DRAF 21/08/2019 (SYALA)

DESKRIPSI TUGAS PEMBANTU OPERASI

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KETUA PERKHIDMATAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO KEDUDUKAN DALAM WARAN PERJAWATAN PEMBANTU OPERASI (TBK 13 TAHUN) PEJABAT

GRED JAWATAN N BIDANG PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN

GRED JD N11/ N14 SUB BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

HIERARKI 1/BAHAGIAN ( SEKOLAH) DISEMAK OLEH

HIERARKI 2 /CAWANGAN/ SEKTOR/UNIT DILULUSKAN OLEH

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu tugas-tugas Perkhidmatan Pentadbiran dan Sokongan Jawatan bagi melancarkan pengurusan sekolah

N11 N14

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau 1. Bertanggungjawab melaksanakan tugas 1. Melaksanakan tugas 2. melaksanakan tugas mengahantar dan
kutipan surat/dokumen/saman/notis/fax mengahantar dan mengambil dokumen penyampaian atau kutipan mengambil dokumen
dengan sempurna, cekap dan bekesan surat/dokumen/saman/notis
2. Memastikan surat-surat yang dihantar direkod 3. Memastikan surat-surat yang dihantar direkod
dalam buku keluar dengan sempurna, cekap dan dalam buku keluar
3. Surat-surat yang diterima perlulah direkod dan bekesan 4. Surat-surat yang diterima perlulah direkod dan
diambil tindakan untuk diminitkan dengan kadar diambil tindakan untuk diminitkan dengan
segera kadar segera
4. Surat-surat yang telah diminitkan perlu diedarkan 5. Surat-surat yang telah diminitkan perlu
dengan segera diedarkan dengan segera

2. Membantu membuat salinan pendua
dan penjilidan dokumen
1. Membuat salinan dokumen/surat/memo dan lain-
lain
2. Mencetak , mengetip, menjilid dan binding
dokumen yang diperlukan
3. Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan
dokumen yang dicetak / disalin direkod di dalam
Buku Daftar Penggunaan Mesin Fotostat
4. Mengurus kerja-kerja digital filing seperti
mengimbas surat keluar dan masuk
2.Membantu membuat salinan
pendua dan penjilidan dokumen
1. Menyelia salinan dokumen/surat/memo dan lain-
lain
2. Mencetak , mengetip, menjilid dan binding
dokumen yang diperlukan
3. Menyelia mesin fotostat serta memastikan
dokumen yang dicetak / disalin direkod di dalam
Buku Daftar Penggunaan Mesin Fotostat
4. Mengurus kerja-kerja digital filing seperti
mengimbas surat keluar dan masuk

DRAF 21/08/2019
MS 1/4
DRAF 21/08/2019 (SYALA)
3. Mengangkat, menyusun dan
mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan dari stor pejabat
4. Mengemas dan menyusun atur bilik
mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan
di bilik mesyuarat diselenggara dengan
baik
6. Memastikan kebersihan dan
kekemasan pejabat sepanjang masa
7. Membantu dan menjadi urus setia
bengkel/ kursus / mesyuarat sekiranya
diarahkan.
8. Bahagian kaunter
9. Penyediaan Perakam Waktu
10. Menyedia, merekod dan
mengemaskini pengurusan rekod dan
failing
11. Tugas-tugas yang diarahkan oleh
Ketua pentadbiran dari masa ke
semasa
5. Mencari, memyimpan dan menyusun dokumen /
fail di rak/ kabinet besi yang disediakan atau di
tempat penyimpanan.
6. Memastikan borang-borang khas dicetak
mencukupi
1. Membantu dalam urusan mengambil,
mengangkat, menyusun dan mengemas barang-
barang dari stor pejabat
1. Menerima tempahan bilik mesyuarat, mengemas
dan memastikan susun atur bilik mesyuarat
dalam keadaan baik sebelum dan selepas
mesyuarat
2. Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan
bahan-bahan untuk kegunaan mesyuarat,
bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.
3. Memastikan kebersihan tempat sebelum,
semasa dan selepas mesyuarat, bengkel, kursus
dan lain-lain majlis rasmi.
1. Menyusun dan mengemas buku –buku dan
majalah untuk bacaan/ rujukan pelanggan
2. Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail
3. Memastikan tahap kebersihan ruang kerja /
pejabat dalam keadaan baik
4. Membantu mengemaskini papan maklumat
pejabat berkaitan pentadbiran
1. Membantu penyediaan peralatan dan senarai
nama peserta bagi pendaftaran kursus/ bengkel/
mesyuarat
1. Bertugas di kaunter pertanyaan / kaunter utama
mengikut jadual
1. Membantu dan menyediakan Kad Perakam
Waktu
1. Membuka, merekod, mengemaskini failling
pentadbiran dari masa ke semasa
2. Menyusun dan menyimpan fail
3. Mengangkat, menyusun dan
mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan dari stor pejabat
4. Menyelia pengurusan rekod failing
pentadbiran secara berkala
mengikut Arahan Pentadbiran
5. Bahagian Kaunter
6.Membantu PT perkhidmatan bagi
menyedia Buku Perkhidmatan
7. Membantu PT perkhidmatan bagi
menguruskan fail peribadi
8.Membantu merekod dan
menguruskan pengambilan
dokumen-dokumen seperti sijil-sijil
peperiksaan
UPSR/PT3/SPM/SMA/STPM/
STAM dan Surat Akuan/ Sijil
Berhenti Sekolah
9.Tugas-tugas yang di arakan oleh
Ketua Pentadbiran dari masa ke
semasa
5. Mencari, memyimpan dan menyusun dokumen /
fail di rak/ kabinet besi yang disediakan atau di
tempat penyimpanan.
6. Memastikan borang-borang khas dicetak
mencukupi
1. Membantu kerja-kerja pelupusan stor yang telah
usang dan tidak diperlukan
1. Menyelia membuka dan menutup fail pentadbiran
dari masa ke semasa
1. Bertugas dikaunter pertanyaan / kaunter utama
mengikut jadual
1. Membuat salinan buku perkhidmatan
1. Meminit dan merekod fail peribadi
1. Memastikan pelanggan membawa kad
pengenalan Asal dan dokumen yang setarafnya
2. Memastikan wakil yang mengambil sijil adalah
keluarga yang terdekat dan pastikan membawa
surat akuan penerima sijil
DRAF 21/08/2019
MS 2/4
DRAF 21/08/2019 (SYALA)

DIMENSI

4. Jumlah pelajar
1. Jumlah guru-guru dan kakitangan staf :

5.
2. Jumlah dokumen fail yang berkaitan

3. Jumlah peralatan / mesin yang digunakan 6.

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

PMR dan setarafnya.

KOMPETENSI

N11 N14

1. Berkebolehan berkomunikasi dengan 1. Berkebolehan berkomunikasi dengan

berkesan
2. Berkebolehan mengurus masa
3. Berkebolehan membuat catatan dan
merekod dengan berkesan
4. Kebolehan mengendalikan perisian
komputer dan peralatan yang berkaitan
dengan bidang tugas
berkesan
2. Berkebolehan mengurus masa
3. Berkebolehan membuat catatan dan
merekod dengan berkesan
4. Kebolehan mengendalikan perisian
komputer dan peralatan yang berkaitan
dengan bidang tugas
5. Kebolehan menyelia tugas (bagi gred
kenaikan pangkat)

PENGALAMAN

Laluan N11 N14

DRAF 21/08/2019
MS 3/4
 DRAF 21/08/2019 (SYALA)

Kenaikan pangkat
0 tahun 13 tahun berkhidmat
TBBK

DRAF 21/08/2019
MS 4/4