myPortfolio

PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI)
PEJABAT PENGARAH PENDAKWAAN
NEGERI KEDAH

BAHAGIAN : PEJABAT PENGARAH PENDAKWAAN NEGERI

ALAMAT : PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG

NEGERI KEDAH
ARAS 4, BLOK C, WISMA DARUL AMAN,
05250 ALOR SETAR, KEDAH.

NO. TELEFON : 04-774 4677/ 04-774 4708

NO. FAKS. : 04-7744682/ 04-774 4717

LAMAN SESAWANG : umi.hani@agc.gov.my

 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : UMI HANI BINTI TAJUL BAHAR

@ AHMAD FAUZI
Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI)

Gred Hakiki Jawatan : N19

Tarikh Penempatan : 16.12.2008

DILULUSKAN OLEH

Nama : DATO’ RAZALI BIN CHE ANI

Gelaran Jawatan : PENGARAH PENDAKWAAN NEGERI

Gred Jawatan : JUSA C

Tarikh : 15 OKTOBER 2018

 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA
1. 15/11/2018 Penyediaan myPortfolio

2.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula

dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi

2. Carta Fungsi

3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

4. Deskripsi Tugas

5. Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak:

Aktiviti 1:
5.1 Proses Kerja,
6.1 Carta Alir,
7.1 Senarai Semak
Aktiviti 2:
5.2 Proses Kerja,
6.2 Carta Alir,
7.2 Senarai Semak
Aktiviti 3:
5.3 Proses Kerja,
6.3 Carta Alir,
7.3 Senarai Semak
Aktiviti 4:
5.4 Proses Kerja,
6.4 Carta Alir,
7.4 Senarai Semak
Aktiviti 5:
5.5 Proses Kerja,
6.5 Carta Alir,
7.5 Senarai Semak
Aktiviti 6:
5.6 Proses Kerja,
6.6 Carta Alir,
7.6 Senarai Semak
Aktiviti 7:
5.7 Proses Kerja,
6.7 Carta Alir,
7.7 Senarai Semak
Aktiviti 8:
5.8 Proses Kerja,
6.8 Carta Alir,
7.8 Senarai Semak
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

7. Senarai Borang

8. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

 CARTA ORGANISASI
JABATAN PEGUAM NEGARA (AGC) MALAYSIA

PEGUAM NEGARA MALAYSIA

PUU GRED UTAMA TURUS I

PEGUAM CARA NEGARA I PEGUAM CARA NEGARA II

PUU GRED UTAMA TURUS II PUU GRED UTAMA TURUS II

PENGGUBAL KETUA BAHAGIAN PENASIHAT PESURUHJAYA KETUA BAHAGIAN PENYELIDIKAN KETUA BAHAGIAN GUAMAN KETUA BAHAGIAN PENDAKWAAN KETUA BAHAGIAN PERBICARAAN DAN PENGARAH
UNDANG-UNDANG PARLIMEN PENYEMAK DAN PEMBAHARUAN RAYUAN NAZIRAN SEKTOR LITIGASI
UNDANG-UNDANG

PUU GRED UTAMA A/TURUS III PUU GRED UTAMA A/TURUS III PUU GRED UTAMA B/TURUS III PUU GRED UTAMA C PUU GRED UTAMA A/TURUS III PUU GRED UTAMA TURUS III/TURUS II PUU GRED UTAMA B/UTAMA A MANOJ KURUP

KETUA BAHAGIAN KETUA BAHAGIAN SYARIAH DAN PENGARAH

HAL EHWAL PENGHARMONIAN UNDANG- BAHAGIAN PENGURUSAN
ANTARABANGSA UNDANG

PUU GRED UTAMA A/TURUS III PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C

KETUA UNIT PEJABAT PENASIHAT UNDANG- KETUA KETUA

KOMUNIKASI STRATEGIK UNDANG NEGERI/CAWANGAN UNIT AUDIT DALAM UNIT INTEGRITI

PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM JURUAUDIT GRED W48 PTD GRED M48

GRED S48

PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI
JOHOR KEDAH KELANTAN MELAKA SEMBILAN PAHANG PULAU PINANG PERAK

PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B

PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI PENGARAH PENDAKWAAN PENGARAH PENDAKWAAN PENGARAH PENDAKWAAN WILAYAH
PERLIS SELANGOR TERENGGANU NEGERI SABAH NEGERI SARAWAK PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR

PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B PUU GRED UTAMA C/UTAMA B

KEMAS KINI SEHINGGA : 09.10.2018

5
 CARTA ORGANISASI
PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI KEDAH DARUL AMAN

PENASIHAT UNDANG-UNDANG NEGERI

GRED JUSA C
YB. DATO’ HAJAH NOR‘AZURA BINTI HAJI MOHAMED ZOHDI
Waran Perjawatan Bil.A 173 Tahun 2018 bertarikh 1 Julai 2018 SETIAUSAHA PEJABAT GRED N29
AZURA BINTI IBRAHIM

UNIT GUAMAN UNIT PENASIHAT UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN UNIT PENDAKWAAN UNIT SEMAKAN

KETUA UNIT GUAMAN GRED L52 PENOLONG PEGAWAI TADBIR GRED N32 PENGARAH PENDAKWAAN NEGERI PEGUAM PERSEKUTUAN GRED L41
ALIZA BINTI JAMALUDDIN MOHD SAUFI BIN YUSOP GRED JUSA C WAN ASHRUL AFHAM BIN MOHAMAD AZMI
YBHG. DATO’ RAZALI BIN CHE ANI

PEGUAM PERSEKUTUAN GRED L44 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N22 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19
PENOLONG PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L29
MUHAMMAD SYAIFUL AKMAL BIN MOHAMAD RAZI KHUIRUL NESHA BINTI CHE OTHMAN UMI HANI BINTI TAJUL BAHAR @ AHMAD
RODZIAH BINTI AB. RAZAK
FAUZI

PENOLONG PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L29

NORHASLINAWATI BINTI HJ BABU HUSAIN
PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19
ANIS SALEHA BINTI ABU BAKAR

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19 PENOLONG PENASIHAT UNDANG-UNDANG GRED L52 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L52
IZARA AISHAH CHAI BINTI SO WAING MUNA BINTI MOHAMED JAAFAR ZABIDAH BINTI AHMAD

PENGHANTAR NOTIS GRED N11

AZUWAN BIN AZIZ

TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L48 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L48
SHARIFAH SYAZWANI BINTI SYED HUSSIN NOOR AZRUL BIN ABDUL RAHMAN
PENOLONG PENASIHAT UNDANG-UNDANG GRED L48 PENOLONG PENASIHAT UNDANG-UNDANG (SYARIAH) GRED LS48
NUUR HAFIEDZAH BINTI MD DAUD KHAIRUL AZWADI BIN MOHAMED NOOR

PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L41 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED GRED L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L44
(NEGERI / KONTRAK) (NEGERI / KONTRAK) (NEGERI / KONTRAK) ROZANA BINTI HUSIN ELIANA BINTI ISMAIL REHAB BINTI ABDUL SHUKUR
NURULASHIKIN BINTI MAHADZIR NURUL LIYANA BINTI MOHD NASIR SITI AIDA BINTI HAMZAH

TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L44
PENOLONG PEGAWAI UNDANG-UNDANG PENOLONG PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L29 PENOLONG PEGAWAI UNDANG-UNDANG GRED L29 QATRIN NADA BINTI HARUN SITI NORHASLIZA BINTI MD ALI (SUNGAI PETANI)
GRED L29 (NEGERI / KONTRAK) (NEGERI / KONTRAK) GEETHA A/P JORA SINGH
MUHAMAD NAZRUL BIN MAT NASIR IRLIANA BINTI MOHAMAD KILAB NUR FARHANA BINTI NAZARI

TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41/L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41
(SUNGAI PETANI) (SUNGAI PETANI) (SUNGAI PETANI)
PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19 TAN SEW PING KOSONG SAVINDER SINGH A/L JUGINDAR SINGH
(NEGERI / KONTRAK) (NEGERI / KONTRAK)
NOOR HANIE BINTI YUSOFF MUHAMMAD SYAMIL NAIM BIN JAMIL

PEMBANTU PUSTAKAWAN
GRED S22
SARINA BINTI BAHARUM @ MAT DURRANI TASNIM BINTI KAMARUDIN
JURUTEKNIK KOMPUTER GRED FT19
MOHD DANIAL ASYRAF BIN TAJUDIN
TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41/L44 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41
(SUNGAI PETANI) (SUNGAI PETANI) AQHARIE DURRANIE BIN AZIZ
MUHAMMAD RIFAIE BIN MOHAMED RIYALUDDIN KOSONG
PEMBANTU TADBIR (KEW) PEMBANTU TADBIR (P/O) PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19
GRED W19 GRED N19 NOR AZLINDA BINTI YUSOFF
NORFAUZIANA BINTI SU
TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41 TIMBALAN PENDAKWA RAYA GRED L41
(GURUN) (LANGKAWI) (KULIM)
NURUL WAHEDA BINTI ABDUL RAHMAN JAYNIESA LAYANG JARIT MOHD ALIF FARHAN BIN HASSAN
PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN GRED N19 PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN GRED N19
VISNU VARTHAN A/L ANGGOK @ ANGGAPAN SITI NORLELA BINTI YAHAYA

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19
NORIZA BINTI DON ZARINA BINTI MAT ISA RABITOH HANUM BINTI ABDULLAH
PENGAWAL KESELAMATAN GRED KP11 PENGAWAL KESELAMATAN GRED KP11 PENGAWAL KESELAMATAN GRED KP11
MUHAMAD ZAIMI BIN ABU BAKAR YAZRI AZRIL BIN MAHMAD YUSSOB AHMAD HIRWAN BIN SHAH RANI

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRE N19 PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED N19
NORHAYATI BINTI ABD. HAMID (NEGERI / KONTRAK)
ROKIAH BINTI ABD RASHID
PEMBANTU OPERASI GRED N11
SHAHREN BIN MUSTAFA
PEMBANTU OPERASI GRED N11
SHAIFUL BIN SHAHIDAN
PEMANDU GRED H11
MOHD KAMARULNIZAM BIN ISMAIL
PEMANDU GRED H11
(NEGERI / KONTRAK)
6
ZUHARIS BIN ZAINOL ABIDIN
Disemak pada 15 November 2018

UNIT GUAMAN
1.Mengendalikan semua jenis kes-kes
sivil yang melibatkan Kerajaan
Malaysia;
2.Memastikan supaya segala tindakan
yang perlu diambil dilaksanakan:
a.Mematuhi kehendak peruntukan
dalam Kaedah-Kaedah Mahkamah
Rendah/Tinggi;
b.Dalam masa yang diperuntukkan
dalam Kaedah-kaedah Mahkamah
Rendah/Tinggi;
c.Sebagaimana yang terkandung
dalam undang-undang yang berkaitan.
3.Melindungi kepentingan Kerajaan
Malaysia dalam semua tindakan sivil;
4.Melindungi keperntingan awam;
5.Memastikan pelantikan notari awam
yang kompeten;
6.Memastikan bahawa kualiti peguam
bela & peguam cara bertepatan
dengan standard yang sedia ada;
7.Melindungi kepentingan benefisiari
awam, agama , sosial atau amanah
kebajikan.
PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG
UNIT PENASIHAT
1.Memberi khidmat nasihat
perundangan kepada Raja
Pemerintah dan Kerajaan
Negeri;
2.Menjadi sumber rujukan
kepada Kerajaan Negeri
terhadap apa-apa masalah
perundangan yang timbul;
3.Mengubal semua undang-
undang untuk Kerajaan
Negeri;
4.Mewakili Kerajaan Negeri di
dalam semua kes-kes sivilnya;
5.Menyemak, memperbaharui
dan memperluaskan
pemakaian undang-undang.
CARTA FUNGSI
al NEGERI KEDAH
UNIT PENDAKWAAN UNIT SEMAKAN
UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
1.Menjalankan kuasa Peguam 1.Penyemakan Enakmen Negeri;
1.Memberi perkhidmatan sokongan kepada lain-lain unit dalam
Negara selaku Pendakwa Raya
semua perkara berkaitan dengan Pentadbiran, Perkhidmatan,
menurut seksyen 376 Kanun 2.Percetakan Semula Enakmen
Kewangan, Pengurusan Sumber Manusia, Sumber Maklumat
Dan Teknologi Maklumat. Tatacara Jenayah; Negeri; dan
2. Bertindak selaku urusetia bagi Jawatankuasa Pengurusan 2.Mengendalikan pendakwaan di 3.Pembaharuan Undang-
Kewangan dan Akaun, Jawatankuasa Pengurusan Aset mahkamah Sesyen dan Mahkamah Undang
Kerajaan, Jawatankuasa Mesyuarat Aktiviti Prestasi Program Majistret;
(APMC) Majlis Bersama Jabatan dan lain-lain Jawatankuasa
Peringkat Jabatan. 3.Mengendalikan perbicaraan ,
rayuan, permohonan dan semakan
jenayah di mahkamah Tinggi;
4.Mengendalikan rayuan jenayah
dan permohonan di Mahkamah
Rayuan dan Mahkamah
Persekutuan;
5.Memberikan arahan dan nasihat
kepada agensi penguatkuasaan
undang-undang berhubung dengan
penyiasatan dan pendakwaan
jenayah
6.Mengkaji kertas siasatan bagi
memutuskan sama ada sesuatu
pertuduhan perlu dilakukan atau
sebaliknya.
7
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
BAHAGIAN PENDAKWAAN
UNIT PENDAKWAAN NEGERI KEDAH

i) Menerima, mengkaji dan memberi arahan bagi kertas siasatan yang dirujuk.

ii) Mengendalikan perbicaraan kes di Mahkamah.

iii) Memberi nasihat dan arahan kepada agensi-agensi Kerajaan yang membuat rujukan
khas.

iv) Meneliti keputusan dari Mahkamah Rendah sama ada perlu untuk membuat rayuan
terhadap keputusan atau tidak.

v) Mengeluarkan perintah untuk menyiasat (OTI), sanksi dan izin untuk mendakwa.

vi) Melaksanakan apa-apa arahan dan tugas yang diberikan oleh Pengarah Pendakwaan
Negeri.

8
4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
Pembantu Tadbir KETUA
GELARAN JAWATAN KPPA
(Perkeranian/Operasi) PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI Program 13- Pejabat
WARAN Penasihat Undang-
PERJAWATAN undang Negeri Kedah

(24) Pembantu Tadir

RINGKASAN GELARAN (Perkeranian/Operasi)
PT(P/O)
JAWATAN N19/N22/N26

Waran Penjawatan
173 tahun 2018
berkuat kuasa Julai
2018
GRED JAWATAN N19/N22/N26 BIDANG UTAMA Pentadbiran/Sokongan

GRED JD HAKIKI / N19 SUB-BIDANG Pendakwaan

DISEDIAKAN Umi Hani Binti Tajul
STATUS JAWATAN N19
OLEH Bahar @ Ahmad Fauzi
Dato’ Razali bin Che
Bahagian Ani– Pengarah
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
Pendakwaan Pendakwaan Negeri
Kedah
Dato’ Razali bin Che
HIRARKI 2 Unit Pendakwaan DILULUSKAN Ani– Pengarah
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) Negeri OLEH Pendakwaan Negeri
Kedah
TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN Perkeranian/Operasi
DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas perkeranian dan operasi di peringkat Kumpulan
Pelaksana yang merangkumi aspek perkeranian dan operasi (termasuk, tugas-tugas pentadbiran am,
pengurusan personel, perkhidmatan kaunter dan pemprosesan, pengumpulan data dan maklumat,
pengendalian peralatan perhubungan/komunikasi).
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Membantu pentadbiran pejabat mengikut peraturan/
Membantu pengurusan pentadbiran prosedur/pekeliling yang ditetapkan bagi memastikan
pengurusan pentadbiran mencapai objektif jabatan.

i. Membuat /menerima panggilan telefon untuk

Pengarah Pendakwaan Negeri (PPN).

ii. Menaip surat, memo, laporan, minit mesyuarat

dan tuntutan perjalanan PPN.

iii. Mengatur tarikh mesyuarat/ perbincangan/

temujanji dan lain-lain yang diarahkan oleh
PPN.

9
 iv. Menguruskan perjalanan rasmi, urusan
penggunaan kenderaan jabatan dan
persendirian, urusan tempahan tiket
penerbangan dan penginapan (kursus/
taklimat/bengkel) PPN.

v. Mengurus sistem pemfailan

a) Fail Mesyuarat Bulanan
b) Fail Izin & Rekuisi
c) Fail Laporan KPI PPN
d) Fail Surat Menyurat Unit Pendakwaan
e) Fail Laporan Statistik Bulanan

vi. Mengurus masuk/keluar surat, kertas siasatan,

faks untuk PPN.

vii. Menyediakan laporan bulanan

a) laporan KPI PPN (Minit Mesyuarat,
kursus, dll)
b) laporan statistik (statistik masuk/keluar
kertas siasatan, statistik kes-kes rayuan,
mahkamah tinggi, mahkamah masjistret
dan mahkamah sesyen)

viii. menyediakan fail untuk mesyuarat, seminar,

kursus atau bengkel untuk PPN.

DIMENSI
i) Membuat /menerima panggilan telefon untuk PPN (400 kali setahun)

ii) Menaip surat, memo, laporan, minit mesyuarat dan tuntutan perjalanan PPN (500-600
kali setahun)

iii) Mengatur tarikh mesyuarat/ perbincangan/ temujanji dan lain-lain yang diarahkan oleh
PPN ( 300-400 kali setahun)

iv) Menguruskan perjalanan rasmi, urusan penggunaan kenderaan jabatan dan

persendirian, urusan tempahan tiket penerbangan dan penginapan. (50 kali setahun)

v) Mengurus sistem pemfailan ( 1-2 fail setahun)

vi) Mengurus masuk/keluar surat, kertas siasatan, faks untuk PPN. (5520 helai surat, 1000
kertas siasatan, 600 helai faks setahun)

vii) Menyediakan laporan bulanan (12 laporan setahun)

viii) Menyediakan fail untuk mesyuarat, seminar, kursus atau bengkel untuk PPN (90-100
fail setahun)

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

10
 KOMPETENSI

Mempunyai kemahiran asas komunikasi serta sikap keterampilan dan peribadi yang baik.
Melibatkan diri dalam aktiviti sosial, kebajikan dan sukan di pelbagai peringkat.
Sentiasa menepati masa
Seorang yang bertanggungjawab
Kreatif dan Inovatif.

PENGALAMAN
Melalui tempoh percubaan 1 hingga 3 tahun dalam Perkhidmatan.
Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri Kedah (06/12/2008 hingga kini)

11
5.1 PROSES KERJA

AKTIVITI 1: MEMBUAT/MENERIMA PANGGILA TELEFON UNTUK PENGARAH

PENDAKWAAN NEGERI (PPN)
a) Membuat panggilan telefon.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Terima arahan daripada PPN, PPN, Pegawai Pekeliling
untuk membuat panggilan. Khidmat Kemajuan
Pelanggan Pentadbiran
Awam (PKPA)

2. PTPO Memastika nama, jawatan,

pejabat/jabatan dan nombor
telefon adalah betul.

3. PTPO Membuat panggilan terus hingga

berjaya.

4. PTPO Sambungkan kepada PPN

5. PTPO Maklumkan kepada PPN jika

pegawai tersebut tiada.

6. PTPO Tinggalkan pesanan kepada PA

atau PT pegawai berkenaan.

7. PTPO Pastikan panggilan dibuat semula

jika perlu.

12
 b) Menerima panggilan telefon

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Terima panggilan. PPN, Pegawai Pekeliling
Khidmat Kemajuan
Pelanggan Pentadbiran
Awam (PKPA)

2. PTPO Dapatkan nama pemanggil dan

tujuan.

3. PTPO Memaklumkan kepada PPN

4. PPN Sambungkan kepada PPN, jika

beliau bersetuju menjawab
panggilan tersebut.

5. PTPO Catat pesanan jika PPN tiada.

6. PTPO Pastikan panggilan dibuat semula

jika perlu.

13
6.1 CARTA ALIR

AKTIVITI 1: MEMBUAT/MENERIMA PANGGILA TELEFON UNTUK PENGARAH

PENDAKWAAN NEGERI (PPN)
a) Membuat panggilan telefon.

14
b) Menerima panggilan telefon

15
7.1 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 1: MEMBUAT/MENERIMA PANGGILA TELEFON UNTUK PENGARAH

PENDAKWAAN NEGERI (PPN)

a)Membuat panggilan telefon

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima arahan daripada PPN, untuk membuat panggilan.

Memastika nama, jawatan, pejabat/jabatan dan nombor

2. telefon adalah betul.

Membuat panggilan terus hingga berjaya.

3.

Sambungkan kepada PPN

4.

Maklumkan kepada PPN jika pegawai tersebut tiada.

5.

Tinggalkan pesanan kepada PA atau PT pegawai

6. berkenaan.

Pastikan panggilan dibuat semula jika perlu.

7.

16
b)Menerima panggilan telefon

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima panggilan.

Dapatkan nama pemanggil dan tujuan.

2.

Memaklumkan kepada PPN

3.

Sambungkan kepada PPN, jika beliau bersetuju menjawab

4. panggilan tersebut.

Catat pesanan jika PPN tiada.

5.

Pastikan panggilan dibuat semula jika perlu.

6.

17
 5.2 PROSES KERJA

AKTIVITI 2: MENAIP SURAT, MEMO, LAPORAN, MINIT MESYUARAT DAN

TUNTUTAN PERJALANAN PPN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima arahan daripada PPN,
untuk membuat/menaip surat/
laporan/ Minit Mesyuarat dan
tuntutan perjalanan
2. PTPO Menaip dalam bentuk deraf
terlebih dahulu..
Pekeliling
PPN Kemajuan
3. PTPO Menghantar kepada PPN untuk Pentadbiran
semakan (pindaan/tambahan) Awam (PKPA)

4. PTPO Membuat pindaan, print dan buat

salinan secukupnya samada
dalam bentuk surat, laporan,
kertas kerja dan lain-lain
5. PTPO Menyerahkan kepada PPN untuk
tandatangan/kelulusan/arahan
selanjutnya.

6. PTPO Menyerahkan kepada kakitangan

berkenaan untuk fail, by hand, pos PTPO
(jika emel boleh terus dihantar ke
alat emel berkaitan).

18
6.2 CARTA ALIR

AKTIVITI 2: MENAIP SURAT, MEMO, LAPORAN, MINIT MESYUARAT DAN

TUNTUTAN PERJALANAN PPN

19
7.2 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 2: MENAIP SURAT, MEMO, LAPORAN, MINIT MESYUARAT DAN

TUNTUTAN PERJALANAN PPN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada PPN, untuk membuat/menaip

surat/ laporan/ Minit Mesyuarat dan tuntutan perjalanan

Menaip dalam bentuk deraf terlebih dahulu..

2.

Menghantar kepada PPN untuk semakan

3. (pindaan/tambahan)

Membuat pindaan, print dan buat salinan secukupnya

4. samada dalam bentuk surat, laporan, kertas kerja dan lain-
lain
Menyerahkan kepada PPN untuk
5. tandatangan/kelulusan/arahan selanjutnya.

Menyerahkan kepada kakitangan berkenaan untuk fail, by

hand, pos (jika emel boleh terus dihantar ke alat emel
6.
berkaitan).

20
5.3 PROSES KERJA

AKTIVITI 3: MENGATUR TARIKH MESYUARAT, PERBINCANGAN, TEMUJANJI

DAN LAIN-LAIN YANG DIARAHKAN OLEH PPN SERTA MENCATAT DALAM BUKU
HARIAN RASMI

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Semak temujanj, mesyuarat dan
jemputan untuk PPN melalui
takwin tahunan, surat, memo, kad
dan telefon

2. PTPO Catat dalam Buku Harian Rasmi

Pekeliling
Kemajuan
PPN Pentadbiran
3. PTPO Memaklumkan kepaa PPN Awam (PKPA)

4. PTPO Membuat
maklumbalas/pengesahan
kehadiran jemputan, temujanji
atau mesyuarat samada melalui
surat, kad jawapan atau telefon

5. PTPO Memaklumkan kepada PPN

sekiranya terdapat sebarang
pindaan/penangguhan temujanji,
mesyuarat atau jemputan.

21
6.3 CARTA ALIR

AKTIVITI 3: MENGATUR TARIKH MESYUARAT, PERBINCANGAN, TEMUJANJI

DAN LAIN-LAIN YANG DIARAHKAN OLEH PPN

22
7.3 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 3: MENGATUR TARIKH MESYUARAT, PERBINCANGAN, TEMUJANJI

DAN LAIN-LAIN YANG DIARAHKAN OLEH PPN

Bil TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Semak temujanj, mesyuarat dan jemputan untuk PPN

melalui takwin tahunan, surat, memo, kad dan telefon

Catat dalam Buku Harian Rasmi

2.

Memaklumkan kepaa PPN

3.

Membuat maklumbalas/pengesahan kehadiran jemputan,

temujanji atau mesyuarat samada melalui surat, kad
4.
jawapan atau telefon

Memaklumkan kepada PPN sekiranya terdapat sebarang

pindaan/penangguhan temujanji, mesyuarat atau
5.
jemputan.

23
5.4 PROSES KERJA

AKTIVITI 4: MENGURUSKAN PERJALANAN RASMI, URUSAN KENDERAAN

JABATAN/PERSENDIRIAN, TEMPAHAN TIKET PENERBANGAN, PENGINAPAN
(KURSUS/TAKLIMAT/BENGKEL) UNTUK PPN.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima arahan daripada PPN,
untuk menguruskan tempahan
tiket penerbangan, hotel, PPN
kenderaan dan sebagainya untuk
menghadiri urusan rasmi.

2. PTPO Membuat tempahan tiket

penerbangan dan hotel yang
bersesuaian.

3. PTPO Maklumkan tempahan kepada Pekeliling

PPN untuk persetujuan beliau. Perkhidmatan

4. PTPO Maklumkan kepada PT PT (KEW)

(Kewangan) untuk sediakan
Waran Tiket.
5. PTPO Serahkan tiket penerbangan PPN
kepada PPN setelah menerima
dari PT (Kewangan)

6. PTPO Maklumkan kepada EO atau CC EO, CC &

jika PPN perlukan pemandu dan Pemandu
kenderaan jabatan untuk
menghantar beliau ke Lapangan
Terbang.

24
6.4 CARTA ALIR

AKTIVITI 4: MENGURUSKAN PERJALANAN RASMI, URUSAN KENDERAAN

JABATAN/PERSENDIRIAN, TEMPAHAN TIKET PENERBANGAN, PENGINAPAN
(KURSUS/TAKLIMAT/BENGKEL) UNTUK PPN.

25
7.4 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 4: MENGURUSKAN PERJALANAN RASMI, URUSAN KENDERAAN

JABATAN/PERSENDIRIAN, TEMPAHAN TIKET PENERBANGAN, PENGINAPAN
(KURSUS/TAKLIMAT/BENGKEL) UNTUK PPN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada PPN, untuk menguruskan

tempahan tiket penerbangan, hotel, kenderaan dan
sebagainya untuk menghadiri urusan rasmi.

Membuat tempahan tiket penerbangan dan hotel yang

2. bersesuaian.

Maklumkan tempahan kepada PPN untuk persetujuan

3. beliau.

Maklumkan kepada PT (Kewangan) untuk sediakan

4. Waran Tiket.

Serahkan tiket penerbangan kepada PPN setelah

5. menerima dari PT (Kewangan)

Maklumkan kepada EO atau CC jika PPN perlukan

pemandu dan kenderaan jabatan untuk menghantar
6.
beliau ke Lapangan Terbang.

26
5.5 PROSES KERJA

AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS

UNTUK PPN
a) Surat Masuk/Keluar

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima surat masuk daripada
Pegawai Khidmat Pelanggan.
PKP
2. PTPO Melihat semua surat dan susun
mengikut keutamaan seperti
mesyuarat, tarikh bicara dan
sebagainya.

3. PTPO Mencatat tarikh mesyuarat dan Pekeliling

lain-lain di dalam Buku Harian Kemajuan
Rasmi Pentadbiran
Awam (PKPA)
4. PTPO Serahkan kepada PPN dan
maklumkan surat yang
memerlukan tindakan segera.
5. PTPO Bawa keluar semua surat setelah PPN
diminit oleh PPN.

6. PTPO Serahkan kepada Pembantu Am Pembantu Am

Pejabat untuk edaran pegawai Pejabat
berkenaan.

27
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
b) Kertas Siasatan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima Kertas Siasatan (K/S)
daripada Pembantu Tadbir untuk
diminit oleh PPN. PTPO
2. PTPO Maklumakn kepada PPN mana
yang memerlukan tindakan segera
atau Pegawai Penyiasat ingin
berjumpa/sedang menunggu
untuk mendapatkan kembali K/S
berkenaan. Pekeliling
Kemajuan
3. PTPO Setelah diminit bawa keluar PTPO Pentadbiran
kepada PT untuk tindakan lanjut. Awam (PKPA)

4. PTPO Jika terdapat Pegawai Penyiasat

mahu berjumpa dan dibenarkan PKP
oleh PPN, maklumkan kepada
PKP untuk membenarkan IO
tersebut masuk..
5. PTPO K/S yang lain hendaklah dibawa PPN
keluar setelah diminit oleh PPN.

6. PTPO Serahkan kepada PT untuk PTPO

tindakan lanjut

28
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
c) Fail Bicara/Rayuan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima fail bicara/sambung
bicara/rayuan daripada Pembantu
Tadbir PTPO
2. PTPO Pastikan samada terdapat fail
beserta surat untuk ditandatangani PPN
atau hanya untuk diminit oleh Pekeliling
PPN. Kemajuan
Pentadbiran
3. PTPO Maklumkan kepada PPN mana Awam (PKPA)
yang memerlukan tindakan
segera.

4. PTPO Setelah diminit atau

ditandatangani bawa keluar PTPO
kepada PTPO untuk tindakan
lanjut.

29
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
d) Faks masuk/keluar

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima surat/ dokumen masuk
melalui mesin faks.
PKP
2. PTPO Melihat semua surat dan susun
mengikut keutamaan seperti
mesyuarat, pandangan, nasihat
perbicaraan dan sebagainya.

3. PTPO Mencatat tarikh mesyuarat dan Pekeliling

lain-lain di dalam Buku Harian Kemajuan
Rasmi Pentadbiran
Awam (PKPA)
4. PTPO Serahkan kepada PPN dan
maklumkan surat yang
memerlukan tindakan segera.
5. PTPO Bawa keluar semua surat setelah PPN
diminit oleh PPN.

6. PTPO Serahkan kepada Pembantu Am Pembantu Am

Pejabat untuk edaran pegawai Pejabat
berkenaan.

30
6.5 CARTA ALIR

AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS

UNTUK PPN

a) Surat masuk/keluar

31
 AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS
SIASATAN/ FAKS UNTUK PPN

b) Kertas Siasatan

32
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
c) Fail Bicara/ Rayuan

33
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
d) Faks masuk/keluar

34
7.5 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS

UNTUK PPN
a) Surat masuk/keluar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima surat masuk daripada Pegawai Khidmat

Pelanggan.

Melihat semua surat dan susun mengikut keutamaan

2. seperti mesyuarat, tarikh bicara dan sebagainya.

Mencatat tarikh mesyuarat dan lain-lain di dalam Buku

3. Harian Rasmi

Serahkan kepada PPN dan maklumkan surat yang

4. memerlukan tindakan segera.

Bawa keluar semua surat setelah diminit oleh PPN.

5.

Serahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk edaran

6. pegawai berkenaan.

35
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
b) Kertas Siasatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima Kertas Siasatan (K/S) daripada Pembantu

Tadbir untuk diminit oleh PPN.

Maklumakn kepada PPN mana yang memerlukan tindakan

segera atau Pegawai Penyiasat ingin berjumpa/sedang
2.
menunggu untuk mendapatkan kembali K/S berkenaan.

Setelah diminit bawa keluar kepada PT untuk tindakan

3. lanjut.

Jika terdapat Pegawai Penyiasat mahu berjumpa dan

4. dibenarkan oleh PPN, maklumkan kepada PKP untuk
membenarkan IO tersebut masuk..
K/S yang lain hendaklah dibawa keluar setelah diminit oleh
5. PPN.

Serahkan kepada PT untuk tindakan lanjut

6.

36
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
c) Fail Bicara/Rayuan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima fail bicara/sambung bicara/rayuan daripada

Pembantu Tadbir

Pastikan samada terdapat fail beserta surat untuk

2. ditandatangani atau hanya untuk diminit oleh PPN.

Maklumkan kepada PPN mana yang memerlukan tindakan

3. segera.

Setelah diminit atau ditandatangani bawa keluar kepada

4. PTPO untuk tindakan lanjut.

37
AKTIVITI 5: MENGURUSKAN MASUK/KELUAR SURAT/KERTAS SIASATAN/ FAKS
UNTUK PPN
d) Faks masuk/keluar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima surat/ dokumen masuk melalui mesin faks.

Melihat semua surat dan susun mengikut keutamaan

2. seperti mesyuarat, pandangan, nasihat perbicaraan dan
sebagainya.

Mencatat tarikh mesyuarat dan lain-lain di dalam Buku

3. Harian Rasmi

Serahkan kepada PPN dan maklumkan surat yang

4. memerlukan tindakan segera.

Bawa keluar semua surat setelah diminit oleh PPN.

5.

Serahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk edaran

6. pegawai berkenaan.

38
5.6 PROSES KERJA

AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN LAPORAN BULAN UNTUK PPN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Mendapatkan data-data yag
diperlukan daripada TPR,PTPO TPR, PTPO,
dan PKP PKP
2. PTPO Memasukkan data ke dalam
sistem yang telah dibanggunkan. Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
3. PTPO Menyerahkan maklumat tersebut PPN Awam (PKPA)
kepada PPN

4. PTPO Setelah mendapat pengesahan

PPN, menghantar laporan
tersebut ke Unit Statistik, Ibu
Pejabat.

39
6.6 CARTA ALIR

AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN LAPORAN BULAN UNTUK PPN

40
7.6 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 6: MENYEDIAKAN LAPORAN BULAN UNTUK PPN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mendapatkan data-data yag diperlukan daripada

TPR,PTPO dan PKP

Memasukkan data ke dalam sistem yang telah

2. dibanggunkan.

Menyerahkan maklumat tersebut kepada PPN

3.

Setelah mendapat pengesahan PPN, menghantar laporan

4. tersebut ke Unit Statistik, Ibu Pejabat.

41
5.7 PROSES KERJA

AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN FAIL UNTUK MESYUARAT,SEMINAR, KURSUS,

BENGKEL UNTUK PPN

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Mengenalpasti mesyuarat,
seminar, bengkel, kursus dan lain-
lain yang akan dihadiri oleh PPN.
2. PTPO Dapatkan fail dari PT FAIL
PT FAIL Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran
3. PTPO Masukkan dokumen berkaitan ke Awam (PKPA)
dalam fail/folder/ seperti surat
jemputan, mesyuarat,
maklumbalas, minit mesyuarat,
norang laporan dan sebagainya.

4. PTPO Serahkan fail/folder mesyuarat,

bengkel, kursus dan lain-lain PPN
kepada PPN apabila hampir tarikh
mesyuarat.

42
6.7 CARTA ALIR

AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN FAIL UNTUK MESYUARAT,SEMINAR, KURSUS,

BENGKEL UNTUK PPN

43
7.7 SENARAI SEMAK

AKTIVITI 7: MENYEDIAKAN FAIL UNTUK MESYUARAT,SEMINAR, KURSUS,

BENGKEL UNTUK PPN

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.Mengenalpasti mesyuarat, seminar, bengkel, kursus dan

lain-lain yang akan dihadiri oleh PPN.

Dapatkan fail dari PT FAIL

2.

Masukkan dokumen berkaitan ke dalam fail/folder/ seperti

surat jemputan, mesyuarat, maklumbalas, minit
3.
mesyuarat, norang laporan dan sebagainya.

Serahkan fail/folder mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-

4. lain kepada PPN apabila hampir tarikh mesyuarat.

44
6. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN 1957

2. PERINTAH-PERINTAH AM DAN ARAHAN PENTADBIRAN

3. PEKELILING KEMAJUAN & PENTADBIRAN AWAM

4. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

5. PELAN STRATEGIK JABATAN PEGUAM NEGARA (AGC) 2016-2020

6. ARAHAN KESELAMATAN

45
7. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

(Am 42-Pin 2/91)

1.
Borang Permohonan Cuti Rehat
(Perintah Am Bab C
(Cuti) Tahun 1974 /
Borang Permohonan Cuti Tanpa Rekod (CTR)
2. Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5
Tahun 1985)

Borang Kebenaran untuk meninggalkan pekabat Perintah Am 5 Bab G

3.
dalam waktu bekerja
Pekeliling
Borang Permohonan Untuk Menggunakan Kereta Perbendaharaan Bil
4. Sendiri Bagi Jarak Perjalanan Melebihi 240 KM 3/2003-Para 4.7.3 dan
sehala 4.7.4)

Borang Pesanan Bekalan Makanan/Miunuman -

5.
(Mesyuarat)
Pekeliling
Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri Perbendaharaan
6. Malaysia ( WP
1.4/2013)

Borang Waran Perjalanan Udara BP/UPA.1/2006

7.

Borang Permohonan Menggunakan Kenderaan -

8.
Jabatan

46
8. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Bendahari Kelab Kebajikan & Rekreasi PPUUNK

2. Ahli Jawatankuasa Perpustakaan & Multimedia PPUUNK

3. Ahli Seumur Hidup PUSPANITA

4. Ahli Jawatankuasa Mini Persidangan PPUUNK

5. Pen. Setiausaha Kursus Asas Pendakwaan

47