AN: Amount for item without order reference
If you activate the item amount check, the system checks every line item in an invoice with no order
reference against the absolute upper limit defined.
Jeśli aktywujesz sprawdzanie ilości pozycji, system sprawdza każdą pozycję na fakturze bez
odwołania do zamówienia pod kątem zdefiniowanego bezwzględnego górnego limitu.
AP: Amount for item with order reference
If you activate the item amount check, the system checks specific line items in an invoice with order
reference against the absolute upper limit defined. Which invoice items are checked depends on
how you configure the item amount check.
Jeśli aktywujesz sprawdzanie ilości pozycji, system sprawdza określone pozycje na fakturze z
odniesieniem do zamówienia pod kątem zdefiniowanego bezwzględnego górnego limitu. To, które
pozycje faktury są sprawdzane, zależy od konfiguracji sprawdzania kwoty pozycji.
BD: Form small differences automatically
The system checks the balance of the invoice against the absolute upper limit defined. If the upper
limit is not exceeded, the system automatically creates a posting line called Expense/Income from
Small Differences, making the balance zero and allowing the system to post the document.
System sprawdza saldo faktury pod kątem zdefiniowanego bezwzględnego górnego limitu. Jeśli
górny limit nie zostanie przekroczony, system automatycznie tworzy linię księgowania o nazwie
Wydatek/Dochód z małych różnic, co powoduje zerowanie salda i umożliwia systemowi
zaksięgowanie dokumentu.
BR: Percentage OPUn variance (IR before GR)
The system calculates the percentage variance between the following ratios: quantity invoiced in
order price quantity units : quantity invoiced in order units and quantity ordered in order price
quantity units : quantity ordered in order units. The system compares the variance with the upper
and lower percentage tolerance limits.
System oblicza procentową rozbieżność pomiędzy następującymi wskaźnikami: ilość
zafakturowana w zamówieniu cena jednostki ilości : ilość zafakturowana w zamówieniu i ilość
zamówiona w zamówieniu cena jednostki ilości : ilość zamówiona w zamówieniu. System
porównuje wariancję z górną i dolną procentową granicą tolerancji.
BW: Percentage OPUn variance (GR before IR)
The system calculates the percentage variance between the following ratios: quantity invoiced in
order price quantity units: quantity invoiced in order units and goods receipt quantity in order price
quantity units : goods receipt quantity in order units. The system compares the variance with the
upper and lower percentage limits defined.
System oblicza procentową rozbieżność między następującymi wskaźnikami: ilość zafakturowana
w jednostkach ilości w cenie zamówienia: ilość zafakturowana w jednostkach zamówienia i ilość
przyjęć towarów w jednostkach ilości w cenie zamówienia: ilość przyjęć w jednostkach ilości.
System porównuje wariancję ze zdefiniowanymi górnymi i dolnymi limitami procentowymi.
DQ: Exceed amount: quantity variance
If a goods receipt has been defined for an order item and a goods receipt has already been posted,
the system multiplies the net order price by (quantity invoiced - (total quantity delivered - total
quantity invoiced)).
If no goods receipt has been defined, the system multiplies the net order price by (quantity invoiced
- (quantity ordered - total quantity invoiced)).
The system compares the outcome with the absolute upper and lower limits defined.
This allows relatively high quantity variances for invoice items for small amounts, but only small
quantity variances for invoice items for larger amounts.
You can also configure percentage limits for the quantity variance check. In this case, the system
calculates the percentage variance from the expected quantity, irrespective of the order price, and
compares the outcome with the percentage limits configured.
The system also carries out a quantity variance check for planned delivery costs.
Jeżeli dla pozycji zamówienia zdefiniowano przyjęcie towaru, a przyjęcie towaru zostało już
zaksięgowane, system przemnaża cenę zamówienia netto przez (ilość zafakturowana - (ilość
całkowita dostarczona - ilość zafakturowana całkowita)).
Jeżeli nie zdefiniowano przyjęcia towaru, system przemnaża cenę zamówienia netto przez (ilość
zafakturowana - (zamówiona ilość - całkowita zafakturowana ilość)).
System porównuje wynik ze zdefiniowanymi bezwzględnymi górnymi i dolnymi limitami.
Pozwala to na stosunkowo duże odchylenia ilościowe dla pozycji faktury dla małych kwot, ale tylko
niewielkie odchylenia ilościowe dla pozycji faktury dla większych kwot.
Można również skonfigurować limity procentowe dla sprawdzania wariancji ilości. W takim
przypadku system oblicza procentową różnicę od oczekiwanej ilości, niezależnie od ceny
zamówienia i porównuje wynik ze skonfigurowanymi limitami procentowymi.
System przeprowadza również kontrolę rozbieżności ilościowych pod kątem planowanych kosztów
dostawy.
Upper limit: 100.00 Lower limit: 100.00
Test data :- (GR has been defined)
PO quantity = 100 EA
PO price = 100 USD
GR quantity = 50 EA
a) System behavior when invoice quantity is 51
Variance = PO price x (quantity invoiced – (total quantity delivered – total quantity
invoiced))
= 100 * (51 – (50-0))
= 100 * (1)
= 100
Variance 100 is equal to upper limit 100 and there will not be any warning message.
b) System behavior when invoice quantity is 52
Variance = PO price x (quantity invoiced – (total quantity delivered – total quantity
invoiced))
= 100 * (52 – (50-0))
= 100 * (2)
= 200
Variance 200 is more than upper limit 100 and there will be a warning message as
below.
When we post invoice with above variance it will get blocked for payment.
Same rules apply on the lower side as well
Test data :- (GR has not been defined)
PO quantity = 50 EA
PO price = 100 USD
GR not possible
a)System behavior when invoice quantity is 51
Variance = PO price x (quantity invoiced – (total quantity ordered – total
quantity invoiced))
= 100 * (51 – (50-0))
= 100 * (1)
= 100
Variance 100 is equal to upper limit 100 and there will not be any warning
message.
b)System behavior when invoice quantity is 52
Variance = PO price x (quantity invoiced – (total quantity ordered – total
quantity invoiced))
= 100 * (52 – (50-0))
= 100 * (2)
= 200
Variance 200 is more than upper limit 100 and there will be a warning message as
below. Invoice will be blocked for payment and same tables will be updated as
above.
Percentage limits:
“We can also configure percentage limits for the quantity variance check. In this
case, the system calculates the percentage variance from the expected quantity,
irrespective of the order price, and compares the outcome with the percentage limits
configured.”
Let us see the system behavior with same example if only percentage limits are
maintained and absolute values are marked as “Do not check”.
Upper % limit: 10.00 Lower % limit: 10.00
Test data :- (GR has been defined)
PO quantity = 100 EA
PO price = 100 USD
GR quantity = 50 EA
a)System behavior when invoice quantity is 55
Variance = (quantity invoiced – total quantity delivered)/ (quantity expected)*100
%
= (55-50)/50 * 100 %
= (5/50)*100 %
= 10 %
Variance 10% is equal to upper limit 10 % and there will not be any warning
message.
b)System behavior when invoice quantity is 56
Variance = (quantity invoiced – total quantity delivered)/ (quantity expected)*100
%
= (56-50)/50 * 100 %
= (6/50)*100 %
= 12 %
Variance 12% is more than upper limit 10% and there will be a warning message
as below. Invoice will be blocked for payment and same tables will be updated as
above.
DW: Quantity variance when GR quantity = zero
If a goods receipt is defined for an order item but none has as yet been posted, the system
multiplies the net order price by (quantity invoiced + total quantity invoiced so far).
The system then compares the outcome with the absolute upper tolerance limit defined.
If you have not maintained tolerance key DW for your company code, the system blocks an invoice
for which no goods receipt has been posted yet. If you want to prevent this block, then set the
tolerance limits for your company code for tolerance key DW to Do not check.
Jeżeli dla pozycji zamówienia zdefiniowano przyjęcie towaru, ale nie został on jeszcze
zaksięgowany, system przemnaża cenę zamówienia netto przez (zafakturowana ilość + łączna
zafakturowana ilość).
Następnie system porównuje wynik ze zdefiniowaną bezwzględną górną granicą tolerancji.
Jeżeli nie zachowałeś klucza tolerancji DW dla kodu Twojej firmy, system blokuje fakturę, dla której
nie został jeszcze zaksięgowany żaden dokument przyjęcia towaru. Jeśli chcesz zapobiec temu
blokowi, ustaw limity tolerancji dla kodu firmy dla klucza tolerancji DW na Nie sprawdzaj.
KW: Variance from condition value
The system calculates the amount by which each delivery costs item varies from the product of
quantity invoiced * planned delivery costs/ planned quantity. It compares the variance with the
upper and lower limits defined (absolute limits and percentage limits).
System wylicza kwotę, o jaką każda pozycja kosztów dostawy różni się od iloczynu zafakturowanej
ilości * planowane koszty dostawy / planowana ilość. Porównuje wariancję ze zdefiniowanymi
górnymi i dolnymi granicami (granice bezwzględne i granice procentowe).
LA: Amount of blanket purchase order
The system calculates the sum of the value invoiced so far for the order item and the value of the
current invoice and compares it with the value limit of the purchase order. It then compares the
difference with the upper percentage and absolute tolerances defined.
System wylicza sumę dotychczas zafakturowanej wartości pozycji zamówienia oraz wartości
bieżącej faktury i porównuje ją z limitem wartości zamówienia. Następnie porównuje różnicę ze
zdefiniowanymi górnymi tolerancjami procentowymi i bezwzględnymi.
LD: Blanket purchase order time limit exceeded
The system determines the number of days by which the invoice is outside the planned time
interval. If the posting date of the invoice is before the validity period, the system calculates the
number of days between the posting date and the start of the validity period. If the posting date of
the invoice is after the validity period, the system calculates the number of days between the
posting date and the end of the validity period. The system compares the number of days with the
with the absolute upper limit defined.
System określa liczbę dni, przez które faktura jest poza planowanym przedziałem czasowym.
Jeżeli data księgowania faktury przypada przed okresem ważności, system oblicza liczbę dni
między datą księgowania a początkiem okresu ważności. Jeżeli data księgowania faktury przypada
po okresie ważności, system oblicza liczbę dni między datą księgowania a końcem okresu
ważności. System porównuje liczbę dni ze zdefiniowaną bezwzględną górną granicą.
PC: Price variance for contract
You can use the tolerance key PC to define price variances when entering an invoice with
reference to a contract. For tolerance key PC, tolerance limits are defined per company code.
Możesz użyć klucza tolerancji PC, aby zdefiniować odchylenia cen podczas wprowadzania faktury
w odniesieniu do umowy. W przypadku klucza tolerancji PC limity tolerancji są definiowane według
kodu firmy.
PP: Price variance
The system determines by how much each invoice item varies from the product of quantity invoiced
* order price. It then compares the variance with the upper and lower limits defined (absolute limits
and percentage limits).
When posting a subsequent debit/credit, the system first checks if a price check has been defined
for subsequent debits/credits. If so, the system calculates the difference between (value of
subsequent debit/credit + value invoiced so far) / quantity invoiced so far * quantity to be
debited/credited and the product of the quantity to be debited/credited * order price and compares
this with the upper and lower tolerance limits (absolute limits and percentage limits).
System określa, o ile każda pozycja faktury różni się od iloczynu zafakturowanej ilości * ceny
zamówienia. Następnie porównuje wariancję ze zdefiniowanymi górnymi i dolnymi granicami
(granice bezwzględne i granice procentowe).
Podczas księgowania kolejnego obciążenia/uznania system najpierw sprawdza, czy dla kolejnych
obciążeń/uznań została zdefiniowana kontrola ceny. Jeśli tak, system wylicza różnicę pomiędzy
(wartość kolejnego obciążenia/uznania + wartość dotychczas zafakturowana) / ilość dotychczas
zafakturowana * ilość do obciążenia/uznania a iloczynem ilości do obciążenia/uznania * cena
zamówienia i porównuje to z górną i dolną granicą tolerancji (granice bezwzględne i granice
procentowe).
PS: Price variance: estimated price
If the price in an order item is marked as an estimated price, for this item, the system calculates the
difference between the invoice value and the product of quantity invoiced * order price and
compares the variance with the upper and lower tolerance limits defined (absolute limits and
percentage limits).
When posting a subsequent debit/credit, the system first checks whether a price check has been
defined for subsequent debits/credits, If so, the system calculates the difference between (value of
subsequent debit/credit + value invoiced so far) / quantity invoiced so far * quantity to be
debited/credited and the product quantity to be debited/credited * order price. It then compares the
variance with the upper and lower tolerance limits defined (absolute limits and percentage limits).
Jeżeli cena w pozycji zamówienia jest oznaczona jako cena szacunkowa, to dla tej pozycji system
wylicza różnicę pomiędzy wartością faktury a iloczynem zafakturowanej ilości * cena zamówienia i
porównuje odchylenie ze zdefiniowaną górną i dolną granicą tolerancji (bezwzględna limity i limity
procentowe).
Przy księgowaniu kolejnego obciążenia/uznania system najpierw sprawdza, czy dla kolejnych
obciążeń/uznań została zdefiniowana kontrola ceny, Jeśli tak, to system wylicza różnicę pomiędzy
(wartość kolejnego obciążenia/uznania + wartość zafakturowana do tej pory) / zafakturowana ilość
dotychczas * ilość do obciążenia/uznania oraz ilość produktu do obciążenia/uznania * cena
zamówienia. Następnie porównuje wariancję ze zdefiniowanymi górnymi i dolnymi granicami
tolerancji (granice bezwzględne i granice procentowe).
ST: Date variance (value x days)
The system calculates for each item the product of amount * (scheduled delivery date - date
invoice entered) and compares this product with the absolute upper limit defined. This allows
relatively high schedule variances for invoice items for small amounts, but only small schedule
variances for invoice items for large amounts.
System nalicza dla każdej pozycji iloczyn kwoty * (planowana data dostawy - data wpisana faktura)
i porównuje ten produkt z bezwzględną górną granicą zdefiniowaną. Pozwala to na stosunkowo
duże odchylenia harmonogramu dla pozycji faktury dla małych kwot, ale tylko małe odchylenia
harmonogramu dla pozycji faktury dla dużych kwot.
VP: Moving average price variance
When a stock posting line is created as a result of an invoice item, the system calculates the new
moving average price that results from the posting. It compares the percentage variance of the new
moving average price to the old price using the percentage tolerance limits defined.
Po utworzeniu wiersza księgowania zapasów w wyniku pozycji na fakturze system oblicza nową
średnią ruchomą cenę wynikającą z księgowania. Porównuje procentową zmienność nowej
średniej ruchomej ceny ze starą ceną przy użyciu zdefiniowanych procentowych limitów tolerancji.
