti pengiriman sekiranya berlaku masalah surat tidak sampai kepada penerimanya. Salinan surat juga amat penting bagi surat permohonan atau rayuan yang memerlukan pertimbangan beberapa pihak. Sebagai contoh: s.k.: Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam

10

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.0

Laras Bahasa Surat Rasmi Proses menulis surat rasmi merupakan suatu usaha formal yang perlu

menitikberatkan tatacara dan protokol pemulisan surat rasmi yang khusus. Di samping itu, faktor penggunaan laras bahasa yang betul dan tepat juga dititikberatkan dalam penulisan surat rasmi bagi memastikan perkataan atau ayat yang ditulis di dalam surat tersebut mudah difahami, senang dibaca dan mempamerkan kesopanan si pengirim. 3.1 Penanda Maksud Penanda maksud merupakan kata-kata atau frasa yang digunakan bagi menggambarkan maksud tersurat atau tersirat di sebalik sesuatu ayat yang ditulis tanpa menjejaskan kebahasaan, makna atau pengertian harafiah, objektif serta kesantunan ayat.3 Di antara penanda-penanda maksud yang digunakan dalam penulisan surat rasmi adalah seperti berikut: 3.1.1 Penanda Maksud Rujukan Sehubungan dengan... Berkenaan dengan... Merujuk kepada... 3.1.2 Penanda Maksud Pemakluman Sukacita dimaklumkan bahawa... Seperti yang tuan/puan sedia maklum... 3.1.3 Penanda Maksud Menyertakan Dengan ini... Dilampirkan bersama... Dikemukan bersama-sama ini...

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

11

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.1.4 Penanda Maksud Perintah a) Perintah Halus Mohonlah apa kiranya... b) Perintah Kasar Saya telah diarahkan... Tuan/Puan dikehendaki... 3.1.5 Penanda Maksud Harapan Adalah diharapkan... Besarlah harapan kami 3.1.6 Penanda Maksud Perwakilan Saya bagi pihak... Saya selaku wakil kepada... 3.1.7 Penanda Maksud Pendapat Meneyadri bahawa...maka... Memandangkan.....oleh itu... 3.1.8 Penanda Maksud Sebab-Musabab Atas kerjasama... Berkat bantuan... 3.1.9 Penanda Maksud Tujuan Untuk tujuan ini.... 3.1.10 Penanda Maksud Sambungan Susulan kepada keputusan yang telah dibuat... Sebagai lanjutan kepda perbincangan terdahulu... 3.1.11 Penanda Maksud Persetujuan Saya tidak mempunyai halangan... 12

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.1.12 Penanda Maksud Tidak Bersetuju Dengan dukacitanya pihak kami keberatan untuk... Cadangan yang dikemukakan.....walau bagaimanapun... 3.1.13 Penanda Maksud Permintaan Saya dengan penuh harapan momohon... 3.1.14 Penanda Maksud Jemputan Kesudian pihak tuan....amatlah saya hargai... Dengan sukacita...tuan/puan dijemput... 3.1.15 Penanda Maksud Penegasan Adalah dengan hormatnya dimaklumkan... 3.2 Frasa Berhemah Frasa berhemah merupakan ayat berbahasa yang digunakan dengan nada yang berhemah dan bersantun. Di antara contoh-contoh frasa berhemah adalah seperti berikut: 3.2.1 Tujuan meminta Saya dengan penuh harapan momohon sudialah apa kiranya... 3.2.2 Tujuan menjemput Dengan sukacita pihak kami mempersilakan tuan/puan hadir... 3.2.3 Tujuan tersirat Dengan ikhlas memohon perhatian dan pertimbangan tuan supaya sudilah menerima pakai pindaan-pindaan... 3.2.4 Tujuan meminta bantuan Saya bagi pihak Jawatankuasa...berbesar hati dan penuh harapan memohon sudi apa kiranya pihak tuan/puan menyumbangkan....

13

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.3

Penggunaan Bahasa Aspek bahasa dalam penulisan surat rasmi bukan sahaja meliputi

kesantunan bahasa malahan juga menitikberatkan aspek ejaan, tatabahasa dan tanda baca yang tepat. Berikut merupakan aspek aspek bahasa yang perlu dititikeratkan dalam penulisan surat rasmi. 3.3.1 Ejaan Aspek ejaan merupakan perkara pertama yan perlu disemak oleh si pengirim surat. Ini kerana struktur ejaan yang salah dalam surat rasmi akan memberikan tanggapan negatif kepada si penerima surat. 3.3.2 Huruf Besar Penggunaan huruf besar perlu bertepatan dan bersesuaian dengan ayat seperti untuk penulisan nama khas, nama tempat, nama orang dan panggilan hormat. 3.3.3 Tanda Bacaan Aspek penggunaan tanda baaan yang betul termasuklah pengunaan tanda koma, noktah, tanda seruan dan pengikat kata. 3.3.4 Kata Ganti Nama Diri Dalam penulisan surat biasa mahupun surat rasmi, kata ganti nama diri perlu digunakan sama ada bagi merujuk diri sendiri, pihak kedua mahupun pihak ketiga. Nama sendiri idak digunakan di dalam penulisan surat rasmi kecuali di bahagian tandatangan dan nama penuh sahaja. Sebagai contoh: Saya Kata ganti nama diri pertama Tuan, Puan Kata ganti nama diri kedua

14

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.3.5 Kata Sapaan dan Panggilan Hormat Penggunaan kata sapaan yang sesuai mengikut pangkat dan kedudukan seseorang adalah penting bagi menunjukkan rasa hormat si pengirim kepada penerima surat. Sebagai contoh: Kata Sapaan Tuan, Encik Panggilan Hormat Yang Berbahagia, Yang Berhormat

15

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

4.0

Surat Rasmi Berikut dilampirkan sepucuk surat rasmi kepada Pengetua Sekolah

berkenaan mengadakan program yang hendak dijalankan di sekolah. Butiran surat rasmi yang dicadangkan adalah seperti berikut:

16

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

KELAB TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN CONVENT KLANG Jalan Tengku Kelana, 41200 Klang, Selangor. 03-3323 6699 / Faks: 03-3323 6688 Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Bil.(05)dlm.KTMSMKCK 01/05 Jld. 1 Tarikh Pengetua Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Jalan Tengku Kelana 41200 Klang Selangor. melalui:Guru Penasihat Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Selangor. Tuan, Permohonan Menggunakan Dewan Sekolah Untuk Bengkel Penggunaan Perisian Adobe Illustrator 11 Anjuran dan Kelolaan Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang : 17 MAC 2008 __________________________________________________________________________

Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang (KTMSMKCK) berhasrat untuk menganjur dan mengelolakan Bengkel Penggunaan Perisian Adobe Illustrator 11 pada 13 hingga 14 April 2008 akan datang ini mulai jam 8.30 pagi hingga jam 4.00 petang. Seramai 45 orang ahli KTMSMKCK telah memohon untuk menyertai bengkel ini.

2.

Bengkel ini bertujuan untuk mendedahkan para pelajar tentang penggunaan perisian

Adobe Illustrator 11 di samping membuka peluang kepada para pelajar untuk mempertingkatkan kemahiran komputer mereka.

17

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

3.

Selain daripada itu, bengkel bertujuan untuk mengasah daya kreativiti para pelajar

khususnya dalam menggunakan perisian grafik di mana kemahiran ini dapat digunakan oleh para pelajar untuk merekacipta kulit majalah sekolah dan poster-poster sekolah. 4. Sehubungan itu dan dengan penuh harapan, saya bagi pihak KTKSMKCK dan

Jawatankuasa Pengelola memohon pertimbangan dan jasa baik Tuan sudilah apa kiranya membenarkan kami menggunakan dewan sekolah, kerusi, meja penceramah serta sistem audiovisual yang terdapat dalam dewan untuk menganjurkan program seperti yang dinyatakan di atas.

5.

Sukacita juga dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Pengelola bersedia untuk

mematuhi semua syarat yang ditetapkan bagi penggunaan Dewan Sekolah untuk tujuan tersebut, 6. Segala jasa baik Tuan dalam mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini

amatlah dihargai. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK KECEMERLANGAN KELAB Saya yang menjalankan tugas,

Siti Hakimah Muslim

(SITI HAKIMAH BINTI MUSLIM) Setiausaha Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang s.k. Guru Penasihat KTMSMKCK.

18

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

5.0

Rumusan Surat rasmi merupakan suatu instrumen komunikasi yang bersifat

formal dan serius. Penggunaan ayat yang terlalu berbunga-bunga, berkias dan mempunyai maksud yang kurang difahami mestilah dielakkan. Penulis surat harus sedar bahawa surat rasmi merupakan alat komunikasi bukan lisan yang sahih. Ini kerana surat rasmi boleh dijadikan bukti sahih terutamanya dalam kes-kes pertuduhan di mahkamah. Selain memastikan bahawa surat rasmi mematuhi format dan aturanaturan yang telah ditetapkan pengirim perlu juga memastikan ketepatan laras bahasa yang digunakan. Aspek penggunaan laras bahasa seperti penanda maksud, frasa berhemah, ejaan, tanda bacaan, panggilan hormat, dan kata ganti diri perlu dititikberatkan oleh penulis surat rasmi. Sekiranya kesemua aturan dan langkah-langakah penulisan surat rasmi seerti yang tersenarai di atas dipatuhi oleh penulis tersebut maka tidak akan timbul sebarang masalah pada surat tersebut. Perlu ditekankan juga aspek pemberian nombor rujukan dalam surat rasmi. Di mana, setiap surat rasmi yang dikeluarkan perlu dinomborkan mengikut tarikh dan kategori surat tersebut (yang mana berkaitan) bagi memudahkan proses merekod sama ada bagi pihak si pengirim mahupun penerima surat. Secara keseluruhannya, surat rasmi yang ditulis dengan lengkap, tepat, berdasarkan format yang betul dan menggunakan laras bahasa yang sesuai merupakan surat rasmi yang berkualiti dan kandungan surat tersebut adalah sahih dan boleh dipercayai.

19

Bahasa Melayu Komunikasi Penulisan Surat Rasmi

6.0

Rujukan Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di

Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur. Sharifah Abd. Rahman (2006), Teknik Penulisan @ Format Bahasa Melayu Kertas 2, SNP Panpac (M) Sdn. Bhd., Selangor Darul Ehsan. Kamsano Padikon, Fauziah Mat, Sh. Mohd Abdullah (1999), Fokus Jingga Bahasa Malaysia, Penerbitan Pelangi Sdn. Bhd., Selangor Darul Ehsan. Aminuddin Rosli, Ng Chan Heng (1992), 220 Contoh Karangan Bahasa Malaysia, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd., Selangor Darul Ehsan.

20