odpowied na wniosek dot.

Rejestru umw
Rzecznik Prasowy MSZ <rzecznik@msz.gov.pl> Do: "28@audyt21.jawnosc.tk" <28@audyt21.jawnosc.tk> 9 padziernika 2013 15:55

Szanowny Panie, Poniej przesyamy odpowiedzi na Pana pytania:

1. Czy Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi Rejestr Umw? Odpowied: tak A. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z pkt. I Czy Rejestr Umw prowadzony jest w formie elektronicznej? Odpowied: tak i. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z pkt. I ppkt. A Jakie oprogramowanie suy do jego prowadzenia? Jakie oprogramowanie bazodanowe wspiera jego funkcjonowanie? Wnosz o przesanie stosownych umw (wraz z zacznikami i specyfikacj), faktur i protokow zdawczo-odbiorczych. Odpowied: Nie ma dedykowanego systemu bazodanowego poniewa rejestr umw prowadzony jest w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Excel. ii. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z pkt. I ppkt. A Jakie s moliwe kryteria przeszukiwania Rejestru Umw? Odpowied: Zgodnie z danymi zamieszczonymi w rejestrze oraz funkcjami i formuami arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. iii. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z pkt. I ppkt. A Czy oprogramowanie wykorzystywane do prowadzenia Rejestru Umw umoliwia wydruk zestawienia/eksport w zakresie umw speniajcych okrelone kryteria? Odpowied: tak a) W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z pkt. I ppkt. A pppkt i Jakie sa moliwe kryteria przeszukiwania i jakie dane moe zawiera zestawienie/eksport, o ktrym mowa w z pkt. I ppkt. 1 pppkt 3? Odpowied: zgodnie z funkcjami i formuami arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Rejestr umw zawiera nastpujce dane: komparycja umowy, przedmiot umowy, data podpisania umowy, departament waciwy oraz osoba odpowiedzialna, radca prawny opiniujcy umow, rodzaj rodkw publicznych z ktrych finansowana jest umowa, numer umowy, uwagi, sygnatura osoby rejestrujcej.

1z3

iv. W przypadku odpowiedzi negatywnej na pytanie z pkt. I ppkt. I Z jakim wyprzedzeniem nie duszym ni 14 dni naley uprzedzi urzd o woli wgldu do wymienionego rejestru? Odpowied: Z wyprzedzeniem do 1 tygodnia umoliwiajcym techniczno-organizacyjne przygotowanie rejestru umw do wgldu. B. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z punktu I Jakie informacje odnonie umw gromadzi Rejestr Umw? Odpowied: Rejestr umw zawiera nastpujce dane: komparycja umowy, przedmiot umowy, data podpisania umowy, departament waciwy oraz osoba odpowiedzialna, radca prawny opiniujcy umow, rodzaj rodkw publicznych z ktrych finansowana jest umowa, numer umowy, uwagi, sygnatura osoby rejestrujcej. C. W przypadku odpowiedzi twierdzcej na pytanie z punktu I Jakie przepisy (ustawy, rozporzdzenia, zarzdzenia, regulaminu itp.) reguluj jego funkcjonowanie? Wnosz o przesanie ich kopii. Odpowied: Zarzdzenie Ministra Spraw Zagranicznych nr 13 z 23 kwietnia 2010 w sprawie umw cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placwek zagranicznych (zacznik do e-maila). D. W przypadku odpowiedzi negatywnej na pytanie z punktu I Czy organ rozwaa wprowadzenie do funkcjonowania takowego rejestru umw? Odpowied: Nie dotyczy II. Jakie rejestry zawierajce informacje dotyczce umw cywilnoprawnych zawieranych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych funkcjonuj w Ministerstwie? Jakie s zasady dostpu do nich? Odpowied: Rejestry umw prowadzone s przez central i placwki.

Z wyrazami szacunku,

Biuro Rzecznika Prasowego

Ministerstwo Spraw Zagranicznych Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa Telefon: +48 22 523 9356 Faks: +48 22 523 9099 www.msz.gov.pl www.poland.gov.pl

2z3

Niniejsza wiadomo (wraz z zacznikami) jest wasnoci Ministerstwa Spraw Zagranicznych i moe zawiera informacje subowe prawnie chronione. Jeli nie jestecie Pastwo waciwym adresatem lub otrzymalicie Pastwo t wiadomo na skutek pomyki, prosimy o tym fakcie niezwocznie poinformowa nadawc i usun otrzyman wiadomo. Kade nieautoryzowane kopiowanie, ujawnianie lub rozpowszechnianie zaczonej informacji jest zabronione.

z13 MSZ 2010.pdf 375K

3z3

ZARZDZENIE NR 13 MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH z dnia 23 kwietnia 2010 r. w sprawie umw cywilnoprawnych zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placwek zagranicznych

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrw (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z pn. zm.) w zwizku z art. 46 ust. 2, art. 69 ust. 1 pkt. 1 i art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz 1 ust. 3 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrw z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie szczegowego zakresu dziaania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725) zarzdza si, co nastpuje:

Rozdzia 1 Przepisy oglne 1. 1. Zarzdzenie okrela: wymogi dla umw cywilnoprawnych, zwanych dalej umowami, zawieranych na potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej Ministerstwem oraz placwek zagranicznych z osobami fizycznymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadajcymi osobowoci prawnej, w tym z przedsibiorcami, zwanymi dalej kontrahentami; zasady opiniowania, zawierania i potwierdzania wykonania umw, o ktrych mowa w pkt 1; zasady rejestrowania i przechowywania oryginaw umw. 2. Zarzdzenie nie dotyczy umw ze stosunku pracy.

1)

2) 3)

2. 1. Za Skarb Pastwa, reprezentowany przez Ministerstwo, umow z kontrahentem zawiera: 1) Minister Spraw Zagranicznych (jako organ administracji, dysponent gwny rodkw budetowych i dysponent trzeciego stopnia) zgodnie z waciwoci okrelon w ustawie o dziaach administracji rzdowej i w zakresie okrelonym w przepisach odrbnych; 2) Dyrektor Generalny Suby Zagranicznej (jako dyrektor generalny urzdu) w zakresie okrelonym w ustawie o subie cywilnej i innych przepisach. 2. Za Skarb Pastwa reprezentowany przez placwk zagraniczn umow z kontrahentem zawiera kierownik placwki zagranicznej. 3. 1. Do dziaania w imieniu osb wskazanych w 2 maj prawo wycznie podmioty upowanione do tego na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub innych przepisw wewntrznych albo imiennych penomocnictw udzielonych przez te osoby do dokonania okrelonych czynnoci.

2. Jeli do zawarcia umowy niezbdne jest wystawienie penomocnictwa, jego tre podlega uzgodnieniu z komrk organizacyjn waciw w sprawach prawnych. 3. Dyrektorzy komrek organizacyjnych upowanieni s na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych do skadania owiadcze woli, w tym do zawierania umw, w zakresie wynikajcym z przyznanego limitu dla komrki organizacyjnej w ramach planu finansowego. 4. 1. Zaciganie zobowiza oraz dokonywanie wydatkw odbywa si w ramach rodkw okrelonych w planie finansowym jednostki, planie dysponenta gwnego lub w ramach rodkw wynikajcych z podziau rezerwy celowej lub oglnej budetu pastwa. 2. Osoby upowanione do skadania owiadcze woli, w tym do zawierania umw, odpowiedzialne s za dokonywanie wydatkw w sposb legalny, celowy i oszczdny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektw z danych nakadw oraz optymalnego doboru metod i rodkw sucych osigniciu zaoonych celw. 5. 1. Zawarcie umowy cywilnoprawnej na potrzeby Ministerstwa lub placwki zagranicznej wymaga pisemnego uzasadnienia okrelajcego przynajmniej potrzeb zawarcia umowy i przydatnoci jej rezultatu dla realizacji zada komrki organizacyjnej lub placwki zagranicznej. 2. Odrbne przepisy, w tym zwaszcza przepisy dotyczce zasad zlecania specjalistycznej obsugi prawnej oraz zakupu usug obejmujcych wykonanie analiz, ekspertyz i opinii mog okrela dalej idce wymogi w zakresie sporzdzania uzasadnie do projektw zawarcia umw cywilnoprawnych oraz procedur ich uzgadniania i opiniowania. 6. 1. Umowy, do ktrych zastosowanie ma ustawa z dnia 29 st ycznia 2004 r. Prawo zamwie publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1656, z pn. zm.) zawiera si w trybie okrelonym w tej ustawie, a pozostae umowy powinny by zawierane z zastosowaniem zasad uczciwej konkurencji, to jest na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, chyba e szczeglny charakter przedmiotu umowy uzasadnia zastosowanie innego sposobu wyboru kontrahenta. Odrbne przepisy mog okrela inne zasady zawierania umw. 2. Wybr najkorzystniejszej oferty moe by dokonany w formie przetargu pisemnego lub ustnego, licytacji, aukcji elektronicznej, konkursu ofert, porwnania cennikw, zapytania o cen, sondau rynkowego, negocjacji z kilkoma oferentami lub w innej formie zapewniajcej uczciw konkurencj. 3. Dokumentacja dotyczca zawarcia umowy powinna w sposb jednoznaczny dowodzi, e wybrana zostaa oferta najkorzystniejsza lub , e niemoliwe byo porwnanie ofert. 7. Osoba wykonujca czynnoci zwizane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postpowania o udzielenie zamwienia publicznego bd innego postpowania lub czynnoci skutkujcej zawarciem umowy, a take uczestniczca w procesie merytorycznego odbioru przedmiotu umowy nie moe jednoczenie by podwykonawc w umowie zawartej w wyniku przeprowadzonego postpowania. Podwykonawc nie moe take by jej maonek, wstpny, zstpny, rodzestwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostajca w stosunku przysposobienia oraz jej maonek, a take osoba pozostajca we wsplnym poyciu.

 8. 1. Przedmiotem umowy cywilnoprawnej dotyczcej zlecania usug lub wykonania dziea nie powinny by zadania mieszczce si w zakresie obowizkw subowych pracownikw Ministerstwa lub placwek zagranicznych. 2. W przypadku, gdy przedmiot umowy cywilnoprawnej pokrywa si z obowizkami subowymi ktregokolwiek z pracownikw Ministerstwa lub placwki wymagane jest sporzdzenie dodatkowego uzasadnienia wskazujcego na okolicznoci przemawiajce za koniecznoci zawarcia umowy i uzyskanie, za porednictwem komrki waciwej w sprawach osobowych, zgody Dyrektora Generalnego Suby Zagranicznej na jej zawarcie. 3. Zgoda, o ktrej mowa w ust.2 nie zwalnia pracownika z obowizku uzyskania zgody Dyrektora Generalnego Suby Zagranicznej na dodatkowe zatrudnienie lub dodatkow dziaalno zarobkow, jeeli przepisy ustawy o subie cywilnej lub ustawy o subie zagranicznej tak stanowi.

Rozdzia 2 Podstawowe wymogi dla umw cywilnoprawnych 9. Umowy cywilnoprawne powinny zawiera w szczeglnoci: dokadne oznaczenie kontrahenta, to jest w przypadku: a) osoby fizycznej, nie bdcej przedsibiorc, majcej miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu przepisw o podatku dochodowym od osb fizycznych - imi i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL, numer i seri dokumentu tosamoci, numer NIP, b) przedsibiorcy, ktry zarejestrowany jest na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej adres siedziby, numer NIP, numer REGON oraz w zalenoci od formy prowadzonej dziaalnoci - numer wpisu do Krajowego Rejestru Sdowego lub do ewidencji dziaalnoci gospodarczej prowadzonej przez waciw gmin (wymagane jest zaczenie powiadczonej kopii dokumentu potwierdzajcego wpis wystawionego nie wczeniej ni 3 miesice przed dat jego przedoenia przez kontrahenta), c) osoby prawnej niebdcej przedsibiorc, ktry zarejestrowany jest na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - adres siedziby, numer NIP, numer wpisu do odpowiedniego rejestru (wymagane jest zaczenie powiadczonej kopii dokumentu potwierdzajcego wpis wystawionego nie wczeniej ni 3 miesice przed dat jego przedoenia przez kontrahenta), d) zagranicznej osoby fizycznej, prawnej lub organizacji midzynarodowej - dane jednoznacznie identyfikujce kontrahenta, ktre zwykle umieszcza si w umowach zawieranych w danym pastwie (wymg przedoenia dokumentu, o ktrym mowa w pkt. b lub c stosuje si odpowiednio); dokadne oznaczenie penomocnika, jeli dziaa w imieniu strony (wymagane jest zaczenie penomocnictwa, jeli nie wynika to wprost z przedstawionych dokumentw, o ktrych mowa w pkt. 1 lit.b lub c; potwierdzenie przez kontrahenta posiadania uprawnie niezbdnych do wykonania zobowiza wynikajcych z umowy, udokumentowane stosownymi owiadczeniami, licencjami lub innymi dokumentami, jeeli jest to zwizane z charakterem umowy i zgodne z prawem waciwym dla umowy, a nie wynika z treci oferty lub wniosku zoonych przez kontrahenta w postpowaniu o udzielenie zamwienia publicznego, ktrego wynikiem jest zawarcie umowy;

1)

2)

3)

4)

5)

6) 7)

8) 9)

10)

11)

12)

13) 14)

15)

precyzyjny i wyczerpujcy opis przedmiotu umowy (moe zosta uszczegowiony w formie zacznika do umowy, jeli jest szczeglnie skomplikowany, rozbudowany bd zawierajcy normy o charakterze technicznym); termin wykonania umowy lub termin, na jaki umowa zostaa zawarta, przy zastosowaniu poniszych zasad wynikajcych z prawa cywilnego: a) termin oznaczony w dniach koczy si z upywem ostatniego dnia, b) jeeli pocztkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzgldnia si przy obliczaniu terminu dnia, w ktrym to zdarzenie nastpio, c) termin oznaczony w tygodniach, miesicach lub latach koczy si z upywem dnia, ktry nazw lub dat odpowiada pocztkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesicu nie byo - w ostatnim dniu tego miesica, d) jeeli termin jest oznaczony na pocztek, rodek lub koniec miesica, rozumie si przez to pierwszy, pitnasty lub ostatni dzie miesica, e) termin pmiesiczny jest rwny pitnastu dniom, f) jeeli termin jest oznaczony w miesicach lub latach, a cigo terminu nie jest wymagana, miesic liczy si za dni trzydzieci, a rok za dni trzysta szedziesit pi, g) jeeli koniec terminu do wykonania czynnoci przypada na dzie uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upywa dnia nastpnego; okrelenie sposobu, miejsca i formy odbioru przedmiotu umowy lub wykonania umowy; wysoko wynagrodzenia z podaniem kwot brutto cyfrowo i sownie oraz terminu i formy patnoci, a jeli jest ona dokonywana przelewem i patnikiem jest Ministerstwo lub placwka, naley umieci w umowie klauzul stanowic, e za dzie zapaty uwaa si dzie zoenia w banku polecenia przelewu rodkw; okrelenie okolicznoci, warunkw i formy rozwizania, wypowiedzenia oraz odstpienia od umowy, a take zmiany jej postanowie; okrelenie kar umownych za niewykonanie, nienaleyte lub nieterminowe wykonanie umowy przez kontrahenta, z uwzgldnieniem jego zgody na potrcenie kar z nalenego wynagrodzenia; klauzul o zachowaniu przez kontrahenta w tajemnicy informacji zawartych w umowie oraz uzyskanych w zwizku z jej realizacj, jeeli jest to konieczne ze wzgldu na specyfik umowy; w przypadku umw zawartych w wyniku postpowania o udzielenie zamwienia publicznego klauzul o poniszej treci: "Umowa jest wynikiem postpowania o udzielenie zamwienia publicznego na ........ (nazwa postpowania) prowadzonego w trybie ......... (tryb postpowania)."; zobowizanie kontrahenta do udzielenia licencji lub przeniesienia autorskich praw majtkowych ze wskazaniem pl eksploatacji w zalenoci od przedmiotu umowy, jeli wymaga tego interes Ministerstwa lub placwki; wskazanie prawa waciwego dla rozstrzygania spraw nie uregulowanych w umowie; okrelenie sposobu rozstrzygania sporw - poprzez wyraenie przez strony woli ich ugodowego rozwizywania, a dopiero gdyby okazao si to niemoliwe wskazanie sdu powszechnego waciwego dla rozstrzygnicia sporu; wskazanie iloci sporzdzonych egzemplarzy oraz jzykw umowy.

10. 1. W miar moliwoci w umowach unika naley postanowie o nakadaniu kar umownych na Ministerstwo lub placwk zagraniczn, uprawnieniach kontrolnych kontrahentw zwizanych z realizacj umowy (np. kontroli wynajmowanego lokalu), zapisw

na zagraniczny sd polubowny, kaucji gwarancyjnych, patnoci z gry za dugie ok resy umowne i wszelkich zobowiza niekorzystnych ekonomicznie lub nieracjonalnych z punktu widzenia interesw resortu spraw zagranicznych i Skarbu Pastwa. 2. W przypadku umw zawieranych przez placwki zagraniczne naley unika zapisw o rozstrzyganiu sporw przez sd miejscowy, chyba, e ustawodawstwo pastwa przyjmujcego narzuca w tym wzgldzie okrelone prawem standardy albo, jeli kontrahent uzalenia od tego zawarcie korzystnej dla placwki umowy. W takim przypadku naley dy do zawarcia w umowie klauzuli stwierdzajcej, e zapis na sd miejscowy nie jest rwnoznaczny ze zrzeczeniem si immunitetu jurysdykcyjnego placwki. Rozdzia 3 Zasady opiniowania umw cywilnoprawnych 11. 1. Umowa moe zosta zawarta po jej pozytywnym zaopiniowaniu przez: dyrektora lub zastpc dyrektora komrki organizacyjnej waciwej w sprawach osobowych - w zakresie spenienia warunku, o ktrym mowa w 8 ust.1; 2) radc prawnego z komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych - pod wzgldem formalno-prawnym; 3) gwnego ksigowego w zakresie wstpnej kontroli zgodnoci operacji gospodarczej z planem finansowym; 4) inne podmioty, jeeli przepisy szczeglne tak stanowi. 2. Akceptacja opiniowanej umowy nastpuje poprzez zoenie parafy na kadej stronie umowy oraz podpisu i pieczci osoby opiniujcej oraz daty na ostatniej stronie egzemplarza numer 2 umowy, ktry po podpisaniu umowy jest rejestrowany i przechowywany zgodnie z 21.
1)

12. 1. Nie wymagaj opiniowania przez radc prawnego komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych umowy, dla ktrych prawem waciwym jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej, sporzdzone wedug: 1) wzorw okrelanych przez dyrektora komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych; 2) wzorw okrelonych w przepisach odrbnych powszechnie obowizujcych. 2. Nie wymagaj uzyskania opinii radcy prawnego komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych: 1) umowy sporzdzone przez radc prawnego zatrudnionego w takim charakterze w innej komrce organizacyjnej Ministerstwa ni komrka organizacyjna waciwa w sprawach prawnych oraz umowy sporzdzone przez radc prawnego, adwokata bd notariusza wiadczcego na rzecz Ministerstwa lub placwki zagranicznej usug z zakresu specjalistycznej obsugi prawnej na zasadach okrelonych w zarzdzeniu nr 5 Dyrektora Generalnego Suby Zagranicznej z dnia 11 kwietnia 2008 r. w sprawie zasad i trybu zlecania specjalistycznej obsugi prawnej dla potrzeb M inisterstwa Spraw Zagranicznych i placwek zagranicznych (Dz. Urz. MSZ z dnia 31 maja 2008 r.); 2) umowy najmu lokali dla potrzeb placwek zagranicznych sporzdzone zgodnie ze standardami najmu okrelonymi przez dyrektora komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych, za wyjtkiem: a) umw najmu siedzib placwek zagranicznych oraz rezydencji kierownikw placwek,

umw najmu, w ktrych warto miesicznego czynszu przekracza rwnowarto kwoty 15.000 zotych, liczonej wedug redniego kursu NBP z dnia wystpienia z wnioskiem o najem. 3. Wzory, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1 i standardy, o ktrych mowa w ust . 2 pkt 2 ogaszane s w intranetowym systemie informacji prawnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych ze wskazaniem daty, od ktrej obowizuj.
b)

13. W procesie realizacji istotnych zada lub projektw, wymagajcych sporzdzania wielu umw z kontrahentami, na wniosek dyrektora koordynujcej komrki organizacyjnej lub kierownika projektu, moe zosta wyznaczony radca prawny z komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych do opiniowania umw zawieranych w ramach realizacji tego zadania lub projektu (prowadzcy radca prawny) albo wskazany podmiot zewntrzny do obsugi prawnej zadania lub projektu. 14. Umowy, dla ktrych prawem waciwym jest prawo obce, zwaszcza skomplikowane lub wywoujce powane skutki prawne lub finansowe, powinny by konsultowane z miejscowymi prawnikami na zasadach okrelonych w zarzdzeniu, o ktrym mowa w 12 ust. 2 pkt 1. Rozdzia 4 Zawarcie i potwierdzenie wykonania umw 15. 1. Zawarcie umowy moe zosta poprzedzone negocjacjami z kontrahentem lub kontrahentami, w ktrych ze wzgldu na transparentno postpowania udzia bra powinno przynajmniej dwch pracownikw Ministerstwa lub placwki zagranicznej (negocjatorzy), ktrzy sporzdzaj protok z przeprowadzonych negocjacji i przedstawiaj go do zatwierdzenia odpowiednio Dyrektorowi Generalnemu Suby Zagranicznej, za porednictwem dyrektora Biura Dyrektora Generalnego lub kierownikowi placwki. 2. Zawarcie umowy kupna nieruchomoci lub innej umowy skutkujcej wydatkowaniem rodkw budetowych przekraczajcych rwnowarto 125 tysicy Euro, a nie bdcej wynikiem postpowania o udzielenie zamwienia publicznego poprzedza si negocjacjami z kontrahentem, prowadzonymi conajmniej przez dwch negocjatorw wyznaczonych przez Dyrektora Generalnego Suby Zagranicznej, ktry wyposaa ich w instrukcj negocjacyjn, przygotowan przez waciw merytorycznie komrk organizacyjn we wsppracy z komrk organizacyjn waciw w sprawach prawnych. 3. Do udziau w negocjacjach moe zosta wyznaczony radca prawny z komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych lub wynajty miejscowy prawnik. 4. Negocjacje powinny odbywa si w miejscu bezpiecznym, gwarantujcym zachowanie tajemnicy rozmw, bez udziau osb postronnych. 5. Negocjatorzy sporzdzaj protok z odbytych negocjacji i w sprawach, o ktrych mowa w ust. 2 przedkadaj go do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Spraw Zagranicznych. 16. 1. Zawarcie umowy oraz jej kadorazowa zmiana wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem niewanoci, z zastrzeeniem umw, dla ktrych wymagana jest forma notarialna lub inna przewidziana przez prawo miejscowe.

2. Zmiana umowy dokonywana jest z zachowaniem wymaga oraz zasad opiniowania, rejestracji i przechowywania okrelonych niniejszym zarzdzeniem. 17. 1. Kada umowa sporzdzana jest w przynajmniej dwch jednobrzmicych egzemplarzach, po jednym dla kadej ze stron umowy. 2. Umowy cywilnoprawne podlegajce prawu obcemu naley zawiera w dwch wersjach jzykowych w jzyku polskim oraz jzyku pastwa przyjmujcego albo innym jzyku zrozumiaym dla kontrahenta, jeeli prawo waciwe dla tej umowy dopuszcza tak moliwo. 3. W umowach, o ktrych mowa w ust. 1, w miar moliwoci naley dy do tego, by zastrzec dla wykadni tekst sporzdzany w jzyku polskim. 4. Odstpienie od wymogw okrelonych w ust.1 i 2 wymaga uzasadnienia. 18. 1.Wypata wynagrodzenia przewidzianego umow uzaleniona jest od potwierdzenia jej naleytego i terminowego wykonania po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy. 2. Potwierdzenia dokonuje osoba, ktra umow podpisaa lub osoba upowaniona przez ni lub bezporednio w umowie wskazana do odbioru przedmiotu umowy. 3. W zalenoci od przedmiotu umowy potwierdzenie wykonania moe mie form protokou odbioru, sprawozdania, zatwierdzenia sprawozdania lub adnotacji na fakturze (rachunku) wystawionej (wystawionym) przez kontrahenta i oznacza akceptacj wykonania umowy. W przypadku dokonywania odbioru przedmiotu umowy w formie adnotacji na fakturze kontrahenta w opisie naley jednoznacznie stwierdzi, e przedmiot umowy zosta wykonany zgodnie z postanowieniami umowy i wyznaczonymi w niej terminami. 4. W przypadku, jeeli umowa nie zostaa naleycie i terminowo wykonana osoba upowaniona do odbioru odmawia potwierdzenia wykonania umowy i inicjuje podjcie lub, jeli ma takie uprawnienia, podejmuje dziaania przewidziane w umowie na wypadek jej nienaleytego lub nieterminowego wykonania. 19. Zawarcie umowy, jak rwnie potwierdzenie jej wykonania z naruszeniem zasad okrelonych w niniejszym zarzdzeniu stanowi naruszenie obowizkw pracowniczych. Przepisy kodeksu pracy o odpowiedzialnoci za wyrzdzenie szkody pracodawcy stosuj e si odpowiednio.

Rozdzia 5 Rejestracja i przechowywanie umw 20. 1. Kada umowa podlega rejestracji niezwocznie po zawarciu, a jej zarejestrowany orygina (egzemplarz nr 2) przekazywany jest do przechowania. 2. Rejestry umw prowadz: 1) komrka organizacyjna waciwa w sprawach prawnych - dla wszystkich umw zawieranych przez Ministerstwo oraz dla zawieranych przez placwki zagraniczne umw kupna/sprzeday nieruchomoci i umw najmu wymienionych w 12 ust. 2 pkt 2 lit. a i b; 2) kancelaria placwki - dla umw zawieranych przez placwk nie wymienionych w pkt 1. 3. Rejestr prowadzony jest na dany rok kalendarzowy w wersji elektronicznej.

4. Rejestracja polega na nadaniu umowie numeru wynikajcego z kolejnoci wpisu w rejestrze rocznym w danym roku kalendarzowym. 5. Za wdroenie systemu rejestracji umw do koca 2010 r. odpowiadaj: 1) w Ministerstwie dyrektor komrki organizacyjnej waciwej w sprawach prawnych; 2) w placwce zagranicznej kierownik placwki. 21. 1. Zarejestrowane oryginay umw przechowywane s: dla umw okrelonych w 20 ust. 2 pkt 1 przez komrk organizacyjn waciw w sprawach finansowych; dla umw okrelonych w 20 ust. 2 pkt 2 przez komrk finansow placwki. 2. Za wdroenie systemu przechowywania umw do koca 2010 r. odpowiadaj: w Ministerstwie dyrektor komrki organizacyjnej waciwej w sprawach finansowych; w placwce zagranicznej kierownik placwki.

1) 2) 3) 4)

Rozdzia 6 Przepisy kocowe 22. Dyrektor komrki organizacyjnej waciwej w sprawach informatyki wprowadzi do globalnej listy adresowej poczty elektronicznej MSZ zbiorczy adres koordynator pomocy prawnej@msz.gov.pl, na ktry bd przesyane projekty umw podlegajce parafowaniu przez radc prawnego. 23. Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania.