PEGAWAI SUMBER MANUSIA (KEBAJIKAN)

N29/N32/N36
SEKSYEN SUMBER MANUSIA (KEBAJIKAN)

BAHAGIAN : SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(KEBAJIKAN)
UNIT SUMBER MANUSIA
BAHAGIAN SUMBER MANUSIA & KUALITI

ALAMAT : LEMBAGA PELABUHAN KUCHING

TINGKAT 1, BANGUNAN OPERASI PELABUHAN
JALAN PELABUHAN, 93450 KUCHING

NO. TELEFON : 082-482144

NO. FAKS. : 082-334776
LAMAN SESAWANG : www.kpa.gov.my
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : VICTORIA ANAK FRANCIS ININ

Gelaran Jawatan : PEGAWAI SUMBER MANUSIA (KEBAJIKAN)

Gred Hakiki Jawatan : N29/N32/N36

Tarikh Penempatan : 01 FEBRUARI 2015

DILULUSKAN OLEH

Nama : ROBERT LAU HONG THIAM

Gelaran Jawatan : PENGURUS BESAR

Gred Jawatan : WA54

Tarikh :
 BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN
PENYELIA
1. 30-31 Oktober 2023 Bengkel myPortfolio daripada Unit
Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU) Sarawak

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini
apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
 1. CARTA ORGANISASI

1.1 Agensi

PENGURUS BESAR
LEMBAGA PELABUHAN KUCHING

TIMBALAN PENGURUS BESAR

PENOLONG PENGURUS PENOLONG PENGURUS PENOLONG PENGURUS PENOLONG PENGURUS

BESAR BESAR BESAR BESAR
(KAWAL SELIA, (SUMBER MANUSIA & (OPERASI) (KEWANGAN KORPORAT)
KESELAMATAN & KUALITI)
PENGUATKUASA)

UNIT KESELAMATAN UNIT SUMBER MANUSIA UNIT OPERASI SENARI UNIT KEWANGAN UNIT AUDIT DALAM
(KONTENA)

UNIT KAWAL SELIA & UNIT INFORMASI UNIT PERBENDAHARAAN

PENGUATKUASA UNIT OPERASI SENARI
MAKLUMAT & KAWALAN
(KARGO KONVENSIONAL,
KUALITI
KARGO PUKAL &
ZON BEBAS) UNIT PENTADBIRAN

UNIT OPERASI PENDING

UNIT PEMBANGUNAN
PERNIAGAAN
 1.2 Bahagian

PENGURUS SUMBER MANUSIA (N41/44)

SEKSYEN PENGURUSAN SEKSYEN PENGURUSAN SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN DISIPLIN

SUMBER MANUSIA SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN SUMBER PEMBAYARAN GAJI
(KEBAJIKAN) (PERKHIDMATAN) MANUSIA
Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir
(N29/32/36) (N29/32/36) (N29/32/36) (N29/32/36) (N29/32/36)

Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O)
(N19/22/26) (1) (N19/22/26) (1) (N22/26) (N19/22/26) (1) (N19/22/26)

Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O)
(N19/22/26) (2) (N19/22/26) (2) (N19/22/26) (1) (N19/22/26) (2)

Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pemandu/Operator Jentera Pembantu Tadbir (Kew)
(N19/22/26) (3) (N19/22/26) (3) Pemunggah (H11/14/16) (1) (W19/22/26) (1)

Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Tadbir (P/O) Pemandu/Operator Jentera Pembantu Tadbir (Kew)
(N19/22/26) (4) (N19/22/26) (4) Pemunggah (H11/14/16) (2) (W19/22/26) (2)

Pembantu Tadbir (Kew) Pembantu Tadbir (Kew) Pemandu/Operator Jentera Pembantu Tadbir (Kew)
(W19/22/26) (W19/22/26) Pemunggah (H11/14/16) (3) (W19/22/26) (3)

Pembantu Tadbir (P/O)

(N19/22/26) (2)

Pembantu Tadbir (P/O)

(N19/22/26) (3)
 2. CARTA FUNGSI
2.1 Agensi
Bahagian Kawal Selia,
Keselamatan dan Penguatkuasa
1.Merancang dan menyediakan
pelan keselamatan untuk
pelabuhan;
2.Merancang pembahagian anggota
keselamatan di semua kawasan
pelabuhan dan kawasan kritikal di
dalam kawasan pelabuhan;
3.Mengawal dan memelihara
urusan persenjataan serta
membekalkan senjata dan peluru
untuk kawalan keselamatan
harian;
4.Menyelaras urusan keselamatan
pelabuhan termasuk keselamatan
asset;
5.Merancang dan melaksanakan
penguatkuasaan peraturan-
peraturan dan akta-akta
Keselamatan dan Kesihatan
dalam Pekerjaan (OSHA) dan
lain-lain peraturan yang
berkaitan;
6.Mengurus pasukan bomba LPK
bagi menjamin asset LPK dari
ancaman kebakaran; dan
7.Mengawal disiplin dan
memastikan keharmonian kerja di
pelabuhan.
2.2 Bahagian
Carta Fungsi Lembaga Pelabuhan Kuching
Bahagian Sumber Manusia &
Kualiti
1.Merancang dan mengurus
pengambilan dan hal-hal
pembangunan sumber manusia;
2.Mengurus hal-hal pencen,
disiplin, kemudahan dan
kebajikan anggota;
3.Memantau pinjaman
perumahan, kenderaan dan
pendidikan;
4.Melaksanakan dasar dan
peraturan perkhidmatan yang
ditetapkan;
5.Menyelaras projek dan aktiviti
berkaitan ISO dan pengurusan
kualiti; dan
6.Merancang dan menyelaras
projek berkaitan sistem
maklumat;
7.Mengurus semua pembayaran
emolumen; dan
8.Merancang dan mengurus hal-
hal berkaitan dengan
perkhidmatan.
Pengurus Besar
Timbalan Pengurus Besar
Bahagian Operasi
1.Merancang dan mengurus
pembangunan kemudahan dan
perkhidmatan pengendalian kargo;
2.Mengurus dan mengawal
pembekalan dan penambahbaikan
kemudahan-kemudahan pelabuhan
dan alat-alat pengendalian kargo;
3.Merancang dan mengurus
pembangunan dan peningkatan
kemahiran tenaga kerja dalam
pengendalian kontena dan kargo;
4. Mengawal aktiviti-aktiviti
pengendalian kargo am oleh
kontraktor; dan
5. Mengawal aktiviti-aktiviti yang
dijalankan dalam Zon Bebas.
Bahagian Kewangan Korporat
1.Merancang dan mengurus
kewangan pelabuhan termasuk
pendapatan, perbelanjaan dan
pelaburan;
2.Menyelaras dan menyediakan
laporan kewangan bulanan dan
tahunan pelabuhan;
3.Memantau projek-projek
pelabuhan;
4.Menyelaras urusan pengumpulan
maklumat berkaitan pelabuhan dan
statistik kargo;
5.Merancang, menyelaras dan
melaksanakan semua program
rasmi pelabuhan;
6.Memelihara kemudahan dan
peralatan pelabuhan serta alat-alat
pengendalian kargo;
7.Menyelaras aktiviti pemasaran.
8.Merancang dan melaksanakan hal-
hal pentadbiran; dan
9.Memastikan pengurusan aset dan
peralatan pejabat dijalankan
dengan teratur serta berada dalam
keadaan baik dan sempurna.
Unit Audit Dalam
1.Membangunkan program audit
yang komprehensif,
menjalankan pemeriksaan dan
penilaian sistem kawalan
dalaman dan prosedur;
2.Membuat analisis dan penilaian
darjah risiko serta cadangan
untuk penambahbaikan kepada
pihak pengurusan;
3.Merancang dan melaksanakan
aktiviti audit berdasarkan
penilaian terhadapa risiko, kos
dan kauliti; dan
4.Melaporkan hasil pengauditan
dan mengambil tindakan
susulan terhadap perkara
berbangkit.
3
4
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

3.1 SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA ( KEBAJIKAN)

Fungsi:

1. Mengurus kemudahan dan kebajikan anggota;

2. Memantau pinjaman perumahan, kenderaan dan pendidikan;
3. Melaksanakan dasar dan peraturan perkhidmatan yang ditetapkan

Aktiviti:

1. Memantau, menyemak dan memastikan ketepatan rekod permohonan aktiviti

HRIS.
2. Mengesahkan tuntutan Insuran & SOCSO untuk GE, Port Worker & staf
3. Menyemak dan mengesahkan dokumen caruman bulanan SOCSO &
Baitulmal sebelum dihantar ke Pegawai Kewangan (Pembayaran).
4. Menyemak dan memantau cuti tanpa gaji, cuti tanpa rekod, cuti isteri bersalin
dan cuti bersalin.
5. Memantau penyusunan cuti sakit bulanan pekerja dan sebarang perkara
berkaitan cuti sakit lain.
6. Menyemak permohonan kakitangan pinjaman Pendidikan KPA, pinjaman
Borneo Housing dan pinjaman kereta.
7. Menyusun rekod cuti staf yang akan diserahkan kepada JPA sebelum
persaraan staf.
8. Menyelaras cuti gantian staf (Golden Handshake).
9. Memantau, mengesahkan kompilasi bulanan staf mengambil alih,
pemangkuan dan elaun tanggungan tugas untuk bahagian gaji.
10. Mengesahkan kompilasi tuntutan perubatan bulanan staf (contoh Bill Penyata
Doktor dan Penyata Klinik)
11. Untuk memantau dan mengemaskini buku rekod perkhidmatan (rekod cuti,
penanggungan dan pinjaman)

4. DESKRIPSI TUGAS

JOB DESCRIPTION FORM

Post ID : 0 8 0 0
ID Jawatan

Job General Information

1 Maklumat Am Jawatan

Job Title & Grade

1.1 Gelaran Jawatan & PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) & N19
Gred

Scheme of Service
1.2 Nama Skim PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)
Perkhidmatan

Others
Job Status Permanent JBC Contract
1.3 Lain-
Status Jawatan Tetap JBC Kontrak
lain

Reports to
1.4 PEGAWAI SUMBER MANUSIA (KEBAJIKAN)
Melapor kepada

Job Placement
2 Penempatan Jawatan

Warrant Post¹
2.1 PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)
Jawatan Waran

Organization
2.1.1
Organisasi

Head No
2.1.2
Angka Kepala

Post List Detail No

2.1.3
Butiran Jawatan

2.1.4 Business Activity (BA)

¹Based on the Estimate of Revenue and Expenditure for the Year …….
Berdasarkan Buku Anggaran Hasil dan Perbelanjaan Bagi Tahun …..

Please attach together with Organizational Chart (OC) to indicate the placement of the
post.
Sila kepilkan bersama Carta Organisasi untuk menunjukkan penempatan jawatan.
 Job Placement
2 Penempatan Jawatan

Operation Post
2.2 PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)
Jawatan Operasi

Organization
2.2.1
LEMBAGA PELABUHAN KUCHING
Organisasi

Head No
2.2.2
Angka Kepala

Post List Detail No

2.2.3
Butiran Jawatan

2.2.4 Business Unit (BU) Bahagian Sumber Manusia & Kualiti

Division
2.2.5
Bahagian Bahagian Sumber Manusia & Kualiti

Section / Team
2.2.6
Seksyen / Pasukan Seksyen Sumber Manusia (Kebajikan)

Please attach together with Organizational Chart (OC) to indicate the placement of the
post.
Sila kepilkan bersama Carta Organisasi untuk menunjukkan penempatan jawatan.

3 Job Purpose
Tujuan Jawatan

1. Memproses pengeluaran chit perubatan

2. Memproses penerimaan dan penyusunan chit perubatan
3. Memproses penyediaan pembayaran balik yuran perubatan
4. Memproses pengeluaran surat kemasukan hospital
5. Memproses pengeluaran preskripsi chit (Prescription Chit)

Notes: Provide a brief description of the general nature of the position; an overview of why the
job exists; what the job is to accomplish and the accountability of the job.
 Scope of Function & Responsibilities (Post)
4 Skop Fungsi & Bidang Tugas (Jawatan)

Primary Functions Secondary Functions Sub – Secondary Functions

Fungsi Utama Fungsi Sekunder Fungsi Sub-Sekunder

Office administration
Example: General administration Pentadbiran pejabat

Planning, drafting,
managing,
coordinating,
implementing and
evaluating policy and
guidelines in the civil
service
Merancang, mengubal,
mengurus, menyelaras,
melaksana dan menilai dasar
dan peraturan dalam
perkhidmatan awam
Pentadbiran Am
Personnel management
Pengurusan personel
Financial management
Record
Rekod
Establishment, scheme of
service
Perjawatan, skim perkhidmatan
Organizational development
Pembangunan organisasi
General finance
Kewangan am

Pengurusan kewangan Budget

Belanjawan

Notes: Provide main functions and the sub activities under those functions. Please use separate
sheet for any additional function (if any).

4 Scope of Function & Responsibilities – cont.

Skop Fungsi & Bidang Tugas
 Sub – Secondary
Primary Functions Secondary Functions
Fungsi Utama Fungsi Sekunder Functions
Fungsi Sub-Sekunder

Notes: Provide main functions and the sub activities under those functions. Please use separate
sheet for any additional function (if any).

5 Job Qualification
Kelayakan Jawatan

5.1 Education SPM

Pendidikan
 Specialized
5.2 Knowledge
Pengetahuan Khas

5.3 Skill
Kepakaran

5.4 Abilities
Kebolehan

Personal
5.5 Characteristics
Karakter Peribadi

Professional
5.6 Certification
Kelayakan Professional

5.7 Experience
Pengalaman

6 Physical Requirement
Keperluan Fizikal

Notes: If the job is physically demanding, this should be stated in the job description. A physically
demanding job is one where the incumbent is required to stand for extended periods of
time, lift heavy objects on a regular basis, do repetitive tasks with few breaks, and so
forth.

7 Direct Reports
Pegawai yang diselia

Position Grade
Jawatan Gred
 Notes: List by job title any positions to be supervised by the job. Please use separate sheet for any
additional (if any)

8 Acknowledgement
Perakuan
Name:
Nama
Prepared By Post & Grade :
Disediakan Oleh Jawatan & Gred
Signature : Date:
Tandatangan Tarikh
Name:
Nama
Approved By Post & Grade :
Diluluskan Oleh Jawatan & Gred
Signature : Date:
Tandatangan Tarikh

9 For the Use of State Human Resource Unit (SHRU) Only

Untuk Kegunaan Unit Sumber Manusia Negeri (USMN) Sahaja

Received By Date Received

Diterima Oleh Tarikh Diterima

Reviewed By Date Reviewed

Disemak Oleh Tarikh Semakan

Comment(s)

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1:

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PPT Menerima Laporan Bulanan Akta
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. (Kebajikan)/ Caruman PERKESO dan menyerah Keselamatan
kepada PT1 untuk memproses Sosial Pekerja
PT1 1969 Akta
tugas ini Keselamatan
Sosial Pekerjaan
Sendiri 2017 dan
Akta Sistem
Insurans
Pekerjaan 2017
PT1 Menerima, menyemak dan mengira
2. sama ada Laporan Bulanan
Caruman PERKESO tersebut betul
dan menyediakan memo kepada
pegawai kewangan (Pembayaran)

PPT (Kebajikan)/ Mengesahkan jumlah caruman

3. PT1 PERKESO dan menandatangani
memo tersebut

4. PT1(Kebajikan)/ Jika tidak TIDAK SAMA atau

PPT(Bahagian terdapat kesalahan hendaklah
Gaji) kembalikan kepada PPT (Gaji).

5. PT1 (Kebajikan) Jika SAMA keluarkan memo yang

PK (Pembayaran) ditandatangani oleh PPT
(Kebajikan) untuk memaklumkan
Pegawai Kewangan (Pembayaran)
untuk membayar caruman melalui
EFT sebelum/pada 15 hari setiap
bulan.

PK (Pembayaran)/ Seksyen Pembayaran akan

PT1(Kebajikan) memanjangkan salinan EFT
6.
kepada PPT (Kebajikan) untuk
rekod

TANGGUNGJAWAB PROSES TEMPOH

KERJA MASA

MULA

Penolong Pegawai Tadbir(Bahagian Gaji)/ Menerima Laporan Bulanan

Penolong Pegawai Tadbir(Bahagian Caruman PERKESO untuk
Kebajikan)/ Tindakan Kakitangan Am, Pekerja 0.5 JAM
pembetulan Pelabuhan dan Kakitangan
/ kemaskini Kontrak/kakitangan baharu
Pembantu Tadbir (P/O)/ (Kew)
dan Caruman majikan dari
Bahagian Gaji.

Pembantu Tadbir (P/O)/ (Kew)

Menyemak jumlah caruman
yang dinyatakan dalam
Penolong Pegawai Tadbir(Bahagian Gaji)/ TIDAK Laporan Caruman Bulanan

YA
 6.2 SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (PERKHIDMATAN)
Aktiviti : Memproses Caruman Bulanan PE RKESO

6. CARTA ALIR

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1:

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Semak Laporan Caruman Bulanan

PERKESO untuk Pekerja Am &
Pekerja Pelabuhan dan Kakitangan
1.
Kontrak / kakitangan baharu dan
Majikan di dalam Borang 8A

Jika ada kesalahan dan Kesilapan

laporan tersebut dikembalikan ke
2. PPT (Gaji) dan pastikan dikembali
dalam tempoh ditetapkan

Jika laporan betul sediakan arahan

kepada Pegawai Kewangan
3. (Pembayraan) melalui MEMO
Jabatan untuk proses pembayaran
ke PERKESO
Salinan EFT untuk rekod
4.
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

i) Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969

ii) Akta Keselamatan Sosial Pekerjaan Sendiri 2017
iii) Akta Sistem Insurans Pekerjaan 2017

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. BORANG 8A 2346249101

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI