Dokumendihaldus Eesti

infoühiskonnas

Kädi Riismaa
Riigikantselei dokumendihalduse osakonna juhataja
Pärnu 24.01.2008
1
 Millest räägime?

• Millest juhinduda dokumendihalduse arendamisel?

• Millised on riigi eesmärgid dokumendihalduse
arendamisel?
• Mis on elektrooniline dokumendivahetus?
• Mis on dokumendivahetuskeskus ja kuidas ta toimib?
• Milliseid on vahetatavad digitaaldokumendid?
• Mida tehakse digitaaldokumentide säilitamiseks?
• Milline on elektroonilise dokumendivahetuse
hetkeseis?
2
Meil on kaasaegne dokumendihaldus.
Kas sellest piisab?

3
 Milleks riigile dokumendihaldus?

ERASEKTOR AVALIK SEKTOR

President

Riigikogu

Valitsus
Ministeeriumid

Ametid/Maavalitsused

Kohalikud omavalitsused

4
 Millest peaks juhinduma
dokumendihalduse arendamisel?

• Õigusaktid
• Standardid
• Juhised

• Euroopa Liidu suunised

• Infoühiskonna arengukava aastani 2013
• Vabariigi Valitsuse 2007.-2011. a. tegevusprogramm
5
 Millised on Euroopa Liidu suunised?

Lissaboni strateegia

Kõigekonkurentsi-
Kõige konkurentsi-
võimelisem
võimelisem
ja
ja teadmuspõhisem
teadmuspõhisem i2010
majandus
majandus
Euroopa
Euroopainfoühiskond
infoühiskond
majanduskasvu
majanduskasvuning
ning
tööhõiveparandamiseks
tööhõive parandamiseks
6
Kuidas riigis dokumendihaldust juhitakse?

• Riigikantselei koordineerib asjaajamise

arengut ja üleminekut elektroonilisele
dokumendihaldusele avalikus sektoris ning annab
dokumendihalduse alaseid juhiseid
• Ministeeriumid nõustavad ja abistavad oma
valitsemisala asutusi
• Siseministeerium ja maavalitsused nõustavad
ning abistavad kohalikke omavalitsusi

7
 Mis on kirjas
infoühiskonna arengukavas?

Riigivalitsemise tõhustamine:
- asjaajamine avalikus sektoris toimub
elektrooniliselt
- riigi infosüsteem on teenusepõhine ja lähtub kasutaja
vajadustest
- elektroonilise isikutuvastuse rakendused vastavad
maailma parimatele praktikatele
- teiste maade kodanikele, on loodud võimalus
asjakohaste e-teenuste kasutamiseks

8
 Millised sihid seab valitsuse
tegevusprogramm?

Infoühiskonna edendamine – e-riigi arendamine:

- riik suhtleb kodanikuga elektrooniliste kanalite kaudu
- riik ei kohusta kodanikke dokumentide abil tõendama
oma õigusi
- arvlemine avalikus sektoris muudetakse 2010. aastaks
paberivabaks
- avaliku sektori sisene asjaajamine muudetakse
paberivabaks aastaks 2011 ning tagatakse andmete
liikuvus ristkasutuses andmekogude vahel
9
 Elluviimine ja järelevalve

Aastane Ressursside
Arengukava
tegevuskava planeerimine

10
Mis muutus avaliku sektori asjaajamise
korras?

• Vabariigi Valitsuse määruse “Asjaajamiskorra

ühtsed alused” muutmine 2007:
• Eesmärgiks on kiirendada avaliku sektori asutuste
üleminekut elektroonilisele asjaajamisele
• Sätestatakse üleminek automaatsele ja turvalisele
elektroonilisele dokumendivahetusele

11
 Miks on vaja tegeleda elektroonilise
dokumendivahetusega?

• Asutustel on dokumendihalduse tarkvara

• Süsteemi arendatakse asutuse vajadustest lähtudes
• Dokumendid luuakse elektroonilistena, kuid
asutuste vahel liiguvad paberid
• Tarkvarad, dokumendid, metaandmed on erinevad
• Dokumendihaldussüsteemid “ei mõista”
üksteist

12
Kuidas dokumendid liiguvad?

S I S I S I S

S S S S

I
13
Mis on elektrooniline dokumendivahetus?

• Digitaaldokumendid liiguvad automaatselt ühest

dokumendihaldussüsteemist teise

• Digitaaldokumendid edastatakse turvaliselt üle

andmevahetuskeskkonna X-tee

• Digitaaldokumendid saadetakse ühest

dokumendihaldussüsteemist teise X-teel paikneva
dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu
14
Mis on dokumendivahetuskeskus (DVK)?

DVK = tehniline lahendus digitaaldokumentide

automaatseks saatmiseks ühest
dokumendihaldussüsteemist teise
Loodud Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse poolt

• Avalikus sektoris enamkasutatavate dokumendihalduse

tarkvarade liidesed DVK-ga ühendamiseks luuakse
tsentraalselt
• Dokumendihaldussüsteemide arendamiseks vajalike
kulutustega tuleb arvestada asutuste eelarvetes
15
 Kes peavad elektroonilisele
dokumendivahetusele üle minema?

• Kohustuslik:
- ministeeriumid ja Riigikantselei 3. detsember 2007
- maavalitsused, ametid, inspektsioonid 5. mai 2008

• Teistele asutustele kohustust veel pole

• Erasektori ettevõtetele kohustust pole

16
Milliseid digitaaldokumente hakatakse
vahetama?
DVK kaudu vahetatavate digitaaldokumentide
koostamisel kasutatakse laiendatava märgistuskeele
XML (Extensible Markup Language) baasil koostatud
ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme

• XML-esitusvormid tuginevad Riigikantselei juhistele

dokumendielementide ja metaandmete kohta
• XML-esitusvormid ühtlustatakse
• XML-esitusvormide andmebaas võimaldab
esitusvormide taaskasutust 17
Mida tuleb teha XML-esitusvormide
koostamiseks?

• Dokumendiliikide elukäigu kaardistamine

• Dokumendielementide ja metaandmete
kirjeldamine (tehniline ja inimloetav)
• XML-andmekirjelduste ühtlustamine
• DVK kaudu edastamise testimine jm
• Kesksete lahenduste väljatöötamist juhib
Riigikantselei

18
 Millised on nõuded
dokumendihaldussüsteemile?

• Kõrgendatud nõuded elektroonilise

dokumendivahetuse tagamiseks:

- digitaalne menetlemine dokumendihaldussüsteemis

(kooskõlastamine, allkirjastamine, edastamine)
- dokumentide automaatne sidumine
metaandmetega mis kirjeldavad dokumentide
konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu
19
 Kuidas minnakse üle elektroonilisele
dokumendivahetusele?

• Üleminek elektroonilisele dokumendivahetusele

toimub etapiviisiliselt, asutustegruppide kaupa

• XML-põhisele dokumendivahetusele minnakse

üle dokumendiliikide kaupa (kiri, õigusaktid, EL
dokumendid, arved jne)

20
 Kuidas saaks see ka väikestele
asutustele jõukohaseks?

• Ühes dokumendihaldussüsteemis võivad oma

dokumentide haldamist korraldada mitu
asutust üheaegselt, kui dokumendihaldussüsteem
võimaldab kasutada dokumentide liigitamisel
samaaegselt erinevaid ja üksteisest sõltumatuid
liigitussüsteeme

21
 Millised on elektroonilise
dokumendivahetuse etapid?
Sama tarkvara baasil
(kahepoolsed kokkulepped)

Mitme tarkvara baasil

DVK kaudu üle X-tee
(XML-metaandmete edastamine)

XML-dokumentide
edastamine

Andmekirjelduste ühtlustamine, XML-töövahendi hange

Digitaalarhiivi loomine 22
Kuidas erinevaid süsteeme ühildada?

kahepoolsed mitmepoolsed
kokkulepped kokkulepped

23
Kahepoolsed kokkulepped

Kaitseministeerium

Rahandus-
Siseministeerium
ministeerium

Riigikantselei

24
 Asutus E Asutus F

Asutus D

Asutus G
Kaitseministeerium

Rahandus-
Siseministeerium
ministeerium

Asutus H
Riigikantselei
Asutus C

Asutus A
Asutus B

25
 Asutus E Asutus F

Asutus D

Asutus G
Kaitseministeerium

Rahandus-
Siseministeerium
ministeerium

Asutus H
Riigikantselei
Asutus C

Asutus A
Asutus B

26
 Mitmepoolsed kokkulepped
Asutus E
Asutus F

Kaitseministeerium

Asutus G
Asutus D

Rahandus- DOKUMENDI- Siseministeerium

ministeerium VAHETUSKESKUS

Asutus H
Asutus C

Asutus B Riigikantselei Asutus A

27
Milliseid IT-lahendusi saame kasutada?
President
X-tee Riigikogu

Valitsus

Ministeeriumid

Ametid/Maavalitsused

Kohalikud omavalitsused

28
 Kus asub dokumendivahetuskeskus?
Kodanik

Vahetuskeskus
Dokumendi-

Andmekogud
ID-kaardi

Pangad

DVK
KIT EIT AIT tugi

Riigi keskne portaal

www.riik.ee
www.eesti.ee

X-tee

Turvaserver Turvaserver Turvaserver Turvaserver

Asutuse Asutuse Asutuse Asutuse

DHS DHS DHS DHS

Turvaline suhtlemine üle X-tee

29
Milleks dokumendivahetuskeskuse liides?
Asutus E Asutus F

Kaitseministeerium
Asutus G
Asutus D

Rahandus- DOKUMENDI- Siseministeerium

ministeerium VAHETUSKESKUS

Asutus H
Asutus C

Asutus B Riigikantselei Asutus A

Seob süsteemi keskse lahendusega

30
Kuidas dokumendivahetuskeskus toimimib?
Dokumendivahetuskeskus (DVK)

X-tee X-tee

Võta turvaserver turvaserver

dokument
vastu Saadetakse
dokument

Teade “Dokument vastu

võetud”
DHS DHS

Asutus B Asutus A

31
Edastab digitaaldokumendi automaatselt
Miks süsteemid “ei mõista” üksteist?

Saatja Saatja isik

organisatsioon
Aeg
Kuupäev
Dokumendi liik
Koostaja
Allkirjastaja
Allkirjastaja eesnimi

Allkirjastaja
… perekonnanimi

Allkirjastaja
ametinimetus

Asutus A Asutus B

Metaandmed on väga erinevad

32
Kuidas saavutada automaatset dokumendivahetust?
Asutuse A EDHS Asutuse B EDHS

Autor Autor

Loomiskuupäev Loomiskuupäev

Pealkiri Pealkiri

Viit Viit
XML konteiner, veebiteenus
Allkirjastaja Allkirjastaja

Koostaja Koostaja

Dokumendi liik Dokumendi liik

PDF fail PDF fail

+ Reg.number

Metaandmed tuleb ühtlustada

33
 Mida eeldab süsteemidevaheline
dokumendivahetus?

• Asutusel on elektrooniline dokumendihaldussüsteem

• Dokumendihaldussüsteem on ühendatud X-teega
• Dokumendihaldussüsteem on ühendatud
dokumendivahetuskeskusega
• Dokumendid luuakse, menetletakse, vajadusel
allkirjastatakse ja saadetakse välja digitaalselt
• Digitaaldokumentide loomise/menetlemise/edastamise
protsess hõlmab asutuse kõigi tasandite töötajaid
34
 Mida tehakse digitaaldokumentide
säilitamiseks ja kasutamiseks?

• Kaasaegne dokumendihaldussüsteem
• Dokumendihalduse metaandmed
• Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded
• Rahvusarhiivi digitaalarhiiv
• Rahvusarhiivi infosüsteem
• Arhivaalide digiteerimine ja Rahvusarhiivi
virtuaalne uurimissaal

35
Kuidas digitaaldokumendid arhiivi
jõuavad?
Asutus Rahvusarhiiv
DHS AIS
Arhiveerimismoodul Vastuvõtumoodul

X-tee

DVK

36
 Kuidas edeneb Rahvusarhiivi
digitaalarhiivi loomine?

Digitaaldokumentide pikaajalise säilimise tagamine

• Digitaalarhiivi infrastruktuuri ja tarkvara loomine
• Juhised digitaaldokumentide arhiveerimiseks
• Digitaalarhiivinduse veebikeskkonna loomine
Rahvusarhiivi valmisolek digitaalarhiivide
vastuvõtmiseks
• Arhiveerimismooduli ja vastuvõtumooduli loomine
• Pilootprojekt digitaalarhiivide ülevõtmiseks
• OASIS põhise digitaalarhiivi rakendamine
37
Elektrooniline dokumendivahetus 01.2008
Põhiseaduslikud institutsioonid 0%

Ministeeriumid/Riigikantselei 58%

Maavalitsused 33%

Ametid/Inspektsioonid 24%

Kohalikud
omavalitsused 37%

38
 Tänan!
kadi.riismaa@riigikantselei.ee

39