KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

(Ministry Of Education Malaysia) KEMENTEzuAN

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PENDIDIKAN
(Human Resaurce Management Division) MALAYSIA
ARAS 1,5 DAN 12-14, BLOK E12, KOMPLEKS E
Telefon : +603-8884 6000 (Talian Umum)
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
Faks : +603-8888 6292
62604 PUTRAJAYA Laman web : http://www.moe.gov.my

Ruj. kami : KPMSP.500-3/'1611(+1)

Tarikh : nJanuari 2016

4 Rabiutakhir 1437H

SEMUA KETUA BAHAGIAN

{T|#BEMUA PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI
\)Fs
YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ Tuan/ Puan,

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI GRED N11/N14 DI KEMENTERIAN

PENDTDIKAN MALAYSIA

Dengan hormatnya saya diarah untuk menarik perhatian YBhg. Datuk/ Dalo'l Datini
tuan/ puan kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan, Bahagian

pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telah
menyediakan Senarai Tugas Pembantu Operasi Gred N111N14" Senarai tugas ini
disediakan dengan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2013 dan
juga hasil mesyuarat yang diadakan bersama wakil Kesatuan Pembantu Operasi
Perkhidmatan Awam Semenanjung Malaysia (KEPSI).

3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini disertakan Senarai Tugas

pembantu Operasi Gred N11lN14 di KPM untuk rujukan dan panduan pihak YBhg.
Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan seperti di lampiran-lampiran berikut:

i) LAMPIRAN A: Senarai Tugas Pembantu Operasi di Bahagianl

Jabatan Pendidikan Negeril Pejabat Pendidikan Daerah; dan

ii) LAMPIRAN B : Senarai Tugas Pembantu Operasi di Sekolah/ lnstitusi

KPM.

,A
ffiA
,::g#:::Bi:i::!t"^
4. Kerjasama pihak YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan juga adalah dimohon
untuk mengedarkan senarai tugas ini kepada semua Pejabat Pendidikan Daerah/
sekolah/ inJtitusi di bawah seliaan YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan.

5" perhatian dan kerjasama YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuanl puan dalam hal ini
adalah amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih'

Sekian.

,,SEHATI SEJIWA"
.,BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Saya yang menurut Perintah,

(JAMIL BIN RAKON)

bahagian Pengurusan Sumber Manusia
b.p. Ketua Setiausaha
Kementerian Pendid ikan MalaYsia

s.k. i) KSU
ii) rKSU(P)
iii) rsuBK(SM)
iv) TSUB(SM)D
v) TSUB(SM)J
vi) TSUB(SM)K
vii) KPSU(SM)TA//
viii) Presiden
Kesatuan Pembantu OPerasi
PerkhidmatanAwamsemenanjungMalaysia(KEPSI)'
No.72 Tingkat 1,
Bangunan Yeoh Cheng Liam,
Batu '17, Jalan Mertl,
41050 Klang
SELANGOR
 LAMPIRAN A

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI BAHAGIAN/ JABATAN

PENDIDIKAN NEGERI/ PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

1. Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surau dokumen/

samin/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.
1.1 Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin faks.
1.2 Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam
Buku Daftar Surat Masuld Keluar dan dicap terima (kecuali surat
berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu
Tadbir.
1.3 Mengedar surat yang diterima kepada seksyen/ uniU kakitangan
yang berkenaan.
'lvterigeOar
1.4 surat dalaman/ pekeliling dan surat panggilan
mesyuarat kepada seksyen/ unit/ kakitangan yang berkenaan'
1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos dan Bahagian/ sektor
yang berkenaan.
1.6 Mengurus Franking Surat - agihan mengikut berat surat dan
nilai surat, buat cetakan nilai dan hantar ke Pejabat Pos.
1.T Mendaftar dan membuat salinan Buku Perkhidmatan Kerajaan
yang diterima (secara serahan tangan/ pos berdaftar dan lain-
iaini serta mengagihkan kepada pegawai yang mengendalikan
urusan Perkhidmatan.

2. Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'

2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo dan lain-lain'
2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang
diperlukan"
2"3 Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang
dicetakl disalin direkod di dalam Buku Daftar
Penggunaan
Mesin Fotostat.
2.4 Mengurus kerja-kerja digitat filing seperti mengimbas surat
masuk dan keluar.
2,5 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di raV
kabinet besi yang penyimpanan'
disediakan atau di tempat
-borlng-borang
2.6 Memastikan khas (pinjaman komputer, borang
cuti dan lain-lain) mencukuPi'
 LAMPIRAN A

3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat.
3.1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun
dan mengemas barang-barang dari stor pejabat'
3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan
tidak diPerlukan.

4, Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik
mesyuarat disenggara dengan baik'
4.i Menerima Gmpahan bilik mesyuarat, mengemas dan
memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik
sebelum dan selepas mesYuarat'
4"2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan
untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis
rasmi.
4.3 Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

5. Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan ICT

dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

6. Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa"
6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk
bacaanl rujukan Pelanggan'
6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'
6.3 Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam
keadaan baik.
6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat pejabat berkaitan
pentadbiran.

7. Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan'
T "1 lVlembawa kenderaan pejabat
(atas kebenaran bertulis daripada
Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu'

8. Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursus/ mesyuarat

sekiranya diarahkan.
 LAMPIRAN A

g. Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual.

10. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam waktu.

11" Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa'

 LAMPIRAN B

SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI SEKOLAH/ INSTITUSI KPM

1. Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan suraU dokumen/

saman/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan.
1 .1 Mengambil surat luaran dari pigeon hole dan mesin
faks.
1.2 Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam
Buku Daftar Surat Masuk/ Keluar dan dicap terima (kecuali surat
berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu
Tadbir.
1.3 Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/ kakitangan yang
berkenaan.
1"4 Mengedarkan surat dalamanl pekeliling dan surat panggilan
mesyuarat kepada unit/ kakitangan yang berkenaan.
1.5 Menghantar surat-surat ke pejabat pos'

2. Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen'

2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo'
2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang
diPerlukan.
2.3 Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang
dicetak/ Cisalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan
Mesin Fotostat.
2.4 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen I fail di rakl
kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan.
2.5 Memastikan borang-borang khas (pinjaman komputer, borang
cuti dan lain-lain) mencukuPi.

3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau

peralatan bekalan dari stor pejabat'
3"1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun
dan mengemas barang-barang dari stor pejabat'
3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan
tidak diPerlukan.

4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan

selepas mesyuarat . serta memastikan peralatan di bilik
mesyuarat disenggara dengan baik"
4.1 Menerima tempafran bilik mesyuarat, mengemas dan
memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik
 LAMPIRAN B

sebelum dan selepas mesYuarat.

4.2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan
untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis
rasmi.
4.g Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.

5. Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan lcT

dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.

6. Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang

masa.
6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk
bacaanl ruj u kan Pelanggan.
6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail'
6.3 Memaltikan tahap kebersihan ruang kerial pejabat dalam
keadaan baik.
6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat sekolah berkaitan
pentadbiran sekolah.

7. Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa

apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan"
7.j Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada
Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu'

g. Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursusl mesyuarat

sekiranYa diarahkan.

g. Membantu merekod dan menguruskan pengambilan dokumen-

dokumen seperti sijit-sijil peperiksaan UPSR/ PMR/ PT3/ SMA/
SpM/ STpMI bfng dan Surat Akuan/ Sijil Berhenti Sekolah.

10. Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual'

11. Membantu dalam urusan bank seperti membayar bil dan lain-lain'
12. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam waktu.
 LAMPIRAN B

13. Membantu urusan pendaftaran murid baru dan pertukaran murid.

14. Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.