SEKTOR JAMINAN KUALITI

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK)

PK07

PENGURUSAN
Negeri Johor

MESYUARAT

http://spsk.firdz.net

01 Januari 2018 : Keluaran 05 : Pindaan 00

Page | 1
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menentukan proses pengendalian mesyuarat dilaksanakan

secara teratur. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh
7 hari.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai untuk semua pengurusan mesyuarat yang dikendalikan oleh
sekolah.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti;

3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991.

4. DEFINISI

Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)

Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi

mengendalikan mesyuarat.

Setiausaha / Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat
minit mesyuarat.

Pencatat Minit : Guru yang mencatat minit mesyuarat.

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

A. SEBELUM MESYUARAT

Pengerusi/ 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat PK07/1 :

Setiausaha/Urus mesyuarat; Contoh Format
Setia Surat
Panggilan
Mesyuarat

2. Menentukan kertas kerja yang disediakan Kertas Kerja

untuk perbincangan (sekiranya ada).

Setiausaha/Urus 3. Menghantar surat jemputan mesyuarat yang PK07/1 :

Setia mengandungi maklumat berikut: Contoh Format
a. Nama jawatankuasa; Surat
b. Tarikh dan tempat mesyuarat; Panggilan
c. Masa mula dan masa dijangka tamat; Mesyuarat
d. Nama pengerusi
e. Agenda mesyuarat;

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 2
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

Pengerusi/ 4. Agenda mesyuarat hendaklah disusun di PK07/1 :

Setiausaha/Urus dalam bentuk seperti berikut: Contoh Format
Setia Surat
a. Perutusan Pengerusi Panggilan
b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Mesyuarat
c. Perkara-perkara berbangkit (maklum balas
minit mesyuarat yang lepas)
d. Pembentangan kertas kerja/ isu / laporan
e. Hal-hal lain
f. Penutup
Setiausaha/Urus
Setia 5. Memastikan kemudahan-kemudahan bilik
mesyuarat berfungsi dengan baik.

B. SEMASA MESYUARAT

Setiausaha/Urus 1. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti Catatan /Minit

Setia /Pencatat Minit berikut: Mesyuarat
a. Senarai kehadiran mesyuarat;
b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan PK07/2 :
di dalam mesyuarat; Senarai
c. Keputusan-keputusan yang dibuat; Kehadiran
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil oleh organisasi.

C. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT

Setiausaha/Urus 1. Menyedia minit mesyuarat; PK07/3 :

Setia Contoh Format
Minit
Mesyuarat

2. Mengedar minit mesyuarat dan borang PK07/4 :

maklum balas dalam tempoh 7 hari kepada Rekod Edaran
semua ahli mesyuarat melalui edaran biasa
atau media elektronik;

3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas PK07/5 :

dalam tempoh 14 hari dari tarikh edaran minit Maklum Balas
mesyuarat. Minit
Mesyuarat
Fail Mesyuarat

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak

mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan
merujuk PK15 – Kawalan Ke Atas Ketidakakuran
Perkhidmatan.

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 3
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

PK07/1 Contoh Format Surat Panggilan
1 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail
Mesyuarat

2 PK07/2 Senarai Kehadiran 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

3 PK07/3 Contoh Format Minit mesyuarat 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

4 PK07/4 Rekod Edaran 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

5 PK07/5 Maklum Balas Minit Mesyuarat 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya

6 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail
ada)

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 4
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00
 PK07 – Pengurusan Mesyuarat

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT

Mula

Surat Panggilan Mesyuarat PK07/1

Pelaksanaan Mesyuarat
Berdasarkan Agenda

Mencatat Minit Mesyuarat PK07/2 dan

PK07/3

Mengedarkan Minit dan

Borang Maklum Balas PK07/4

Mengumpul Borang Maklum

Balas dan membuat laporan
maklum balas untuk edaran PK07/5
mesyuarat akan datang

Mengemaskini Rekod dan Fail

Tamat

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 5
| 01 Januari 2018 - Keluaran 05 | Pindaan 00