TAJUK 4 PENGURUSAN MESYUARAT

4.0

PENGENALAN

Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh hidup sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk hidup sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan biasanya akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat individu kedua apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya. Tanpa merujuk kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua, seseorang itu akan digelar sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan. Apabila jumlah manusia bertambah, dengan menggunakan satu bahasa yang difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula mengadakan permuafakatan dalam menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ, lahirlah struktur pentadbiran dalam masyarakat.

4.0.1 Pengertian Mesyuarat

Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa makna berhimpun, berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, Perundingan (untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan). Secara amnya dapatlah kita katakana bahawa mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi

mendapatkan satu keputusan. Keputusan yang diperolehi biasanya dicapai selepas berlakunya perbahasan atau percambahan atau percanaian fikiran oleh ahli-ahli mesyuarat dan biasanya keputusan yang dicapai itu adalah kata sepakat atau persetujuan oleh sebilangan besar anggota atau ahli-ahli yang hadir bermesyuarat.

Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetuju dengan keputusan yang dicapai hendaklah lazimnya akur akan keputusan yang dicapai oleh suara ramai.

4.1

JENIS-JENIS MESYUARAT

Terdapat lima jenis mesyuarat, dan kelima-lima mesyuarat tersebut ada disenaraikan di bawah:

4.1.1 Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua

persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut undang-undang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya 1/3 atau daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung dilaksanakan.

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. Aluan Pengerusi. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu. Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan. Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru. Membincangkan usul dan cadangan. Ucapan penangguhan. Hal-hal lain.

4.1.2 Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa

Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa, seperti namanya, diadakan secara tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat dilaksanakan atau diselesaikan di peringkat jawatankuasa. Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang ditentukan atas cadangan ahli atau mengikut peraturan tertentu. Mesyuarat ini kadangkadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.

4.1.3

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan corak projek ditubuhkan.

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan mesyuarat ini amat bergantung kepada keperluan. Lagi banyak projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah, kerap jugalah

jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha, biasanya satu minggu daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat biasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

4.1.4

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat

Jawatankuasa

Kecil

ialah

mesyuarat

yang

paling

bawah.

Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan sebagainya.

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau enam orang sahaja. Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah ahlinya bergantung kepada kecil besarnya projek yang hendak dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang hendak dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak melaksanakan tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh masa terdekat.

Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan tugas walaupun di kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas menyelaraskan Jawatankuasa berkenaan.

4.1.5

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu

persatuan, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya. Mesyuarat dikatakan secara adhoc juga apabila sekumpulan pelajar dikerahkan untuk melaksanakan sesuatu projek, sama ada penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat. Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan.

4.2

PERANAN AHLI JAWATANKUASA

4.2.1 Pengerusi

Seorang pengerusi biasanya dipilih daripada kalangan anggota yang mempunyai kebolehan bercakap dengan baik dan dapat mengawal majlis dengan tertib. Beliau bertugas untuk mengendalikan mesyuarat dengan berwibawa dan berketrampilan. Beliau hendaklah memulakan mesyuarat dengan baik dan tertib. Biasanya ia mengalualukan kehadiran anggota, memperkenalkan ahli baru, mengucapkan terima kasih kepada ahli lama yang tidak terlantik lagi kerana jasa masing-masing.

Pengerusi juga akan dengan ringkas menyatakan pengalamannya berhubung dengan perjalanan persatuan selepas mesyuarat yang lepas. Di sini idea-idea baru pengerusi mungkin dikemukakan, atau dengan kuasa yang diberikan kepadanya oleh anggota, ia akan mencuba untuk melaksanakan beberapa projek yang difikirkan baik untuk kemajuan persatuan. Ia juga akan mengemukakan perkara-pekara yang hendak dibincangkan (agenda) dengan ringkas dan jelas. Selain itu, ia harus menjadi perantara yang baik, mengawal perjalanan mesyuarat dengan cara menjadi pendengar yang baik dan tidak pula berpihak kepada mana-mana anggota.

4.2.2

Setiausaha

Setiausaha persatuan/pertubuhan, sesuai dengan gelaran jawatannya setia dan usaha, hendaklah harus setia kepada persatuan dan berusaha untuk menggerakkan jentera pentadbiran persatuan. Sebilang waktu, ia hendaklah bekerjasama dengan pengerusi. Selain itu, tugas-tugas lain ialah mengedar surat jemputan mesyuarat, menyediakan minit mesyuarat terdahulu untuk diedarkan sebelum mesyuarat, menyediakan agenda dan tempat mesyuarat, menyediakan segala peralatan mesyuarat yang diperlukan, mengedar borang kehadiran, mencatat dan menyiapkan minit mesyuarat dengan baik dan segera serta mengedarkan minit mesyuarat tersebut dengan kadar segera kepada setiap anggota yang terlibat.

4.2.3

Ahli Jawatankuasa

Ahli Jawatankuasa yang terlantik bertanggung jawab untuk memberikan buah fikiran yang bernas untuk memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek. Ia juga harus sanggup bekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baik serta sanggup pula memberikan khidmat bakti secara ikhlas dan jujur.

4.3

AGENDA MESYUARAT

i. ii. iii. iv. v. vi.

Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

4.3.1 Maksud

Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Penyediaan agenda presiden harus dibincangkan bersama setiausaha

tentang isi dan kandungan agenda sebelum agenda ditetapkan, dicetak dan diedarkan kepada ahli mesyuarat. Presiden akan memberitahu setiausaha tentang perkara yang harus dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat. Walaupun begitu, setiausaha akan menyusun agenda mesyuarat dan menjadi tanggungjawab presiden untuk meluluskan agenda tersebut

4.3.2 Rangka

Pelbagai bentuk agenda boleh disusun dan bergantung pada keperluan dan jenis mesyuarat. Agenda yang berbentuk rangka dipaparkan dalam bentuk ringkasan dan cuma memberi tajuk asas terhadap perkara yang hendak dibincangkan (digunakan sekiranya agenda itu dimasukkan sebagai sebahagian daripada notis yang diedarkan kepada ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat.

4.3.3 Salinan Presiden

Salinan agenda yang berbentuk lebih lengkap daripada edaran diberikan kepada presiden. Dilakukan dengan mengosongkan satu ruang di bahagian tepi kertas agenda untuk Presiden membuat catatan

4.3.4 Salinan Setiausaha

Setiausaha yang cekap dan bijak mempunyai salinan agendanya sendiri dengan lebih lengkap dan terperinci. Memudahkan setiausaha mencatatkan ketetapan dan memindahkannya dalam bentuk minit mesyuarat

4.3.5 Kandungan Kertas Agenda

i. ii.

Perlu disusun dengan teliti agar kelihatan kemas dan menarik Butiran yang perlu ada:

a. Tajuk: Di bahagian tengah kertas agenda dinyatakan nama pertubuhan Di bawah nama pertubuhan adalah alamat pertubuhan Mempunyai tajuk yang sesuai (gambaran awal jenis mesyuarat) Dinyatakan tempat dengan menyebut alamat penuh mesyuarat dan masanya

b. Susunan Mengikut urutan yang betul dan sesuai Ucapan Presiden- membaca minit mesyuarat- membuat pindaanpengesahan minit- perkara berbangkit- perkara yang dibincangkan.

c. perkara lain Perkara Bergantung kepada keadaan dan kepentingan sesebuah mesyuarat Memastikan agar perkara yang dibincangkan tidak tertinggal

Boleh dicapai dengan menghubungi pengerusi dan pegawai-pegawai lain yang mungkin mempunyai perkara tertentu untuk dimasukkan dalam mesyuarat

d. Peruntukan masa Mendahulukan perkara utama Perkara khas yang dibincangkan mempunyai peruntukan masa yang mencukupi

e. Penyelesaian Bahagikan masa dengan bijak dan adil agar semua ahli dapat bersuara. Tajuk perbincangan berdasarkan bidang yang telah ditetapkan Memerlukan perancangan teliti antara presiden dan setiausaha bagi menjimatkan dan mentadbir masa.

f. Kepastian Maklumat dalam mesyuarat mesti dinyatakan secara padat Kandungan hendaklah ringkas dan tepat agar tiada sebarang kekeliruan Ditulis dengan kemas agar mudah difahami

g. Persetujuan Perlu mendapatkan persetujuan presiden mengenai perkara yang hendak dibincangkan Dinyatakan secara teratur dan jelas Buat rujukan terhadap minit mesyuarat yang lepas dan perhatikan perkara dan ketetapan yang tertangguh (sebagai ingatan)

h. Bertulis Usul yang dikemukakan dinyatakan secara bertulis

Diserahkan dalam tempoh masa yang ditetapkan Nama pencadang dan penyokong usul perlu dicatat Agenda dalam bentuk terakhir perlulah mendapatkan pengesahan sebelum diedarkan

Pengesahan boleh didapati secara tidak formal daripada presiden atau ahli jawatankuasa

i. -

Pengurusan Minit, atur cara dan surat panggilan mesyuarat dikirimkan kepada ahli mestilah mendapatkan persetujuan pihak pengurusan terlebih dahulu sebelum agenda

Untuk

membolehkan

menjawab

sebarang

pertanyaan

dan

menyelesaikan perkara berbangkit Laporan dan surat menyurat yang diperlukan disimpan dengan baik untuk mesyuarat yang mendatang

4.4

TATACARA MESYUARAT

Sebagai

satu

bentuk

komunikasi

yang

formal,

mesyuarat

mempunyai

tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:

4.4.1 Peringkat pra-mesyuarat

i.

Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan.

ii.

Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan).

iii.

Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

4.4.2 Peringkat dalam mesyuarat

i.

Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.

ii.

Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.

iii.

Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

iv.

Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.

v.

Pembangkitan

Perkara

Berbangkit:

Perkara

berbangkit

ialah

tajuk

perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain. vi. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"

4.5

Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat ialah hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut. Ini bermakna catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak berkenaan dengan berkesan. Minit mesyuarat menjadi panduan pelaksanaan kepada yang terlibat. Tanpa penulisan minit yang baik dan sempurna, pelaksanaan tidak akan sempurna.

4.5.1 Format Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT ........... (Catatkan nama mesyuarat) Bil. ... Tahun ..... (Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : ................. Masa : ................. Masa : ................. Tempat : ................. HADIR HADIR BERSAMA URUSETIA 14 I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA V. HAL-HAL LAIN VI. PENUTUP VII. TANDATANGAN SETIAUSAHA DAN PENGERUSI VIII.TARIKH MINIT DISEDIA