5.

PROSES KERJA

Aktiviti 1:Mengendalikan urusan dokumentasi dan perekodan surat-surat masuk/keluar

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-
TANGGUNG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGA PERATURAN DAN
N/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuka dan mengunci Pintu Pejabat Guru Besar
1. PO
2. PO Mengemas Pejabat Pembantu
Tadbir
PT/PO Merekod dan meminitkan surat yang Pembantu
3. diterima Tadbir

Mengedar surat/Pekeliling untuk

4. PO pegawai yang berkenaan Pembantu
Tadbir
5. PT/PO Menjawab panggilan talipon Pembantu
Tadbir
6. PO Mengendalikan mesin cetak

7. PT/PO Memfailkan surat-surat yang telah Pembantu

diambil tindakan Tadbir

8. PO Merekod,mengepos dan mengambil Pembantu

surat Tadbir

9. PO Membantu Pembantu Tadbir dalam Pembantu

urusan pentadbiran Tadbir

10. GB/PT/PO Lain-lain tugas yang diarahkan dari Guru Besar

semasa kesemasa Pembantu
Tadbir
 9

6. CARTA ALIRAN

Aktiviti 1: Mengendalikan urusan dokumentasi dan perekodan surat-surat masuk/keluar

PROSES KERJA

MULA

Membuka pintu pejabat

Mengemas Pejabat

Merekodsurat / Pekeliling Menjawab Panggilan

Talipon

Memfailkan surat-surat
Mengendalikan Mesin Cetak
Yang telah di ambil
tindakan

Mengedar surat / Pekeliling/ Membantu Pembantu Tadbir dalam urusan

Notis untuk pegawai yang pentadbiran
berkenaan

Merekod, mengepos dan Lain-lain tugas yang

mengambi lsurat diarahkanoleh Guru Besar
 10

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengendalikan urusan dokumentasi dan pereko dan surat-surat masuk / keluar

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Membuka pintu pejabat _/UUK

Merekod dan meminitkan surat

2.
yang diterima _/UUK
Mengedarsurat/Pekeliling/
3. notisuntukpegawai yang berkenaan _/UUK

4. Menjawabpanggilantalipon _/UUK

5. Mengendalimesincetak _/U

Memfailkansurat-surat yang _/
6.
telahdiambiltindakan
Merekod, _/
7.
mengeposdanmengambilsurat
MembantuPembantuTadbirdalamur _/
8.
usanpentadbiran
Lain-lain tugas yang diarahkanoleh _/
9.
Guru Besar
 11

6. CARTA5.ALIR
PROSES KERJA

Aktiviti 2:Pengurusan Fail

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PT/PO Menyediakan keperluan fail PPD
1. mengikut pengurusan

PT/PO Menyerahkan kepada Guru PPD

2. Besar untuk komen /
persetujuan

PT/PO Menetapkan jenis fail terbuka, PPD

3. timbul dan sulit

4. PT/PO Menetapkan no.rujukan fail PPD

dan tajuk

5. PT/PO Membuka sebuah buku rekod PPD

fail
PT/PO Mengambil tindakan menutup PPD
6. fail yang telah penuh dan
mengikat dengan tali.

7. PT/PO Membuka Fail baru PPD

menggunakan no.rujukan fail
dan tajuk yang sama dengan
menambah “No. Jilid”

8. PT/PO Menyimpan fail di tempat yang Guru Besar

berkunci bagi fail sulit, tempat
yang selamat bagi fail terbuka
dan tempat yang mudah
dirujuk bagi fail timbul
 6. CARTA ALIRAN
Aktiviti.2: Pengurusan Fail

MULA

Menyenaraikan keperluan fail

mengikut penjenisan

Mendapatkan komen dari Guru Besar

mengenaisenarai yang dicadangkan

MenetapkanJenis Fail

Fail Timbul Fail Sulit Fail Terbuka

Memberi No. Fail

MenulisTajuk

Melekat kantali

Melekatkan kertas minit

Menguruskan fail

Membuka buku rekod fail dan rekod

fail SDP

Mengambil tindakan menutup fail

Membuka fail baru

 Menyimpan fail

13

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Memberi No Fail _/UUK

2. Menulis Tajuk _/UUK

3. Melekatkantali _/UUK

4. Meletakkankertasminit _/UUK

5 Menguruskan Fail _/UUK

Membukabukurekod fail danrekod

6 fail SDP _/UUK

7 Mengambiltindakanmenutup fail _/UUK

8 Membuka fail baru _/UUK

9 Menyimpan fail _/UUK

 14

5. PROSES KERJA

Aktiviti 3:PenerimaanSurat/Bungkusan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Cop tarikh surat diterima Guru Besar
1.
GB/PT/PO direkodkan

Tarikh di edarkan kepada Guru Besar

GB/PT/PO
2. siapa berkenaan

Tarikh menerima mini tarahan Guru Besar

GB/PT/PO
3. Guru Besar untuk tindakan

Makluman tindakan kepada Guru Besar

Pegawai berkenaan dan pihak
GB/PT/PO
4. yang perlu mengambil
tindakan

Semak surat-surat yang belum Guru Besar

GB/PT/PO di ambil tindakan dan kenal
5.
pasti surat-surat ulangan
 15

6. CARTA ALIR

Aktiviti 3: Penerimaan Surat / Bungkusan

MULA

Menerima surat / bungkusan

Merekod surat-surat yang

diterima dalam Buku Daftar
Surat
Menyampaikan kepada GuruBesar untuk
diminitkan dan diklasifikasikan

Surat
biasa
Surat
Surat Berdaftar
Sulit
A/T Bungkusan

Diserahkan
kepada

Berdaftar dengan kiriman

wang / cek

Memastikan surat yang

Merekodkan
diminit disampaikan
kepada pegawai
berkenaan
Mengeluarkan resit
 Bankkan

16

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3: Penerimaan Surat / Bungkusan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima surat/bungkusan _/UUK

Merekod surat-surat yang di terima _/UUK

2.
dan Buku Daftar

Menyampaikankepada Guru Besar

3. untuk diminitkandan di klasifiksikan _/UUK

Memastikansurat yang di minit di

sampaikankepadapegawai yang _/UUK
4.
berkenaan
 17

5. PROSES KERJA

Aktiviti 4:Membantu Dalam Pengurusan PengeposanSurat Rasmi Kerajaan/ dokumen Rasmi

Kerajaan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PO Menerima arahan untuk kerja
1. pengeposan surat
GB/ PK /
PO Rekod / semak surat yang KPT / PT
2. diarah untuk diposkan

PO Memastikan alamat yang

3. hendak diposkan tepat / cap
rasmi sekolah di sampul

PO Menimbang gram/ beratsurat

4.
Menampal nilai stem yang
5. PO sesuai dengan gram

PT / PO Pos surat di Pos Malaysia

6. Berhad
 18

6. CARTA ALIR

Aktiviti 4:Membantu Dalam Pengurusan Pengeposan Surat Rasmi

Kerajaan/ dokumen Rasmi Kerajaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menerima arahan untuk kerja

pengeposan surat

Rekod / semak surat yang

diarah untuk diposkan

Memastikan alamat
yang hendak diposkan
tepat / cap rasm
isekolah di sampul

Menimbang
gram/ berat surat
1 Hari

Menampal nilai stem

yang sesuai dengan
gram

Pos surat di Pos

Malaysia Berhad

tamat
 19

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 4:Membantu Dalam Pengurusan Pengeposan Surat Rasmi

Kerajaan/ dokumen Rasmi Kerajaan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima surat/bungkusan _/UUK

Merekod surat-surat yang di terima _/UUK

2.
dan Buku Daftar

Menyampaikankepada Guru
Besaruntuk di minitkandan di _/UUK
3.
klasifiksikan

Memastikansurat yang di minit di

sampaikankepadapegawai yang _/UUK
4.
berkenaan
20
5.PROSES KERJA

Aktiviti 5: Mengendalikan urusan dokumentasi dan pereko dan surat-surat masuk/keluar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ N DAN
DIRUJUK PUNCA
KUASA
Menyerahkan surat diterima Guru Besar/
PO kepada Guru Besar untuk Penolong Kanan
1. tindakan daripada Guru Besar. 1

PO/PT/Semua
Menerima arahan dari Guru Besar
2. PO PK
untuk merekod surat-surat.
Pembantu Tadbir
Merekod surat di dalam buku
PT/PO
3. rekod (Surat Masuk)
Guru
Besar,Penolong
Kanan
Pentadbiran/Pen
Membuat salinan surat yang telah olong Kanan Hal
diminit untuk dikeluarkan kepada Ehwal
PO/PT/FT
4. guru dan Anggota Kumpulan Murid/Guru/
Pelaksanan yang berkenaan. Anggota
Kumpulan
Pelaksana
 21

6.CARTA ALIR

Aktiviti 5:Mengendalikan urusan dokumentasi dan perekodan surat-surat masuk/keluar

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

MULA

Menyerahkan surat diterima

kepada Guru Besar untuk
PO tindakan daripada Guru Besar.

Menerima arahan dari Guru Besar

untukmerekod surat-surat.

PO Merekod surat di dalam buku

rekod (Surat Masuk)

PT/PO
Membuat salinan surat yang telah
diminit untuk dikeluarkan kepada
guru dan Anggota Kumpulan
Pelaksanan yang berkenaan
PO/PT/FT

TAMAT

Buat
pindaan
7.SENARAI SEMAK

22

Aktiviti 5: Mengendalikan urusan dokumentasi dan perekodan surat-surat masuk/keluar

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menyerahkan surat diterima kepada

Guru Besar untuk tindakan daripada _/UUK
1. Guru Besar.

Menerima arahan dari Guru Besar

2. untuk merekod surat-surat. _/UUK

Merekod surat di dalam buku rekod

(SuratMasuk) _/UUK
3.

Membuat salinan surat yang telah

dimini tuntuk dikeluarkan kepada guru _/UUK
4. dan Anggota Kumpulan Pelaksanan
yang berkenaan
 23

5. PROSES KERJA

Aktiviti 6:Mengendalikan urusan fail peribadi dan fail sekolah

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Salinan surat untuk sekolah yang Guru Besar

PO sudah diminit oleh Guru Besar /PT
1. disimpan ke dalam fail peribadi
dan fail sekolah.
Guru Besar
Memastikan surat-surat
2. PO/PT dimasukkan ke dalam fail yang /PT
betul dan berkaitan.

Meminit setiap surat ke dalam Guru Besar

PO/PT kertas minit setiap fail yang /PT
3.
berkaitan.
Guru Besar
Memasukkansurat-surat ke dalam
PO/PT /PT
4. fail
Guru Besar
Menyimpansemula fail-fail ke
5. PO /PT
dalam cabinet fail.
 24

6. CARTA ALIR

Aktiviti 6:Mengendalikan urusan fail peribadi dan fail sekolah

Aktiviti 1: MenjagaKaunter BKP

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Salinan surat untuk sekolah

PO yang sudah diminit oleh Guru
Besar disimpan ke dalam fail
peribadidan fail sekolah.

PO/PT
Memastikan surat-surat di
masukkan kedalam fail yang
betul dan berkaitan.

Meminit setiap surat ke

dalam kertas minit setiap fail
PO/PT yang berkaitan.

PO/PT
Memasukkan surat-surat ke
dalam fail

Menyimpan semula fail-fail

PO   ke dalam cabinet fail.

TAMAT
 25

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 6:Mengendalikan urusan fail peribadi dan fail sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Salinan surat untuk sekolah yang

sudah diminit oleh Guru Besar
1.
disimpan kedalam fail peribadi dan fail _/UUK
sekolah.
Memastikan surat-surat dimasukkan
2.
kedalam fail yang betul dan berkaitan. _/UUK

Meminit setiap surat kedalam kertas

3.
minit setiap fail yang berkaitan. _/UUK

4. Memasukkan surat-surat kedalam fail

_/UUK

Menyimpan semula fail-fail kedalam

5.
cabinet fail. _/UUK
 26

5. PROSES KERJA

Aktiviti 7: Menjawab panggilan telefon

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Pegawai
1. Berkaitan,
PO Menjawab panggilan telefon PT,FT
sekiranya PT tiada di pejabat.

Membuat catatan ringkas PO

2. PO mengambil pesanan sekiranyaa
dan pesanan dari pemanggil.
Memaklumkan kepada staf atau Pegawai
3. PO/PT/FT guru berkenaan pesanan yang Berkaitan, PT,
diterima. FT
 27

6. CARTA ALIR

Aktiviti 7: Menjawab panggilan telefon

 MULA

PO
Menjawab panggilan telefon
sekiranya PT tiada di
pejabat.

PO Membuat catatan ringkas

mengambil pesanan
sekiranya ada pesanan dari
pemanggil.

PO/PT Memaklumkan kepada staf

atau guru berkenaan
pesanan yang diterima.

TAMAT

28

7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 7: Menjawab panggilan telefon

 BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Menjawab panggilan telefon sekiranya _/UUK

1.
PT tiada di pejabat.

Membuat catatan ringkas mengambil

2. pesanan sekiranya ada pesanan dari _/UUK
pemanggil.
Memaklumkan kepada staf atau guru
3. _/UUK
berkenaan pesanan yang diterima.

29

5. PROSES KERJA
Aktiviti 8: Mengendalikan segala urusan di bilik cetak sekolah

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PO Fotostat surat menyurat daripada Guru
1. PPD /Jabatan Pendidikan Negeri Besar/PenolongK
ananPentadbiran/
Guru/Anggota
Kumpulan
Pelaksana

PO Fotostat kertas soalan untuk ujian Guru/Pelajar

2. bulanan/ujian penggal/ujian awal
tahun/ujian pertengahan
tahun/ujian akhir tahun.
PO Merekod keluar masuk kertas Guru
3. A4/Manila kad/ Kertas
Majong/Sampul Surat

30

6. CARTA ALIR
Aktiviti 8: Mengendalikann segala urusan di bilik cetak sekolah

Aktiviti5
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

Fotostat surat menyurat

PO daripada PPD
Segamat/Jabatan
Pendidikan Negeri Johor

PO Fotostat kertas soalan untuk

ujian bulanan
/ujianpenggal
/ujianawaltahun /ujian
pertengahan tahun/ujian
akhir tahun.
PO Merekod keluar masuk
kertas A4/Manilakad
/KertasMajong / Sampul
Surat

TAMAT
 31

7.SENARAI SEMAK

Aktiviti 8: Mengendalikan segala urusan di bilik cetak sekolah

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Fotostat surat menyurat daripada _/UUK

1.
PPD /Jabatan Pendidikan Negeri

Fotostat kertas soalan untuk ujian

bulanan/ujian penggal /ujian awal _/UUK
2.
tahun/ ujian pertengahan tahun/uji
anak akhir tahun.
Merekod keluar masuk kertas
3. A4/Manila kad/Kertas Majong/Sampul _/UUK
Surat
 32

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN

PENGURUSAN PENTADBIRAN

Tugas
Pegawai Tugas Pegawai-
AtasanYang Tugas Dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi pegawai Lain
Ada Yang Ada
Hubungan Hubungan Serta
Jenis Hubungan

Pembantu Membuka dan menutup pejabat Memastikan pejabat

Tadbir dibuka dan ditutup
mengikut waktu
bertugas

Menjaga kebersihan pejabat Memastikan pejabat

sentiasa dalam
keadaan bersih

GPK1 Mengedarkan
surat/dokumen/Notis Guru ganti

Guru Besar Menguruskan buku kehadiran Memastikan guru dan Guru Besar dan
Guru / Staf Sokongan staff menggunakan GPK
kad perakam waktu
 33

Pembantu Mengemaskini sistem fail Memastikan sistem fail Guru Besar

Tadbir dikemaskini setiap kali
ada perubahan
daripada sekolah atau
PPD.

Guru Besar Mengemas bilik Guru Besar Memastikan bilik Guru Besar
pengetua sentiasa
bersih dan kemas.

Guru Besar Menentukan dan memastikan Memastikan susun Guru Besar

susunatur, kekemasan dan atur dan kekemasan
kebersihan pejabat sentiasa di pejabat sentiasa
berikan perhatian serta mengawal dilaksana agar setiap
kerahsiaan pejabat. dokumen yang
berkaitan dapat
diuruskan dengan
mudah dan sempurna.

GPK1 Merekod dan menguruskan Memastikan dokumen GPK1

pengambilan dokumen-dokumen diurus dengan teratur
seperti : Sijil-sijil peperiksaan
PMR/SPM. Surat pindah sekolah /
Sijil berhenti sekolah.
5.1

34

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

PERATURAN-PERATURAN YANG DIPERLUKAN (PEKELILING)

1. Pekeliling Perkhidmatan / Surat Pekeliling Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan

Awam / Perbendaharaan yang berkuasa dari masa ke semasa

2. Perintah Am

3. Pekeliling Perkhidmatan / Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan

Malaysia

BIL SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1/2014

1
-Berkaitan upah jahit pakaian
 Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2010
2
-Berkaitan GL

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010

3
-Tuntutan Elaun Motosikal

4 Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 2007

-Pelaksanaan waktu berkerja berperingkat di semua agensi kerajaan

-Pekeliling Perkhidmatan Bil.14 Tahun 2008

-Kadar Cuti RehatTahunan dan Tawaran Opsyen kepada Pegawai Perkhidmatan
5
Awam

35

9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. PERMOHONAN CUTI REHAT SURAT PEKELILING AM BIL.3
TAHUN 1990
BORANG PEMILIHAN WAKTU
2. SURAT PEKELILING
BEKERJA (WBB) PERKHIDMATAN BIL.2/2007

3. BORANG BUJ/PP BIL.1/2014 SURAT PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL.1/2014
4.
 36

10.SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

*Berkaitandenganjawatansahaja.
37