AHLI KUMPULAN :

MPU3031
• LIM XIN YI
• MUHAMMAD IRSYAD
DANIEL BIN ROSDI
• ONG YEE CHIA

PENGURUSAN MESYUARAT
 KONSEP MESYUARAT
 Mesyuarat adalah perbincangan formal antara dua pihak atau lebih
untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Sulaiman Masri (1997)

• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
dalam mencapai keputusan dan membolehkan
urusan lain berjalan lancar.

Cambridge International Dictionary of

English (1999)
• Satu perhimpunan yang menemukan orang
sama ada secara sengaja / tidak sengaja
 CIRI-CIRI MESYUARAT

01 02
Mesyuarat harus diadakan dan Semua orang yang harus menghadiri
mesyuarat akan dipanggil oleh
dikawal oleh seorang pengerusi.
seorang setiausaha. Lazimnya, bagi
Lazimnya, pengerusi mesyuarat
mesyuarat yang penting, notis akan
pada masa yang sama
dihantar kepada mereka yang terlibat
merupakan pengerusi dalam dua minggu sebelum mesyuarat
sesuatu pertubuhan. diadakan.

03 04
Semua perkara yang Mesyuarat harus dijalankan
dibincangkan dalam mesyuarat menurut tatacara mesyuarat dan
harus dicatat secara hitam putih agendanya.
oleh setiausaha.
 TUJUAN MESYUARAT DIADAKAN :

5) Menyebarkan maklumat dan rancangan

1) Menyelesaikan banyak tugas dan
baharu kepada masyarakar atau ahli secara
masalah berkaitan dengan organisasi dan
khususnya.
persatuan.
6) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak
2) Mewujudkan perhubungan dan
balas dan sambutan terhadap sesuatu isu
perbincangan dalam kumpulan untuk
atau persoalan dan aktiviti.
mendapat kata sepakat dan kerjasama.
7) Membuat sesuatu keputusan atau mandat
3) Mengawal aktiviti dan kewangan
penting yang berkaitan dengan organisasi
organisasi atau persatuan dari semasa ke
atau persatuan.
semasa.
8) Merancang sesuatu strategi dan program
4) Menyelaras dan membincangkan
atau mendapatkan idea-idea baharu bagi
bidang tugas jawatankuasa atau pegawai
melaksanalan aktiviti organisasi atau
dan kegiatan organisasi atau persatuan.
persatuan.
 PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT
• Terdapat 3 proses untuk mengendalikan mesyuarat iaitu:

2. PELAKSANAAN MESYUARAT
3. PASCA MESYUARAT
1. PRAMESYUARAT
 PRAMESYUARAT
PERKARA-PERKARA YANG PERLU DILAKUKAN SEMASA PROSES
PRAMESYUARAT:
1. MENETAPKAN AGENDA MESYUARAT

2. MENENTUKAN TARIKH, MASA, TEMPAT BERLANGSUNGNYA

MESYUARAT
3. MEMASTIKAN PERSEDIAAN KEMUDAHAN YANG AKAN DIGUNAKAN
DALAM MESYUARAT
4. MENGEDARKAN SURAT KEPADA AHLI YANG TERLIBAT
 PELAKSANAAN MESYUARAT
PELAKSANAAN MESYUARAT:

• SETIAP INDIVIDU YANG MENGHADIRI SESUATU MESYUARAT TERLIBAT

SEPENUHNYA DALAM PROSES PELAKSANAAN MESYUARAT.
• MEREKA MEMAINKAN PERANAN PENTING UNTUK MENENTUKAN
KEBERKESANAN SESUATU MESYUARAT.
• INDIVIDU YANG TERLIBAT DALAM PELAKSANAAN MESYUARAT IALAH:
1. PENGERUSI
2. SETIAUSAHA
3. AHLI MESYUARAT
 PASCA MESYUARAT
PERKARA-PERKARA YANG PERLU DILAKUKAN SEMASA PROSES PASCA MESYUARAT:

1. SETIAUSAHA BERTUGAS MENYEDIAKAN DRAF MINIT MESYUARAT UNTUK KELULUSAN PENGERUSI

(PERLU DIKEMUKAKAN 3 HARI SELEPAS MESYUARAT)

2. MINIT MESYUARAT YANG TELAH DILULUSKAN HENDAKLAH DIEDARKAN KEPADA AHLI MESYUARAT
DALAM TEMPOH SEMINGGU SELEPAS MESYUARAT.

3. AHLI MESYUARAT DIKEHENDAKI MELAKSANAKAN TUGAS SEBAGAIMANA TERCATAT DALAM MINIT

MESYUARAT
JENIS-JENIS MESYUARAT

1.Mesyuarat Agung
2.Mesyuarat Tergempar
3.Mesyuarat Agung Luar Biasa
4.Mesyuarat Jawatankuasa
 MESYUARAT AGUNG
 Setiap pertubuhan yang ditubuhkan di sekolah / di luar institusi
pendidikan perlu adakan. JABATAN PENDAFTARAN
PERTUBUHAN MALAYSIA

 Diadakan mengikut undang-undang negara, iaitu di bawah Akta

Pendaftaran Pertubuhan.
 Diadakan mengikut undang-undang negara, iaitu di bawah Akta
Pendaftaran Pertubuhan bagi persatuan yang ditubuhkan di luar
institusi pendidikan seperti persatuan belia, politik dan sebagainya.
 Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan
melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu.
 Sesetengah persatuan mengadakan mesyuarat ini 2 tahun sekali
= Mesyuarat Agung Dwitahunan.
 Sesetengah persatuan mengadakan mesyuarat ini setahun sekali
tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan 2 tahun sekali.
Beberapa agenda perlu dimasukkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan /
Mesyuarat Agung Dwitahunan :

Ucapan Pengerusi
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang
lepas Notis mesyuarat
Membentang dan menerima aktiviti tahunan bagi tahun perlu diedarkan
lalu dalam tempoh 14
Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun hari dan perlu
lalu ditandatangani
Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu oleh setiausaha.

Membincangkan dan meluluskan usul atau cadangan

Ucapan penangguhan
 MESYUARAT TERGEMPAR

 Mesyuarat yang diadakan secara

tergempar yang membincangkan hanya MESYUARAT LUAR BIASA
satu agenda sahaja di mana sesuatu
keputusan perlu dibuat dengan segera
 Mesyuarat yang diadakan untuk
 Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah mendapatkan persetujuan semua ahli
berdasarkan kepada perlembagaan persatuan dalam sesuatu perkara / isu
yang perlu diselesaikan

 Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah

mengikut perlembagaan
Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan apabila:

 Pengerusi memikirkannya perlu diadakan

 Permintaan bertulis tidak kurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa Kerja

 Permintaan secara bertulis atau 60 orang ahli atau mana-mana yang kurang daripada 2/3 agar
mesyuarat diadakan

 *Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa adalah bergandung kepada persatuan,
misalnya 14 hari

Antara agenda yang dibincangkan:

a) Penerangan / taklimat ketua atau setiausaha mengenai
latar belakang isu yang dibincangkan

b) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat

keputusan
 MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA
 Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan

 Bertujuan untuk menggerakkan persatuan berkenaan

 Notis dikeluarkan 2 atau 3 hari bagi pertubuhan yang diadakan di sekolah

kerana masalah menyampaikan notis tidak timbul

 Mesyuarat sebegini boleh dilaksanakan beberapa kali mengikut keperluan

persatuan tersebut

 Agenda ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha

dan jawatankuaa lain
 AGENDA MESYUARAT
JAWATANKUASA KERJA
Ucapan pengerusi

Pengesahan minit mesyuarat yang lepas

Perkara-perkara yang berbangkit

Agenda yang ingin dibincangkan atau

laporan daripada Ketua Biro / Pengerusi
Jawatankuasa Kecil

Hal-hal lain yang ingin dibicarakan

 RUMUSAN

• Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur

• Setiap ahli perlu memahami tanggungjawab masing-masing