2015-10-28

Requirements for Certification Bodies operating Certification

against the PEFC International Chain of Custody Standard

PEFC ST 2003:2012 Second Edition

Questions and Answers

PEFC Council

World Trade Center 1, 10 Route de l’Aéroport

CH-1215 Geneva, Switzerland
Tel: +41 (0)22 799 45 40, Fax: +41 (0)22 799 45 50
E-mail: info@pefc.org, Web: www.pefc.org
 © PEFC Council 2015

Copyright notice
© PEFC Council 2015
This PEFC Council document is copyright-protected by the PEFC Council. This document is freely
available from the PEFC Council website or upon request.
No part of this document covered by the copyright may be changed or amended, reproduced or
copied, in any form or by any means for commercial purposes without the permission of the PEFC
Council.
The only official version of this document is English. Translations of this document can be provided
by the PEFC Council or PEFC National Governing Bodies. In case of any doubt the English version
is binding.

PEFC ST 2003:2012 Second Edition, Questions and Answers 2

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

General  Do we need to apply the new  The requirements are mandatory for all 
requirements to all auditors or do  auditors carrying out PEFC chain of 
they apply only to auditors assessed  custody audits. 
after the issue date of the standard?     
A few specific clarifications apply for the 
existing auditor bas (auditors operating 
before 16th July 2012 in PEFC chain of 
custody audits). 
General  Can the existing auditor base be used  The requirements are mandatory for all 
under the new standard?  auditors carrying out PEFC chain of 
custody audits. 
 
A few specific clarifications apply for the 
existing auditor base (auditors operating 
before 16th July 2012 in PEFC chain of 
custody audits). 
General  Does PEFC ST 2003:2012 refer to PEFC  For chain of custody auditors carrying out 
GD 2001:2011 “Section 2: Guidance  project chain of custody certification PEFC 
for the implementation of PEFC Chain  ST 2003:2012 is a mandatory document as 
of Custody for specified projects”? In  well. 
other words ‐ are we expected to 
follow 2003:2012 for Project 
Certification? If not then what is the 
appropriate accreditation standard? 
General  Is there any intention from PEFC to  Currently PEFC refers to IAF MD 2:2007 
develop a certificate transfer  (www.iaf.nu). Presumably PEFC will 
procedure in the accreditation  develop someday a PEFC specific version. 
standard? Certificate migration is 
becoming a quite frequent case and 
currently the old certificate must be 
terminated and new one issue by 
succeeding Certification Body. 
6.1.1.2.1  Education within forest based  Strict handling for "new auditors" (as of 
industries can be replaced by work  16th July 2012). 
experience within these   
sectors.  Does auditing such industries  The following clarification for the existing 
equate to “work experience”?  auditors (before 16th July 2012):  
If the CB is using a procedure to identify 
the aspects as defined in 6.1.1.2 of the 
standard for individual auditors and can 
deliver proof of evidence regarding the 
competence of the auditor, the 
accreditation body can accept these 
auditors on a case by case decision.  Such 
a procedure can be used only, if one part 
of the requirements is not met by the 
auditor (education or working 
experience). 

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 3

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

6.1.1.2.1  Is it acceptable to consider the high  Generally yes. It depends on the extent of 
number of PEFC audits they already  the auditing, the number of the audits. 
have carried out as well as training  The accreditation body has to decide on a 
received by our CB on PEFC and FSC  case by case basis whether the auditor or 
auditing as sufficient evidence to  rather his activities can be regarded as 
demonstrate its equivalence to the  equivalent. A full proof of the activities / 
required education?  track record shall be available. 
 
FSC chain of custody experience can be 
considered, but the auditors shall be 
trained for PEFC specific aspects. 
6.1.1.2.2  Could you please explain how PEFC  Currently PEFC does not recognize any 
could recognise our internal PEFC COC  training program from “PEFC external 
education programme?   organisations”.  
PEFC offers a "Training Recognition 
Program" as of June 2014. This program 
enables the participating CBs to 
implement an internal training concept, 
always limited to two years, recognized by 
PEFC Council.  
       
6.1.1.2.2  Also is it required to do this training  Yes, training is required independent from 
every two years regardless if PEFC  a revision.  
COC standard has changed or not? 
6.1.1.2.2  Will PEFC Asia Promotions provide the  PEFC International will offer trainings on a 
training programs regularly?  continuous basis and support regional or 
national initiatives for offering trainings as 
well. 
6.1.1.2.2  Is there any way to save those who  No. Since trainings will be offered 
could not attend the program? (Such  worldwide on a continuous basis the 
as internal training by those who  requirement is mandatory for everybody. 
attended PEFCAP program)  PEFC International will also provide online 
training from October 2014 at the latest. 
6.1.1.2.2  Attending to training is not always  PEFC International will also provide online 
possible for some people.  They may  training from October 2014 at the latest. 
have funeral or things like that.  
Therefore there must be a way for 
these people to be trained.  Things 
like webinar may be a good tool.  
Could you consider about it? 

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 4

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

6.1.1.2.4  Requires “full time experience the  Strict handling for "new auditors" (as of 
forest based industries”.  What is  16th July 2012). 
meant by “full time”?  Full time   
employment or would for instance  The following interpretation for the 
being a consultant or an auditor also  existing auditors (before 16th July 2012):  
be acceptable.  If auditing experience  If the CB is using a procedure to identify 
is acceptable, will this also apply to  the aspects as defined in 6.1.1.2 of the 
auditors that do by example 5 audits  standard for individual auditors and can 
in a year.  deliver proof of evidence regarding the 
competence of the auditor, the 
accreditation body can accept these 
auditors on a case by case decision.  Such 
a procedure can be used only, if one part 
of the requirements is not met by the 
auditor (education or working 
experience). 
6.1.1.2.4  What does a first qualification mean?  Strict handling for "new auditors" (as of 
Our CB has auditors that are ISO  16th July 2012). 
14001 and 9001 auditors currently   
but just starting out to be PEFC Chain  The following interpretation for the 
of Custody auditors. If they are  existing auditors (before 16th July 2014):  
already auditors of various other  If the CB is using a procedure to identify 
standards would that not mean that  the aspects as defined in 6.1.1.2 of the 
they are qualified?  standard for individual auditors and can 
deliver proof of evidence regarding the 
competence of the auditor, the 
accreditation body can accept these 
auditors on a case by case decision.  Such 
a procedure can be used only, if one part 
of the requirements is not met by the 
auditor (education or working 
experience). 
6.1.1.2.4  Our CB has an instance where I  Requirement 6.1.1.2.4 refers to a period 
currently have an auditor in training  of time and not to a number of audits. 
in New Zealand and need to know if,  Number of audits is relevant in “6.1.1.2.5 
in your opinion, the requirement for 3  Audit experience”.  These two aspects 
years of full time experience in forest  “work experience” and “audit experience” 
based and related industries has been  have to be covered separately. How audit 
met. The auditor has been involved as  experience in ISO 9001 or ISO 14001 can 
an observer on 3 Surveillance audits  partly replace audit experience in chain of 
and has participated as an auditor on  custody is also described in 6.1.1.2.5. ISO 
3 other surveillances for the AFS 4707  14001 and 9001 experience cannot fully 
standard which is the Australian  replace the required chain of custody 
standard endorsed by PEFC. All these  audit experience. 
audits have been through XYZ. His 
training to date was completed in 
February of this year prior to the new 
standard being released.  

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 5

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

6.1.1.2.4  Finally I need to know how stringent  PEFC is very stringent. Nevertheless, the 
is PEFC going to be on the  standard is using the wording "forest 
requirement for an auditor to have a  based and related industries". That means 
minimum of 3 years of full time forest  that pulp mills as well as printers are 
based and related industries. I  covered by the definition.  
currently have a Chemical  From specific experience results a 
Engineer/P.Eng and an Economist  restriction of the industries which can be 
both certified as ISO 14001 auditors.  covered by the auditor. Being qualified for 
My P.Eng is also a Lead ISO 9001  a pulp mill does not mean being qualified 
auditor while my Economist conducts  for sawmills. 
GHG verification audits as well. I find 
it difficult to rationalize why a forestry 
related background is needed for a 
CoC in a pulp mill (better suited for a 
chemical engineer) or a printer or a 
recycler. These 2 auditors have 
already started to do observation 
audits with me while I have been 
conducting PEFC ST audits. Again 
training started prior to the new 
standard release. 
6.1.1.2.5  The wording of the original  Basic purpose of the education and 
requirement does not seem to  experience requirements in PEFC ST 2003 
exclude auditors’ experiences in FSC  is to exclude "PEFC COC auditors by 
or MSC audits. In fact, our CB is afraid  occasion". 
that we do not have enough number   
of PEFC clients for our auditors to  Nevertheless, PEFC recognizes that 
satisfy this requirement and that  experience in other chain of custody 
other CBs may interpret that this  standards is helpful to understand and 
requirement does not exclude  audit the PEFC Chain of Custody Standard.
auditors’ experiences in audits of   
other certification schemes than  Hence, experience in other chain of 
PEFC, such as FSC, MSC, etc.   custody standards can be accepted if the 
auditor additionally can deliver proof of 
evidence for participation in a PEFC 
recognized training explicitly covering  
‐ PEFC's DDS (chapter 5) 
‐ PEFC's social, health and safety 
requirements (chapter 9) 
‐ Specification of the PEFC claims 
(Appendix 1) 
6.1.1.2.5  Is it possible to count FSC COC audits  See above. 
into the required minimum two 
audits? 

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 6

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

6.1.1.2.5  For regaining qualification to conduct  Yes, a PEFC auditor has to perform two 
PEFC‐COC‐Audits, for example after a  audits under the leadership of a qualified 
long illness or maternity leave, does a  auditor. 
PEFC‐auditor has to perform two 
audits under the leadership of a 
qualified auditor, according to the 
standard 2003:2012, indicator 
6.1.1.2.5?  
 
In our opinion it would be sufficient 
he has to participate in an education 
program to be up date, as required in 
6.1.1.2.2. Since PEFC‐auditor has got 
working experience (in our case over 
years) and it would be not in 
proportion to compare him with a 
beginner.  
6.1.1.2.6.1 b)  Auditor must show ability in “cultural  Language proficiency is a basic 
and social customs” of the  precondition for the auditor, but it is not 
client.  Would language proficiency  sufficient.  
suffice?  For the understanding of an 
organisation’s operational context some 
broader experience of the business 
environment of an organisation is 
necessary. 
It's sufficient if the experience is available 
by working with an audit team. 

6.1.1.2.6.1 c)  Knowledge and skills in the applicable  The last statement is not correct. Bullet 

legal requirements.  This will have to  point c explains why it is necessary to 
be tailor made for each country and a  have this knowledge! 
CB will have to find a way to ensure   
compliance with this.  Not clear why  No legal compliance audit required. The 
auditors need to know legal  requirement refers to chain of custody 
requirements related to “forest  related issues (and the specific context). 
governance”.  This is a huge field that  E.g. relevant for risk assessment. 
bears no relationship to CoC. 
6.1.1.2.6.1 c)  What is the purpose of the  The auditor is expected to carry out the 
requirement to have knowledge and  DDS according to the PEFC Chain of 
skills relating to forest governance  Custody Standard. Some basic knowledge 
and laws in countries where  about forest governance and laws are 
uncertified materials originate from?  necessary, otherwise a correct DDS is 
Is the auditor expected to make a  hardly possible. 
judgement on the legality of 
uncertified material? And, if so, is the 
auditor expected to communicate 
their knowledge to the Certificate 
Holder? 

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 7

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

6.1.1.2.6.2 b)  Knowledge and skills for products and  This requirement shall be read in context 
practices in the specific forest based  especially with 6.1.1.2.1, 6.1.1.2.3, 
sector.  Would audit experience be  6.1.1.2.4, 6.1.1.2.5. 
acceptable or do they need to have  The sector specific context is clearly 
work experience.  If so, would this  stated in the requirement. 
have to be in the specific sector? 
6.1.1.2.6.2 c)  What “management systems" are  No reference to a specific management 
referred to here?  Not clear what is  system. 
required.  It is required that the auditors understand 
how management systems in general 
work and how they are used in forest 
based and related industries (e.g. 9001, 
14001, lean, OHSAS). 
7.2.1  Why the requirement 7.2.1 b) has  PEFC expects that the CoC standard is 
appeared in the accreditation  fully implemented before the audit takes 
standard? Most of companies from  place. 
timber and paper sector apply for   
PEFC COC certification in the matter  The following differentiation can be 
of urgency without any extensive  applied: the "request for a proposal" is 
knowledge of PEFC ST 2002:2010 nor  different from the formal “application for 
prepared documented PEFC COC  certification”. The “application for 
procedures/manual. By the time they  certification” may be include all steps 
are being audited they gather all  before the formal certification process 
necessary knowledge, prepare  starts. The points mentioned under 7.2.1 
documents and train the key  and 7.2.2 must be clarified/available 
personnel. Please explain why the  when the organization assigns the CB with 
organisation is not able even to apply  the certification audit. 
without the documented system?   
The main objective for PEFC is to prevent 
that the CB does not start with the 
certification process before the company 
is properly prepared. If this would be the 
case, there is a certain risk that the CB 
starts with consulting and therewith a 
potential conflict of interest occurs.  
7.6.2  Is it not allowed to issue/reissue  Yes.  Same for Annex 3, 2.3.3. 
certificate when any nonconformity, 
even minor nonconformity, was 
found in the course of initial 
certification or re‐certification? 
7.7.2 b)  In case of percentage based method  No, just specify whether certified to 
is it necessary to further specify  physical separation or percentage based. 
"average percentage" or "volume 
credit"? 
Annex 3 2.4.5  Is it possible that the client  No. Wording in the standard is clear. 
organisation performs internal audit 
and add new sites between the 
surveillances? 

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 8

 © PEFC Council 2015

REFERENCE  QUESTION  ANSWER 

Annex 3 2.4.5  Is it correct that new sites only can be  Yes. Wording in the standard is clear. 
added as a result of an audit and does 
this also apply to groups? In case of 
groups we have often a system were 
the group management is adding new 
sites without audit from the CB and 
the new sites are sampled in a 
separate stratum at next 
surveillance.   

PEFC ST 2003:2012, Questions and Answers 9