Ko-kurikulum PKPA Bil 1: 99

MS ISO 9000

akademik
Penceramah:
MUHD BUSTAMAN HJ ABDUL MANAF

Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti
Institut Aminuddin Baki
Kementerian Pelajaran Malaysia
2008
 BIODATA PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
❖ Ketua Jabatan
❖ Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM

A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti

❖ di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995.
1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan

B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:

1. Latihan Luar Negara:

❖ i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996)
❖ ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998)
❖ iii. Strategic planning in education: University of York, England (2000- 2004) (PhD)
❖ iv. Strategy Performance Measurement (BSC): U of Adelaide, Australia (2005)

C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar
dengan IRCA London.
D. Bidang kepakaran lain: Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Leadership Skills &
Coaching.
 Definisi “Benchmarking”

❖ Benchmark :
Bench/Mark
❖ “ a point of reference for
making measurement”
(Webster’s Dic’ )
❖ Penandaarasan (BM) adalah satu proses
yang sistematik dan berterusan untuk
mengenalpasti, mempelajari,
mengubahsuai dan melaksanakan amalan-
amalan terbaik daripada organisasi yang
sama atau daripada organisasi lain untuk
mencapai prestasi unggul (PKPA. Bil.1/99,
m.s: 1)
 Definisi

❖ BM is the process of identifying,

understanding and adapting
outstanding practices from within
the same organisation or from
other business to help improve
performance
❖ (Sarah Cook, 1995)
BM is a proses that involves:
❖ Comparing efficiency & processes with good
examples and learning the salient features of
those processes,
❖ Encouraging willingness to learn, customer-
perceived quality and continual improvement.
❖ Helping the organisation to identify
opportunities for breakthroughs by comparing
its processes with good examples.
(Karlof,1998)
 Pillars of BM

❖ Humility to recognise that

somebody else can do something better
than you can.
❖ Wisdom to learn the lesson, adapt it
to your own situation & take benefit
from it.
 Faedah dari Proses BM
❖ According to Sarah Cook, 1995. (pg: 15)
❖ 1. It sets performance goals.
❖ 2. It helps accelerate and manage change
❖ 3. It improve process
❖ 4. It allows individuals to see “outside the
box”
❖ 5. It generates on understanding of World-
Class performance
 Learning
Organisation

TQM BM
Re-engineering
 Realiti & Mitos tentang BM
Adalah tidak.. Adalah...
❖ satu perbandingan ❖ Satu kajian dan
umum sek. anda pemindahan amalan-
dengan sek. lain amalan khusus.
❖ satu kaedah membuat ❖ Berhubung dengan
penambahbaikan misi sek. & matlamat
“here & there” kritikal
❖ berasaskan kepada ❖ Berasaskan kpd
andaian kepada “what pengukuran prestasi
might work” sebenar.
❖ satu tinjauan ❖ Satu analisis secara
sepintas lalu mendalam proses, data,
program sek.lain amalan dan pemangkin.
❖ berubah kerana ❖ Berubah selepas melalui
orang lain berubah persediaan dan
❖ satu buku resipi mengambilkira misi sek
‘masakan’ tentang serta persekitaran.
sesuatu program ❖ Satu penemuan dan
❖ satu mekanisma proses pembelajaran
untuk memotong ❖ Satu mekanisma utk
kos mencapai kepuasan
semua pihak.
Jenis BM
❖ 1. Dalaman
❖ 2. Agensi/sekolah lain yang
mempunyai fungsi yang
sama
❖ 3. Agensi/sekolah lain yang
mempunyai fungsi yang
berlainan
❖ 4. Sektor lain “Best
practice/W-Class”
❖ 5. Agensi Luar Negara “Best
practice/W-Class”
 1. Memahami misi,
kenalpasti & pilih projek
BM, Tubuh & latih
pasukan petugas
6. Memantau &
Menilai
2. Bersetuju atas
apa amalan terbaik
5. Merancang & & pilih rakan rujukan
Mengambil tindakan
Penambahbaikan 3. Mengumpul
Data & Maklumat
4. Analisis data
& kenalpasti
jurang perbezaan
 1. What is to be
benchmarked?
Benchmarking is not about making visits
to other companies to ‘try to pick up one
or two ideas that may useful
somewhere’.Instead,it is centered
around planned research which has
been focused by company’s recognition
that it needs to make improvements in
critical business areas
Tony bendell, Louise Boulter & John Kelly (1993)
 Apakah yang terlibat dalam
langkah 1
❖ Jelaskan matlamat BM*

❖ ‘Define’ projek/bahagian yang akan

ditambah baik
❖ Pertimbangan skop/set sempadan dan FKK
❖ Bersetuju keatas apa yang berlaku dalam
proses
❖ Bina carta aliran proses
 Langkah 1.2: Apakah yang
hendak di ukur
❖ Periksa carta aliran kerja
❖ Ujudkan proses mengukur
❖ Sahkan yang pengukuran
sesuai dengan objektif
1.3: Mewujudkan Pasukan Petugas
BM
❖ Fungsi: pilih ahli, kenalpasti projek,
pemantau kemajuan & penilai
keberkesanan
❖ Kriteria ahli: faham halatuju,
kompetensi, komitmen, kaitan dengan
bidang, masa
❖ Latihan: perlu dilatih keseluruhan
tentang BM (well trained)
 *Contoh Rakan BM Xerox
(Define Objectives)
❖ American Express = billing & collections
❖ Am’Hospital Supply = automated inventory
control
❖ Florida Light & Power = overall quality processes
❖ Ford Motor Company = manufacturing floor layout
❖ General Electric = Robotics
❖ L.L. Bean = warehouse operations
❖ Mary Kay Cosmetics = World Class daily productions
schedules
Langkah 2. Siapa Untuk Dibuat
BM
❖ Sekolah lain
❖ Organisasi bukan sekolah
❖ Dalaman
❖ (Lakukan penyelidikan umum)
❖ ( Pilih tahap untuk diBM)
3 . Mengumpul Data & Maklumat

❖ Sumber data
❖ Pelan tindakan mengumpul data
❖ Berhubung dengan organisasi lain
❖ Kaedah mengumpul maklumat:
❖ lawatan ke ‘site’
❖ Soalselidik
 4. Analisis Data dan Jurang

❖ Menilaidata
❖ Guna teknik statistik
❖ Kenalpasti jurang dan analisis
 Menilai Data
❖ Kaedah Kuantitatif
– Plot graf
– Grid matriks
– Teknik lain: carta bar, histogram carta pai,
scatters diagrams
❖ Kaedah Kualitatif
– Amalan sistem
– amalan prosedur
– amalan struktural
 Analisis Jurang

❖ Nilai prestasi organisasi anda

❖ Nilai prestasi organisasi lain
❖ Nyatakan perbezaan (+atau -)
Langkah kelima
 Proses Perancangan &
implementasi Perubahan
❖ Bina matlamat prestasi
❖ Bina pelan perancangan
strategik untuk
perubahan/penambahbaikan
❖ Implementasi pelan tindakan
 Pelan Implementasi

❖ Tujuh faktor ynag boleh menentukan

kejayaan implementasi BM:
❖ 1. Penglibatan: Semua pihak berkaitan
mesti terlibat.
❖ 2. Komitmen
❖ 3. Matlamat dan strategi-difahami
semua.
❖ 4. Jadual tindakan-jelas, semak progres
❖ Pihak pengurusan mesti jadikan ia
sebagai projek prioriti
❖ Maklumat: Ketua projek- menyediakan
maklumat; organisasi- ‘seek’
maklumat.
❖ ‘Energy & perseverence’
Langkah keenam
 Pemantauan

❖ Jadikan amalan organisasi

❖ Lakukan aktiviti audit
dalaman
❖ Kajian semula pengurusan
❖ KAIZEN
 Menilai
❖ Rekod proses
❖ Laporan kemajuan
❖ Pemadanan dengan objektif
dan dasar kualiti
 Etika Dalam Proses BM
❖ Berasaskan International BM
Clearinghouse (Ap&Qc)
❖ 1. Patuhi peraturan
❖ 2. Bersedia dari mula
❖ 3. Bersedia memberi maklumat yang
sama kepada rakan BM
❖ 4. Hormati kerahsiaan
❖ Guna maklumat untuk meningkatkan
proses bukan menjatuhkan rakan BM
❖ ‘Follow the chain of command”
❖ Jangan berkongsi nama rakan BM
dengan yang lain kecuali dengan
kebenaran
❖ Jujur (be honest)
 What were the key lessons they learnt/what
is benchmarking best practice?
❖ Recognize the effort needed to establish like-for-like
efficiency metrics
❖ be driven by business needs
❖ be based on an understanding of the processes and
critical success factors
❖ be based on trends
❖ be planned in detailed
❖ be conducted by managers themselves
❖ be led by a champion
❖ use a range of qualitative and quantitative measures
❖ be adopted as a TQ tool
 Sekian
Bermulanya saat
kegelapan kehidupan
seseorang itu apabila dia
mula mengatakan yang
dia sudah cukup pandai
dan tidak perlu belajar
lagi (MBAM)