Getting Things

Done

Hur man uppnår

stressfri produktivitet
– en inofficiell
introduktion från
FLEECELABS
Getting
Things
Done
Hur man uppnår stressfri
produktivitet – en inofficiell
introduktion från Fleecelabs
Förord
För lite mer än ett år sedan höll Fleecelabs-Peter en liten introduktionskurs till
David Allens produktivitetsmetod Getting Things Done, populärt kallad ”GTD”.
Som en liten julklapp tänkte vi damma av presentationen, slajdsen,
transparangerna – kalla det vad du vill – från detta tillfälle. Denna pamflett är
en oredigerad omstöpning i bokform av presentationsmaterialet.
Vår förhoppning är att du om du är obekant med GTD ska få en introduktion
och kanske vilja läsa vidare. Om du är bekant med metoden hoppas vi att du
ska få en lite annan vinkel av den och därmed lite nya insikter.
Hör gärna av dig om du har frågor eller om du har tips du vill berätta.

Peter & Svante

Fleecelabs
Jag heter Peter.
Jag är lättdistraherad.
Och blir lätt stressad.
Jag har svårt att hålla koll på
allt det jag vill, borde och
måste göra.
Ibland har jag svårt att ta tag
i saker.
Och att fullfölja saker.
Jag är inte heller så effektiv.
Men för 2 ½ år sedan läste
jag David Allens bok ’Getting
Things Done’.
Och jag är fortfarande lätt-
distraherad, blir lätt stressad,
har svårt att hålla koll på allt
det jag vill, borde och måste
göra.
Fortfarande har jag då och
då svårt att ta tag i saker och
att fullfölja det jag påbörjat.
Och jag är fortfarande
ineffektiv.
Men jag har fantastiska
kryckor.
Denna pamflett:
Hygglig introduktion.
Hur du lär känna din
produktivitet.
10 + 4 tips.
Hur du går vidare.
Vi är som Leonard Shelby.
Vi kan inte lita på våra
huvuden.
Vi behöver ett yttre system.
Ett som påminner oss om
det vi måste göra.
Och som håller den informa-
tion vi behöver till hands för
att kunna göra det.
Massor att göra,
får ingenting gjort.
Vad är det med avbrott?
Många?
Långa?
Dom flesta är små,
mycket små,
mycket små.
Alla har svårt med dem.
Ofrånkomliga.
Två systemfel:
1. Svårt att växla mellan
uppgifter.
2. Lätt att avbryta direkt,
i stället för när det passar.
För att lättare kunna växla
uppgifter behöver vi ett yttre
system.
Som kan hålla det vi har i
huvudet.
Så att vi inte tappar det när
vi blir avbrutna.
För att vi ska kunna avbryta
när det passar behöver vi ett
yttre system.
Så vi inte behöver hålla i
huvudet.
Det vi skulle meddela eller
fråga den andra.
Men vi avbryts inte bara av
människor.
Mejl, internet, chatt, telefon.
Våra egna distraktioner.
Så även om vi skulle sätta
oss ostört
finns det mycket som kan
störa oss.
Men det är inte bara
avbrotten
Vad fick du gjort igår?
Tänk efter…
Borstade tänderna, fixade frukost,
plockade i diskmaskinen, tömde
postfacket, snackade med
arbetskamraterna, kollade mejl, din
kalender, dina att göra-listor, fikade,
jobbade, satt i möte, jobbade,
avbröt folk, blev avbruten själv,
hämtade kaffe, läste på
Aftonbladet.se, städade av
skrivbordet, kollade Facebook,
jobbade, bokade klipptid, kollade
resor på nätet, fyllde på gem,
kollade mejl, handlade på Ica,
lagade mat osv.
3 min.
(Skriv ned allt du
kan komma på att
du gjorde i går, stort
som smått. Allt!)
Vi får en hel del gjort.
Men tydligen inte det vi tänkt oss?
Sånt vi tycker vi inte borde göra.
Sånt vi måste göra.
Osynliga saker.
Orealistiska förväntningar.

Så vad ska vi göra?

Uppmärksamma allt det vi gör.
Fånga mer av det i vårt yttre
system.
Lära känna vår produktivitet.
Lär känna din
produktivitet
Så vad fick du gjort igår?
Fokusera på det som
behövde göras.
Hur dök det upp i ditt liv?
Hur ’fångade du upp’ det?
Hur påmindes du om det?
Hur bestämde du dig för att
göra det?
3 min.
Sånt du ordnat påminnelser
om tidigare.
Sånt som dök upp just då.
Sånt du kom att tänka på.
Sånt du snubblade på.
Sånt du gör av vana.
5 moment:
1. Fånga.
2. Ta ställning.
3. Ordna påminnelser.
4. Kolla påminnelser.
5. Gör.
5 ställen där det kan gå snett:
1. Fånga.
2. Ta ställning.
3. Ordna påminnelser.
4. Kolla påminnelser.
5. Gör.
Ett dilemma
Tänk dig att du står
i duschen…
…och att schampot tar slut
när du tvättar håret.

Du försöker lägga på minnet

att du ska köpa en ny flaska.
Men när du torkar håret har
du glömt det.
Och när du passerar Ica har
du inte en tanke på det.
Eller tänk dig
att du har tvättstugan…
Och använder det sista
av tvättmedlet.
Kommer du ihåg det när du
återvänder till lägenheten?
Eller nästa gång du handlar?
10 tips för din
produktivitet
1. Skaffa något att anteckna
på, något smidigt du kan ha
till hands hela tiden, var du
än är; på toaletten, i tvätt-
stugan, i sängen, ute på stan.
Fånga i ditt yttre system:
För att inte glömma.
För att ducka för ett avbrott.
Samla på dig anteckningar.
Gå igenom var eller varannan
dag.
Ordna påminnelser.
2. Skaffa en inkorg hemma
och en på kontoret som du
kan fånga inkommande
saker i; räkningar, brev,
reklam, anteckningar från
möten, papper från dagis,
det oranga pensionskuvertet.
Samla på dig.
Gå igenom var eller varannan
dag.
Ordna påminnelser.
3. Om något inte tar mer än
2 min att göra och du har allt
du behöver för att göra det,
så gör det på momangen i
stället för att ordna en
påminnelse om det.
4. När du skriver påminnelser
till dig själv, skriv dem som
stränga order från en chef
med ett skenande
kontrollbehov.
Lättare att välja vad du ska
göra, när du ser en lista med
konkreta order.
Ibland är det första du ska
göra inte självklart.
5. Se till att du har dina
påminnelser där du behöver
se dem, när du behöver se
dem.
6. Låt inte dina påminnelser
hamna i dåligt sällskap, som i
travar med reklam, gamla
Dagens Nyheter, teckningar
dina barn ritat, brev du läst
men inte kastat osv.
7. Använd inte din kalender
till påminnelser, såvida inte,
typ, det är sånt som är
inbokat en viss tid eller dag.
8. Använd inte din mejlbox till
påminnelser, utan skapa en
separat mapp kallad
’Åtgärdas’ dit du flyttar allt
som ska läsas och möjligen
göras något åt.
9. Varje vecka, säg varje
fredageftermiddag, boka ett
möte med dig själv där du
gör en totalinventering av
dina projekt och de
påminnelser du satt upp till
dig själv.
10. Var uppmärksam på det
som buggar dig. Sånt du
kommer att tänka på när du
ska sova, eller som poppar
upp i skallen då och då och
som du känner frustration
eller stress över.
Lösningen på
dilemmat?
Badrumsgolvet som inkorg.
Kasta den tomma schampo-
flaskan där, som påminnelse.
När du ser den så ta med
den ut och anteckna att du
behöver köpa en ny.
Eller fånga på ett ställe
där du har något att fånga i.
Ha fler flaskor på lager och
anteckna när du tar fram
den sista.
Skaffa en burk
till tvättmedlet.
Och anteckna när du fyller
på det sista ur kartongen.
Men är det GTD?
10 tips tagna från David
Allens böcker, artiklar och
podcasts.
Men Getting Things Done är
mer än dessa sammantaget.
GTD är en nivå upp. Ett
helgjutet system baserat på
principerna bakom tipsen.
GTD är inte för alla.
Inget snobbigt med det.
Alla har inte behovet.
Getting Things Done är för
dig som:
Är lättdistraherad.
Lätt blir stressad.
Har svårt att hålla koll på allt
det du vill, borde och måste
göra.
Ibland har svårt att ta tag i
saker.
Och att fullfölja saker.
Inte heller är så effektiv.
Getting Things Done:
De 5 momenten isolerade.
Collect, Process, Organize,
Review & Do.
Samla in, Bearbeta,
Organisera, Gå igenom
& Gör.
En i taget, i tur och ordning.
En enkel lista med
påminnelser.
Dock uppdelad efter
’sammanhang’.
Och med dåminnelser om
lagom stora åtgärder.
Ett projekt = 2 eller fler
lagoma åtgärder.
Man planerar bara nästa
konkreta åtgärd.
Omfattar också sånt du inte
ska göra.
Ett väldigt smidigt system för
referensmaterial och
projektstöd.
Omfattar också mål på
längre sikt.
Komma igång med GTD:
Läs boken (lättläst).
Diskutera.
Följ bloggar och forum.
Fråga mig på
peter@fleecelabs.se.
Annan läsning:
’The 4-Hour Workweek’, Tim
Ferris.
’The Now Habit’, Neil Fiore.
’Extreme Programming
Explained’ och ’Planning
Extreme Programming’,
Kent Beck.
’Ready For Anything’, David
Allen.
Slutklämmen
Ha inte saker i huvudet.
Fånga dem. Hur obetydliga
de än verkar.
Ta ställning till om och vad du
ska göra med dem.
Ordna påminnelser som du
ser där & när du behöver.
Och kolla dessa så ofta som
behövs.
Extranummer
11. Skaffa arkivlådor hemma
och på jobbet, med mappar
som märks A-Ö där du
förvarar allt du inte kan
kasta; papper, extranycklar,
valutor, id-brickan du ska ha
när kriget kommer.
12. Skaffa en äggtimer som
hjälp med tråkiga uppgifter
eller sånt du lätt distraheras
från. Ställ på 15, 30 eller 45
minuter och jobba tills den
ringer. Belöna dig sedan med
något skoj.
13. Planera in sånt du gör när
du tycker du borde göra
något annat, men som du i
ärlighetens namn har ett
behov av; surfa på nätet, titta
på teve, spela spel.
14. Tillämpa Paretos princip
och Parkinsons lag för att
effektivare genomföra dina
projekt, dvs begränsa dig till
de 20% av tiden och
uppgifterna som ger 80% av
utdelningen.
Appendix
 Föreläsning om Getting Things Done,
den 24 augusti 2007
Detta är ”stödpappret” (tydligen översätts ”handout” så) till min föreläsning om
Getting Things Done. Här har jag sammanställt det jag tror skulle vara till hjälp
för den som hörde föreläsningen. Är det något du saknar eller har synpunkter
på, skicka mig ett mejl på peter@fleecelabs.se. Hör också gärna av dig om du
har frågor om GTD eller produktivitet.

Lär känna din produktivitet

Att lära känna sin produktivitet handlar om att fundera över hur vi bestämmer
oss för att göra de saker vi gör. Hur dessa saker ”dök upp” i vår tillvaro och vi
valde att ge dem vår uppmärksamhet och inte andra som också dök upp. Hur vi
tog ställning till vad vi skulle göra åt dem och hur vi skapade oss en bild av
slutresultatet.

5 moment
Jag nämnde följande fem moment och hävdade att allas egna system för
produktivitet går igenom dessa. Momenten är tagna rakt av från David Allens
bok men jag översatte dem efter eget huvud. Nedan anges min översättning,
benämningen på ursprungsspråket samt i den svenska översättningen av Gun
Zetterström:
• Fånga. Heter i boken ”Collect” och i svensk översättning ”Samla in”.
• Ta ställning. ”Process” på engelska och ”Bearbeta” på svenska.
• Ordna påminnelser. ”Organize” respektive ”Organisera”.
• Kolla påminnelser. ”Review” respektive ”Gå igenom”.
• Gör. ”Do” på engelska.
För att fundera över hur ditt eget system för produktivitet fungerar, se på det
som bestående av dessa fem delar. Och försök förbättra varje del för sig.
 5 ställen där det kan gå snett
I presentationen pratade jag om hur varje av de fem momenten har sina fällor
och vanligaste fel.
• Fånga. Att man missar att fånga, antingen för att man tänker att man ska
komma ihåg det ändå. Eller för att man inte tänker på att det är något man
borde minnas. Kanske tänker vi att vi kommer att komma ihåg det senare när
vi kan skriva ned det, eller när vi ska göra det som det gäller. Ofta upptäcker
man då att man har glömt det, hur briljant idén än var.
• Ta ställning. Att man inte tar ställning till vad det är som dykt upp i ens
tillvaro. Det är väldigt vanligt att låta saker vara diffusa tills dess det är dags
att ta tag i dem. Om man någonsin gör det. Inte sällan är anledningen att man
inte tar tag i något att en punkt på en att göra-lista att den är diffust
formulerad. Eller att vi har vaga föreställningar om vad det är vi vill uppnå.
• Ordna påminnelser. Kanske har man ett för rörigt system för sina påminnelser.
Kanske är det utspritt på för många ställen. Räkningarna som ska betalas i en
klämma på kylskåpet, inköpslistan tejpad på ytterdörren, lösa lappar i
kalendern, anteckningar i kalendern, att göra-listor på flera olika lappar osv.
• Kolla påminnelser. Att man inte kollar påminnelserna tillräckligt ofta. Eller om
man kollar dem, att man gör det vid fel tillfälle. Som att man ser inköpslistan
på dörren när man går till jobbet och när man kommer hem på kvällen, men
för den skull inte minns vad man skulle köpa när man är i affären.
• Gör. Många av problemen uppträder i de tidigare momenten, eller är bieffekter
av dem. Som att något vi bestämmer oss att ta itu med är för luddigt beskrivet
(uppstod i Ta ställning). Eller att vi börjar göra något som bara föll oss in
(uppstod redan i Fånga). Kanske blir vi avbrutna eller distraherade när vi gör
något som vi inte Fångat, Tagit ställning till och Ordnat påminnelser för, och
glömmer därför att fortsätta med det efteråt.
Dessutom kan det vara så att vi gör momenten i fel ordning eller flera åt
gången. Har vi inte Tagit ställning förrän vi börjar Göra får vi göra det då.
Kanske upptäcker vi då att vi inte alls kan sätta igång med det. Att vi skulle
gjort något annat först, på någon annan plats. Som IT-teknikern som ska
uppgradera en server och ute på plats upptäcker att han glömt bränna en cd
 med den nya programversionen, som han skulle gjort innan han lämnade sitt
skrivbord.
Eller så blir man avbruten i det man Gör och får en ny uppgift. Men i stället
för att bara Fånga den och återgå till det man gjorde så Tar man ställning och
Ordnar påminnelser på samma gång. Det blir lätt ett för stort avbrott i det man
gjorde, särskilt om det är något mer komplext som är mer krävande att Ta
ställning till, eller om det är något som ska utföras en viss tid, så att man ska
Ordna påminnelsen i sin kalender.

10 tips för din produktivitet (plus 4 bonustips)

Följande 10 tips hoppades jag hinna med, men det kan hända att jag var för
optimistisk när jag planerade presentationen. Jag hade dessutom fyra bonustips
om jag mot förmodan skulle bli klar i förtid. Jag redogör inte för dessa tips i
detalj. Denna lista är främst tänkt som stöd för minnet. (De kommer dock med
all säkerhet avhandlas på den blogg om produktivitet vi startar inom de
närmsta veckorna, samt i det tillhörande nyhetsbrevet. Se mer om det nedan.)
1. Skaffa något att anteckna på, något smidigt du kan ha till hands hela tiden, var du
än är; på toaletten, i tvättstugan, i sängen, ute på stan.
2. Skaffa en inkorg hemma och en på kontoret som du kan fånga inkommande saker
i; räkningar, brev, reklam, anteckningar från möten, papper från dagis, det
oranga pensionskuvertet.
3. Om något inte tar mer än 2 minuter att göra och du har allt du behöver för att
göra det, så gör det på momangen i stället för att ordna en påminnelse om det.
4. När du skriver påminnelser till dig själv, skriv dem som stränga order från en chef
med ett skenande kontrollbehov.
5. Se till att du har dina påmin-nelser där du behöver se dem, när du behöver se
dem.
6. Låt inte dina påminnelser hamna i dåligt sällskap, som i travar med reklam, gamla
Dagens Nyheter, teckningar dina barn ritat, brev du läst men inte kastat osv.
7. Använd inte din kalender till påminnelser, såvida inte, typ, det är sånt som är
inbokat en viss tid eller dag.
8. Använd inte din mejlbox till påminnelser, utan skapa en separat mapp kallad
”Åtgärdas’ dit du flyttar allt som ska läsas och möjligen göras något åt.
9. Varje vecka, säg varje fredag-eftermiddag, boka ett möte med dig själv där du gör
en total-inventering av dina projekt och de påminnelser du satt upp till dig själv.
10.Var uppmärksam på det som buggar dig. Sånt du kommer att tänka på när du ska
sova, eller som poppar upp i skallen då och då och som du känner frustration eller
stress över.
Och så bonustipsen:
11. Skaffa arkivlådor hemma och på jobbet, med mappar som märks A-Ö där du
förvarar allt du inte kan kasta; papper, extranycklar, valutor, id-brickan du ska ha
när kriget kommer. Hur du än arkiverar saker kan det inte finnas på mer än i
värsta fall 3-4 ställen. Telefonlistan från dagis skulle kunna finnas under ditt
barns initial, under d som i dagis eller t som i telefonlista.
12.Skaffa en äggtimer som hjälp med tråkiga uppgifter eller sånt du lätt distraheras
från. Ställ på 15, 30 eller 45 minuter och jobba tills den ringer. Belöna dig sedan
med något skoj.
13.Planera in sånt du gör när du tycker du borde göra något annat, men som du i
ärlighetens namn har ett behov av; surfa på nätet, titta på teve, spela spel. (Tips
från Neil Fiores bok ”The Now Habit”.)
14.Tillämpa Paretos princip och Parkinsons lag för att effektivare genomföra dina
projekt, dvs begränsa dig till de 20% av tiden och uppgifterna som ger 80% av
utdelningen. (Tips från Tim Ferriss bok ”The 4-Hour Workweek”.)
 Bra bloggar om Getting Things Done eller produktivitet
i allmänhet
Här är en handfull bloggar jag prenumererar på och kan rekommendera.
• 43 Folders, http://www.43folders.com, Merlin Manns välkända blogg uppkallad
efter de 43 mapparna i en ”tickler folder” (det får du läsa boken för att få reda
på vad det är).
• The Blog of Author Tim Ferriss, http://www.fourhourworkweek.com/blog, den
tillhörande bloggen till Ferriss bok ”The 4-Hour Workweek” (se nedan). Om
inte annat okonventionella och tankestimulerande tips.
• Matt’s Idea Blog, http://ideamatt.blogspot.com, workflow-konsulten Matthew
Cornells blogg om personlig produktivitet m m.
• Lifehacker, http://www.lifehacker.com, stor blogg om alla sätt att förbättra sitt
liv med små, smarta ”hack”. Läser du bara denna så fångar du med stor
sannolikhet upp det bästa hos de övriga bloggarna, samt från andra bloggar
inom personlig produktivitet och utveckling.
• Steve Pavlina’s Personal Development Blog, http://www.stevepavlina.com/blog,
om personlig utveckling.
Dessutom kan det vara värt att läsa eller delta i de diskussionsforum som finns
på David Allens egen sajt, http://www.davidco.com/forum. Jag har inte testat
själv. Däremot har jag provat på betalmedlemskapet ”GTD Connect” där man får
tillgång till artiklar, video och podsändningar. För mer information, besök
http://www.davidco.com/connect.
 Rekommenderad läsning
Följande böcker kan jag rekommendera varmt.
• Allen, David, Getting Things Done: How to achieve stress-free productivity,
Piatkus, Storbritannien. På svenska som Få det gjort! Svart bälte i
vardagseffektivitet, Månpocket.
• Allen, David, Ready For Anything: 52 productivity principles for getting things
done, Penguin, USA. För den som läst den första boken och vill ha lite mer
inspiration. På inget sätt obligatorisk läsning.
• Beck, Kent, Extreme Programming Explained: embrace change, Addison-Wesley,
USA. Kanske mest för programmerare men avsnitten om planering är mycket
intressanta för idéer om pragmatisk projektstyrning i små team.
• Beck, Kent, Planning Extreme Programming, Addison-Wesley, USA. Är man inte
programmerare och bara vill åt planeringsidéerna rekommenderas denna bok i
stället.
• Ferriss, Timothy, The 4-Hour Workweek: escape 9–5, live anywhere, and join the
new rich, Crown, USA. Titeln är antingen avskräckande eller förförisk, beroende
på ens läggning. Oavsett läggning finns det en hel del intressanta idéer i den
här boken, om hur man ska hantera sin tid och det man har att göra, bland
annat genom att brutalt eliminera och automatisera saker (eller outsourca det
till Bangalore).
• Fiore, Neil, The Now Habit: a strategic program for overcoming procrastination
and enjoying guilt-free play, Penguin, USA. En fantastisk bok för den som har
anlag för att lätt distraheras. Hör du till dem som ständigt dras till spel,
internet, teve eller att katalogisera din skivsamling när du ska ta itu med
något, skaffa denna bok.
Vi får en hel del gjort.
Men tydligen inte
det vi tänkt oss?
Sånt vi tycker
vi inte borde göra.
Sånt vi måste göra.
Osynliga saker.
Orealistiska
förväntningar.