MINIT MESYUARAT PENGURUSAN KEWANGAN BIL 2/2012 SEK. KEB. KLIA, TAMAN MAWAR BDR.

BARU SALAK TINGGI, 43900 SEPANG, SELANGOR

Tarikh : Masa : Tempat:

5 April 2011 (Selasa) 2.45 Petang Bilik Mesyuarat SK KLIA

Senarai Kehadiran: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Pn. Rumiah Bt Abd Jalil Pn. Nooriah Bt Kasah Pn. Ana Liza Bt Zainuddin Pn. Nor Azliana Bt Ahmad Pn. Norazila Bt Daud Pn. Salasiyah Bt Talib Pn. Rohani Bt Salleh Pn. Ros Azillah Bt Mohd Rashid Pn. Norlelawati Bt Jusoh Pn. Ruzaimah Bt Salleh Pn. Siti Sarah Bt Ibrahim Pn. Nor Amnah Bt Mohamad Cik Siti Nor Fatehah Bt Jamaludin Pn. Ida Suryani Bt Samat Pn. Masniza Bt Md Shah Pn. Rohaya Bt Rosdi Pn. Mazeliah Bt Jalil Pn. Anita Bt Ramli Pn. Rodziah Bt Zakariya Pn. Siti Azura Bt Nasarudin Pn. Azizah Bt Mihat Guru Besar / Pengerusi Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan HEM Ketua Pembantu Tadbir / Setiausaha KP Bahasa Melayu KP Bahasa Inggeris KP Matematik KP Sains KP Pendidikan Agama Islam KP Bahasa Arab SU Kajian Tempatan KP Sivik & Kewarganegaraan SU Pend. Jasmani & Kesihatan KP pendidikan Seni Guru Prasekolah Guru Pemulihan Guru ICT / KP Pendidikan Moral Guru Bimbingan & Kaunseling Guru Pusat Sumber & Media Juruaudit Dalaman Pembantu Tadbir

Tidak Hadir Dengan Izin : 1. 2. 3. 4. En Awaludin Bin Nawi Pn Suzi Bt Zamahshari Pn Norsyamihah Bt Md Salleh Tan Sook Chin PK Kokurikulum (Bertukar) KP Kemahiran Hidup (Cuti Bersalin) KP Pendidikan Muzik (Cuti Sakit) Kp Bahasa Cina (Bertugas di luar)

Agenda : 1. Ucapan Pengerusi Pn Rumiah Bt Abd Jalil (Guru Besar) 1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan memulakan mesyuarat dengan Surah Al-Fatihah. Beliau memohon maaf diatas kelewatan mengadakan mesyuarat kewangan kali pertama pada tahun ini atas sebab menunggu penyata akaun Kerajaan daripada pihak bank serta ingin memastikan semua ahli jawatan kuasa hadir pada mesyuarat ini. Beliau memaklumkan ada panitia yang telah pun mula berbelanja pada awal tahun ini. Beliau juga ingin menerangkan Prosedur Perbelanjaan yang terkini seperti dalam Surat Pekeliling Kewangan Bil 8/2010.

1.2

1.3

1.4

Tindakan :

Makluman semua

2.

Pengesahan Minit Mesyuarat pengurusan Kewangan Bil. 4/2010 Cadangan Disokong : : Pn Mazeliah Bt Abd Jalil Pn Siti Azura Bt Nasarudin

3.

Perkara Berbangkit. 3.1 Pengerusi memaklumkan tiada perkara berbangkit pada kali ini. Tindakan : Makluman

4.

Makluman Surat Pekeliling Kewangan Bil 8/2010 4.1 Pengerusi memaklumkan Surat Pekeliling Bil. 5/2008 telah dibatalkan dan digantikan dengan Surat Pekeliling Bil. 8/2010 yang mana akan digunapakai sekarang (Rujuk Lampiran SPK Bil 8/2010)

4.2

Pengerusi menerangkan maksud perbelanjaan bagi setiap peruntukan PCG yang diterima dan meminta semua Ketua Panitia berbelanja berdasarkan pekeliling yang ditetapkan. Pengerusi memaklumkan pada tahun ini sekolah telah menerima peruntukan PCG yang Baru seperti BKKP (Bantuan Kokurikulum Prasekolah) dan BSS (Bantuan Sukan Sekolah). Seperti BKK (Bantuan Kokurikulum Sekolah) dan YKS (Yuran Khas Sekolah), peruntukan ini juga perlu dihabiskan sebelum akhir tahun.

4.3

4.3

Pengerusi memaklumkan bahawa baki peruntukan Akaun Kerajaan (Peruntukan PCG) yang telah dibawa ke tahun ini adalah sebanyak 10% atau RM 5,527.12 tetapi berdasarkan Pekeliling Bil 8/2010 hanya 5% sahaja yang boleh di bawa kehadapan yang mana jumlah keseluruhan sepatutnya berjumlah RM 3,364.80. Oleh yang demikian sejumlah RM2,272.22 perlu dipulangkan semula ke KPM.(Rujuk Lampiran C). Pengerusi juga memaklumkan pihak KPM telah menggantung pelaksanaan arahan Pemulangan lebihan PCG 2010 dan membenarkan pihak sekolah berbelanja sehingga 30 April 2011. Namun begitu perbelanjaan tersebut masih tertakluk kepada surat siaran yang diedarkan dan sekiranya masih terdapat lebihan yang tidak habis dibelanjakan ianya hendaklah dikreditkan ke Akaun Hasil Kerajaan (KP(BKEW/BT)1800/G-03(18) bertarikh 11 Februari 2011). Merujuk perkara 4.4, pengerusi mencadangkan agar lebihan PCG 2010 sebanyak RM 2,272.22 digunakan untuk membeli perabot untuk Bilik Pendidikan Muzik (1 unit kabinet besi) dan Bilik Pendidikan Seni (1 unit kabinet besi & 44 buah kerusi plastik bertangkai) yang mana kesemuanya berjumlah RM2,258.00 manakala bakinya berjumlah RM14.22 dipulangkan ke Akaun Hasil KPM. Keputusan : Ahli mesyuarat bersetuju sebulat suara.

4.4

4.5

4.6

Pengerusi memaklumkan baki sebenar yang boleh dibawa ke tahun 2011 adalah seperti di Lampiran A. Tindakan : Guru Besar & PT Kew

5.

Pembentangan Kedudukan Kewangan Akaun Kerajaan & SUWA pada Tahun 2011 5.1 Pengerusi membentangkan kedudukan kewangan terkini (sehingga 1.4.2011) bagi kedua-dua akaun sekolah dan kenyataannya adalah seperti di Lampiran A & B. Tindakan : Makluman

6.

Prosedur Perbelanjaan 6.1 Pengerusi meminta semua KP merujuk Surat Pekeliling Kewangan Bil 8/2010 yang telah diedarkan, sebagai panduan apabila ingin membuat pembelian. Tindakan : Semua Ketua Panitia

6.2

Pengerusi menerangkan dengan terperinci kepada semua KP, mengenai Prosedur Perbelanjaan sebenar. i]. Adalah dicadangkan semua KP memastikan perbelanjaan yang dibuat hendaklah berdasarkan garis panduan berikut : 75% daripada peruntukan yang diterima digunakan bagi tujuan pembelian bahan P & P. 20% daripada peruntukan yang diterima digunakan bagi tujuan aktiviti panitia. 5% daripada peruntukan yang diterima hendaklah ditinggalkan untuk dibawa ke tahun hadapan. Tindakan : Senua Ketua Panitia

ii].

Semua KP, Guru Media, Guru Bimbingan & Kaunseling & Guru Prasekolah hendaklah memastikan perkara berikut setiap kali pembelian hendak dibuat: Perbelanjaan hendaklah berdasarkan keperluan. Kedudukan kewangan mestilah mencukupi. Perlu menyemak semula kedudukan stok yang sedia ada. Kekerapan penggunaan setiap barang yang hendak dibeli dan anggarkan jumlah penggunaan setahun bagi setiap bekalan/perkhidmatan. Tindakan : AJK Kewangan

iii].

Apabila telah pasti barang yang hendak dibeli, KP perlu mengisi Borang Nota Minta dan serahkannya ke pejabat (Guru Besar) untuk disemak dan disuaikan dengan kedudukan kewangan semasa bagi urusan pembelian. Tindakan : Semua Ketua Panitia

iv].

Setiap pembelian perlulah mendapat persetujuan & kelulusan daripada Guru Besar. Tindakan : Makluman

v].

Bagi Program yang memerlukan kertas kerja, KP / AJK yang terlibat, perlu memastikan jumlah perbelanjaan mestilah sama dengan kertas kerja tersebut serta pastikan dokumen sokongan (Invois/resit yang sah) turut disertakan. Tindakan : AJK Kewangan

vi].

Pengeluaran cek yang melibatkan aktiviti dan kertas kerja terutamanya peruntukan Kokurikulum, Aktiviti Agama Islam/Moral serta Bimbingan & Kaunseling hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap dan tepat (Invois/resit yang sah). Cek atas nama guru perlu dielakkan. Bayaran hendaklah terus kepada pembekal seperti : a). Jemputan Penceramah - sertakan salinan surat jemputan penceramah dan cek atas nama penceramah / Surat akuan terima wang jika dibayar secara tunai. Sewaan Bas Cek atas nama Syarikat Bas. Sewaan tempat/premis Cek atas nama pemunya premis yang digunakan. Bekalan Makanan Cek atas nama pembekal makanan. Tiket masuk ke tempat tertentu (seperti muzium / zoo) perlu disertakan sekiranya ada (Bagi program lawatan sahaja).

b). c).

d). e).

Tindakan : PT Kewangan

vii].

Semua guru dibenarkan untuk membuat sebarang pembelian secara tunai dengan syarat ianya tidak melebihi RM100.00 dalam satu resit/bil. Perbelanjaan tersebut boleh dituntut melalui Panjar Wang runcit sekolah. Tindakan : Makluman

viii].

Semua tuntutan membawa pelajar untuk aktiviti kokurikulum perlulah mendapat kelulusan daripada Guru Besar dan pastikan Borang Tuntutan Pelajar telah diisi serta surat panggilan aktiviti turut disertakan. Berikut merupakan kadar makan pelajar bagi tuntutan tersebut : RM 4.00 RM 8.00 Kadar untuk hari Kadar untuk 1 hari

Jika ada bayaran pendaftaran, sila pastikan resit bayaran pendaftaran diterima bagi tujuan pengauditan. Tindakan : PK Kokurikulum/ Unit Kokurikulum

x].

Setiap pembelian mestilah lengkap dengan dokumen berikut: Borang Nota Minta Borang Pesanan Tempatan (LO) Invois Baucar Bayaran Resit Rasmi Bayaran Dimasukkan ke dalam buku stok berkaitan. Tindakan : PT Kewangan

xi].

Kepada semua yang terlibat, Guru Besar mengingatkan supaya, setiap bekalan yang diterima hendaklah direkod ke dalam Buku Stok Panitia masing-masing serta mematuhi segala peraturan kewangan.

Tindakan : Makluman semua

7.

Hal-hal lain 7.1 Pengerusi meminta guru-guru kelas mengutip dan memberi peringatan kepada murid-murid yang masih belum membayar yuran tambahan persekolahan pada tahun ini. Tindakan : Semua Guru Kelas / KPT

7.2

KP Sains, Pn Ros Azillah meminta kebenaran untuk membeli satu kabinet berkunci bagi tujuan meletak barang-barang panitia sains. Tindakan : Pengerusi mencadangkan KP Sains membuat perbandingan harga kabinet tersebut di kedai dan menyemak baki peruntukan yang ada sebelum membelinya.

7.3

Guru Pusat Sumber & Media, Pn. Rodziah juga meminta kebenaran untuk membeli satu almari berkaca bagi tujuan pameran. Tindakan : Pengerusi mencadangkan Guru PSS tersebut membuat perbandingan harga kabinet tersebut di kedai dan menyemak baki peruntukan yang ada sebelum membelinya.

7.4

Guru B & K, Pn Anita meminta sebuah printer untuk kegunaan di Bilik Bimbingan & Kaunseling. Tindakan : Ahli mesyuarat bersetuju sebulat suara dan akan dibincangkan untuk mencari pembekal.

7.5

Guru Panitia Pendidikan Agama Islam mencadangkan untuk membeli sebuah gendang Kecil sebagai iringan dalam sesuatu persembahan seperti Nasyid. Ianya juga boleh digunapakai bersama oleh Panitia Pendidikan Muzik. Tindakan : Ahli mesyuarat bersetuju dan meminta guru-guru yang terlibat mendapatkan sebutharga gendang tersebut dan akan dibayar dengan menggunakan Peruntukan Panitia Pendidikan Muzik.

7.6

Pengerusi mengingatkan kepada Panitia yang masih belum berbelanja bolehlah berbuat demikian dengan menghantar nota minta ke pejabat untuk mendapat kelulusan. Ketua Panitia juga digalakkan menyemak baki peruntukan yang ada dengan merujuk kepada KPT @ PT sebelum berbelanja. Tindakan : Semua KP / KPT

8.

Ucapan Penangguhan Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan mengakhiri mesyuarat ini dengan Surah Al-As.

Mesyuarat ditangguhkan jam 4.45 petang.

Disediakan oleh :

Disahkan Oleh :