myPortfolio

PENOLONG AKAUNTAN
BAHAGIAN KEWANGAN

BAHAGIAN : JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

NEGERI MELAKA
ALAMAT : ARAS 1-3 BLOK PENTADBIRAN
KOMPLEKS KDN
JALAN SERI NEGERI HANG TUA JAYA
75450 AYER KEROH MELAKA

NO. TELEFON : 06-232 2662

NO. FAKS. : 06-232 2654
LAMAN SESAWANG: www.imi.gov.my

9
 myPortfolio
PENOLONG AKAUNTAN
(KEWANGAN)

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

MS ISO 9001:2015

JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA

2
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Nur Wahida binti Abdul Khoni

Gelaran Jawatan : Penolong Akauntan

Gred Hakiki Jawatan : W 29

Tarikh Penempatan : 16 Februari 2014

DILULUSKAN OLEH

Nama : Anirwan Fauzee bin Mohd Aini

Gelaran Jawatan : Pengarah Imigresen Negeri Melaka

Gred Jawatan : M52

Tarikh : 31 Disember 2021

3
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. 07 Disember 2021 Mengemaskini diskripsi tugas

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula

dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

4
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

6
Carta Organisasi

Carta Fungsi 10

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 11 – 12

Deskripsi Tugas 13 – 15

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 2
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 3
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 4
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 5
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 6
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 7
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 8 16 – 66
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 10
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 11
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 12
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 13
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 14
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 15

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 67

Senarai Borang 68

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 69

1. CARTA ORGANISASI

5
 1.1 Jabatan Dalam Negara

KETUA
PENGARAH IMIGRESEN

TIMBALAN KETUA TIMBALAN KETUA TIMBALAN KETUA

PENGARAH (PENGURUSAN) PENGARAH (KAWALAN) PENGARAH (OPERASI)

PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH

PENGARAH BAHAGIAN PENGARAH BAHAGIAN PENGARAH BAHAGIAN BAHAGIAN
BAHAGIAN PENGURUSAN BAHAGIAN KESELAMATAN BAHAGIAN OPERASI, PENGURUSAN
KEWANGAN SUMBER INTEGRITI DAN VISA, PAS DAN SIASATAN DAN DEPOT DAN
MANUSIA PASPORT PERMIT PENDAKWAAN TAHANAN

PENGARAH
PENGARAH
BAHAGIAN PENGARAH PENASIHAT PENGARAH PENGARAH PENGARAH BAHAGIAN
TEKNOLOGI BAHAGIAN UNDANG- BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN PERISIKAN,
MAKLUMAT DAN KHIDMAT UNDANG PEKERJA KHIDMAT ATIPSOM OPERASI KHAS &
REKOD PENGURUSAN ASING EKSPATRIAT DAN AMLA ANALISA

PENGARAH
BAHAGIAN PENGARAH
PENGARAH DASAR DAN BAHAGIAN
AKADEMI PERANCANGAN PROJEK SISTEM
IMIGRESEN STRATEGIK KAWALAN
MALAYSIA IMIGRESEN
NASIONAL (SKIN)

PENGARAH
BAHAGIAN
PENGURUSAN
KUALITI DAN ISO

PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH

IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN W.P IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN
NEGERI JOHOR NEGERI SABAH NEGERI SABAH KLIA KUALA LUMPUR NEGERI NEGERI PERAK NEGERI KEDAH
SELANGOR

PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH

IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN IMIGRESEN
NEGERI PULAU NEGERI NEGERI PAHANG NEGERI MELAKA NEGERI NEGERI PERLIS NEGERI NEGERI W.P
PINANG TERENGGANU KELANTAN SEMBILAN LABUAN

1.2 Jabatan Luar Negara

6
 KETUA
PENGARAH IMIGRESEN

ATASE LONDON ATASE BEIJING ATASE SINGAPURA

ATASE GUANGZHOU ATASE JAKARTA ATASE NEW DELHI

ATASE NEW YORK ATASE SHANGHAI ATASE TAIWAN

ATASE CHENNAI ATASE KATHMANDU ATASE ISLAMABAD

ATASE PERTH ATASE MELBOURNE ATASE CANBERRA

ATASE MUMBAI ATASE DHAKA ATASE KARACHI

ATASE PONTIANAK ATASE PHNOM PENH ATASE KUNMING

ATASE JEDDAH ATASE MEDAN ATASE PEKAN BARU

ATASE YANGON ATASE HONG KONG ATASE MANILA

ATASE HANOI ATASE BANGKOK ATASE SONGKHLA

1.3 Negeri
7
 PENGARAH
IMIGRESEN NEGERI

SETIAUSAHA

TIMBALAN PENGARAH TIMBALAN PENGARAH

IMIGRESEN NEGERI (K) IMIGRESEN NEGERI (P)

KETUA KETUA
BAHAGIAN BAHAGIAN
PENGUATKUASA INTEGRITI DAN
KUALITI

KETUA KETUA BAHAGIAN

BAHAGIAN KHIDMAT
KHIDMAT PENGURUSAN
EKSPATRIAT DAN SUMBER
MANUSIA

KETUA BAHGIAN KETUA

VISA, PAS DAN BAHAGIAN
PERMIT KEWANGAN

KETUA KETUA BAHAGIAN

BAHAGIAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT DAN
KESELAMATAN
REKOD
DAN PASPORT

KETUA BAHAGIAN
KETUA PERANCANGAN
BAHAGIAN STRATEGIK DAN
KAWALAN PINTU KHIDMAT
MASUK KORPORAT

KETUA
BAHAGIAN
PEKERJA ASING

KOMANDAN
DEPOT
IMIGRESEN
MACHAP UMBOO

8
1.4 Bahagian Kewangan

9
2. CARTA FUNGSI

10
3. AKTIVITI- AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PEMBAYARAN GAJI PEGAWAI &

KAKITANGAN TETAP/SEMENTARA/KONTRAK/SAMBILAN MELALUI
SISTEM PAY-ROLL SAP-GUI BERDASARKAN KEW8 YANG DITERIMA
DARI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

2. MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PENGIRAAN DAN PERUBAHAN GAJI

MENGGUNAKAN BORANG SG20 BAGI SETIAP PELARASAN GAJI,
POTONGAN PELBAGAI, PINDAH MASUK DAN PINDAH KELUAR
KAKITANGAN SERTA PEGAWAI LANTIKAN BARU

3. MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAMATAN GAJI BAGI

PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG TAMAT
PERKHIDMATAN/PERSARAAN DAN SEBAGAINYA

4. MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN URUSAN PENAHANAN GAJI PEGAWAI

DAN KAKITANGAN BERMASALAH

5. MEMBANTU PENYELIA BAGI PROSES BULANAN SIMULASI GAJI DI PTJ

MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI

6. MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAGI URUSAN PENDAHULUAN DIRI

PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG BERCUTI SEPARUH/TANPA GAJI,
LEBIHAN BAYARAN EMOLUMEN

7. MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK TUNTUTAN PULANG BALIK HASIL DARI

EMOLUMEN PEGAWAI DAN KAKITANGAN

8. MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAUCER BAYARAN BERASINGAN BAGI

GAJI/EMOLUMEN/PEGAWAI/KAKITANGAN YANG DIKELUARKAN DARI
SISTEM PAYROLL MELALUI SISTEM IGFMAS

9. MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN LAPORAN POTONGAN GAJI MELEBIHI

60% UNTUK DIHANTAR KE BAHAGIAN PENTADBIRAN

10. MENCETAK DAN MENYEMAK LAPORAN EDIT ZRPY043

11. MENYEMAK LAPORAN ZRPY025 SETIAP BULAN BAGI PERUBAHAN

YANG BERKAITAN

12. MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK LAPORAN BAYARAN BANTUAN KHAS

KEWANGAN (BKK)

13. MENYEDIAKAN LAPORAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

14. MENYEDIAKAN PERKIRAAN SETERUSNYA MENGUNCI-MASUK

BAYARAN ELAUN TANGGUNG KERJA

11
15. MENYEMAK, MENGIRA DAN MENYEDIAKAN BAUCAR BAYARAN OT/TNT
KAKITANGAN DAN PEGAWAI JIM MELAKA

12
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

Gelaran Jawatan Penolong Akauntan Disediakan oleh Jamilah binti Johari

Ringkasan Gelaran TPPK Yang Chik

PA Disemak oleh
Jawatan binti Yon

Anirwan Fauzee bin

Gred Jawatan W29 Diluluskan oleh
Mohd Aini

Bahagian
Hierarki 1/Bahagian Tarikh Dokumen
Kewangan

Hierarki
2/Cawangan/Sektor/
Seksyen/Unit

Skim Perkhidmatan Penolong Akauntan

Pentadbiran dan
Bidang
Ketua Pengarah Kewangan
Ketua Perkhidmatan
Imigresen

No. Butiran : 1339

Kedudukan di Waran
B – 62
Perjawatan
Bil.K106/2019
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

- Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang

ditetapkan dengan cekap dan berkesan
- Menjalankan operasi pembayaran untuk setiap tuntutan mengikut masa yang telah
ditetapkan
AKAUNTABILITI
Membantu dan bertanggungjawab
memastikan operasi berkaitan dengan
proses berkaitan dengan pembayaran gaji,
penyelarasan emolumen, urusan pelbagai
potongan gaji, pendahuluan gaji dan
semua berkaitan gaji kakitangan Imigresen
Negeri Sarawak
TUGAS UTAMA
1. Menyemak Dan Menyediakan Pembayaran
Gaji Pegawai & Kakitangan Tetap/ Sementara/
Kontrak/ Sambilan Melalui Sistem Pay-Roll
Sap-Gui Berdasarkan Kew8 Yang Diterima
Dari Bahagian Sumber Manusia
2. Menyemak Dan Menyediakan Pengiraan Dan
Perubahan Gaji Menggunakan Borang Sg20
Bagi Setiap Pelarasan Gaji, Potongan
Pelbagai, Pindah Masuk Dan Pindah Keluar
Kakitangan Serta Pegawai Lantikan Baru
3. Menyediakan Dan Menyemak Urusan
Penamatan Gaji Bagi Pegawai Dan
Kakitangan Yang Tamat Perkhidmatan/
Persaraan Dan Sebagainya

13
 4. Menyemak Dan Menyediakan Urusan
Penahanan Gaji Pegawai Dan Kakitangan
Bermasalah
5. Membantu Penyelia Bagi Proses Bulanan
Simulasi Gaji Di Ptj Melalui Sistem Payroll
Sap-Gui
6. Menyediakan Dan Menyemak Bagi Urusan
Pendahuluan Diri Pegawai Dan Kakitangan
Yang Bercuti Separuh/Tanpa Gaji, Lebihan
Bayaran Emolumen
7. Menyediakan Dan Menyemak Tuntutan Pulang
Balik Hasil Dari Emolumen Pegawai Dan
Kakitangan
8. Menyediakan Dan Menyemak Baucer Bayaran
Berasingan Bagi Gaji/ Emolumen/ Pegawai/
Kakitangan Yang Dikeluarkan Dari Sistem
Payroll Melalui Sistem Igfmas
9. Menyemak Dan Menyediakan Laporan
Potongan Gaji Melebihi 60% Untuk Dihantar
Ke Bahagian Pentadbiran
10. Mencetak Dan Menyemak Laporan Edit
Zrpy043
11. Menyemak Laporan Zrpy025 Setiap Bulan
Bagi Perubahan Yang Berkaitan
12. Menyediakan Dan Menyemak Laporan
Bayaran Bantuan Khas Kewangan (BKK)
13. Menyediakan Laporan Akaun Belum Terima
(ABT)
14. Menyediakan Perkiraan Seterusnya Mengunci-
Masuk Bayaran Elaun Tanggung Kerja
15. Menyemak, Mengira Dan Menyediakan Baucar
Bayaran OT/TNT Kakitangan Dan Pegawai
Jim Melaka
DIMENSI
Bilangan kakitangan di bawah seliaan : 0

Bilangan agensi persekutuan : 0

Bilangan Daerah / Bahagian yang dipantau. : Bahagian Kewangan, Negeri Melaka

Mesyuarat yang menjadi urus setia : 0

KELAYAKAN AKADEMIK
Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya
KOMPETENSI

14
a) Kemahiran Kepimpinan
b) Kemahiran Membuat Keputusan dan komunikasi dengan baik
c) Pemikiran Analisis/Strategik
d) Kemahiran menguasai sesuatu yang baru dengan cepat

PENGALAMAN
(Pengalaman dan tempoh kerja)
Menjalankan tugas-tugas kewangan selama 13 tahun

15
5. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 1

5.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 1: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PEMBAYARAN GAJI

PEGAWAI & KAKITANGAN TETAP/ SEMENTARA/ KONTRAK/
SAMBILAN MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI
BERDASARKAN KEW8 YANG DITERIMA DARI BAHAGIAN
SUMBER MANUSIA

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Terima Penyata Perubahan

KBB/ TKBB/
1 Mengenai Pendapatan seseorang KPT(A)/PT(A)
KPT/ PA(W)
pegawai (Kew.8-Pin.10/96)

Menyemak ketepatan perubahan gaji

pegawai dan menyediakan pengiraan
KBB/ TKBB/
2 dan Borang Perubahan Gaji – SG20
KPT(B)/PA(W)
(Kew.320 Pin.1/2015) bagi setiap
perubahan yang ingin dilakukan

KBB/ TKBB/ Mengunci masuk perubahan gaji ke Manual HCM-

3
KPT(B)/PA(W) dalam Sistem Payroll SAP-GUI Payroll JANM

16
 5.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 1: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PEMBAYARAN GAJI

PEGAWAI & KAKITANGAN TETAP/ SEMENTARA/ KONTRAK/
SAMBILAN MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI
BERDASARKAN KEW8 YANG DITERIMA DARI BAHAGIAN
SUMBER MANUSIA

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KBB/ TKBB/ KPT(B)/ PA(W) Terima Kew.8 daripada 1 hari

bahagian A

KBB/ TKBB/ KPT(B)/ PA(W) Semak ketepatan, sediakan 3 hari

pengiraan dan SG20

KBB/ TKBB/ KPT(B)/ PA(W) Kunci masuk perubahan ke 1 hari

dalam Sistem Payroll SAP-GUI

KBB/ TKBB/ KPT(B)/ PA(W) Serah kepada KPT(B) untuk 1 hari

semakan

Tamat

17
5.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PEMBAYARAN GAJI

PEGAWAI & KAKITANGAN TETAP/ SEMENTARA/ KONTRAK/
SAMBILAN MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI
BERDASARKAN KEW8 YANG DITERIMA DARI BAHAGIAN
SUMBER MANUSIA

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Penyata Perubahan

1 Mengenai Pendapatan seseorang
pegawai (Kew.8-Pin.10/96)

Menyemak ketepatan perubahan gaji

pegawai dan menyediakan pengiraan
2 dan Borang Perubahan Gaji – SG20
(Kew.320 Pin.1/2015) bagi setiap
perubahan yang ingin dilakukan

Mengunci masuk perubahan gaji ke

3
dalam Sistem Payroll SAP-GUI

Serah Borang Perubahan Gaji

4 (SG20) kepada KPT(B) untuk
semakan

18
6. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 2

6.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 2: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PENGIRAAN DAN

PERUBAHAN GAJI MENGGUNAKAN BORANG SG20 BAGI
SETIAP PELARASAN GAJI, POTONGAN PELBAGAI, PINDAH
MASUK DAN PINDAH KELUAR KAKITANGAN SERTA
PEGAWAI LANTIKAN BARU

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menyediakan dan menyemak

KBB/ TKBB/
perubahan gaji pegawai berserta
1 KPT(B)/ KPT(A)/ PT(A)
dokumen berkaitan bagi setiap
PA(W)
perubahan yang ingin dilaksanakan

KBB/ TKBB/ Manual

Mengunci-masuk perubahan gaji ke
2 KPT(B)/ HCM_Paroll
dalam Sistem Payroll SAP-GUI
PA(W) JANM

KBB/ TKBB/ Serah Borang Perubahan Gaji

3 KPT(B) / (SG20) kepada KPT(B) untuk
PA(W) semakan

19
6.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 2: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PENGIRAAN DAN

PERUBAHAN GAJI MENGGUNAKAN BORANG SG20 BAGI
SETIAP PELARASAN GAJI, POTONGAN PELBAGAI, PINDAH
MASUK DAN PINDAH KELUAR KAKITANGAN SERTA
PEGAWAI LANTIKAN BARU

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KBB/ TKBB/ KPT(B) Sedia & Semak data

perubahan gaji pegawai
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Kunci masuk perubahan ke

dalam Sistem Payroll SAP-GUI
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Serah kepada KPT(B) untuk

semakan
1 hari

Tamat

20
 6.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN PENGIRAAN DAN

PERUBAHAN GAJI MENGGUNAKAN BORANG SG20 BAGI
SETIAP PELARASAN GAJI, POTONGAN PELBAGAI, PINDAH
MASUK DAN PINDAH KELUAR KAKITANGAN SERTA
PEGAWAI LANTIKAN BARU

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dan menyemak perubahan gaji

1 pegawai berserta dokumen berkaitan bagi setiap
perubhan yang ingin dilaksanakan

Mengunci-masuk perubahan gaji ke dalam

2
Sistem Payroll SAP-GUI

Serah Borang Perubahan Gaji (SG20) kepada

3
KPT(B) untuk semakan

21
7. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 3

7.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 3: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAMATAN GAJI

BAGI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG TAMAT
PERKHIDMATAN/ PERSARAAN DAN SEBAGAINYA

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Terima Penyata Perubahan
mengenai Pendapatan seseorang
KBB/ TKBB/ pegawai (Kew.8) bagi urusan
1 KPT(B)/ penamatan perkhidmatan kerana KPT(A) / PT(A)
PA(W) persaraan/tamat perkhidmatan dan
sebagainya

Menyemak perubahan yang

KBB/ TKBB/ dinyatakan dalam Kew.8 seterusnya
2 KPT(B)/ menyediakan pengiraan dan SG20
PA(W) bagi setiap penamatan emolumen

KBB/ TKBB/ Mengunci-masuk perubahan gaji ke

Manual HCM-
3 KPT(B)/ dalam Sistem Payroll SAP-GUI Payroll JANM
PA(W)

22
7.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 3: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAMATAN GAJI

BAGI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG TAMAT
PERKHIDMATAN/ PERSARAAN DAN SEBAGAINYA

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KBB/ TKBB/ KPT(B) Terima Kew.8 daripada

bahagian A
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Semak ketepatan, sediakan

pengiraan dan SG20
3 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Kunci masuk perubahan ke

dalam Sistem Payroll SAP-GUI
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Serah kepada KPT(B) untuk

semakan
1 hari

Tamat

23
 7.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 3: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAMATAN GAJI

BAGI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG TAMAT
PERKHIDMATAN/ PERSARAAN DAN SEBAGAINYA

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Penyata Perubahan mengenai pendapatan

seseorang pegawai (Kew.8) bagi urusan
1
penamatan perkhidmatan kerana persaraan/tamat
perkhidmatan dan sebagainya
Menyemak perubahan yang dinyatakan dalam
Kew.8 seterusnya menyediakan pengiraan dan
2
SG20 bagi setiap penamatan emolument

Mengunci-masuk perubahan gaji ke dalam Sistem

3 Payroll SAP-GUI

Serah Borang Perubahan Gaji (SG20) kepada

4 KPT(B) untuk semakan

8. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 4

24
 8.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 4: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAHANAN GAJI

PEGAWAI DAN KAKITANGAN BERMALASAH

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Terima Penyata Perubahan
KBB/ TKBB/ mengenai pendapatan seseorang
1 KPT(B)/ KPT(A) / PT(A)
pegawai (Kew.8) bagi urusan
PA(W)
penahanan gaji
Menyemak perubahan yang
KBB/ TKBB/ dinyatakan dalam Kew.8 seterusnya
2 KPT(B)/
menyediakan SG20 bagi setiap
PA(W)
penahanan emolumen

KBB/ TKBB/ Mengunci-masuk perubahan gaji ke Manual HCM-

3 KPT(B)/
dalam system Payroll SAP-GUi Payroll JANM
PA(W)

8.2 CARTA ALIR

25
AKTIVITI 4: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAHANAN GAJI
PEGAWAI DAN KAKITANGAN BERMALASAH

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KBB/ TKBB/ KPT(B) Terima Kew.8 daripada

bahagian A
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Semak ketepatan, sediakan

pengiraan dan SG20
3 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Kunci masuk perubahan ke

dalam Sistem Payroll SAP-GUI
1 hari

KBB/ TKBB/ KPT(B) Serah kepada KPT(B) untuk

semakan
1 hari

Tamat

8.3 SENARAI SEMAK

26
 AKTIVITI 4: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK URUSAN PENAHANAN GAJI
PEGAWAI DAN KAKITANGAN BERMALASAH

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima Penyata Perubahan mengenai pendapatan

1 seseorang pegawai (Kew.8) bagi urusan
penahanan gaji

Menyemak perubahan yang dinyatakan dalam

Kew.8 seterusnya menyediakan pengiraan dan
2
SG20 bagi setiap penahanan emolument

Mengunci-masuk perubahan gaji ke dalam Sistem

3 Payroll SAP-GUI

Serah Borang Perubahan Gaji (SG20) kepada

4 KPT(B) untuk semakan

9. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 5

27
 9.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 5: MEMBANTU PENYELIA BAGI PROSES BULANAN SIMULASI

GAJI DI PTJ MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Log masuk ID penyelia melalui sistem Manual HCM-

1 KPT/ PA(W)
payroll SAP-GUI Payroll JANM

Penyelia akan memasukkan modul

ZRPY106 bagi memulakan proses Manual HCM-
2 KPT/ PA(W)
Payroll JANM
simulasi gaji

Penyelia membuat semkan status

proses simulasi gaji dalam modul Manual HCM-
3 KPT/ PA(W)
Payroll JANM
ZRPY101

(Jika terdapat ralat) Penyelia akan

meminta penyedia membuat
pembetulan/kemaskini data Manual HCM-
4 KPT/ PA(W) PT(K) / PA
Payroll JANM
emolumen berkaitan dalam sistem
SAP-GUI

(Jika tiada ralat) Proses Simulasi Manual HCM-

5 KPT/ PA(W)
Selesai Payroll JANM

9.2 CARTA ALIR

28
AKTIVITI 5: MEMBANTU PENYELIA BAGI PROSES BULANAN SIMULASI
GAJI DI PTJ MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KPT/ PA(W) Log masuk ID penyelia melalui

sistem payroll SAP-GUI 1 hari

Penyelia akan memasukkan

KPT/ PA(W)
modul ZRPY106 bagi 1 hari
memulakan proses simulasi
gaji
(Jika terdapat ralat) Penyelia akan
KPT/ PA(W) meminta penyedia membuat
1 hari
pembetulan/kemaskini data
emolumen berkaitan dalam
sistem SAP-GUI
KPT/ PA(W)
(Jika tiada ralat) Proses 1 hari
Simulasi Selesai

Tamat

9.3 SENARAI SEMAK

29
 AKTIVITI 5: MEMBANTU PENYELIA BAGI PROSES BULANAN SIMULASI
GAJI DI PTJ MELALUI SISTEM PAYROLL SAP-GUI

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Log masuk ID penyelia melalui sistem payroll

1
SAP-GUI

Penyelia akan memasukkan modul ZRPY106

2
bagi memulakan proses simulasi gaji

Penyelia membuat semkan status proses

3
simulasi gaji dalam modul ZRPY101

(Jika terdapat ralat) Penyelia akan meminta

4 penyedia membuat pembetulan/kemaskini data
emolumen berkaitan dalam sistem SAP-GUI

5 (Jika tiada ralat) Proses Simulasi Selesai

10. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 6

30
 10.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAGI URUSAN

PENDAHULUAN DIRI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG
BERCUTI SEPARUH/TANPA GAJI, LEBIHAN BAYARAN
EMOLUMEN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

KBB/ TKBB/ Terima dan semak permohonan dari

1
KPT/ PA(W) pegawai

Sediakan pengiraan, baucer Jurnal

Kew.306-Pin.2/93, Permohonan
KBB/ TKBB/ Pendahuluan Kew.106-Pin.2/87 untuk
2 PIN/ KBB/ TKBB
KPT/ PA(W)
semakan dan tandatangan PIN untuk
dihantar ke Ibu Pejabat

KBB/ TKBB/ Sediakan surat 14 hari dan pengiraan

3
KPT/ PA(W) untuk dihantar kepada pemohon

Terima kelulusan dari ibu Pejabat –

KBB/ TKBB/ semak potongan melalui laporan
4
KPT/ PA(W)
Penyata Gaji bulanan

10.2 CARTA ALIR

31
 AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAGI URUSAN
PENDAHULUAN DIRI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG
BERCUTI SEPARUH/TANPA GAJI, LEBIHAN BAYARAN
EMOLUMEN

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

KBB/ TKBB/ KPT/ PA(W)

Terima dan semak

permohonan pegawai 1 hari
KBB/ TKBB/ KPT/ PA(W)

Sediakan pengiraan, Kew.306,

Kew.106 untuk tandatangan 7 hari
PIN untuk dihantar ke HQ
KBB/ TKBB/ KPT/ PA(W) Sediakan surat 14 hari untuk
diserah kepada pemohon

1 hari

KBB/ TKBB/ KPT/ PA(W) Diluluskan – semak potongan

melalui Lap. Penyata Gaji

30 hari

Tamat

32
 10.2 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAGI URUSAN

PENDAHULUAN DIRI PEGAWAI DAN KAKITANGAN YANG
BERCUTI SEPARUH/TANPA GAJI, LEBIHAN BAYARAN
EMOLUMEN

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

1 Terima dan semak permohonan dari pegawai

Sediakan pengiraan, baucer Jurnal Kew.306-

Pin.2/93, Permohonan Pendahuluan Kew.106-
2
Pin.2/87 untuk semakan dan tandatangan PIN
untuk dihantar ke Ibu Pejabat

Sediakan surat 14 hari dan pengiraan untuk

3
dihantar kepada pemohon

Terima kelulusan dari ibu Pejabat – semak

4
potongan melalui laporan Penyata Gaji bulanan

11. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 7

11.1 PROSES KERJA

33
 AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK TUNTUTAN PULANG BALIK
HASIL DARI EMOLUMEN PEGAWAI DAN KAKITANGAN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

KPT(B)/ Terima Kew.8 bagi perbehentian

1 PT(A)
PT(K)/ PA(W) elaun pegawai dari bahagian A

Sediakan pengiraan, SG20 dan buat

KPT(B)/ perubahan gaji di dalam sistem
2
PT(K)/ PA(W)
payroll SAP-GUI

Sediakan permohonan pulangbalik

hasil :

- Bagi jumlah melebihi RM11K –

KPT(B)/ dihantar ke Ibu Pejabat untuk IBU PEJABAT/
3
PT(K)/ PA(W) ANM
kelulusan

- Bagi jumlah kurang RM11k –

dihantar ke ANM untuk kelulusan

Terima kelulusan – lengkapkan

KPT(B)/ dokumen untuk dihantar ke ANM bagi
4 ANM
PT(K)/ PA(W)
proses pembayaran

11.2 CARTA ALIR

34
 AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK TUNTUTAN PULANG BALIK
HASIL DARI EMOLUMEN PEGAWAI DAN KAKITANGAN

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Terima Kew.8 bagi

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) perbehentian elaun pegawai
dari bahagian A 1 hari

Sediakan pengiraan, SG20 dan

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) buat perubahan gaji di dalam
sistem payroll SAP-GUI 3 hari

Sediakan permohonan pulangbalik

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) hasil hantar ke HQ/AG untuk 30 hari
kelulusan

Diluluskan – lengkapkan
KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) dokumen, hantar Ag untuk 30 hari
bayaran

Tamat

11.3 SENARAI SEMAK

35
 AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK TUNTUTAN PULANG BALIK
HASIL DARI EMOLUMEN PEGAWAI DAN KAKITANGAN

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Terima Kew.8 bagi perbehentian elaun

1
pegawai dari bahagian A

Sediakan pengiraan, SG20 dan buat

2 perubahan gaji di dalam sistem payroll SAP-
GUI

Sediakan permohonan pulangbalik hasil :

- Bagi jumlah melebihi RM11K – dihantar ke

3 Ibu Pejabat untuk kelulusan

- Bagi jumlah kurang RM11k – dihantar ke

ANM untuk kelulusan

Terima kelulusan – lengkapkan dokumen untuk

4
dihantar ke ANM bagi proses pembayaran

12. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 8

36
 12.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 8: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAUCER BAYARAN

BERASINGAN BAGI GAJI/ EMOLUMEN PEGAWAI/
KAKITANGAN YANG DIKELUARKAN DARI SISTEM PAYROLL
MELALUI SISTEM Igfmas

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

KPT(B)/ Terima Kew.8 bagi perbehentian

1 PT(A)
PT(K)/ PA(W) elaun pegawai dari bahagian A

Sediakan pengiraan, boring

permohonan kelulusan pembayaran
KPT(B)/ emolument melalui baucer bayaran
2
PT(K)/ PA(W)
berasingan untuk dihantar ke ANM
bagi kelulusan pembayaran

Diluluskan – sediakan baucer

KPT(B)/ bayaran modul pendapatan bercukai IBU PEJABAT/
3
PT(K)/ PA(W) ANM
melalui system iGFMAS

KPT(B)/ Serah kepada pegawai Peraku I dan

4 ANM
PT(K)/ PA(W) Peraku II untuk kelulusan

12.2 CARTA ALIR

37
 AKTIVITI 8: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAUCER BAYARAN
BERASINGAN BAGI GAJI/ EMOLUMEN PEGAWAI/
KAKITANGAN YANG DIKELUARKAN DARI SISTEM PAYROLL
MELALUI SISTEM iGFMAS

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Terima Kew.8 bagi

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) pembayaran emolumen
1 hari

Sediakan pengiraan, isi Borang

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) Permohonsn BBB untuk serah
kepada ANM 3 hari

Sediakan baucer bayaran melalui

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) system iGFMAS modul 3 hari
pendapatan bercukai

Serah kepada pegawai Peraku

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) I dan Peraku II untuk kelulusan 3 hari

Tamat

12.3 SENARAI SEMAK

38
 AKTIVITI 8: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK BAUCER BAYARAN
BERASINGAN BAGI GAJI/ EMOLUMEN PEGAWAI/
KAKITANGAN YANG DIKELUARKAN DARI SISTEM PAYROLL
MELALUI SISTEM iGFMAS

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Terima Kew.8 bagi perbehentian elaun

1
pegawai dari bahagian A

Sediakan pengiraan, boring permohonan

kelulusan pembayaran emolument melalui
2
baucer bayaran berasingan untuk dihantar ke
ANM bagi kelulusan pembayaran

Diluluskan – sediakan baucer bayaran modul

3
pendapatan bercukai melalui system iGFMAS

Serah kepada pegawai Peraku I dan Peraku II

4
untuk kelulusan

13. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

39
 13.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 9: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN LAPORAN POTONGAN GAJI

MELEBIHI 60% UNTUK DIHANTAR KE BAHAGIAN
PENTADBIRAN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1.P.U(A) –
Penyelia akan menjana laporan Tatatertib
KBB/ TKBB/ bulanan ZRPY069 melalui system
1 2.Surat Edaran
KPT/ PA(W)
ePenyata Gaji dan Laporan JPA bertarikh
28.12.2005

Menyemak dan menyediakan laporan

KBB/ TKBB/ potongan gaji melebihi 60% bagi
2
KPT/ PA(W)
pegawai/kakitangan

Laporan yang telah disediakan

KBB/ TKBB/ dihantar ke Bahagian Pentadbiran
3
KPT/ PA(W)
untuk tindakan

13.2 CARTA ALIR

40
 AKTIVITI 9: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN LAPORAN POTONGAN GAJI
MELEBIHI 60% UNTUK DIHANTAR KE BAHAGIAN
PENTADBIRAN

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Penyelia akan menjana laporan

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) bulanan ZRPY069 melalui system
ePenyata Gaji dan Laporan 7 hari

Menyemak dan menyediakan

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) laporan potongan gaji melebihi
60% bagi pegawai/kakitangan 3 hari

Laporan yang telah disediakan

KPT(B)/ PT(K)/ PA(W) dihantar ke Bahagian Pentadbiran
Sebelum 10hb
untuk tindakan
setiap bulan

Tamat

13.3 SENARAI SEMAK

41
 AKTIVITI 9: MENYEMAK DAN MENYEDIAKAN LAPORAN POTONGAN GAJI
MELEBIHI 60% UNTUK DIHANTAR KE BAHAGIAN
PENTADBIRAN

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Penyelia akan menjana laporan bulanan

1 ZRPY069 melalui system ePenyata Gaji dan
Laporan

Menyemak dan menyediakan laporan potongan

2
gaji melebihi 60% bagi pegawai/kakitangan

Laporan yang telah disediakan dihantar ke

3
Bahagian Pentadbiran untuk tindakan

14. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 10

42
 14.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 10: MENCETAK DAN MENYEMAK LAPORAN EDIT ZRPY043

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1 PA(W) Log In Sistem Payroll SAP-GUI

Mengetik pada Laporan Edit

2 PA(W)
ZRPY043

Mengunci-masuk nombor gaji

3 PA(W) pegawai di Bahagian personnel
number

Mengetik pada summary page dan

4 PA(W)
execute

Serah kepada KPT(B) untuk semakan

5 KPT(B)
dan pengesahan

14.2 CARTA ALIR

43
 AKTIVITI 10: MENCETAK DAN MENYEMAK LAPORAN EDIT ZRPY043

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Log In Sistem Payroll SAP-GUI

PA(W)
1 hari

Mengetik pada Laporan Edit

PA(W) ZRPY043
1 hari

Mengunci-masuk nombor gaji

PA(W)
pegawai di Bahagian personnel
1 hari
number

Mengetik pada summary page

PA(W) dan execute
1 hari

Serah kepada KPT(B) untuk

KPT(B)
semakan dan pengesahan 1 hari

Tamat

14.3 SENARAI SEMAK

44
 AKTIVITI 10: MENCETAK DAN MENYEMAK LAPORAN EDIT ZRPY043

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

1 Log In Sistem Payroll SAP-GUI

2 Mengetik pada Laporan Edit ZRPY043

Mengunci-masuk nombor gaji pegawai di

3
Bahagian personnel number

4 Mengetik pada summary page dan execute

Serah kepada KPT(B) untuk semakan dan

5
pengesahan

15. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 11

45
 15.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 11: MENYEMAK LAPORAN ZRPY025 SETIAP BULAN BAGI

PERUBAHAN YANG BERKAITAN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Log in laman web Akuantan Negara

1 PA(W)
Malaysia, www.anm.gov.my

Mengetik Sistem E-penyata Gaji dan

2 PA(W)
laporan

Memasukkan ID dan password untuk

3 PA(W)
daftar masuk

Mengetik laporan gaji dan pilih

4 PA(W) laporan ZRPY025 payroll master
listing bersama SG20 Kew320

Serah kepada KPT(B) untuk semakan

5 KPT(B)
dan pengesahan

15.2 CARTA ALIR

46
 AKTIVITI 11: MENYEMAK LAPORAN ZRPY025 SETIAP BULAN BAGI
PERUBAHAN YANG BERKAITAN

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Log in laman web Akuantan

PA(W) Negara Malaysia,
www.anm.gov.my 1 hari

Mengetik Sistem E-penyata

PA(W) Gaji dan laporan
1 hari

Memasukkan ID dan password

PA(W)
untuk daftar masuk
1 hari

Mengetik laporan gaji dan pilih

PA(W) laporan ZRPY025 payroll master
listing bersama SG20 Kew320 1 hari

Serah kepada KPT(B) untuk

KPT(B)
semakan dan pengesahan 1 hari

Tamat

15.3 SENARAI SEMAK

47
 AKTIVITI 11: MENYEMAK LAPORAN ZRPY025 SETIAP BULAN BAGI
PERUBAHAN YANG BERKAITAN

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Log in laman web Akuantan Negara Malaysia,

1
www.anm.gov.my

2 Mengetik Sistem E-penyata Gaji dan laporan

Memasukkan ID dan password untuk daftar

3
masuk

Mengetik laporan gaji dan pilih laporan

4 ZRPY025 payroll master listing bersama SG20
Kew320

Serah kepada KPT(B) untuk semakan dan

5
pengesahan

16. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 12

16.1 PROSES KERJA

48
 AKTIVITI 12: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK LAPORAN BAYARAN
BANTUAN KHAS KEWANGAN (BKK)

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mencetak laporan BKK yang diterima

1 PA(W)
daripada Jabatan Akauntan Negara

Menyemak laporan tersebut jika

2 PA(W)
terdapat sebarang perubahan data

Hantar kepada KBB untuk

3 PA(W) KBB
pengesahan

Scan dan hantar semula kepada

4 PA(W) Jabatan Akauntan Negara untuk
tindakan lanjut

16.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 12: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK LAPORAN BAYARAN

BANTUAN KHAS KEWANGAN (BKK)

49
TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

Mencetak laporan BKK yang

PA(W) diterima daripada Jabatan
Akauntan Negara 1 hari

Menyemak laporan tersebut

PA(W) jika terdapat sebarang
perubahan data 1 hari

Hantar kepada KBB untuk

PA(W)
pengesahan
1 hari

Scan dan hantar semula kepada

PA(W) Jabatan Akauntan Negara untuk
tindakan lanjut 1 hari

Tamat

16.3 SENARAI SEMAK

50
 AKTIVITI 12: MENYEDIAKAN DAN MENYEMAK LAPORAN BAYARAN
BANTUAN KHAS KEWANGAN (BKK)

BIL. SENARAI SEMAK TANDA (/) CATATAN

Mencetak laporan BKK yang diterima daripada

1
Jabatan Akauntan Negara

Menyemak laporan tersebut jika terdapat

2
sebarang perubahan data

3 Hantar kepada KBB untuk pengesahan

Scan dan hantar semula kepada Jabatan

4
Akauntan Negara untuk tindakan lanjut

17. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 13

17.1 PROSES KERJA

51
 AKTIVITI 13: PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
Mengenalpasti bilangan tunggakan Penyelenggaraan
ABT melalui surat makluman arahan dan pelaporan
1 PA(W)
ABT (WP10.6)
atau semakan fail
2 PA(W) Semak maklumat penghutang Pengurusan
Kehilangan dan
Membuat semakan lanjut bagi Hapuskira Wang
3 PA(W) maklumat penghutang dengan Awam (WP10.3)
kerjasama kementerian/jabatan
Surat pekeliling
Penghutang menandatangani Surat
4 PA(W) Penghutang Akauntan Negara
Akuan Perjanjian Pembayaran Malaysia Bil 9
Jika penghutang membuat bayaran, Tahun 2011
5 PA(W)
resit dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar
6 PA(W) Surat Peringatan 1(SP1) selepas 3
bulan daripada tarikh surat tuntutan
Jika penghutang membuat bayaran,
7 PA(W)
resit dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar
8 PA(W) Surat Peringatan 2 (SP2) selepas 3
bulan dari tarikh SP1
Jika penghutang membuat bayaran,
9 PA(W)
resit dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar
10 PA(W) Surat Peringatan 3(SP3) selepas 3
bulan daripada tarikh SP2
Jika penghutang membuat bayaran,
11 PA(W)
resit dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan,
selepas 3 bulan daripada tarikh SP3
12 PA(W) dikeluarkan, tindakan lanjut undang- PUU KDN
undang melalui Penasihat Undang-
undang
13 PA(W) Jika penghutang tidak
menandatangani Surat Akuan
Perjanjian pembayaran, tindakan
lanjut undang-undang melalui
Penasihat Undang-undang (PUU)

52
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
Sekiranya kes telah selesai dan jika Bahagian/
14 PA(W) penghutang membuat bayaran, resit Jabatan/
dikeluarkan Agensi
Sekiranya kes telah selesai dan jika
penghutang tidak membuat bayaran, PUU KDN/
15 PA(W) Jabatan/
penguatkuasaan Perintah Mahkamah
Agensi
dilaksanakan
Menghantar permohonan untuk
kelulusan hapuskira kepada
Bahagian Kewangan KDN bagi:

a) Bil tertunggak melebihi 6

tahun
16 PA(W) b) Jumlah hutang/hasil yang
telah dipastikan tidak boleh
didiapatkan sama ada
melalui proses pentadbiran
atau tidnakan sivil tanpa
perlu menunggu tempoh
tertentu

17.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 13: PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

53
 Mula

Mengenalpasti Bilangan Tunggakan 1 hari

ABT

Menyemak maklumat penghutang 1 hari

Tiada
Semakan
Ada

Menghantar surat tuntutan 1 hari

Tidak
Surat Terima?
Ya
Penghutang menandatangani Surat 1 hari
Akuan Perjanjian Pembayaran

Bayar
Pembayaran
Tidak bayar
3 bulan
Menghantar surat Peringatan 1(SP1)
selepas 3 bulan dari tarikh Surat Tuntutan selepas Surat
Tuntutan
Bayar
Pembayaran

Tidak Bayar
Menghantar surat Peringatan 2(SP2) 3 bulan
selepas 3 bulan dari tarikh SP1 selepas SP1

Bayar Pembayaran

Tidak Bayar
Menghantar surat Peringatan 3(SP3) 3 bulan
selepas 3 bulan dari tarikh SP2 selepas SP2

A
A

Pembayaran Pembayaran
54
 Tidak bayar
Bayar
3 bulan
Keluarkan resit
selepas SP2

Kemaskini rekod subsidiary/ 1 hari

daftar

Tamat

Tindakan Undang-undang melalui

1 hari
PUU KDN/ Jabatan/ Agama

Tindakan Mahkamah 1 hari

Kes Selesai
1 hari

Bayar
Pembayaran

Tidak Bayar

Penguatkuasaan Perintah mahkamah 1 hari

Permohonan Hapus Kira 1 hari

Carta Alir
Pengurusan
Hapus Kira
ABT

17.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 13: PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

BIL. SENARAI SEMAK TANDA (/) CATATAN

1 Mengenalpasti bilangan tunggakan ABT

55
BIL. SENARAI SEMAK TANDA (/) CATATAN
melalui surat makluman arahan atau semakan
fail
2 Semak maklumat penghutang

Membuat semakan lanjut bagi maklumat

3 penghutang dengan kerjasama
kementerian/jabatan

Penghutang menandatangani Surat Akuan

4
Perjanjian Pembayaran

Jika penghutang membuat bayaran, resit

5
dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat
6 Peringatan 1(SP1) selepas 3 bulan daripada
tarikh surat tuntutan
Jika penghutang membuat bayaran, resit
7
dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat
8 Peringatan 2 (SP2) selepas 3 bulan dari tarikh
SP1
Jika penghutang membuat bayaran, resit
9
dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat
10 Peringatan 3(SP3) selepas 3 bulan daripada
tarikh SP2
Jika penghutang membuat bayaran, resit
11
dikeluarkan
Jika bayaran belum dijelaskan, selepas 3 bulan
daripada tarikh SP3 dikeluarkan, tindakan
12
lanjut undang-undang melalui Penasihat
Undang-undang
Jika penghutang tidak menandatangani Surat
Akuan Perjanjian pembayaran, tindakan lanjut
13
undang-undang melalui Penasihat Undang-
undang (PUU)
Sekiranya kes telah selesai dan jika
14 penghutang membuat bayaran, resit
dikeluarkan
Sekiranya kes telah selesai dan jika
penghutang tidak membuat bayaran,
15
penguatkuasaan Perintah Mahkamah
dilaksanakan

56
 BIL. SENARAI SEMAK TANDA (/) CATATAN
Menghantar permohonan untuk kelulusan
hapuskira kepada Bahagian Kewangan KDN
bagi:
a) Bil tertunggak melebihi 6 tahun
16 b) Jumlah hutang/hasil yang telah
dipastikan tidak boleh didiapatkan
sama ada melalui proses pentadbiran
atau tidnakan sivil tanpa perlu
menunggu tempoh tertentu

18. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 14

18.1 PROSES KERJA

57
 AKTIVITI 14: MENYEDIAKAN PERKIRAAN SETERUSNYA MENGUNCI-
MASUK BAYARAN ELAUAN TANGGUNG KERJA

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Terima penyata penambahan
1 PA(W) mengenai pendapatan pegawai
menggunakan Kew8-pin10/96
Menyemak Kew8, membuat
2 PA(W) pengiraan dan menyediakan boring
SG20.

Menghantar kepada KPT untuk

3 PA(W)
semakan

Menyemak pengiraan elaun tanggung

4 KPT kerja dan kemablikan kepada PA(W)
untuk kunci masuk ke sistem
Terima borang SG20, daripada KPT,
5 PA(W) dan kunci masukke Sistem Payroll
SAP-GUI

18.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 14: MENYEDIAKAN PERKIRAAN SETERUSNYA MENGUNCI-

MASUK BAYARAN ELAUAN TANGGUNG KERJA

58
TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Mula

PA(W) Terima penyata penambahan

mengenai pendapatan pegawai
menggunakan Kew8-pin10/96 1 hari

Menyemak Kew8, membuat

PA(W) pengiraan dan menyediakan
boring SG20. 1 hari

PA(W) Menghantar kepada KPT untuk

semakan 1 hari

Menyemak pengiraan elaun

KPT tanggung kerja dan kemablikan
kepada PA(W) untuk kunci 1 hari
masuk ke sistem

PA(W) Terima borang SG20, daripada

KPT, dan kunci masukke 1 hari
Sistem Payroll SAP-GUI

Tamat

18.3 SENARAI SEMAK

59
 AKTIVITI 14: MENYEDIAKAN PERKIRAAN SETERUSNYA MENGUNCI-
MASUK BAYARAN ELAUAN TANGGUNG KERJA

BIL. SENARAI SEMAK TANDA (/) CATATAN

Terima penyata penambahan mengenai
1 pendapatan pegawai menggunakan Kew8-
pin10/96
Menyemak Kew8, membuat pengiraan dan
2
menyediakan boring SG20.

3 Menghantar kepada KPT untuk semakan

Menyemak pengiraan elaun tanggung kerja

4 dan kemablikan kepada PA(W) untuk kunci
masuk ke sistem
Terima borang SG20, daripada KPT, dan kunci
5
masukke Sistem Payroll SAP-GUI

19. PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI AKTIVITI 15

19.1 PROSES KERJA

60
 AKTIVITI 15: MENYEMAK, MENGIRA DAN MENYEDIAKAN BAUCAR
BAYARAN OT/TNT KAKITANGAN DAN PEGAWAI JIM MELAKA

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Terima permohonan pembayaran dan

KPT/ PA(W)/ pastikan tarikh terima telah dicop
1
PT(W)
pada borang tersebut
Semak dokumen sokongan dan
2 PA(W)/ PT(W) lengkapkan Borang Senarai Semak
AP03. Jika tidak lengkap, kuiri.
Pastikan ketepatan maklumat
tuntutan dan dokumen sokongan Arahan
3 PA(W)/ PT(W) yang disertakan mematuhi prosedur/ Perbendaharaan
pekeliling yang berkuat kuasa. Jika yang
tidak mematuhi peraturan, kuiri berkuatkuasa

Cop/ lampirkan BPD-AP 01 di atas Pekeliling

4 PA(W)/ PT(W)
borang tuntutan perjalanan Perbendaharaan
Pastikan maklumat penerima bayaran (1PP) yang
telah diwujudkan. Jika tiada/ berkuatkuasa
5 PA(W)/ PT(W) maklumat tidak tepat, rujuk proses
pendaftaran/ kemaskini maklumat Surat Pekeliling
penerima bayaran. Akauntan
Negara Malaysia
Menyediakan dokumen arahan (SPANM) yang
6 PA(W)/ PT(W)
pembayaran dan mengemaskininya berkuat kuasa
Lengkapkan maklumat dalam BPD-
Manual
KPT/ PA(W)/ AP01 dan serah kepada Pegawai
7 Pengguna
PT(W) Perakuan I beserta Borang Senarai
1GFMAS
Semak AP03 dan dokumen sokongan
Semak ketepatan maklumat dan buat Lain-lain
Perakuan I. Jika tidak tepat, kuiti dan pekeliling atau
8 KPT
kembalikan dokumen kepada arahan berkuat
Penyedia untuk pembetulan kuasa
Lengkapkan maklumat dalam BPD-
AP01 dan serah kepada Pegawai
9 KBB/ KPT
Perakuan II berserta Borang Senarai
Semak AP01 dan dokumen sokongan

Semak ketetapan charge line. Jika

10 PA(W)/ PT(W)
tidak tepat, kuiri PTJ.

61
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Semak status dokumen. Jika AO

11 PA(W)/ PT(W kuiri, kembalikan dokumen kepada
penyedia untuk pembetulan.
Jika AO sahkan charge line, semak
ketepatan maklumat dan buat
12 KBB Perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri dan
hantar dokumen kepada penyedia
untuk pembetulan
Lengkapkan maklumat dalam BPD-
13 PA(W)/ PT(W)
AP01
14 PA(W)/ PT(W) Laksana-Payment Run
Cetak arahan pembayaran selepas
nombor EFT / cek dipaparkan pada
arahan pembayaran

Tebuk pada semua dokumen

sokongan yang dikepilkan bersama
15 PA(W)/ PT(W) Arahan Pembayaran

Failkan arahan pembayaran mengikut

nombor turutan beserta dokumen
sokongan dan senarai semak.
beserta dokumen sokongan dan senarai
semak

62
 19.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 15: MENYEMAK, MENGIRA DAN MENYEDIAKAN BAUCAR

BAYARAN OT/TNT KAKITANGAN DAN PEGAWAI JIM MELAKA

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

A

Terima permohonan pembayaran dan pastikan

KPT/ PA(W)/ PT(W) tarikh terima telah dicop pada borang tersebut 1 minit

Semak dokumen sokongan dan lengkapkan

Borang Senarai Semak AP03. Jika tidak 1 minit
lengkap, kuiri.
Tidak
Pastikan ketepatan maklumat tuntutan dan
Lengkap
PA(W)/ PT(W) dokumen sokongan yang disertakan mematuhi
1 minit
prosedur/ pekeliling yang berkuat kuasa. Jika
tidak mematuhi peraturan, kuiri
Lengkap

PA(W)/ PT(W) Cop/ lampirkan BPD-AP 01 di atas 1 minit

borang tuntutan perjalanan

Pastikan maklumat penerima bayaran telah

diwujudkan. Jika tiada/ maklumat tidak tepat, 1 minit
PA(W)/ PT(W) rujuk proses pendaftaran/ kemaskini maklumat
penerima bayaran.

PA(W)/ PT(W) Menyediakan dokumen arahan pembayaran 1 minit

dan mengemaskininya

Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01 dan

KPT/ PA(W)/ PT(W) serah kepada Pegawai Perakuan I beserta 1 minit
Borang Senarai Semak AP03 dan dokumen
Tidak sokongan
Lengkap Semak ketepatan maklumat dan buat Perakuan
KPT I. Jika tidak tepat, kuiti dan kembalikan dokumen 1 minit
kepada Penyedia untuk pembetulan

Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01 dan

PA(W)/ PT(W) serah kepada Pegawai Perakuan II berserta 1 minit
Borang Senarai Semak AP01 dan dokumen
sokongan

Semak ketetapan charge line. Jika tidak tepat,

PA(W)/ PT(W) 3 hari
kuiri PTJ.
Tidak lengkap

63
TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH MASA

Semak status dokumen. Jika AO kuiri,

Tidak 1 minit
PA(W)/ PT(W) A kembalikan dokumen kepada penyedia untuk
pembetulan.

Ya
Jika AO sahkan charge line, semak ketepatan
Tidak maklumat dan buat Perakuan II. Jika tidak 1 minit
KBB A tepat, kuiri dan hantar dokumen kepada
penyedia untuk pembetulan
Ya

PA(W)/ PT(W) Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01 1 minit

PA(W)/ PT(W) Laksana-Payment Run 1 minit

PA(W)/ PT(W) Mencetak dan menebuk dokumen 1 minit

PA(W)/ PT(W) Fail mengikut nombor turutan 1 minit

Tamat

64
 19.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 15: MENYEMAK, MENGIRA DAN MENYEDIAKAN BAUCAR

BAYARAN OT/TNT KAKITANGAN DAN PEGAWAI JIM MELAKA

BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

Terima permohonan pembayaran dan pastikan

1
tarikh terima telah dicop pada borang tersebut

Semak dokumen sokongan dan lengkapkan

2 Borang Senarai Semak AP03. Jika tidak
lengkap, kuiri.

Pastikan ketepatan maklumat tuntutan dan

dokumen sokongan yang disertakan mematuhi
3
prosedur/ pekeliling yang berkuat kuasa. Jika
tidak mematuhi peraturan, kuiri
Cop/ lampirkan BPD-AP 01 di atas borang
4
tuntutan perjalanan
Pastikan maklumat penerima bayaran telah
diwujudkan. Jika tiada/ maklumat tidak tepat,
5
rujuk proses pendaftaran/ kemaskini maklumat
penerima bayaran.
Menyediakan dokumen arahan pembayaran
6
dan mengemaskininya
Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01 dan
serah kepada Pegawai Perakuan I beserta
7
Borang Senarai Semak AP03 dan dokumen
sokongan

Semak ketepatan maklumat dan buat Perakuan

8 I. Jika tidak tepat, kuiti dan kembalikan
dokumen kepada Penyedia untuk pembetulan

Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01 dan

serah kepada Pegawai Perakuan II berserta
9
Borang Senarai Semak AP01 dan dokumen
sokongan
Semak ketetapan charge line. Jika tidak tepat,
10
kuiri PTJ.
Semak status dokumen. Jika AO kuiri,
11 kembalikan dokumen kepada penyedia untuk
pembetulan.
Jika AO sahkan charge line, semak ketepatan
maklumat dan buat Perakuan II. Jika tidak
12 tepat, kuiri dan hantar dokumen kepada
penyedia untuk pembetulan

65
BIL. PROSES KERJA TANDA (/) CATATAN

13 Lengkapkan maklumat dalam BPD-AP01

14 Laksana-Payment Run
Cetak arahan pembayaran selepas nombor
EFT / cek dipaparkan pada arahan
pembayaran

Tebuk pada semua dokumen sokongan yang

15 dikepilkan bersama Arahan Pembayaran

Failkan arahan pembayaran mengikut nombor

turutan beserta dokumen sokongan dan
senarai semak.
beserta dokumen sokongan dan senarai semak

66
20. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

i. Akta Acara Kewangan 1957

ii. Perintah-perintah Am Bab A – Bab G
iii. Peraturan-peraturan Lembaga Tatatertib
Perkhidmatan Awam 1993
iv. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) (Pindaan) 2002 PU (A)246
v. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan,
Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan)
2012 dan Pind.2017
vi. Panduan Pengurusan Pejabat
vii. Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan yang sedang
berkuatkuasa
viii. Surat Pekeliling, Surat Edaran Perkhidmatan Awam
ix. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
x. Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
Bil.1 Tahun 2000
xi. Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bil.1
Tahun 1977
xii. Arahan Keselamatan
xiii. Arahan Perbendaharaan
xiv. Pekeliling Perbendaharaan
xv. Surat Pekeliling, Surat Arahan Perbendaharaan
xvi. Surat Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
xvii. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia

67
21. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Permohonan Mengeluarkan Pesanan
1. Tempatan

2. Borang Permohonan Cuti Sakit Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1990

3. Borang Permohonan Cuti Rehat Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1991

Kebenaran untuk Meninggalkan Pejabat dalam

4. Waktu Bekerja di Bawah Perintah Am Persekutuan
Bab G

5. Borang SG20

Permohonan untuk Mengeluarkan Waran

6. Perjalanan Udara

7. Borang (Lampiran A) KWSP

8. Borang Kew.8 Pin.10/96

9. Borang Kew.107

10. Borang Tuntutan Perjalanan

11. Borang Elaun Lebih Masa

Semua borang kewangan yang terdapat dan dijana

12. dalam sistem IGFMAS dan e-Perolehan

13. Borang Kew.68

14. Borang Kew.248

Borang Penyata Pemungut (Bank-in-slip) yang

15. dijana dalam sistem eTerimaan

16. Borang Kew.253

17. Buku Panjar Wang Runcit Kew.249A

18. Lampiran A- Kenyataan Tunutan Pulangbalik Hasil

19. Resit IM119 – Resit Rasmi Kew.38E

20. Buku Tunai Excell – Daftar Resit- Resit IM119

22. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

68
69