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GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009
FICHA TCNICA CONTABILIDAD
MODULO: CONTABILIDAD GENERAL
Objetivos:
1. Contabilidad General de GBS es la base del Sistema de Informacin de la empresa, consolidando los
datos originados en los diferentes mdulos complementarios, y es el generador de la informacin que
satisface los requerimientos de ndole legal, fiscal y de anlisis de la situacin econmica y financiera.
2. Contabilidad General de GBS provee la informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones
gerenciales, gracias a la integracin con Microsoft Excel que provee en un ambiente grfico y visual, el
mejor entorno para hacer anlisis del tipo que pasara s o anlisis horizontales y verticales.
3. Contabilidad General de GBS facilita la revisin de la informacin contable por parte de la Gerencia,
Contadores y Auxiliares Contables, permitiendo fcilmente ver los resultados del negocio, mediante la
exportacin de los principales informes a hojas dinmicas de Excel.
4. Contabilidad General de GBS provee herramientas de anlisis gerencial, as como la opcin de integrarse
con el Mdulo de Medios Magnticos DIAN, segn normatividad vigente.
Alcances Generales:
Contabilidad General de GBS cumple con los siguientes alcances generales:
1. Facilita el proceso contable desde el registro y monitoreo de los comprobantes contables hasta la generacin de las consultas
(informes) y reportes de la informacin financiera y fiscal requerida por los diferentes niveles de la organizacin.
2. Garantiza la confiabilidad, seguridad y exactitud de los datos y resultados del proceso contable, mediante Asistentes
Contables e Informes de Auditoria Contable.
3. Se integra totalmente con los mdulos de Presupuesto, Tesorera, Compras, Inventarios, Activos fijos, Cuentas por pagar,
Cuentas por cobrar, Nmina y Medios Magnticos DIAN.
4. Permite interfaces con aplicaciones complementarias: Importar/Exportar datos.
5. Multiperidico: permite la apertura simultnea de ilimitados periodos contables y aos fiscales.
6. Multiempresa: Permite manejar mltiples empresas o compaas.
7. Facilita la exportacin de los principales informes (balance de comprobacin) a Office, produciendo documentos de Word,
Excel, PDF, HTML que pueden ser modificados y guardados, enviados por E mail, o impresos en un fax remoto.
8. Facilita la impresin de lo los Libros Oficiales e Informes obligatorios segn Normatividad DIAN y Cmaras de Comercio.
Alcances en Configuracin:
Contabilidad General de GBS permite los siguientes alcances en configuracin:
1. Cumple con las normas vigentes expedidas por la Contadura General de la Nacin, que son de obligatorio cumplimiento para
las entidades (privadas o estatales).
2. Manejo flexible del Plan nico de Cuentas (PUC) para empresas de todos los sectores econmicos, pblicas o privadas.
3. Definicin del tamao del cdigo contable hasta 23 dgitos y 10 niveles de clasificacin
4. Permite que cada cuenta del PUC asocie informacin con uno o mltiples centros de costo y NITS.
5. Registro de terceros relacionados con las operaciones de la empresa. La informacin que se registra cumple con los
requerimientos de la DIAN para la presentacin de medios magnticos.
6. Manejo de centros de costo.
7. Configuracin de diferentes tipos de comprobantes (ingresos, egresos, notas contable, etc.)
8. Configuracin y Asistente para la realizacin automtica de Ajustes Integrales por Inflacin.
9. Configuracin de informes flexible que permite personalizar su contenido detallado. Los informes tienen un estndar en su
presentacin, y permiten seleccionar rangos de fechas , cdigos, terceros, tipos de documentos, rangos de comprobantes, etc.
10. Configuracin del estado de resultados (estado de ganancias y prdidas)
11. Definicin de los tipos de IVA generado y descontable con sus respectivos porcentajes
12. Definicin de las cuentas de RETENCION en la Fuente e IVA y clculo automtico de bases y retenciones para la generacin
de Informes y Certificados de Retencin.
13. Preconfiguracin de Comprobantes repetitivos, registrados sin digitacin, aumentando la productividad del digitador.
Alcances en Transacciones:
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FICHA TCNICA CONTABILIDAD
Contabilidad General de GBS facilita la realizacin de las siguientes transacciones:
1. Registro y validacin interactiva de comprobantes:
Registro de nuevos comprobantes con validacin interactiva de consecutivos, tipos de comprobantes, fechas,
cuentas, NITS, documentos soporte, bases de retenciones e IVA.
Anulacin de comprobantes. Modificacin y eliminacin de tems en comprobantes.
Impresin de documentos fuente en Formatos Predeterminados o definidos por el usuario
Exportacin de comprobantes en formato predefinido a Excel, Word o archivos PDFs, HTML, BMP.
Control de validacin a las fechas de transacciones. (ej. no permite Feb. 31)
2. Integracin de comprobantes contables generados por otros mdulos, permitiendo visualizar, validar su consistencia, imprimir
y modificar si poseen errores; segn niveles de autorizacin.
3. Reversin de comprobantes. (deshace el proceso de actualizacin de saldos).
4. Autorizacin para el procesamiento de comprobantes. La actualizacin de saldos se realiza mediante el Proceso de
Contabilizacin, validando la consistencia de la informacin digitada por los usuarios, o proveniente de otras aplicaciones.
5. Clculo automtico de los ajustes por inflacin y generacin de su respectivo comprobante contable.
6. Clculo y generacin automtica de comprobantes de cierre de periodo contable y ao fiscal.
7. Registro de movimientos contables sin haber cerrado el periodo anterior.
8. Informes de auditoria contable y validacin de cuadres contables por: cuenta, comprobante, fecha.
9. Realizacin y control de los cierres contables a que haya lugar, hasta 12 periodos contables para cada ao fiscal, para
ilimitados aos fiscales totalmente integrados en la misma base de datos, posibilitando obtener informacin entre mltiples
meses y aos, sin restriccin.
10. Actualizacin de meses anteriores; segn clave del usuario-
Alcances en Informes y Consultas:
1. Control de Consecutivos de Documentos Pendientes y Contabilizados
2. Directorio de Terceros o Catlogo de NITS
3. Comprobantes Contables Pendientes (Resumido o Detallado)
4. Comprobantes Contables Contabilizados: Resumido por Comprobante de Diario, Detallado por Comprobante de Diario,
Resumido por Documento Fuente, Detallado por Documento Fuente.
5. Informes de Tablas del Sistema: Ciudades, Estados, Departamentos, Pases
6. Manual de Cuentas
7. Libro Diario (Por cuenta contable y por fecha)
8. Libro Auxiliar por centro de costo (Resumido/Detallado), por cuenta (Resumido/ Detallado),
9. Caja Diario
10. Balance de Comprobacin: Saldos en una columna, Saldos en dos columnas, Saldos por Nit
11. Balance General por centros de costos, por cuenta contable, Comparativo, Costos de Produccin
12. Estado de Prdidas o Ganancias: Acumulado, Acumulado y Comparativo
13. Mayor y Balances: Saldos en una columna, Saldos en dos columnas
14. Mayor Analtico
15. Informe Multiperidico
16. Control de Consecutivos
17. Cambios en el Patrimonio
18. Inconsistencias en el Cambio de Naturaleza de la cuenta
19. Retenciones en la Fuente e IVA: Detallado por NIT, agrupado por cdigo contable; Resumido por NIT, agrupado por cdigo
contable; Certificado de Rete IVA; Certificado de Rete RENTA
Alcances en Controles y Seguridad:
Contabilidad General de GBS garantiza un manejo seguro y confiable de la informacin, mediante:
1. Prevencin del retiro de cuentas o terceros con saldos diferentes a cero.
2. Prevencin de la eliminacin o modificacin de cuentas o terceros comprometidos en comprobantes.
3. No permite registrar comprobantes descuadrados o con inconsistencias de soporte en NIT, fechas, bases de retencin o IVA.
4. La disponibilidad del Asistente Contable automtico que se encarga de validar toda la informacin digitada en el Sistema,
previniendo desde la digitacin, fallas en la calidad de la informacin.
5. La disponibilidad de Informes de Auditoria que permiten identificar y corregir fcilmente los posibles descuadres contables:
Control de Consecutivos, Totales Dbito y Crdito por Documento, Auditoria Integral del periodo Contable.
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GBS es una marca Registrada de GBS -GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS- Derechos Reservados 1989- 2009
FICHA TCNICA CONTABILIDAD
6. Usuarios que Actualizan Informacin. Contabilidad (otros usuarios, segn Reglas del Negocio)
7. Usuarios que Consultan el Mdulo. Contabilidad (otros usuarios, segn Reglas del Negocio)
8. Interaccin con Otros Sistemas. Recibe registros de los dems mdulos complementarios del Sistema Integrado
de Informacin de la empresa.
