AUDITING II

CHAPTER 14
AUDIT OF THE SALES AND COLLECTION CYCLE :
TEST OF CONTROL AND SUBSTANTIVE TESTS
OF TRANSACTIONS
SALES AND COLLECTION CYCLE
Cash in
Bank

Sales

Cash
Sales
Sales on
Account

Account
Receivables
Beginning
Balance

Cash Discount
Taken

Cash
Receipt

Sales on
Sales Return
Account and Allowances
Ending
Balance

Charge-off of
uncollectible
account

4
Sales return and
allowances

Allowances for
uncollectible
Account
Charge-off of Beginning
uncollectible Balance
account
Estimate of
Bad debt
expense
Ending
Balance

Bad Debt
expense

BUSINESS FUNCTIONS AND THE CYCLE AND

RELATED DOCUMENTS AND RECORD

Classes of Transaction, Accounts, Business Function, and Related Document and Records
for the Sales and Collection Cycles
Classes of
Transaction

Accounts
Involved

Business Function

Documents and Records

Sales
Account
Receivable

Processing Customer Orders

Cash Receipt

Cash in Bank
Account
Receivable

Processing and recording cash

receipt

Remittance Advice
Prelisting of Cash Receipt
Cash Receipt Transaction file
Cash Receipt Journal or listing

Sales Returns
and
Allowances

Sales return and

allowances.
Account
Receivables

Processing and recording Sales

return and allowances

Credit meme
Sales return and allow. journal

Charge-off of
uncollectible
account

Account
Receivable
Allowance for
doubtful Ac.

Charging-off uncollectible account

receivable

Uncollectible account
Authorization form
General Journal

Bad Debt
Expense

Bad Debt
Expense
Allowance for
doubtful acc.

Providing for bad debt

General Journal

Sales

Granting Credit
Shipping Goods
Billing Customers and recording
Sales

Customer Order
Sales Order
Customer order or sales order
Shipping Document
Sales Invoice
Sales Transaction file
Sales Journal or listing
Account Receivable master file
Account Receivable trial
balance
Monthly Statement

Processing Customer Order

Customer order adalah suatu permintaan barang dari
pelanggan. CO dapat diterima dalam bentuk
telpon,surat atau bentuk tercetak lain yang
telah dikirim oleh pelanggan, melalui salesman
atau media lainnya seperti fax atau internet dan
sebagainya.
Sales order adalah dokumen untuk mengkomunikasikan deskripsi, kuantiti dan informasi lain
untuk barang yang diminta oleh pelanggan.

Granting Credit
Untuk penjualan kredit, sebelum barang dikirim maka
CO harus diotorisasi terlebih dahulu oleh
pejabat yang berwenang.

Shipping Goods
Shipping Document. Adalah suatu dokumen yang
disiapkan untuk mengirimkan barang yang
menunjukkan deskripsi barang, kuantitas terkirim dan
informasi lainnya. Contoh dari dokumen ini adalah
bill of lading. Di Indonesia biasanya menggunakan
SPB = Surat Pengiriman Barang atau Delivery Note

Billing Customers and Recording Sales

Sales invoice adalah dokumen yang menunjukkan
kuantitas barang dijual, harga barang, beban
angkut, asuransi, syarat-syarat pengiriman dan
data relevan lainnya. Dokumen ini menunjukan
suatu cara yang menunjukkan kepada pelanggan
jumlah barang terjual dan tanggal jatuh tempo.
Sales Transaction file adalah file yang dihasilkan
komputer yang mencakup semua transaksi
penjualan yang diproses oleh sistem akuntansi
sesuai periode tertentu, seperti harian, mingguan,
bulanan atau tahunan. Ini mencakup semua
informasi yang di entry ke dalam sistem seperti
nama pelanggan, tanggal, jumlah, klasifikasi
akun, salesman dan komisi.
Sales Journal or Listing adalah suatu laporan yang
dihasilkan dari file transaksi penjualan yang
secara khusus mencakup nama pelanggan,
tanggal, jumlah dan klasifikasi akun untuk tiap
transaksi seperti divisi atau line produk. Juga
mengidentifikasi apakah penjuala kredit atau kas.
Account Receivable Master File adalah file yang
digunakan untuk mencatat individual sales,
penjualan kas dan sales return an allowances
untuk tiap pelanggan dan untuk menjaga saldo
hutang pelanggan.
Account Receivable Trial Balance adalah suatu daftar
jumlah yang dimiliki oleh masing-masing
pelanggan pada suatu tanggal tertentu. Ini
disiapkan dari account receivable master file.
Monthly Statement adalah suatu dokumen yang
dikirim melalui surat atau media elektornik ke
masing-masing pelanggan yang menunjukkan
saldo awal piutang, mutasi yang terjadi dan
salso akhir dari piutang pelanggan tersebut.

Processing and Recording Cash Receipt

Remittance Advice adalah dokumen yang menyertai
sales invoice dan dikirmkan ke pelanggan dan
dapat dikembalikan kepada penjual dengan
pembayaran kas. RA digunakan untuk
menunjukkan nama pelanggan, nomor invoice,
dan jumlah yang diterima saat pembayaran.
Prelisting Cash Receipt adalah suatu daftar yang
disiapkan ketika kas diterima oleh seseorang
yang tidak punya tanggungjawab untuk mencatat
penjualan, piutang, atau kas dan juga orang yang
tidak punya akses untuk melakukan pencatatan
akuntansi.
Cash Receipt Transaction File adalah file yang
dihasilkan komputer yang mencakup semua
transaksi kas yang diproses oleh sistem
akuntansi pada suatu periode tertentu seperti
harian, bulanan dsb.
Cash Receipt Journal or Listing adalah laporan yang
dihasilkan dari file transaksi penerimaan kas
yang mencakup semua transaksi untuk semua
periode.
Cash Receipt Journal or Listing adalah laporan yang
dihasilkan dari file transaksi penerimaan kas
yang mencakup semua transaksi untuk semua
periode.

Processing and Recording Sales Return and

Allowances
Credit Memo adalah dokumen yang suatu dokumen
yang menandakan suatu pengurangan di dalam
jumlah yang diterima pelanggan oleh karena
barang yang dikembalikan atau satu allowance
yang diberikan.
Sales Return and allowance journal adalah jurnal yang
digunakan untuk mencatat sales return and
allowances. Ini sama fungsinya dengan sales
journal.

Charging off Uncollectible Accounts Receivable

Uncollectible Account ASuthorization Form adalah
dokumen internal yang digunakan untuk
menunjukkan otoritas bahwa suatu AR dapat
dialokasikan sebagai uncollectible.

Providing for Bad Debts

Penetapan piutang macet harus memadai untuk
penjualan periode berjalan dimana perusahaan
akan tidak mampu untuk menagihnya di masa
datang.

METHODOLOGY FOR DESIGNING

TESTS OF CONTROLS AND
SUBSTANTIVE TESTS OF
TRANSACTIONS FOR SALES
Methodology untuk menetapkan dan memahami
internal control dan merancang tests of controls
substantive tests of transaction dapat
digambarkan sebagai berikut :

Understand
Internal Control
- Sales
Asses Planned
control Risk sales

Evaluate
benefit of
testing
Controls

Design test of controls

and substantive tests
of transaction for
sales to meet
transaction related
audit objective

Audit Procedure
Sample size
Items to select
Timing

Understand Internal Controls

Metode yang bisa digunakan adalah dengan
mempelajari flowchart, melakukan interviu dan
melakukan walk trough atas flowchart tersebut.
Contoh flow chart sales pada Gb. 14.3

Assess Planned Control Risk - Sales

Ada 4 tahap :
1.
Framework untuk assessing control risk, see
2.
3.
4.

chapter 10.
Identify the key internal controls and weakness for sales.
Associate key and weakness with the objective
Asses control risk for objective by evaluating the controls
and weakness for each objective.

Adequate Separation of duties

Pemisahan tugas yang memadai sangat berguna untuk
mencegah berbagai salah saji, baik sengaja maupun
tidak. Untuk mencegah fraud, penting bahwa orang
yang bertanggungjawab untuk menginput sales dan
cash receipt tidak punya akses untuk memegang kas.

Proper Authorization
Ada 3 hal kunci yang menjadi perhatian auditor : credit
diotorisasi secara layak sebelum penjualan terjadi,
barang dikirim hanya setelah otorisasinya layak, dan
haga termasuk freight dan beban lainnya sudah
diotorisasi dengan layak.

Adequate Documents and Records

Karena komputer memiliki sistem yang unik dalam
mencatat transaksi, adalah sulit untuk mengevaluasi
apakah procedure nya dirancang untuk kontrol yang
maximum.

Prenumbered Documents
Prenumbered dokumen ditujukan untuk mencegah
kegagalan untuk menagih atau mencatat dan juga
terjadinya duplikasi atas taguhan dan catatan.

Monthly statement
Mengirmkan monthly statements secara otomatis
dengan komputer atau seseorang yang tidak punya
tanggung jawab atas kas atau pencatatan piutang
sangat berguna untuk kontrol karena mendorong
response dari pelanggan mengenai saldo yang tidak
memadai.

Internal Verification Procedure

Peenggunaan komputer atau orang yang independen
untuk memeriksa proses dan pencatatan transaksi
sales penting untuk memenuhi 6 transaki yang terkait
dengan objective audit, yaitu : recorded sales are to
non fictitious customer, Existing sales are recorded,
recorded sales are correctly billed and recorded, sales
transactions are properly classified, sales are recorded
in correct dates, sales transactions are recorded in
master file .

Evaluate Cost Benefit of Testing Controls

Setelah teridentifikasi kunci dan kelemahan internal kontrol
dan menilai control risk, maka harus diputuskan apakah
substantive test akan mengurangi secara memadi biaya untuk
melakukan test of control.

Design Tests of Controls for Sales

See table 14-2
Design Substantive Tests of Transaction for Sales
See Table 14-2 column 5

Recorded Sales Exist

Untuk objective ini, auditor memperhatikan 3 jenis
salah saji : sales di jurnal tapi tak ada pengiriman,
sales dicatat lebih dari satu kali, dan pengiriman
barang dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat
sebagai penjualan. Type 1 dan 2 bisa sengaja atau tidak
sengaja, tetapi yang ke tiga selalu disengaja.

Recorded sales for which there was no shipment

Auditor dapat melacak dari entry yang dipilih
dalam sales journal untuk meyakinkan bahwa copy
yang terkait atas dokumen pengiriman dan lainnya
ada. Jika auditor curiga tentang kemungkinan
adanya duplikasi palsu dari copy shipping
dokumen, maka penting untuk melacak jumlah
yang ada pada catatan persediaan sebagai test
apakah persediaan telah terkurangi.

Sales Recorded more than once

Duplikasi penjualan dapat ditentukan dengan
memeriksa daftar yang telah diurut berdasarkan
nomor dari transaksi sales yang telah dicatat.
Auditor juga dapat melakukan test pada shipping
dokumen yang di cancel. Dokumen shipping yang
di cancel dapat digunakan untuk mencatat sales
lainnya.

Shipment made to Nonexistent Customer

Kecurangan ini biasanya terjadi hanya jika orang
yang mencatat trnasaksi penjualan juga
mempunyai otoritas untuk pengiriman.

Existing Sales Transactions Are Recorded

Pada banyak proses audit, substantive test of
transaction tidak dilakukan untuk tujuan completeness
dimana overstatement of asset dan greater income
menjadi perhatian yang lebih besar dalam audit sales
dari pada understatement. Jika kontrol tidak memadai
dimana tidak ada independent internal tracing dari
shipping dokumen ke sales journal, maka substantive
test perlu dilakukan.

Direction of Test
Adalah penting untuk mengerti perbedaan
antara tracing dari dokumen sumber ke jurnal
dan tracing back dari jurnal ke dokumen
sumber. Yang pertama adalah test untuk adanya
omitted transaction (completenes objective),
sedangkan yang kedua adalah test untuk non
existent transaction (existent objective).
Berikut adalah gambar direction test tersebut

Customer
order

Shipping
Document

Duplicate
sales
invoice

Sales
Journal

General
Ledger

Completeness
Start
Existence
Start

Documents

Recordings

Account
Receivable
Master File

Sales Are Accurately Recorded

Pencatatan transksi penjualan yang akurat,
memperhatikan hal-hal berikut : pengiriman jumlah
barang yang dipesan, penagihan yang akurat atas
barang yang dikirim, dan pencatatan yang akurat atas
jumlah tagihan pada catatan akuntansi. Substantive
test untuk meyakinkan bahwa masing-masing apek
akurasi ini benar dan dilakukan untuk tiap audit.
Substantive test of transaction umumnya mencakup
menghitung kembali informasi yang ada pada catatan
akuntansi untuk memverifikasi apakah hal tersebt
sudah memadai.

Recorded Sales Are Properly Classified

Jika terjadi penjualan kas, maka sepatutnya dicatat
pada kas, bukan pada piutang. Juga jika ada penjualan
fixed asset mencatat nya pada akun yang sesuai, tidak
pada akun sales. Untuk perusahaan yang memiliki
berbagai segmentasi produk, maka harus mencatatnya
juga pada produk yang sesuai.

Sales Are Recorded on the Correct Dates

Sales harus ditagih dan dicatat secepat mungkin
setelah pengiriman untuk meyakinkan bahwa sales
dicatat pada periode yang sesuai. Pencatatan transaksi
sales yang tepat waktu juga akan mengurangi
terjadinya misstatement.

Sales Transactions are Properly included in the Master

File and Correctly Summarized
Pemasukan yang memadai atas semua transaksi sales
dalam account receivable master file sangat penting
karena akurasi pencatatan ini berpengaruh pada
kemampuan klien untuk menagih piutang yang
outstanding. Demikian juga halnya Sales jurnal harus
dijumlah secara benar dan harus di posting ke GL.

Summary of Methodology for Sales

Gambar 14-2 dan Table 14-2 mengikhtisarkan metode yang telah
dibahas. Gambar 14-2 menunjukkan metodologi dalam
mendesain test of controls dan substantive test of transaction
untuk sales. Table 14-2 meggabungkan ke empat bagian dalam
diskusi sebelumya.

Transaction related audit objective (column 1)

Transaction related audit objective pada table itu
diturunkan dari kerangka yang telah dibahas pada bab
sebelumnya. Meskipun intrernal control tertentu
memenuhi lebih dari 1 objective, hal tersebut dipisah
untuk mendapat assesement of control risks yang lebih
baik.

Key Internal Controls (column 2)

Internal control untuk sales dirancang untuk mencapai
6 hal tentang transaction related audit objective. Jika
kontrol yang diperlukan untuk memenuhi salah satu
objective tidak memadai, maka salah saji yang terkait
dengan objective meningkat, tanpa mengaiktakn
dengan objective lainnya.

Test of Controls (column 3)

Untuk tiap internal control pada kolom 2, maka
dirancang test of conrol untuk memverifikasi
efektivitasnya .

Weaknesses (column 4)
Weakness yang diidentifikasi oleh auditor
menunjukkan tidak adanya internal kontrol yang efektif.
Auditor harus mengevaluasi weakness dengan
mempertimbangkan potensi salah saji yang mungkin
terjadi dan penganti kontrol tersebut.

Substantive Tests of Transaction (column 5)

Kegunanan dari test ini adalah untuk menentukan
apakah terdapat salah saji keuangan dalam transaksi
sales. Pada Table 14-2 substantive tests of transaction
terkait dengan ojbjective pada kolom 1

METHODOLOGY FOR DESIGNING TESTS OF

CONTROLS AND SUBSTANTIVE TESTS OF
TRANSACTION FOR CASH RECEIPT
Metode yang sama digunakan untuk merancang tests of control
dan substantive tests of transaction untuk penjualan kas.
Gambar 14-5 adalah control risk matrix untuk cash
receipt.
Key Internal controls, common tests of controls dan
substantive tests of transaction untuk memenuhi
transaction related audit objective untuk penerimaan kas
dapat dilihat pada Table 14-3.

Determine whether Cash Receipt was Recorded

Pencurian kas yang paling sulit dideteksi auditor adalah
yang pencurian yang terjadi sebelum cash dicatat pada
cash receipt journal atau daftar lainnya, khususnya jika
sales dan cash receipt dicatat bersamaan. Contohnya jika
penjaga toko mengambil cash dan secara sengaja tidak
memproses penerimaan kas pada kas register, maka sangat
sulit untuk menemukan pencurian itu. Untuk mencegah
kecurangan ini, maka internal kontrol pada Table 14-3
objective ke 2 banyak digunakan oleh perusahaan.

Prepare Proof of Cash Receipt

Prosedur audit yang berguna untuk test apakah semua
penerimaan kas yang tercatat sudah disimpan di bank
adalah dengan Proof of Cash Receipt. Pada test ini, total
penerimaan kas yang tecatat pada cash receipt journal
untuk periode tertentu direkonsilasi dengan setoran yang
dilakukan untuk perode yang sama. Bisa saja terjadi selisih,
karena adanya deposit in transit dan hal lain, tetapi
jumlahnya dapat direkonsiliasi dan dibandingkan.

Test to Discover Lapping of Accounts Receivable

Lapping adalah penangguhan pencatatan atas penagihan
piutang untuk merahasiakan adanya kekurangan kas / cash
shortage. Pencurian ini dilakukan oleh orang yang meng
handle penerimaan kas dan mengentry ke system
akuntansi. Ia menunda pencatatan penerimaan kas dari satu
customer dan menutupinya dengan penerimaan dari
customer lainnya. Pegawai tersebut harus terus menerus
menutupi shortgage tersebut dengan lapping yang berulang
atau dengan cara lain untuk menutupi shortage ini.
Pencurian seperti ini dapat dicegah dengan separation of
duties dan juga kebijakan cuti yang diwajibkan untuk
pegawai tersebut. Hal ini dapat dideteksi dengan
membandingkan nama, jumlah dan tanggal yang tercantum
dalam remittance advice dengan cash receipt journal dan
deposit slip yang terkait.

AUDIT TESTS FOR UNCOLLECTIBLE ACCOUNTS

Perhatian utama dari test atas penghapusan piutang tak tertagih
adalah suatu kemungkinan bahwa klien menutupi
pencuriannya dengan mneghapus piutang tersebut yang
sebenarnya sudah tertagih. Kontrol utama untuk mencegah
pencurian seperti ini adalah otorisasi yang memadai untuk
menghapus piutang tak tertagih oleh management setelah
melalui investigasi yang memadai kenapa customer belum
membayar.

ADDITIONAL INTERNAL CONTROLS OVER

ACCOUNT BALANCES
Terdapat internal control yang terkait langsung dengan account
balances yang belum dibahas atau diuji sebagai bagian
dalam tests of control and substantive tests of transaction,
dikenal sebagai balance related audit. Hal itu adalah :
Realizable Value, Right and Obligations dan Presentation
and Disclosure.
Realizable Value adalah hal yang sangat penting terkait masalah
balance related audit karena kolektibiltas piutang adalah
item utama dalam laporan keuangan dan sering menjadi
masalah hukum bagi akuntan. Right and Obligation dan
Presentation and Disclosure adalah masalah yang tidak
terlalu penting pada piutang. Sehingga personnel
accounting yang kompeten menjadi kontrol yang memadai
untuk hal ini

EFFECT OF RESULTS OF TEST OF CONTROLS

AND SUBSTANTIVE TESTS OF TRANSACTIONS
Hasil dari kedua test diatas sangat berpengaruh pada proses audit
selanjutnya khususnya substantive test of details of balance.
Bagian audit yang banyak dipengaruhi oleh tests of controls
and substantive test of transactions untuk sales and
collections cycle adalah : piutang, kas, beban piutang tak
tertagih, dan penyisihan piutang ragu-ragu. Lebih lanjut jika
test tidak memuaskan, maka penting untuk melanjutkan
pengujian pada propriety of sales, sales return and
allowances, charge off uncollectible accounts and processing
of cash receipt.,

Figure 14-7 :

Types of Audit Tests for the Sales

and Collection Cycles

Sales

Acc. Receivables

Cash in Bank

Sales transaction

Cash receipt Trans.

Audited by
TOC,STOT and AP

Audited by
TOC,STOT and AP

Ending Bal.
Audited by
AP and TDB

Test of Control
(including procedures
to obtain an understanding
of internal control) (TOC)

Ending Bal.
Audited by
AP and TDB

Substantive
Test of
Transaction
(STOT)

Analytical
Procedure
(AP)

Test of
Details of
Balance
(TDB)

Sufficient
Competence
Evidence
Per GAAS