myPortfolio

PEMANDU
BAHAGIAN PENTADBIRAN
DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
LEMBAGA KEMAJUAN KELANTAN SELATAN

BAHAGIAN : PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA
ALAMAT : KOMPLEKS IBU PEJABAT KESEDAR,
BANDAR BARU GUA MUSANG,
18300 GUA MUSANG, KELANTAN.
NO. TELEFON : 09-9132200
NO. FAKS : 09-9121211
LAMAN SESAWANG : www.kesedar.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Gelaran Jawatan : Pemandu

Gred Hakiki Jawatan : H11

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama : En. Ahmad Hakimuddin bin Ramli

Gelaran Jawatan : Pegawai Tadbir

Gred Jawatan : N41

Tarikh :

JADUAL PENGEMASKINIAN
 TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 1 Ogos 2018 Penyediaan myPortfolio

2. 15 November 2018 Pengemaskinian

myPortfolio

Catatan: KetuaJabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio

dikajisemula dan dikemaskini apabila berlaku sebarang
perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi
2. Carta Fungsi
3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
4. Deskripsi Tugas
5. Proses Kerja
6. Carta Alir
7. Senarai Semak
8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
9. Senarai Borang
10. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI
1.1 Carta Organisasi KESEDAR
PENGURUS
BESAR

TIMBALAN PENGURUS BESAR UNIT KOMUNIKASI UNIT AUDIT UNIT INTEGRITI UNIT UNDANG- TIMBALAN PENGURUS BESAR
(PENGURUSAN) KORPORAT DALAM UNDANG (PEMBANGUNAN)

BAHAGIAN PENTADBIRAN & BAHAGIAN PEMBANGUNAN

PENGURUSAN SUMBER PERTANIAN
MANUSIA
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
BAHAGIAN PERANCANGAN & MASYARAKAT
PENILAIAN
BAHAGIAN EKONOMI &
BAHAGIAN KEWANGAN PELABURAN

PEJABAT WILAYAH JELI

BAHAGIAN PEMANTAUAN &
PENYELARASAN
PEJABAT WILAYAH GUA
BAHAGIAN TEKNOLOGI MUSANG
MAKLUMAT
PEJABAT WILAYAH KUALA
BAHAGIAN HARTANAH KRAI
 1.2 Carta Organisasi Bahagian

PENGURUS BAHAGIAN N48

BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

UNIT PERKHIDMATAN UNIT UNIT ASET DAN UNIT BAJET DAN

PERJAWATAN KOMPETENSI, PENTADBIRAN AM PEROLEHAN
LATIHAN DAN
N44 PENGURUSAN
KUALITI

N41 N41 N41

N36

JA 29 JA 29 JA 29
N32/36 (E) (M) (A) N29/N32/36
N26

N22 N22 N22

N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 N19 G19 N19 N19

H14
(3)

H11 N11 N11 N11 H11

H11 H11 N11
(19) (16)
2. CARTA FUNGSI

2.1 Carta Fungsi KESEDAR

 2.2 Carta Fungsi Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan Sumber Manusia
PENGURUS BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
UNIT PERKHIDMATAN PERJAWATAN
 Mengurus semua urusan perkhidmatan penjawat bermula dari perlantikan
sehingga persaraan.
 Memudahcara Mesyuarat Lembaga Pengarah KESEDAR
 Mengurus Kebajikan penjawat termasuklah kemudahan pinjaman serta
perubatan.
 Keurusetiaan Mesyuarat Perjawatan, Kenaikan Pangkat Dan Panel
Pembangunan Sumber Manusia.
 Menyelaras Pengurusan Peperiksaan Jabatan dan Peperiksaan Yang
Berkaitan.
 Memudahcara Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan.
 Mengurus dan Menyelaras sistem data perjawatan (HRMIS).
 Lain-lain tugas yang diarah dari masa ke masa.
UNIT ASET DAN PENTADBIRAN AM
 Memudahcara Mesyuarat Pagi.
 Memudahcara Perhimpunan Bulanan KESEDAR dan Majlis/Program KESEDAR
 Mengurus dan menyelaras serta mengawal selia Pengurusan Kenderaan Jabatan.
 Merancang dan menyelaras Pengurusan Keselamatan Jabatan.
 Menyelaras urusan penyelenggaraan premis-premis Ibu Pejabat, Pejabat Wilayah
dan Pejabat-Pejabat Operasi.
 Mengurus dan menyelaras kebersihan dan keceriaan premis-premis Ibu Pejabat,
Pejabat Wilayah dan Pejabat-Pejabat Operasi.
 Merancang pengurusan keperluan aset KESEDAR.Urusan pendaftaran, penilaian
semula dan pelupusan aset.
 Mengurus seliakan Mesyuarat Pengurusan Aset KESEDAR.
 Mengurus dan Mengawal selia Pengurusan Stor Pusat.
 Mengurus dan Mengawal selia Pengurusan RELA dan Senjata api.
 Pengurusan sistem-sistem pentadbiran seperti fail/rekod dan sebagainya.
 Lain-lain tugas yang diarah dari masa ke masa.
UNIT BAJET DAN PEROLEHAN
 Menyediakan anggaran keperluan bajet tahunan mengurus
KESEDAR
 pelan perancangan perbelanjaan mengurus
 Mengurus dan mengawal selia urusan pembayaran perkhidmatan
utiliti, bil-bil keraian, penginapan dan lain-lain.
 Memantau, mengurus dan mengawal selia bajet mengurus mengikut
peruntukan yang diluluskan.
 Keurusetiaan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan.
 Merancang, mengurus dan mengawalselia pengurusan perolehan
bagi peralatan pejabat, kerja-kerja penyelenggaraan, penginapan
dan lain-lain
 Lain-lain tugas yang diarah dari masa ke masa
UNIT KOMPETENSI, LATIHAN DAN PENGURUSAN KUALITI
 Mengurus program dan pelaksanaan latihan/kursus.
 Mengurus Program Kualiti dan Produktiviti (ISO, EKSA dan KIK).
 Merancang, mengurus dan melaksana urusan pembangunan
organisasi.
 Menyelaras Penyediaan myPortfolio KESEDAR.
 Urusan pelajar praktikal
 Menyelaras Latihan/Kursus AKRAB.
 Menyelaras Program Pementoran KESEDAR dan KPLB
 Mengurus Kursus Induksi
 Mengurus Program Latihan Membina Sikap (LMS)
 Mengurus dan Menyelaras Permohonan Kursus
 Lain-lain tugas yang diarah dari masa ke masa
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Menerima arahan daripada Pegawai Kenderaan untuk

membawa penjawat atau barang KESEDAR ke destinasi yang
dikehendaki untuk tujuan rasmi dengan selamat.

2. Menyediakan Buku Log dan dihantar kepada Pegawai

Kenderaan untuk disemak dan disahkan.

3. Mempastikan kenderaan sentiasa bersih dan selamat untuk

digunakan.

4. Membuat Laporan polis sekiranya berlaku kemalangan

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN KETUA YABrs. En Iskandar Zurkarnain bin
Pemandu Kenderaan
JAWATAN PERKHIDMATAN Ibrahim
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
Program 2.1 – Bahagian Pentadbiran
GELARAN Pemandu WARAN
dan Pengurusan Sumber Manusia (18)
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN H11 BIDANG UTAMA Pengurusan Kenderaan
SUB-BIDANG
GRED JD H11 Pengurusan Kenderaan
UTAMA
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN TETAP
OLEH
HIRARKI Bahagian Pentadbiran dan Yunaiha binti Ismail
DISEMAK OLEH
1/BAHAGIAN Pengurusan Sumber Manusia PA N48
HIRARKI 2 YABrs. En Iskandar Zurkarnain bin
DILULUSKAN
/CAWANGAN Unit Aset dan Pentadbiran Am Ibrahim
OLEH
/SEKTOR/UNIT Utama C
SKIM TARIKH
PEMANDU KENDERAAN 15 November 2018
PERKHIDMATAN DOKUMEN
 TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Melaksanakan skop tugas pemanduan kenderaan yang memerlukan lesen memandu daripada Jabatan
Pengangkutan Jalan serta menjaga kenderaan/jentera di bawah kelolaannya supaya sentiasa berada dalam
keadaan bersih dan selamat untuk setiap perjalanan.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
1. Memastikan 1. Memandu kenderaan pejabat (Lori, Van, Kereta, Coster, Hiace, dan lain-lain) mengikut
keselamatan jadual yang ditetapkan.
penumpang atau 2. Membuat pemeriksaan ke atas kenderaan bagi memastikan kenderaan boleh digunakan.
barang yang di 3. Membuat laporan kerosakan kenderaan jika berlaku apa-apa kerosakan.
bawa ke destinasi 4. Mengemaskini buku log kenderaan.
dan sentiasa 5. Merekod dan mengemaskini maklumat bahan api, minyak pelincir dan kad TOUCH & GO.
mematuhi 6. Membantu dalam menyelenggara kenderaan pejabat.
pekeliling yang 7. Menghantar kenderaan KESEDAR yang memerlukan penyelenggaraan atau baik pulih ke
dikeluarkan dari bengkel.
masa ke semasa 8. Bertanggungjawab menjaga keselamatan kenderaan.
seperti 1 9. Bertanggungjawab mematuhi undang-undang jalan raya dan mematuhi pengendalian
Pekeliling barang AM 1993 mengenai laporan kemalangan
Perbendaharaan 10. Memastikan minyak petrol atau diesel kenderaan sentiasa mencukupi bagi kegunaan
(1PP) dan arahan rasmi.
lain yang 11. Memastikan kenderaan KESEDAR sentiasa dalam keadaan yang baik dan bersih.
berkaitan. 12. Segera membuat laporan kepada Pegawai Kenderaan dan pihak polis sekiranya berlaku
kemalangan dan mengisi Borang Laporan Kemalangan AM 362A.
 DIMENSI
1. Mesyuarat : Mesyuarat Yang Berkaitan Sahaja
2. Kenderaan : Waja, Preve, Inspira, Perdana, Fortuner, Hilux, Lori 1 Tan, Lori 3 Tan, Hiace, CAM
PLACER X High Roof Window Van, Lexus, Tucson, X-trail, Santa Fe, CRV, motosikal.
KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISA
1. Pentaksiran Tingkatan Tiga/Penilaian Menengah Rendah atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya
oleh Kerajaan dan memiliki Kepujian (sekurang-kurangnya Gred C) dalam subjek Bahasa Melayu pada
peringkat Pentaksiran Tingkatan Tiga/Penilaian Menengah Rendah atau kelulusan yang diiktiraf setaraf
dengannya oleh Kerajaan.
2. Lesen memandu kelas D/E/E1/E2/F/G/H/I berkenaan yang dikeluarkan oleh Jabatn Pengangkutan Jalan
kecuali lesen memandu dalm tempoh percubaan (P).

KOMPETENSI
1. Bekebolehan berkomunikasi dengan berkesan
2. Berkebolehan mengurus masa
3. Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan.
4. Berkebolehan memandu termasuk kemahiran defensive driving, mengendali dan menyenggara
kenderaan/jentera
5. Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan.
PENGALAMAN
0-1 tahun pengalaman berkerja dalam apa-apa bidang.
 5. PROSES KERJA

Proses Kerja 1: Memandu Kenderaan Jabatan dengan

selamat dan berhemah serta mematuhi
peraturan dan undang-undang jalanraya
semasa membawa pegawai dan kakitangan
Jabatan atas arahan Pegawai Kenderaan

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURA
HUBUNGAN/ N DAN
DIRUJUK PUNCA
KUASA
Memberi arahan dan
menyerahkan borang
permohonan kenderaan yang
1.
telah diluluskan kepada
pemandu
Terima borang arahan
PEMANDU
2. pemanduan

PEMANDU Semak destinasi perjalanan

3.
Memeriksa keadaan kenderaan
- Jika baik, terus ke poses 5
4. PEMANDU - Jika kenderaan rosak,
maklum kepada pegawai
kenderaan
Membawa pegawai pergi dan
5. PEMANDU balik dengan selamat ke
destinasi
Memastikan kenderaan
PEMANDU disimpan dengan selamat
6.
ditempat yang telah disediakan
Proses Kerja 2: Memastikan kenderaan diservis mengikut jadual dan
melaporkan segera kepada Pegawai Kenderaan
sekiranya ada kerosakan pada kenderaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
G JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memeriksa odometer dan
tarikh untuk servis berjadual
PEMANDU
1. / membuat aduan
kerosakan kenderaan
Memaklumkan kepada
pegawai kenderaan akan
PEMANDU keperluan membuat servis
2.
berkala atau membaiki
kerosakan kenderaan
Memaklum kepada Penyelia
Kenderaan untuk urusan
3.
penyelenggaraan
Terima arahan untuk
4. PEMANDU menghantar kenderaan ke
bengkel kenderaan
Hantar kenderaan ke
5. PEMANDU bengkel untuk
servis/penyelenggaraan
Membuat uji cuba
6 PEMANDU kenderaan setelah
diselenggara
Bawa kenderaan balik ke
7
PEMANDU pejabat
Proses Kerja 3: Mencatat butir-butir pembelian minyak petrol/diesel ke
dalam buku log dengan jelas dan betul
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memaklum kepada KPT
PEMANDU keperluan membeli
1.
minyak kenderaan
Mengambil kad inden
PEMANDU
2. minyak kenderaan
Merekod dalam Rekod
Pergerakan Kad Inden –
tarikh kad diambil, nama
Penyelia
pemandu & pegawai
3. Kenderaan
kenderaan serta
menurunkan
tandatangan
Ke stesen minyak untuk
4. PEMANDU
membeli minyak
Mengambil resit
pembelian minyak dan
memohon pihak stesen
5. PEMANDU
minyak menurunkan
chop stesen ke dalam
buku log
PEMANDU Merekod butiran
pembelian minyak dalam
buku log – tarikh,
6
nombor resit, jumlah
pembelian (RM) dan
jumlah liter
PEMANDU Mengembalikan kad
7 inden minyak kepada
pegawai kenderaan
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT Merekod dalam Rekod
Pergerakan Kad Inden –
tarikh kad dikembalikan,
8 jumlah liter dan harga
minyak dibeli, nombor
resit dan menurunkan
tandatangan.
Proses Kerja 4: Membuat laporan kepada Pegawai Kenderaan dan
pihak polis sekiranya berlaku kemalangan
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-
JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memaklum kepada Pegawai
PEMANDU pegawai kenderaan Kenderaan
1.
tentang kemalangan
Membuat laporan polis Polis
PEMANDU
2. dalam tempoh 24 jam
Membuat laporan lisan Ketua
PEMANDU dan bertulis kepada Bahagian
3.
ketua bahagian
Mengisi Borang
4. PEMANDU Laporan Kemalangan
Am 362A
Menyerah Borang
Laporan Kemalangan
5. PEMANDU AM 362A dalam
tempoh 48 jam kepada
Ketua Bahagian
 6. CARTA ALIR

Proses Kerja 1: Memandu Kenderaan dengan selamat dan berhemah

serta mematuhi peraturan dan undang-undang jalanraya semasa
membawa penjawat dan/atau barang-barang milik KESEDAR atas
arahan Pegawai Kenderaan

MULA

Mengeluarkan arahan untuk

membawa penjawat atau
KPT
barang-barang KESEDAR ke
destinasi yang ditetapkan

Menerima memo arahan

PEMANDU
yang dikeluarkan

PEMANDU Semak Destinasi Perjalanan

PEMANDU Periksa Kenderaan

TIDAK
PEMANDU
Maklumkan Pegawai
YA
Kenderaan Mengenai
Kerosakan
Membawa Pegawai dan/atau
barang KESEDAR Ke Destinasi
Diperlukan Seperti Dalam
Permohonan Dengan Selamat

Meletakkan Kenderaan
DenganSelamat Di Tempat Yang
Disediakan

TAMAT
Proses Kerja 2: Memastikan kenderaan diservis mengikut jadual dan
melaporkan segera kepada Pegawai Kenderaan
sekiranya ada kerosakan pada kenderaan

MULA

Periksa odometer dan tarikh untuk

servis berjadual / membuat aduan
PEMANDU kerosakan kenderaan

Memaklumkan kepada pegawai

kenderaan akan keperluan membuat
PEMANDU
servis berkala atau membaiki
kenderaan
Memaklum kepada Penyelia
Kenderaan untuk urusan
penyelenggaraan

Terima arahan untuk menghantar

PEMANDU kenderaan ke bengkel kenderaan
untuk menghantar kenderaan ke
bengkel kenderaan
ahan
Membuat uji cuba kenderaan setelah
PEMANDU diselenggara

Bawa kenderaan balik ke pejabat

PEMANDU

TAMAT
Proses Kerja 3: Mencatat butir-butir pembelian minyak petrol/diesel
ke dalam buku log dengan jelas dan betul

MULA

PEMANDU Memaklum kepada KPT keperluan

membeli minyak kenderaan jabatan

PEMANDU Ambil kad inden minyak kenderaan

Rekod dalam buku Rekod

Penyelia Kenderaan
Pergerakan Kad Inden perihal
pengambilan kad

PEMANDU Ke stesen minyak

Ambil resit pembelian minyak dan

PEMANDU memohon pihak stesen minyak
menurunkan chop stesen ke dalam
buku log

PEMANDU Rekod butiran pembelian minyak

dalam buku log

PEMANDU Kembalikan kad inden minyak

Penyelia Kenderaan Rekod dalam Rekod Pergerakan Kad

Inden perihal pembelian minyak

TAMAT
Proses Kerja 4: Membuat laporan kepada Pegawai Kenderaan
dan pihak polis sekiranya berlaku kemalangan

MULA

Memaklum kepada pegawai

PEMANDU kenderaan mengenai kemalangan

Membuat laporan polis

PEMANDU

PEMANDU Membuat laporan lisan dan

bertulis kepada ketua Jabatan

PEMANDU Mengisi Borang Laporan Kemalangan

AM 362A dalam tempoh 48 jam

TAMAT
7. SENARAI SEMAK

PROSES KERJA 1: Menghantar penjawat atau barang-barang

milik kesedar ke destinasi

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Beri arahan dan menyerahkan

borang permohonan kenderaan
1
yang telah diluluskan kepada
pemandu
Terima borang arahan
2
pemanduan
Terima arahan dari KPT untuk
3
tujuan program
Bawa pegawai pergi dan balik
4
destinasi
Membasuh kenderaan selepas
5
penggunaan
Isi buku log perihal perjalanan
pergi /balik dan perbatuan,
odometer, touch n Go,
6
pengisian bahan api dan minta
tandatangan dari pegawai yang
mengguna
Dapatkan tandatangan pegawai
7
pengangkutan
Menyimpan buku log dengan
8
selamat
PROSES KERJA 2: Memastikan kenderaan diservis mengikut
jadual dan melaporkan segera kepada
Pegawai Kenderaan sekiranya ada
kerosakan pada kenderaan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Periksa odometer dan tarikh
untuk servis berjadual /
1
membuat aduan kerosakan
kenderaan
Memaklumkan kepada pegawai
kenderaan akan keperluan
2
membuat servis berkala atau
membaiki kenderaan
Memaklum kepada Penyelia
3 Kenderaan untuk urusan
penyelenggaraan
Terima arahan untuk
menghantar kenderaan ke
4 bengkel kenderaan
untuk menghantar kenderaan ke
bengkel kenderaan
Membuat uji cuba kenderaan
5
setelah diselenggara
Membawa kenderaan balik ke
6
Pejabat
PROSES KERJA 3: Mencatat butir-butir pembelian minyak
petrol/diesel ke dalam buku log dengan
jelas dan betul

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Maklum kepada KPT keperluan
1
membeli minyak kenderaan
2 Ambil kad inden minyak kenderaan
Rekod dalam Rekod Pergerakan Kad
Inden – tarikh kad diambil, nama
3
pemandu & pegawai kenderaan serta
menurunkan tandatangan
Ke stesen minyak untuk membeli
4
minyak
Ambil resit pembelian minyak dan
memohon pihak stesen minyak
5
menurunkan chop stesen ke dalam
buku log
Rekod butiran pembelian minyak
dalam buku log – tarikh, nombor resit,
6
jumlah pembelian (RM) dan jumlah
liter
Kembalikan kad inden minyak kepada
7
pegawai kenderaan
Rekod dalam Rekod Pergerakan Kad
Inden – tarikh kad dekembalikan,
8 jumlah liter dan harga minyak dibeli,
nombor resit dan menurunkan
tandatangan.
PROSES KERJA 4: Menc Membuat laporan kepada Pegawai
Kenderaan dan pihak polis sekiranya
berlaku kemalangan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Maklum kepada pegawai kenderaan
1
tentang kemalangan
Buat laporan polis dalam tempoh 24
2
jam
Buat laporan lisan dan bertulis kepada
3
ketua jabatan
Isi Borang Laporan Kemalangan Am
4
362A
Serah Borang Laporan Kemalangan
5 AM 362A dalam tempoh 48 jam
kepada Ketua Jabatan
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia W.P. 4.1/2013 –

Pengurusan Kenderaan Jabatan

2. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia W.P. 4.2/2013 _

Kemalangan yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan Malaysia

3. Peraturan –Peraturan Pegawai Awam (Tatakelakuan dan

Tatatertib) 1993

4. Piagam pelanggan KESEDAR

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Aduan Kerosakan Harta
1. AM 2.4 Lampiran B
Modal Kerajaan
2. Buku Log Kenderaan
3. Borang Laporan Kemalangan
4. Rekod Pergerakan Kad Inden
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI