Kertas Penerangan 6 - Mould Making Supervision

PUSAT LATIHAN TEKNOLOGI TINGGI (ADTEC) MELAKA
TABOH NANING, VENDOR CITY,

78000, ALOR GAJAH, MELAKA
KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA

PROGRAM MC-030-4:2014 PLASTIC INJECTION MOULD DESIGNING
TAHAP 4
KOD DAN TAJUK UNIT MC-030-4:2014-C05 PLASTIC INJECTION MOULD MAKING

KOMPETENSI SUPERVISION
1. CARRY OUT DAILY BRIEFING.
NO. DAN PENYATAAN 2. PREPARE WORK SCHEDULE.

AKTIVITI KERJA 3. CARRY OUT JOB DISTRIBUTION.
4. SUPERVISE WORK PROGRESS PERFORMANCE.
5. CONDUCT SECTION MEETING.
6. CARRY OUT STAFF COACHING.
7. CONTROL INVENTORY.
8. PREPARE APPRAISAL RECOMMENDATION.
NO. KOD MC-030-4:2014/C05/KP(5/8) Muka Surat: 1/16

TAJUK: MENJALANKAN MESYUARAT DI TEMPAT KERJA
TUJUAN:
Kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai pelaksanaan mesyuarat
di tempat kerja.
PENERANGAN:
Mesyuarat merupakan perhimpunan yang melibatkan sekurang-kurangnya tiga orang atau
lebih untuk membincangkan tentang sesuatu perkara bagi mencapai objektif yang telah
ditetapkan dalam agenda mesyuarat dan dapat dicapai dalam jangka waktu yang singkat dan
munasabah, ianya boleh dianggap sebagai mesyuarat yang berkesan.
1. TUJUAN MESYUARAT
Sesuatu mesyuarat yang diadakan sudah tentu mempunyai tujuannya yang tersendiri,
antara tujuan mengadakan mesyuarat ialah:
a) Menjimatkan masa dan mempercepatkan persiapan kerja.
- Sesuatu masalah dapat diselesaikan dalam satu masa yang singkat walaupun
melibatkan ahli yang ramai.
b) Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematik.
- Hasil dari pembahagian tugas ini tidak akan berlaku pertindihan tugas kerana
tugas telah diagihkan mengikut keperluan.
c) Menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan.
- Informasi dan maklumat terkini dapat disampaikan kepada ahli dengan kadar
yang pantas dan mengelakkan kekeliruan maklumat daripada berlaku.
d) Menggalakkan percambahan idea.
- Jika membincangkan sesuatu isu, input atau idea akan diperoleh bukan sahaja
dari pihak atasan, malah boleh juga diperoleh dari pihak bawahan.
e) Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi.
- Konflik dapat diselesaikan dengan cara yang paling baik dan profesional tanpa
melibatkan unsur emosi dan peribadi.
2. PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT

Di dalam pengurusan mesyuarat, terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat

iaitu pramesyuarat, pelaksanaan mesyuarat dan pasca mesyuarat.
2.1 Pramesyuarat
Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pramesyuarat adalah:
i) Menetapkan agenda mesyuarat.
ii) Menentukan tarikh, masa, dan tempat berlangsungnya mesyuarat.
iii) Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam

mesyuarat.
iv) Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat.
2.2 Pelaksanaan Mesyuarat
Setiap individu yang menghadiri sesuatu mesyuarat terlibat sepenuhnya dalam proses
pelaksanaan mesyuarat itu memainkan peranan penting untuk menentukan
keberkesanan sesuatu mesuarat di jalan lancar.
Individu yang terlibat dalam pelaksaan mesyuarat ialah:
i) Pengerusi.
ii) Setiausaha.
iii) Ahli mesyuarat.
2.3 Pasca Mesyuarat
Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pasca mesyuarat adalah:
i) Setiausaha bertugas menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan

pengerusi (perlu dikemukkan 3 hari selepas mesyuarat)
ii) Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada ahli
mesyuarat dalam tempoh seminggu selepas mesyuarat.
iii) Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagiamana tercatat

dalam minit mesyuarat.
3. CARA PENGENDALIAN MESYUARAT
a) Tidak begitu formal dan memberikan pendapat.
b) Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea.

c) Menentukan had waktu perbincangan sesuatu idea jika terlalu banyak.
d) Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh pengerusi.
e) Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.
f) Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada ahli mesyuaratyang hadir.
g) Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.
h) Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah-masalah terlebih dahulu.
i) Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapkan pandangan terbuka.
j) Hadkan waktu bagi satu-satu masalah.
k) Rumuskan pandangan-pandangan dan buat keputusan.
l) Teliti semua cadangan tindakan.
m) Dengar pendapat secara bebas.
4. ORGANISASI MESYUARAT
Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan
penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang
terdiri daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.
4.1 Penentuan Butiran Mesyuarat
Sebelum menjalankan mesyuarat, perkara-perkara yang berikut perlu diambil kira

adalah:
a) Tarikh.
Individu yang terlibat dalam pelaksaan mesyuarat harus menetapkan tarikh

yang sesuai dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat terlebih dahulu
supaya mereka sempat membuat persediaan.
b) Tempat.
Tempat yang selesa memang diperlukan untuk aktiviti mesyuarat. Jika bilangan
anggota mesyuarat tidak ramai, eloklah dijalankan mesyuarat dalam susunan
duduk yang membolehkan interaksi secara terbuka.Misalnya,mesyuarat meja
bundar dengan pengerusi dan setiausaha duduk bersebelahan anggota mesyuarat
yang lain.
c) Agenda.
Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam

mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya mesti
mengandungi
 Ucapan alu-aluan pengerusi.
 Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.
 Perkara-perkara berbangkit
 Hal-hal lain.
4.2 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Mesyuarat
Dalam pengurusan sesebuah mesyuarat perlu dianggotai oleh beberapa

ahli jawatankuasa iaitu pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli
mesyuarat. Antara peranan dan tanggungjawab mereka adalah:
a) Pengerusi
- Seseorang pengerusi perlu memiliki peribadi yang tenang dan

peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengatahuan cukup
tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal
diri. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu
mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah
murtamad.
- Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat:
i) Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu

ketetapan, “Bahawa mesyuarat ini hilang kepercayaan
kepada pengerusi.”
ii) Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan kepada
mesyuarat oleh setiausaha.
iii) Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti, pengerusi
mesti mengosongkan kerusinya.
iv) Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada

ditangguhkan atau melantik pengerusi baru untuk
meneruskannya.
v) Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat

sahaja tetapi lazimnya hal ini akan menyebabkan pengerusi
terbabit meletakkan jawatannya.
- Pengerusi mempunyai undi pemutus untuk digunakan apabila

keputusan undi antara yang menyokong dan membangkang sesuatu
ketetapan adalah seri atau sama. Jika pengerusi bertanding untuk
mempertahankankedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat tersebut semasa pengundian sedang
dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara akan
mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia
bolehlah mempengerusikan semulamesyuarat seterusnya jika
disetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.
- Ciri-ciri pengerusi yang baik
 Bercakap atau berucap dengan jelas dan ringkas.
 Menonjolkan air muka yang manis ketika berucap.
 Berpakaian kemas dan sopan.
- Peranan dan tugas Pengerusi
1) Semasa mesyuarat
- Datang awal sebelum waktu mesyuarat
- Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.
- Wujudkan suasana mesyuarat yang harmoni
- Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai
2) Semasa mesyuarat
- Beri peluang sama rata kepada ahli.
- Galakkan penyertaaan.
- Kawal perbincangan.
- Kawal perjalanan masa
- Kekalkan suasana harmoni.
- Beri kesimpulan dari masa ke semasa.
- Merumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui.
- Maklumkan keputusan yang telah diambil.
- Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil.
- Tetapka tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang.
- Tamatkan mesyuarat.
3) Selepas mesyuarat
- Menyemak draf minit mesyuarat.
- Menandatangani minit mesyuarat bersama setiausaha.
- Memastikan setiausaha membuat follow-up dan follow-through.

- Menetapkan mesyuarat susulan.
b) Setiausaha
- Setiausaha merupakan tulang belakang kepada halatuju dalam memastikan

kelancaran mesyuarat yang dijalankan berjalan dengan jayanya. Seseorang
setiausaha perlu memiliki peribadi yang baik, disiplin, kemas kerjanya, jelas
dan tenang pemikiranya serta peramah dan bijak.
- Terdapat beberapa tugas dan peranan yang dimainkan oleh seseorang

setiausaha iaitu:
i) Merancang agenda mesyuarat dan menyediakan surat panggilan

mesyuarat.
ii) Mengedar surat panggilan mesyuarat / memanggil mesyuarat.
iii) Mencatat minit mesyuarat.
iv) Menyiapkan laporan atau menyediakan minit mesyuarat.
v) Menguruskan mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa induk dan

Jawatankuasa kerja.
vi) Merancang bersama AJK segala aktiviti organisasi/persatuan

sepanjang tahun.
vii) Bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod dan fail berkaitan

organisasi/persatuan.
viii) Menyediakan laporan, taklimat dan memaklumkan kepada semua

pihak yang berkenaan mengenai pengurusan organisasi / persatuan.
ix) Melakukan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengerusi.
c) Bendahari
Bendahari merupakan orang yang bertanggungjawab bagi menguruskan

perbendaharaan sesuatu organisasi.
Terdapat beberapa tugas dan peranan yang dimainkan oleh seseorang

bendahari iaitu:
i) Menyimpan rekod dan stok persatuan
ii) Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran ahli
iii) Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan
iv) Menyiap dan menyimpan penyata kira-kira persatuan
v) Menjalankan tugas sepetimana ketetapan yang diperuntukan dalam

pelambagaan
c) Ahli mesyuarat
Ahli mesyuarat memainkan peranan paling penting dalam sesebuah

mesyuarat kerana ahli yang menentukan keputusan mesyuarat iaitu:
I. Memberi pandangan dan pendapat secara ringkas dan relevan.
II. Mencatat idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat.
III. Menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi.
IV. Menghormati ahli mesyuarat lain (tidak mencelah atau

memonopoli perbincangan).
Jadual 4.2 Aliran Perlaksanaan Mesyuarat

4.3 JENIS MESYUARAT DAN CARA MENGENDALIKANNYA
4.3.1.Jenis-Jenis Mesyuarat
Mesyuarat terbahagi kepada dua, iaitu mesyuarat formal dan tidak formal:-
i. Mesyuarat Formal
 Mesyuarat ini diadakan setelah semua ahli mesyuarat diberitahu terlebih dahulu
secara bertulis beberapa hari sebelum mesyuarat.
 Notis mesyuarat biasanya disertakan dengan agenda.
ii. Mesyuarat Tidak Formal
 Notis segera samada dengan nota ringkas ataupun dengan percakapan
sahaja.
 Perbincangan perkara yang wujud secara tiba – tiba.
 Tiada agenda dan tidak mempunyai rekod tentang apa yang berlaku di
dalam mesyuarat tersebut
4.3.2.Notis Mesyuarat
1. Nama persatuan atau kumpulan.

2. Tajuk “NOTIS MESYUARAT”.
3. Hari, tarikh, dan masa mesyuarat.

4. Tempat dimana mesyuarat akan diadakan.
5. Tandatangan, nama dan jawatan orang yang mengeluarkan notis,

biasanya setiausaha.
6. Tarikh mengeluarkan notis tersebut.
4.3.3.Sebelum Mesyuarat
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi

mesyuarat. Merancang peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis, memberi maklumat lengkap

mesyuarat seperti nama ahli jawatankuasa, nama pengerusi, nama setiausaha,
tarikh masa mula, masa dijangka tamat dan bilangan anggota yang akan hadir.
4.3.4.Semasa Mesyuarat
1. Catatkan minit mesyuarat.
2. Senaraikan kehadiran mesyuarat.
3. Perkara - perkara penting dibincangkan dalam mesyuarat.

4. Keputusan - keputusan mesyuarat.
5. Tindakan - tindakan susulan.
4.3.5.Selepas Mesyuarat
1. Penyediaan Minit
2. Mendapatkan persetujuan pengerusi untuk draf minit mesyuarat tidak lewat dari 3
hari selepas mesyuarat,
3. Disemak oleh pengerusi

4. Disahkan dalam mesyuarat
5. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli tidak lewat dari satu minggu
selepas mesyuarat dijalankan.
4.3.6.Mesyuarat jawatankuasa
i. Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa yang dilantik
menerusi mesyuarat agung. Jawatankuasa ini dipanggil jawatankuasa kerja atau
jawatankuasa induk.
ii. Setiap mesyuarat jawatankuasa perlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan
sebarang perubahan yang mungkin berlaku adalah bergantung pada budi bicara pengerusi
yang mempengerusikan mesyuarat tersebut.
iii. Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan kepada ahli yang terlibat,
selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
iv. Satu salinan agenda (atur cara perkara-perkara yang akan dibincangkan dalam sesuatu
mesyuarat) hendaklah dikirimkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 24 jam sebelum
mesyuarat diadakan. Lazimnya agenda dimasukkan ke dalam surat pemberitahuan
mesyuarat. Tujuan agenda ini disediakan adalah untuk memberitahu kesempatan kepada
ahli-ahli menelitinya dan mungkin membincangkannya dengan pihak yang diwakili dalam
mesyuarat yang akan datang.
v. Pengerusi perlu mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang agenda (hal-hal yang akan
dibincangkan dalam mesyuarat) dan jangan terlalu bergantung pada setiausaha untuk
membantunya.
vi. Pengerusi hendaklah sentiasa menguasai mesyuarat dengan memastikan tiada sesiapa
yang menyeleweng daripada pokok perbincangan dan setiap ahli yang hendak berucap
perlu melalui beliau.
vii. Jika pengerusi berpendapat bahawa perbincangan terbuka menguntungkan semua ahli,
eloklah beliau meminta mesyuarat melakukannya dengan.
viii. Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan.
4.3.7.Tatacara untuk mesyuarat jawatankuasa
i. Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda.
ii. Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi kuorum (bilangan minimum ahliahli yang
seharusnya menghadiri mesyuarat) tidak mencukupi.
iii. Menepati waktu digalakkan. Jika kuorum tidak mencukupi, pengerusi perlu menunggu 5
atau 10 minit
iv. Lazimnya pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa.
v. Tepat pada masanya, pengerusi memulakan mesyuarat dengan membacakan nama

ahli-ahli yang tidak hadir atau meminta setiausaha membacakannya.
vi. Kemudian pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suara yang jelas
dan sempurna.
vii. Jika ada ahli yang mempersoalkan ketepatan minit itu sebagai satu rekod mesyuarat
yang lalu,
viii. Pembetulan perlu dibuat kepada minit yang dipersoalkan dengan menggunakan dakwat
dan diparap oleh pengerusi. Setelah semuanya berpuas hati tentang kesahihan minit
berkenaan, mereka akan mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit itu
disahkan dan disokong.
ix. Jika minit tersebut bertulis tangan, hanya muka surat akhir ditandatangani. Jika minit itu
ditaip, maka setiap halaman perlu ditandatangani.
x. Agenda yang berikutnya ialah mengemukakan perkara yang berbangkit. Dalam

agendaini, pihak yang peru bertindak berdasarkan ketetapan mesyuarat yang lepas
perlu membuat pelaporan. Tujuannya adalah untuk memberitahu ahli mesyuarat tentang
segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu perkara.
xi. Setelah itu, barulah agenda utama mesyuarat dibincangkan. Jika organisasi itu
mempunyai jawatankuasa-jawatankuasa yang tetap, laporan daripada setiap
jawatankuasa perlu dibentangkan oleh pengerusi kecilnya atau wakil yang dilantik.
4.3.8. Mesyuarat Agung
i. Mesyuarat agung perlu diadakan sekali setahun bagi tujuan membentangkan aktiviti tahun lalu,
meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa
kerja yang baru dan meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan.
ii. Semua pemberitahuan atau notis mesyuarat agung hendaklah diberi keada semua ahli 14 hari
sebelum mesyuarat tersebut.
iii. Agenda mesyuarat agung tahunan akan dikirimkan bersama-sama surat pemberitahuan ataupun
jemputan bagi penghadir mesyuarat.
iv. Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum mesyuarat diadakan.
v. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan unuk dibentangkan dalam mesyuarat agung.
vi. Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan sama seperti mesyuarat jawatankuasa adalah sedikit
perbezaan seperti:
a. Dipertua/presiden persatuan akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan.
b. Pengumuman ketidakhadiran nama ahli-ahli dan pengawai yang tidak dapat hadir.
c. Perbincangan minit mesyuarat yang lalu akan dibuat secara ringkas.
d. Pengerusi akan menyampaikan ucapan yang berupa satu pandangan sepintas lalu tentang
aktiviti-aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun lepas.
e. Laporan-laporan akan dibacakan oleh setiausaha, bendahari dan pengerusi-pengerusi

jawankuasa kecil.
f. Perbincangan hal-hal lain yang memerlukan pengesahan akan diberi peluang kepada ahli-
ahli untuk membangkitkan.
4.3.9. Mesyuarat Agung Luar Biasa
Mesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran
jawatan pada ahli jawatankuasa induk, perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak,
penyelesaian masalah kewangan yang mendesak atau hilang kepercayaan kepada ahli jawankuasa
yang sedia ada.
Aturcara bagi mestuarat ini adalah seperti yang berikut:
1. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat.
2. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan.
3. Kehadiran ahli perlulah 2/3 daripada jumlah keseluruhan anggota.
4. Salah seorang daripada ahli jawatankuasa perlu menjadi pencatat minit mesyuarat.
5. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat agung luar biasa ini
mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru.
4.3.10. Mesyuarat Khas

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa
mesyuarat jawatankuasa diadakan. Antara tatacara untuk mengadakan mesyuarat ini ialah:
1. Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.
2. Mesyuarat haris dipengerusikan oleh yang dipertua atau presiden atau pengerusi persatuan
dan boleh juga oleh ahli-ahli jawatankuasa lain yang telah memberikan kuasa oleh Yang
Dipertua ataupun presiden / pengerusi.
3. Setiausaha perlu mencatat minit mesyuarat.
4. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan.
5. Minit mesyuarat perlu dikemukakan segera oleh ahli jawatankuasa bagi tujuan menyegerakan
pelaksanaan sesuatu projek.
4.3.11. Mesyuarat Tergempar
Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu yang memerlukan kata putus segera
daripada ahli-ahli jawatankuasa. Contohnya, melucutkan keahlian anggota yang melanggar disiplin
atau mecemarkan nama baik persatuan ataupun organisasi.
Aturcara mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:
1. Mesyuarat perlu dipengerusikan oleh Yang Dipertua / presiden / pengerusi ataupun ahli
jawatankuasa lain yang telah diberi kuasa untuk menpengerusikan mesyuarat.
2. Setiausaha perlu mencatat minit mesyuarat.

3. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan.
4. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang isu yang diputuskan dalam
mesyuarat tersebut.
4.3.12. Kebaikan Mengadakan Mesyuarat
1. Lebih pengalaman boleh dibawa bincang dan lebih maklumat boleh didapati.
2. Perbincangan juga dapat membentukan idea-idea atau jalan penyelesaian baru.
3. Pengaliran komunikasi dapat diperbaiki dan boleh membantu dengan menetapkan mesyuarat
pengurus yang tetap.
4.3.13. Perkara-pekara yang harus dielakkan
1. Mesyuarat yang terlalu kerap
2. Tiada perkara penting yang perlu dibincangkan
3. Mesyuarat pada waktu yang tidak sesuai
4. Perkara yang tiada kaitan
5. Tidak melakukan persiapan
4.3.14. Susun Atur Bilik Mesyuarat

Rajah 1: Kedudukan Mesyuarat Memberi Maklumat
Rajah 2: Kedudukan Mesyuarat Menbuat Keputusan
Jadual 4.3 Elemen-elemen Mesyuarat

4.3.15. Minit Mesyuarat

Tugas setiausaha utama adalah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan keputusan yang
diambil dalam sesuatu mesyuarat atau ringkasnya dikatakan sebaga minit mesyuarat. Setiausaha perlu
menguasai kemahiran bahasa yang baik supaya minit mesyuarat yang dicatatkan itu jelas, lengkap dan
menepati apa-apa yang dimesyuaratkan.
4.3.16. Penulisan Minit Mesyuarat
Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana ianya akan dijadikan
sumber rujukan pada masa hadapan. Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal-hal
yang berikut:
1. Butiran tentang mesyuarat seperti nama mesyuarat, bilangan kali diadakan, tarikh, masa
dan tempat.
2. Senarai kehadiran yang lengkap ahli yang hadir
3. Isi minit mesyuarat seperti senarai ahli yang hadir, turut hadir atau tidak hadir
4. Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat
5. Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
6. Perkara-perkara berbangkit
7. Agenda-agenda yang ditetapkan
8. Hal-hal lain
9. Ucapan penutup oleh pengerusi
4.3.17. Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik
i. Penulisan yang tepat, ringkas dan padat.
ii. Ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan
keputusan ahli-ahli mesyuarat.
iii. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang perlu
dipertanggungjawabkan.
iv. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat.
v. Penutup mesyuarat hendaklah dicatatkan nama dan jawatan penyedia minit mesyuarat serta
nama dan jawatan orang mengesahkan minit mesyuarat.
Contoh 1: Pemberitahuan Mesyuarat

Contoh 2: Penulisan Minit Mesyuarat (Gaya 1)

Contoh 3: Penulisan Minit Mesyuarat (Gaya 2)
SOALAN
ARAHAN: Jawab semua soalan.
1. Nyatakan DUA (2) jenis mesyuarat.

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
2. Apakah tindakan sebelum, semasa dan selepas mesyuarat?

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
______________________________________________
3. Apakah tujuan Mesyuarat Agong diadakan?

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
4. Lukis DUA (2) contoh susun atur bilik mesyuarat?

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
5. Nyatakan EMPAT (4) ciri-ciri mesyuarat yang baik.

____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
RUJUKAN
1. Manufacturing Process for Engineering Materials; Fourth Edition; Serope
Kalpakjian, Stevent R. Schmid; Prentice Hall, 2003
2. Nota kursus Perancangan, Penjadualan & Pengawalan Pengeluaran; En Alwi
Shabudin; NTP World Consultant.
3. Industrial Engineering and Production Management; Martand Telsang.
4. Pengurusan Industri; cetakan 3 ;Yahya Abd Hamid 1989 ;
5. Manufacturing Engineering and Technology ; Kalpakjian , 1995.
6. Technology of machine tool; Krar, Oswald, St. Amand, 1969.
7. Material and processes in manufacturing, E. Paul DeGarmo, JT Black,
Ronald A. Kohser, 1997.
8. Production and operations management manufacturing and services;
Chase, Aquilano,and Jacobs, 1973.
9. Muhamad Zameri Mat Saman, Wan HarunWan Hamid, Masine Md Tap dan
Rozlina Md Sirat(2009).”Ekonomi Kejuruteraan dan Perakaunan untuk
Jurutera”, Penerbit Prentice Hall, ISBN 978-967-349-019-6
10. V.S. Bagad, “ Industrial Management,” Technical Publications Pune, ISBN 81-
8431-195-8

Kertas Penerangan 6 - Mould Making Supervision

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kertas Penerangan 6 - Mould Making Supervision

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PUSAT LATIHAN TEKNOLOGI TINGGI (ADTEC) MELAKA

TABOH NANING, VENDOR CITY,

KOD DAN NAMA

KOD DAN TAJUK UNIT MC-030-4:2014-C05 PLASTIC INJECTION MOULD MAKING

1. CARRY OUT DAILY BRIEFING.

NO. DAN PENYATAAN 2. PREPARE WORK SCHEDULE.

NO. KOD MC-030-4:2014/C05/KP(5/8) Muka Surat: 1/16

TAJUK: MENJALANKAN MESYUARAT DI TEMPAT KERJA

a) Menjimatkan masa dan mempercepatkan persiapan kerja.

b) Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematik.

c) Menyampaikan informasi terkini kepada kakitangan.

d) Menggalakkan percambahan idea.

e) Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasi.

2. PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT

Di dalam pengurusan mesyuarat, terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat

Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pramesyuarat adalah:

i) Menetapkan agenda mesyuarat.

ii) Menentukan tarikh, masa, dan tempat berlangsungnya mesyuarat.

iii) Memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam

iv) Mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat.

2.2 Pelaksanaan Mesyuarat

Individu yang terlibat dalam pelaksaan mesyuarat ialah:

iii) Ahli mesyuarat.

2.3 Pasca Mesyuarat

Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pasca mesyuarat adalah:

i) Setiausaha bertugas menyediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan

iii) Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagiamana tercatat

3. CARA PENGENDALIAN MESYUARAT

a) Tidak begitu formal dan memberikan pendapat.

b) Reaksi spontan dibenarkan untuk mengembangkan idea.

c) Menentukan had waktu perbincangan sesuatu idea jika terlalu banyak.

d) Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh pengerusi.

e) Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.

f) Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada ahli mesyuaratyang hadir.

g) Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.

h) Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah-masalah terlebih dahulu.

i) Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapkan pandangan terbuka.

j) Hadkan waktu bagi satu-satu masalah.

k) Rumuskan pandangan-pandangan dan buat keputusan.

l) Teliti semua cadangan tindakan.

m) Dengar pendapat secara bebas.

4.1 Penentuan Butiran Mesyuarat

Sebelum menjalankan mesyuarat, perkara-perkara yang berikut perlu diambil kira

Individu yang terlibat dalam pelaksaan mesyuarat harus menetapkan tarikh

Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam

 Ucapan alu-aluan pengerusi.

 Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.

4.2 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Mesyuarat

Dalam pengurusan sesebuah mesyuarat perlu dianggotai oleh beberapa

- Seseorang pengerusi perlu memiliki peribadi yang tenang dan

- Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat:

i) Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu

iv) Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada

v) Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat

- Pengerusi mempunyai undi pemutus untuk digunakan apabila

disetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

- Ciri-ciri pengerusi yang baik

 Bercakap atau berucap dengan jelas dan ringkas.

 Menonjolkan air muka yang manis ketika berucap.

 Berpakaian kemas dan sopan.

- Peranan dan tugas Pengerusi

- Datang awal sebelum waktu mesyuarat

- Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.