Professional Documents
Culture Documents
PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN
1
MAKLUMAT PEGAWAI
DILULUSKAN OLEH
2
JADUAL PENGEMASKINIAN
1. 21.11.18 PENYEDIAAN
PORTFOLIO
3
KANDUNGAN
5-6
Carta Organisasi
Carta Fungsi 7
Deskripsi Tugas 9
Senarai Borang 23
4
5
CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi
1.2 Bahagian
6
7
CARTA FUNGSI
8
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
9
DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KSU
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 WARAN B.63.3.1.4.(322)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN
Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya
KOMPETENSI
Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan
Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN
PROSES KERJA
10
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan jadual
1. PT/PO
giliran bertugas (Isnin- Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter mengikut
2.
waktu pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter kemas
3.
dan teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop
Rasmi Bahagian disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop penerimaan
surat yang dihantar dengan
tangan
PT/PO
Melayan pertanyaan pelanggan
6.
secara berhemah
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
telefon
11
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap dan
1.
tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika menggunakan
2.
sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian
PT/PO
Surat yang telah masukan dalam sampul
3.
ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan
harga penghantaran
4. PT/PO
Menggunakan Franking Mesin yang telah
disetkan harga pos / menampal
setem mengikut keperluan
5. PT/PO
Asingkan mengikut kelompok:
i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri
PT/PO
Surat yang telah dicetak dengan franking
6.
mesin hendaklah dihantar pada
hari yang sama untuk di pos
7. PT/PO
Mengisi borang penghantaran melalui
franking mesin
12
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika menggunakan
2.
sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian
PT/PO
Memastikan rujukan fail surat dicatat
3.
dipenjuru kiri sampul
4. PT/PO
Rekod surat dalam buku daftar surat
keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5. PT/PO
Surat yang dihantar hendaklah dapatkan
cop Jabatan /Bahagian dan
ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.
13
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat yang dituju betul
1.
PT/PO
Buka sampul mengikut keutamaan:
2.
i) Serta merta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa
PT/PO
Pastikan cop dibetulkan mengikut
3.
tarikh semasa
4. PT/PO
Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah
kanan tarikh surat yang diterima
5. PT/PO
Susun surat yang telah dicop mengikut
keutamaan
6. PT/PO
Serahkan surat yang telah dicop
penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan
CARTA ALIR
14
Menjaga kaunter mengikut
arahan jadual giliran
bertugas (Isnin- Khamis)
15
Mula
Tamat
Mula
Memastikan
16 alamat surat lengkap
dan tepat
Mula
17
Buka sampul mengikut
keutamaan:
Sertamerta
Segera
Terimaan Biasa
SENARAI SEMAK
18
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh
3.
semasa
19
Menggunakan Franking Mesin yang telah
4. disetkan harga pos/menampal setem
mengikut keperluan
20
Rekod surat dalam buku daftar surat keluar
4.
(Am. 109. Pin.3/82)
21
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh
3.
semasa
22
SENARAI BORANG
23
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
24