PENGENDALIAN

MESYUARAT
Definasi:
 Mengadakan satu perhimpunan yang bertujuan menyatukan buah fikiran
untuk membuat keputusan.
 Ia mempunyai agenda yang ditetapkan

Tujuan:
 Mewujudkan perhubungan, perbincangan, kata sepakat dan kerjasama
bagi melicinkan aktiviti yang dirancang
 Menyelesaikan tugas yang banyak atau tertangguh dan masalah
organisasi persatuan
 Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi
 Menyelaras dan membincang tugas-tugas jawatankuasa dan pegawai
untuk melaksana aktiviti yang dirancang
 Menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada ahli
 Untuk mengubah perlembagaan
 Mendapat idea-idea baru bagi melaksanan aktiviti organisasi

Jenis-jenis Mesyuarat:
 Mesyuarat Agung Tahunan
 Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar
 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro
 Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (ad hoc)

Mesyuarat Agung
 Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar Pertubuhan
 Dihadiri oleh semua ahli
 Membincangkan hal persatuan secara menyeluruh, memilih ahli
jawatankuasa kerja yang baru
 Tempoh mesyuarat sama ada setahun sekali atau dua tahun sekali.
 Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha dan diedarkan dalam
tempoh 14 hari sebelum mesyuarat
 Kehadiran : ½ atau 2/3 daripada jumlah ahli

Agenda Mesyuarat Agung :

 Ucapan Pengerusi
 Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lepas
 Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu
 Memilih jawatankuasa kerja yang baru
 Membincang dan meluluskan usul
 Ucapan penangguhan

Mesyuarat Tergempar :
 Membincangkan satu agenda sahaja
 Dihadiri oleh semua ahli
 Dikenali juga dengan Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Mesyuarat Khas

Mesyuarat Tergempar :
 Perlu diadakan apabila:
 Pengerusi menganggapnya perlu
 Permintaan lebih daripada lapan orang jawatankuasa kerja secara
bertulis
 Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau mana-mana yang
kurang
 Agenda:
 Penerangan ketua atau setiausaha akan latarbelakang isu
 Membincang isu dan membuat keputusan

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:

 Merupakan mesyuarat biasa bagi menggerakkan persatuan

 Dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja yang dilantik dalam Mesyuarat
Agung
 Dijalankan beberapa kali dalam setahun atau ditetapkan bilangannya
 Notis dikeluarkan oleh setiausaha
 Korum mesyuarat bergantung kepada ketetapan persatuan

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:

 Agenda :
 Ucapan Pengerusi
 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
 Perkara-perkara berbangkit
 Agenda yang ingin dibincangkan atau laporan dari Pengerusi
Jawatankuasa Kecil
 Hal-hal lain.

Pengendalian Mesyuarat:

 Peranan Pengerusi
 Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas jika
ada.
 Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-agendanya.
 Tujukan semua pendapat kepada pengerusi
  Perbincangan mengikut urutan agenda
 Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan dengan jelas
dan lengkap
 Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami
 Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai fasilitator
 Mengawal suasana mesyuarat
 Seorang pendengar yang baik
 Dapat merumuskan agenda dengan tepat
 Tidak memperkecilkan pendapat ahli
 Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa
 Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat.

Pengendalian Mesyuarat:

 Peranan Setiausaha
 Sebelum mesyuarat
 Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi
 Menghantar surat jemputan mesyuarat
 Memastikan tempat mesyuarat
 Menyediakan peralatan mesyuarat
 Menyediakan minit mesyuarat
 Semasa mesyuarat
 Datang awal, pastikan kelengkapan dan peralatan mesyuarat
lengkap
 Mencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepat dan padat
 Mengedar dan mencatat kehadiran mesyuarat
 Selepas mesyuarat
 Menyiapkan minit mesyuarat
 Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk tindakan
mereka yang berkenaan

Minit Mesyuarat
Definasi:
Perkara yang diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu ditulis dengan
lengkap sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya.

Minit Mesyuarat
 Kaedah menulis
Perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat
 Bilangan minit mesyuarat
 Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut hadir
 Tarikh
 Tempat
 Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agenda
 Tandatangan pencatat atau setiausaha dan pengesahan pengerusi.