1.

1 KERJA-KERJA/JAWATAN BERKAITAN
PENGURUSAN PEJABAT
KURSUS
 Antara kerja-kerja/ jawatan berkaitan pengurusan pejabat adalah:
PENGURUSAN 1. Kerani/ Clerk
3. Pembantu Pejabat (Office Admin)
PEJABAT 4. Pembantu Am (General Admin)
5. Setiausaha
6. Pembantu tadbir
7. Data Entry officer
8. Admin cum accountant
ANJURAN: STUDENT LIFE CENTRE (SLC)
MASA 10:50 AM – 4:30PM

2.0 APAKAH TUGAS/ TANGGUNGJAWAB DALAM

BIDANG PENGURUSAN PEJABAT?

 Secara spesifik adalah seperti beikut:

◦ MENGURUS/ MELAYAN/ MENYAMBUT TETAMU YANG
HADIR
◦ MENGURUSKAN MENSYUARAT
◦ MEMBUAT MINIT MESYUARAT/ LAPORAN
◦ MEMBUAT & MENGELUARKAN MEMO
◦ MENJAWAB & MEMBUAT PANGGILAN TELEFON
◦ MELAKUKAN SISTEM PEMFAILAN YANG BETUL
◦ MELAKUKAN KERJA DATA ENTRY
◦ MENYEDIAKAN CEK
◦ MENYEDIAKAN SEBUT HARGA, INVOICE & PEMBAYARAN

1.0 DEFINISI/ MAKSUD PENGURUSAN PEJABAT 2.1 MENGURUS/ MELAYAN/ MENYAMBUT

TETAMU YANG HADIR
 Menjawab pertanyaan tetamu
 Tugas umum pengurusan pejabat adalah
membantu dalam pengurusan  Menyambut tetamu yang hadir (melalui temuduga/ appointment)
pentadbiran.
 Biasanya kedudukan meja pembantu pejabat terletak di kaunter
 Merupakan bidang pengurusan receptionist/ dalam pejabat/ kaunter tertutup.

profesional.

1
2.2 MENGURUSKAN MENSYUARAT 2.4 MEMBUAT & MENGELUARKAN MEMO
 Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama  Memo mengandungi ciri-ciri berikut:
pengerusi jawatankuasa.
1. Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada
maksud
 Membuat tempahan bilik mesyuarat. 2. Hendaklah lengkap dengan “kepada”, ‘daripada”, “perkara”,
“tanda tangan” dan point-point penting.
 Memastikan keperluan menyuarat lengkap dari segi:
3. Ia berbeda dengan surat rasmi kerana berbentuk tidak terlalu
1.Susun atur meja & kerusi formal, lebihringkas dan mempunyai catatan salinan kepada.
2. Kelengkapan PA System/ Lampu/ Aircond berfungsi.
3. Menyediakan bahan mesyuarat (agenda mensyuarat) 4. Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat
rasmi.
5. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam
bentuk surat.

2.3 MEMBUAT MINIT MESYUARAT/ LAPORAN 2.4 MEMBUAT & MENGELUARKAN MEMO
 Minit mesyuarat dan laporan mempunyai format yang sama  Contoh 1: memo

 Minit mesyuarat/ laporan di sediakan selepas tamat mesyuarat

 Minit mesyuarat/ laporan perlu diseiakan dalam tempoh 3 hari dari tarikh
selesai mesyuarat.

 Minit mesyuarat/ laporan disediakan secara ringkas, padat &

menggunakan ayat formall.

2.4 MEMBUAT & MENGELUARKAN MEMO 2.4 MEMBUAT & MENGELUARKAN MEMO
 Contoh 3: memo
 Memo merupakan singkatan perkataan memorandum (catatan atau
peringatan).

 Memo juga merupakan sejenis surat

 Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya

 digunakan untuk dalam jabatannya sendiri

 Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat

2
2 .5 MENJAWAB & MEMBUAT PANGGILAN
TELEFON
 Menjawab & membuat panggilan dengan sopan dan beretika.
 Contoh mulakan dengan menyatakan nama syarikat/ pejabat/
jabatan/ institusi.
 Membuat panggilan: “Hello, sy Jessicadaripada Student Life
Centre”
 Menerima panggilan: “Hello, ini Student Life Centre, ada apa-apa
yang boleh saya bantu encik/cik/ tuan/puan?”
2.9 MENYEDIAKAN SEBUT HARGA, INVOICE &
PEMBAYARAN
 SEBUT HARGA: Merupakan senarai harga barang/ perkhidmatan yang
dijual atau dibeli.
 INVOICE: Resit yang dikeluarkan untuk menuntut bayaran daripada
pelanggan/ mereka yang terlibat.
 PEMBAYARAN: Pembayaran dibuat atas arahan ketua jabatan/
pengarah/ boss. Pembayaran boleh dibuat secara tunai, online transfer
ataupun menggunakan cek. Kebiasaanya cek kerap digunakan untuk
tujuan pembayaran.

2.6 MELAKUKAN SISTEM PEMFAILAN YANG 2.10 MENYEDIAKAN CEK

BETUL
 Fail di susun mengikut setiap bahagian dan tidak dicampur  Penyediaan cek adalah perkara biasa dalam pekerjaan pengurusan pejabat.
adukkan.
 Banyak kesilapan dilakukan semasa membuat cek.

 Contoh fail adalah seperti:  Antara kesilapan yang berlaku ialah

1. Fail minit mesyuarat 1. Kesalahan ejaan
2. Fail memo 2. Huruf/ tulisan berlapis
3. Fail perbelanjaan/ resit 3. Huruf/ tulisan dipadam/ cancel
4. Fail permohonan cuti 4. Kesilapan tarikh
5. Fail borang 5. Silap amount/ jumlah
Berikut merupakan contoh cek:

 Letakkan kod rujukan pada setiap fail

 Kod rujukan mengandungi nombor/nama jabatan/nama fail/ tarikh

2.8 MELAKUKAN KERJA DATA ENTRY

 Sesetengah kerja pengurusan pejabat melibatkan kerja data entry.

 Data entry merupakan kerja memasukkan data/ butir-butir/

maklumat ke dalam pangkalan data.’

 Pengkalan data biasanya menggunakan aplikasi/ software seperti

Microsoft Excell/ Microsoft Office/ SPSS/ Yang disediakan oleh
jabatan.

 Contoh data entry butir-butir pekerjaan, sumber manusia dan lain

lain bergantung kepada skop kerja.