myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN, UNIT PENTADBIRAN
ALAMAT : ARAS 6, BLOK E8, KOMPLEKS E

NO. TELEFON : 03-88846255

NO. FAKS. : 03-88895235
LAMAN SESAWANG: moe.gov.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Saiful Hazmi bin Zaihan

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi

Gred Hakiki Jawatan : N11

Tarikh Penempatan : 01.12.2014

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

5-6
Carta Organisasi
Carta Fungsi 7
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8
Deskripsi Tugas 9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22
Punca Kuasa
Senarai Borang 23
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
5
1. CARTA ORGANISASI

1.1 Agensi
KETUA SETIAUSAHA

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, TURUS III

UNIT UNDANG-UNDANG UNIT KOMUNIKASI KORPORAT UNIT A UDIT DAL AM UNIT INTEGRITI

PEGAWAI UNDANG-UNDANG, UTAMA C UTAMA C (TEBRUKA) JURUAUDIT, UTAMA C PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, M54

TKSU (PERANCANGAN STRATEGIK) TKSU (PEMBANGUNAN) TKSU (PENGURUSAN) KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTAMA A PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTA MA A PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTAMA B/A PEGAWAI PERKHIDMATA N PENDIDIKAN, TURUS III

PERANCANGAN DAN PENYELARASAN DASAR BAHAGIAN PEMBANGUNAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDIDIKAN TINGGI

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTAMA B PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTA MA B PEGAWAI TA DBIR DAN DIPL OMATIK, UTAMA B UTAMA A (TERBUKA)

JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ

BAHAGIAN HUBUNGAN ANTARABANGSA BAHAGIAN KEWANGAN BAHAGIAN BIASISWA DAN PEMBIAYAAN PENDIDIKAN
KOMUNITI

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTAMA C PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTA MA B PEGAWAI TA DBIR DAN DIPL OMATIK, UTAMA C PEGAWAI PENDIDIKAN PENGAJIAN TINGGI,UTAMA B

BAHAGIAN AKAUN BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT AKADEMI KEPIMPINAN PENDIDIKAN TINGGI

AKAUNTAN, UTAMA C PEGAWA I TEKNOLOGI MAKLUMAT, UTAMA C UTAMA B (TERBUKA)

BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAGIAN PSIKOL OGI DAN KA UNSELING

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, UTA MA C UTAMA C (TERBUKA)

BAHAGIAN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

PEGAWAI TADBIR DAN DIPLOMATIK, M54 PEGAWAI TA DBIR DAN DIPL OMATIK, UTAMA C

6
1.2 Bahagian

7
2. CARTA FUNGSI

8
9
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat
diselenggara dengan baik.
5. Menjaga Kaunter BKP
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

10
4. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KSU
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 B.63.3.1.4.(322)
WARAN PERJAWATAN

11
GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

12
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian surat/dokumen/notis 1.Menjaga Kaunter BKP

di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat Seliaan. 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
3.Penghantaran Surat Dengan Tangan
4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang
atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya

KOMPETENSI

Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan

Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan
1. PT/PO
jadual giliran bertugas (Isnin-
Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter
2.
mengikut waktu pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter
3.
kemas dan teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat
dan cop Rasmi Bahagian
disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop

13
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
penerimaan surat yang dihantar
dengan tangan
PT/PO
Melayan pertanyaan pelanggan
6.
secara berhemah
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
telefon

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Surat yang telah masukan dalam
3.
sampul ditimbang mengikut berat
dan di asingkan untuk
menentukan harga penghantaran

14
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
4. PT/PO
Menggunakan Franking Mesin
yang telah disetkan harga pos /
menampal setem mengikut
keperluan
5. PT/PO
Asingkan mengikut kelompok:
i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri
PT/PO
Surat yang telah dicetak dengan
6.
franking mesin hendaklah
dihantar pada hari yang sama
untuk di pos
7. PT/PO
Mengisi borang penghantaran
melalui franking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang

15
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Memastikan rujukan fail surat
3.
dicatat dipenjuru kiri sampul
4. PT/PO
Rekod surat dalam buku daftar
surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5. PT/PO
Surat yang dihantar hendaklah
dapatkan cop Jabatan /Bahagian
dan ditandatangan penerimaan
sebagi bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh
Penerimaan

16
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat yang
1.
dituju betul
PT/PO
Buka sampul mengikut
2.
keutamaan:
i) Serta merta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa
PT/PO
Pastikan cop dibetulkan mengikut
3.
tarikh semasa
4. PT/PO
Cop tarikh penerimaan di sebelah
bawah kanan tarikh surat yang
diterima
5. PT/PO
Susun surat yang telah dicop
mengikut keutamaan
6. PT/PO
Serahkan surat yang telah dicop
penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan

6. CARTA ALIR

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

TANGGUNGJAWAB

17
 PROSES KERJA

Mula

Menjaga kaunter mengikut

arahan jadual giliran
bertugas (Isnin- Khamis)

Memulakan tugas dikaunter

mengikut waktu pajabat

Memastikan kebersihan
dikaunter kemas dan teratur

Memastikan Buku Daftar

Pelawat dan cop Rasmi
Bahagian disediakan

Menerima, membuka dan

cop penerimaan surat yang
dihantar dengan tangan

Melayan pertanyaan
pelanggan secara berhemah

Membantu menjawab
panggilan telefon

Tamat

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

18
 Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan

tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang

telah disetkan harga pos/ menampal
setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

i. Kuala Lumpur
ii. Lai-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

franking mesin hendaklah dihantar pada
hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

franking mesin untuk rekod

Tamat

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

19
 Mula

Memastikan alamat surat lengkap

dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat

dicatat dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar

surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82)

Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Tamat

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh

20
 Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat yang

dituju betul

Buka sampul mengikut

keutamaan:
i) Sertamerta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan

mengikut tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di

sebelah bawah kanan tarikh
surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop

mengikut keutamaan

Serahkan surat yang telah

dicop penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan

Tamat

21
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Sertamerta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

22
 Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika

2. menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam

sampul ditimbang mengikut berat dan
3.
di asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang

4. telah disetkan harga pos/menampal
setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

6. frangking mesin hendaklah dihantar
pada hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

7. fagnking mesin

23
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika

2. menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat dicatat

3.
dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat

4.
keluar (Am. 109. Pin.3/82)

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan

5. ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

24
 Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Serta merta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

25
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada
secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

26
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82

27
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

28