myPortfolio

PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) –

PT(KEW)1 UNIT AKAUN & BAYARAN
SEKSYEN KEWANGAN

BAHAGIAN : SMA SULTAN ISMAIL

ALAMAT : JALAN NIBONG, 23000 KUALA
DUNGUN, TERENGGANU.

NO. TELEFON : 09-8422400

NO. FAKS. : 09-8422402
LAMAN SESAWANG: smasidt@yahoo.com.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Emmyline binti Rotop

Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir (Kewangan)

Gred Hakiki Jawatan : W19

Tarikh Penempatan : 01 Mac 2011

DILULUSKAN OLEH

Nama : Ahmad Ridhuan bin Abdul Ghani

Gelaran Jawatan : Pengetua

Gred Jawatan : DG48

Tarikh : 18 November 2018

 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. 18 November 2018 Pengemaskinian Deskripsi

Tugas

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula

dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1
Carta Fungsi 2
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 3
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI

1.1 SMA Sultan Ismail Dungun

PENGETUA

PIBG

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL MURID PK KOKURIKULUM

KURIKULUM

PENGURUSAN KURIKULUM

PENYELARAS
SU SUKAN /
TINGKATAN
SU JADUAL PERMAINAN
STAF KB BAHASA
WAKTU
SOKONGAN DISIPLIN Mark Boy
Azrul Matinin
SU Manimekalai
KETUA Nizam bin KB TEK/VOK Datu Masrin bin
PEPERIKSA a/p Muthusamy
PEMBANTU Mohd. Noh Datu Mokhsan
AN (T3) SU
LEMBAGA
TADBIR N26 Wan Nasir bin KOKURIKULUM
PENGAWAS
Wan Mat Zuraima bt
PEMBANTU GURU KB SAINS/
Sokinah binti Zakaria (T2) Julia Thien
TADBIR (P/O) PERPUSTAKA MAT Mastura binti Hj
Sumardi
N19 AN/MEDIA MAJLIS
Nanti
Syuhaidah
KETUA bt
Elsie Pius PENYELARAS
Mohamed
TINGKATAN (T1)
Faridah binti AlikeDATA
GURU Sia KB BADAN
Arid
PEMBANTU Lodinus KEMANUSIAAN BERUNIFORM
SitiMastura
Zaleha binti
TADBIR (Kew) APDMbt
Raminah
W19 binti Rohaidah binti Rahim
Mohamad
Gurid SU LDP SU
Rasikin
March binti MESYUARAT /
Dayang
PEMBANTUAmsah
Marazing Suriana binti TAKLIMAT
binti
OPERASI AwangN11 Zainal GURU KOPERASI
Damit PENGURUSAN
SU
ASRAMA Jaafar bin
Mohd. Jamati PENGURUSAN Siti Zalina binti
bin Sakai ASET & Mohd. Shafie Zahari
Zakaria bin Deris
PEMBANTU INVENTORI SU KURIKULUM
SETIAUSAHA
(K.Warden)
MAKMAL C19
Saminah binti SEKOLAH Julia binti Uling
HEM
Gimpah Manasey Junik
Zubaidah binti
Shairi binti Noor Idayu binti
Hejilda(Warden)
Razak anak
Simon Hassan GURU
PENYELIA Hendrik
SU BIMBINGAN &
ASRAMA N22 SPBTNoel
Jasintha
Mohd.
Zarinah bt Ab. PENGURUSAN KAUNSELING
(Warden)
Saifulazean
Aziz (KUP)bin KEWANGAN &
IntanAtin
Gemala
AKAUN Faridah binti
bin Hj Mingin Saiful bin
SEKOLAH Juhaidi
Mohamed
Normie binti
KANTIN
(Waeden)
Iman Maria Johnny
Daud
Intanbin
Gemala
AbdulHj
Masnah binti
Mingin
Fatah (P.
Nub
Asrama)
Vivianna Wong
 2. CARTA FUNGSI

SMA SULTAN ISMAIL DUNGUN

UNIT HAL EHWAL MURID

SETIAUSAHA KOKURIKULUM UNIT PENGURUSAN
 Merancang aktiviti kokurikulum sekolah-rancangan
1. Jawatankuasa Disiplin dan Lembaga
jangka panjang/pendek
Pengawas
 MengadakanUNIT KOKURIKULUM
mesyuarat sekurang-kurangnya 2 kali KURIKULUM
a) Jawatankuasa Lembaga Pengawas
setahun.  KB BAHASA
 KB TEK/VOK b) Jawatankuasa Disiplin Murid
 Menentukan peraturan kokurikulum sekolah.
 KB SAINS/MATH
 Menentukan takwim dan jadual aktiviti. 2. Jawatankuasa Kebersihan, Keselamatan
 KB KEMANUSIAAN
 Memastikan penglibatan pelajar menyeluruh. dan Keharmonian Sekolah
 SU PSPA
 Memastikan sekolah mengambil bahagian dalam a) Bangunan dan kelas
 SU MESYUARAT/ TAKLIMAT GURU
kegiatan kokurikulum peringkat Daerah/Negeri/ b) kawasan sekolah
 SU KURIKULUM
Kebangsaan. c) Kantin Sekolah
 Memastikan guru mematuhi takwim dan jadual PENGURUSAN AKADEMIK d) Jawatankuasa Keselamatan dan Latihan
kokurikulum.  SU JADUAL WAKTU Kebakaran
 Menentukan tarikh Temasya Sukan Sekolah,  SU PEPERIKSAAN e) Jawatankuasa Penyelenggaraan Perabot
Merentas Desa, Hari Kokurikulum dan kegiatan lain.  GURU PERPUSTAKAAN/MEDIA dan Bangunan
 Menilai aktiviti kokurikulum dan membuat laporan  GURU DATA
tahunan.  SU LDP 3. Jawatankuasa Pinjaman Buku Teks
 Menyelaras dan menyelia aktiviti-aktiviti persatuan  SU PENGURUSAN
dan kelab yang bercorak akademik. ASET&INVENTORI 4. Jawatankuasa Biasiswa dan Kebajikan
 Memastikan pelaksanaan program kelab/persatuan  SU PENGURUSAN KEWANGAN Murid / Jawatankuasa Bantuan Murid
berjalan mengikut jadual DAN AKAUN SEKOLAH Sekolah
 Merancang strategi penglibatan unit beruniform PENGURUSAN STAF SOKONGAN
sekolah. 5. Jawatankuasa Bimbingan dan Kaunseling
 Menyelaras pelaksanaan program unit beruniform UNIT PENTADBIRAN
berjalan mengikut jadual.  Unit Perkhidmatan 6. PENGURUSAN ASRAMA
 Mengurus dan menyelaras kegiatan setiap bidang  Unit Cetak
kokurikulum.  Unit Makmal 7.Jawatankuasa Majalah Sekolah
 Menyediakan anggaran belanjawan pengurusan  Unit Pengurusan Pejabat
kokurikulum.  Sumber Manusia 8. Jawatankuasa Buku Kedatangan Pelajar
 Menentukan langkah keselamatan dalam setiap dan Data Ponteng
aktiviti kokurikulum telah diambil.
 Memastikan rekod-rekod dan data kokurikulum UNIT AKAUN DAN KEWANGAN 9. Jawatankuasa Ketua Tingkatan dan
diselenggara dengan baik. Penolong Ketua Tingkatan
 Mengurus pembayaran semua jenis bil dan
SETIAUSAHA SUKAN/PERMAINAN tuntutan di bawah PCG Sekolah 10. Jawatankuasa Sistem Maklumat Murid
 Menyelaras semua aktiviti sukan sekolah.  Mengurus terimaan dan akaun Panjar Wang (SMM) dan Sistem Salahlaku Disiplin Murid
Runcit (SSDM)
 Menyediakan takwim dan jadual aktiviti sukan yang
 Mengurus akaun dan laporan perbelanjaan
sesuai dengan aktiviti MSSD, MSSS, MSSM.
mengurus PCG/ Panjar Wang Runcit.
 Membantu Pengetua mengagih tugas guru dalam
olahraga dan permainan.
 Menyediakan anggaran belanjawan tahunan untuk
aktiviti dan peralatan.
 Menyelaras penyertaan sekolah dalam aktiviti sukan
luar sekolah.
 Mengurus dan menjaga keselamatan semua
peralatan sukan sekolah.
 Menyediakan laporan lengkap tentang semua aktiviti
sukan sekolah dan luar sekolah untuk edaran , rujukan
dan rekod.
 Merancang meningkatkan pengetahuan, kemahiran
dan minat pelajar dalam permainan.
 Mengurus latihan rumah sukan pada hari-hari yang
ditetapkan.
 Guru dan pelajar wajib hadir pada waktu latihan
rumah sukan. Kedatangan dicatat dalam buku
kehadiran.
 Memilih dan melatih pasukan olahraga dan
permainan untuk pertandingan antara rumah sukan.
 Menghantar nama peserta yang berpotensi untuk
pemilihan wakil sekolah.
 Mengawasi keselamatan pelajar waktu
latihan.Menyemai semangat kesukanan dikalangan
pelajar.
 Sentiasa berbincang dengan Ketua Rumah Sukan
untuk meningkatkan prestasi rumah sukan
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Pembantu Tadbir (Kew) KETUA PERKHIDMATAN Pengetua

KEDUDUKAN DI WARAN
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PT (kew) Pembantu Tadbir (Kew)
PERJAWATAN
Pengurusan Akaun dan
GRED JAWATAN W19 BIDANG UTAMA
Kewangan
GRED JD W19 SUB-BIDANG Kewangan
STATUS JAWATAN Tetap dan Berpencen DISEDIAKAN OLEH Emmyline binti Rotop

HIRARKI 1(BAHAGIAN) SMA Sultan Ismail DISEMAK OLEH PK Pentadbiran

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) Unit Akaun dan Kewangan DILULUSKAN OLEH Pengetua

SKIM PERKHIDMATAN Pembantu Tadbir (Kew) TARIKH DOKUMEN 30 November 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menjalankan operasi Unit Akaun dan Bayaran iaitu, memproses dan mengakaunkan semua jenis bayaran dan
terimaan bagi memastikan semua bil tuntutan dibayar tidak lewat dari 14 hari dari tarikh terima bil tuntutan yang
lengkap dan sempurna.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

a) Memproses bayaran bagi memastikan bil tuntutan dibayar

Membantu menguruskan semua proses bayaran bagi memastikan tidak lewat dari 14 hari dari tarikh terima bil tuntutan yang
bil tuntutan dibayar tidak lewat dari 14 hari dari tarikh terima bil lengkap dan sempurna selaras dengan peraturan yang
tuntutan yang lengkap dan sempurna selaras dengan berkuat kuasa.
peraturan yang berkuat kuasa.

Membantu menguruskan perekodan semua terimaan bagi a) Menguruskan perekodan semua terimaan dan bayaran PCG
memastikan ia dilaksanakan dengan teratur selaras dengan bagi memastikan ia dilaksanakan dengan teratur selaras
peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa. dengan peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa.
(Manual dan Sistem Online-ESPKWS)

DIMENSI

1. Bilangan baucar tahunan : Baucar

2. Bilangan resit tahunan : Resit

3. Bilangan bahagian yang terlibat : Bahagian

4. Pekeliling berkaitan : Perintah Am, Arahan Perbendaharaan, 1Pekeliling

Perbendaharaan, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia,
Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

. Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan serta kepujian dalam
subjek Matematik, Perdagangan atau Prinsip Perakaunan pada peringkat peperiksaan tersebut.
KOMPETENSI

. Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik

. Kemahiran berkomunikasi yang baik
. Kebolehan dalam kerja-kerja pemfailan
. Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa
PENGALAMAN

. Pengalaman dalam bidang pengurusan kewangan adalah satu kelebihan.

 5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengurus permohonan perbelanjaan mengurus PCG.

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BI TANGGUNG
PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
L. JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
Pengetua Mengeluarkan arahan menguruskan Arahan Perbendaharaan
perbelajaan PCG kepada Unit Pengurusan Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
1.
& Pentadbiran Sekolah. 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
Ketua Pembantu Mengeluarkan arahan menguruskan Arahan Perbendaharaan
Tadbir (N26) perbelajaan PCG kepada Unit Akaun & Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
2. Kewangan 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)

Pembantu Menerima arahan menguruskan perbelajaan Arahan Perbendaharaan

Tadbir (Kew) PCG kepada Unit Akaun & Kewangan Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
3. (W19) 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)

4. Pembantu Menyemak nota minta yang diterima Arahan Perbendaharaan

Tadbir (Kew) daripada pegawai yangmembuat Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
(W19) permohonan perbelanjaan PCG. 2012, Buku Pengurusan
Termasuk menyemak dokumen sokongan Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
seperti kertas kerja memastikan borang
ditandatangani oleh pegawai yang
membuat permohonan dan disahkan
Pengetua.

5. Pembantu Menyediakan Pesanan tempatan. Arahan Perbendaharaan

Tadbir (Kew) Merekod pesanan tempatan (LO) dalam Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
(W19) sistem eSPKWS. 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)

Pembantu Menyedia baucer dalam sistem eSPKWS Arahan Perbendaharaan

Tadbir (Kew) untuk proses pembayaran perbelanjaan .Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
6.
(W19) PCG. 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)

7. Ketua Pembantu Membuat semakan dan pengesahan Arahan Perbendaharaan

Tadbir (N26) dokumen pembayaran serta semakan Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
Baucar Bayaran. 2012, Buku Pengurusan
Kumpulan Wang Sekolah (KPM)

8. Penolong Kanan 1. Membuat semakan dan pengesahan Arahan Perbendaharaan

dokumen pembayaran serta semakan Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
Baucar Bayaran. 2012, Buku Pengurusan
2. Menandatangani Cek Pembayaran Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
3. Memperakui Baucer Bayaran
9. Pengetua 1. Membuat semakan dan pengesahan Arahan Perbendaharaan
dokumen pembayaran serta semakan Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun
Baucar Bayaran. 2012, Buku Pengurusan
2. Menandatangani Cek Pembayaran Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
3. Mmeperakui Baucer Bayaran
6. CARTA ALIR

Aktiviti 1: Mengurus permohonan tuntutan elaun perjalanan.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA
Pembantu
Akauntan Keluarkan arahan untuk
W26 menguruskan permohonan

tuntutan elaun perjalanan.

PT(Kew) Terima arahan.

PT(Kew)
Semak borang tuntutan elaun
Buat
perjalanan yang diterima.
pindaan

Lengkap?
PT(Kew) Tidak
Ya

PT(Kew) Buat potongan Pendahuluan

Diri (jika ada).

PT(Kew)
Sediakan Baucar Bayaran
dalam e-SPKB.
Pembantu
Akauntan
W26 Buat Kemukakan dokumen

pindaan Baucar Bayaran untuk

pengesahan.
PT(Kew)
Disahkan?
Akauntan Tidak
Ya
Kemukakan dokumen
Baucar Bayaran untuk
kelulusan.

Tidak Diluluskan?
Ya

A
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PT(Kew) Cetak Baucar Bayaran untuk

dikepilkan pada dokumen

sokongan.

PT(Kew)
Tebuk “TELAH BAYAR”

untuk dikepilkan pada

dokumen sokongan.

PT(Kew)
Failkan.

TAMAT
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengurus permohonan perbelanjaan mengurus PCG.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima arahan untuk menguruskan permohonan

1.
perbelanjaan PCG.

Menyemak nota minta yang diterima daripada

pegawai yangmembuat permohonan
perbelanjaan PCG. Termasuk menyemak
2. dokumen sokongan seperti kertas kerja
memastikan boring ditandatangani oleh pegawai
yang membuat permohonan dan disahkan
Pengetua.
Jika ada pindaan, meminta pegawai yang
3. berkenaan membuat tindakan pembetulan.

Menyediakan Pesanan tempatan. Merekod

4. pesanan tempatan (LO) dalam sistem eSPKWS.

Memproses pembayaran dan menyediakan

5. Baucar Bayaran dalam sistem eSPKWS untuk
pengesahan dan kelulusan.

Cetak Baucar Bayaran setelah pembayaran

6. dilakukan untuk dikepilkan pada dokumen
sokongan.

Mengemukakan dokumen Baucar Bayaran

7. untuk pengesahan.

Mengemukakan dokumen Baucar Bayaran

8.
untukkelulusan.
Cop ‘TELAH BAYAR’ pada Baucar Bayaran
9. berserta dokumen sokongan.

Susun dan failkan Baucar Bayaran ikut susunan

10. Nombor Baucar.
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Perintah Am Bab B
2. Akta Acara Kewangan 1957
3. Arahan Perbendaharaan 100(a)
4. Pekeliling Perbendaharaan
5. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
6. Pekeliling Kewangan Bil 8. Tahun 2012,
7. Buku Pengurusan Kumpulan Wang Sekolah (KPM)
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang TBP/R Borang Tuntutan Borang TBP/M
1.
Bantuan Persekolahan/ Menengah
Borang Maklum Balas Status
2. Penerimaan Pembayaran Bantuan Borang MLBS

Persekolahan
Borang Permohonan Pindah Borang VPCG
3.
Peruntukan Bantuan PCG
Borang Pemulangan Peruntukan
4. Terlebih Tuntut Bantuan Persekolahan Borang PTT

KPM
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Ahli Persatuan Anggota Kumpulan Pelaksana SMASID