PENGURUSAN MESYUARAT

Nama Ahli Kumpulan  Fanly Soh Swee Fong  Vithya a/p Ramanathan  Nadzirul Akmal Bin Mohd Hamzah

PENGURUSAN MESYUARAT

Definisi Mesyuarat

Tujuan Mesyuarat

Jenis-jenis Mesyuarat

DEFINISI MESYUARAT
Mengadakan satu perjumpaan untuk membincangkan idea bagi mencapai satu keputusan.  Terbahagi kepada dua bentuk mesyuarat iaitu informal atau formal.

HOME

TUJUAN MESYUARAT
Berfungsi untuk mencatat segala keputusan, agenda dan tindakan susulan perbincangan.  Merancang strategi dan pendapat bagi melaksankan sesuatu aktiviti.  Mendapatkan sokongan, kata putus dan tindak balas dalam sesebuah persatuan atau organisasi.

HOME

NEXT

Diadakan untuk membincangkan aktiviti tahunan.  HOME NEXT . pencapaian kewangan organisasi atau laporan aktiviti yang telah dijalankan.  Mewujudkan satu perhubungan dan perbincangan yang mencapai kata sepakat daripada setiap ahli yang menghadiri mesyuarat tersebut.  Menyelaras dan membincangkan tugas-tugas setiap ahli jawatankuasa sesebuah pertubuhan.

HOME .• Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Jawatanku asa Kerja Mesyuarat Jawatanku asa Kecil/ Biro Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar .

iaitu dibawah Akta Pendaftar Pertubuhan. • Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu.MESYUARAT AGUNG TAHUNAN • Setiap persatuan perlu adakan. HOME NEXT . • Diadakan mengikut undang-undang.

• Mesyuarat Agung Dwitahunan mengadakan dua kali bagi Mesyuarat Agung Tahunannya. -membincang dan meluluskan cadangan. -penangguhan. • Agenda Mesyuarat Agung Tahunan: -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas -mengesahkan penyata kewangan -memilih Jawatankuasa Kerja yang baru. Pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan 2 tahun sekali.  HOME .

.  Contoh : 1. Notis mesyuarat peru diedarkan dalam tempoh masa 14 hari yang ditandatangani oleh setiausaha Korum mesyuarat akan dtentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan. menetapkan bilangan sekurang. 2. 20orang. bilangan keahlian ½ atau ¼ daripada kesemua ahli.kurangnya 40 orang. dll.

 Dihadir oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja. pengurusan dan pentadbiran persatuan. HOME NEXT .  Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh 2-3 hari.MESYUARAT JAWANTANKUASA KERJA  Mesyuarat biasa yang diadakan oleh sesebuah persatuan.  Agenda mesyuarat ditentukan melalui perbincangan ahli yang berkaitan dengan aktiviti.

-hal-hal lain. HOM E .MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL/BIRO  Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil. -perkara-perkara berbangkit -agenda yang ingin dibincangkan -Laporan ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil. -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.

 Notis mengadakan mesyuarat dalam masa 14 hari.  HOME NEXT .  Membincangkan isu-isu dan perkara yang penting.  Diadakan oleh Jawatankuasa Kerja mengikut perlembagaan persatuan.MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Mesyuarat Tergempar atau Mesyuarat Khas.

 HOME .  Permintaan bertulis 2/3 atau 60 orang ahli.  Mesyuarat diadakan :  Keputusan daripada pengerusi  Permintaan bertulis < 8 orang ahli.  Perbincangan dan membuat keputusan.Agenda yang dibincangkan :  Penerangan ketua atau setiasusaha berkaitan isu yang dibincangkan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA MESYUARAT .

. Orang yang paling penting dalam kelancaran sesuatu mesyuarat. adil.Pengerusi Bersifat daya usaha. Sentiasa tenang dan berpengetahuan. kepimpinan.

 Memastikan setiausaha dan ajk lain menjalankan tugas dengan baik.  Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. .TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN PENGERUSI  Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan.  Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.

SETIAUSAHA Jawatan yang penting dalam sesuatu mesyuarat. membuat kerja dengan kemas dan teratur. Cekap dalam menambahkan keberkesanan dan kelancaran sesebuah persatuan. Perlu bekerjasama dengan pengerusi. Bersifat dedikasi. . berdisiplin.

TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN SETIAUSAHA  Peranan setiausaha boleh dibahagi kepada tiga peringkat iaitu. Sebelum mesyuarat Semasa mesyuarat Selepas mesyuarat .

SEBELUM  MESYUARAT Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.  Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.  Menyediakan peralatan yang diperlukan.  Memastikan tempat mesyuarat berfungsi. .  Menghantar notis mesyuarat lebih awal.

 Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas. .  Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.SEMASA  MESYUARAT Datang lebih awal -> memastikan semua persiapan diatur dengan sempurna. tepat dan padat.

SELEPAS  MESYUARAT Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera. .  Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

 .  Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat. Tindakan Sebelum Mesyuarat. Memberi sumbangan yang berkesan. Membuat Persiapan.  II.PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT I.  Tiba lebih awal. Tindakan Semasa Mesyuarat.

Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat.  Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA.  .III.  Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.

 Menghadiri semua mesyuarat tepat pada waktunya.TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat.  .  Memberitahu ahli jawatankuasa lebih awal daripada tarikh mesyuarat sekiranya tidak dapat hadir.

AGENDA MESYUARAT .

. Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu. Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas. Membincang dan meluluskan usul atau cadangan. Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu. Ucapan penangguhan. Membentang dan menerima penyata tahunan lalu.AGENDA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN ATAU DWITAHUNAN a) b) c) d) e) f) g) Ucapan pengerusi.

Hal-hal lain. Perkara-perkara berbangkit. . Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankusa Kecil.AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA ATAU JAWATANKUASA KECIL/BIRO a) b) c) d) e) Ucapan pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.

PENGENDALIAN MESYUARAT 3 PERINGKAT MESYUARAT PRA SEMASA SELEPAS .

PRA Tentukan agenda. tarikh dan tempat mesyuarat  Buat tempahan bilik mesyuarat  Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan  Hantar surat jemputan  Persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Tentukan kehadiran  Perbincangan pra mesyuarat  Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat  .

SEMASA Senarai kehadiran  Perkara penting yang dibincangkan  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil  .

SELEPAS Penyediaan minit  Format minit mesyuarat  Susunan nama ahli-ahli mesyuarat  Catatan perbincangan  Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat  Laporan maklumbalas oleh urusetia  Tentukan format maklumbalas  Sediakan laporan maklumbalas  .

TATACARA MESYUARAT .

masa dan tempat mesyuarat diadakan.Peringkat pra-mesyuarat Perancangan: Pengerusi merancang. . ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat dan menyediakan semua dokumen. pengumuman akan disiarkan. tarikh. Persediaan: Selepas menerima pengumuman. menentukan perbincangan. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat siap.

pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.  Pembukaan:  Pengesahan Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi.Sekiranya masih tidak sampai.Peringkat dalam mesyuarat  Permulaan: -Mesyuarat bermula pada masa yang ditetapkan -Ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat . Minit Mesyuarat Lepas: Minit mesyuarat yang ditulis setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum membincangkan perkara lain. . maka mesyuarat terpaksa dibatalkan. .

 Perbincangan menurut Agenda: topik Perkara Berbangkit: tajuk perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. "Dengan ini.Bagi menutup mesyuarat itu. .  Pembangkitan perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan.  Penutup: -Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara telah dibincangkan. saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya" . pengerusi mungkin berkata.

Disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur. Tidak ada keseragaman dalam format penulisan minit mesyuarat. Perlu dicatat dan disimpan dengan sempurna. Contoh Minit Mesyuarat .MINIT MESYUARAT • • • • Minit mesyuarat .rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT Butiran Mesyuarat  Nama mesyuarat  Bilangan kali diadakan  Tarikh  Masa  Tempat  .

Isi Kandungan Minit Mesyuarat Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut:   Hadir Turut hadir (bukan ahli) Tidak hadir tidak) .ahli yang tidak hadir (sama ada dengan memberi alasan atau  Kata-kata aluan daripada pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat lalu.senarai nama yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas .ahli yang hadir dan jawatan mereka .       Pindaan minit (jika ada) Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ditetapkan Hal-hal lain Ucapan penutup Lampiran (jika ada) .

SEKIAN..! =) . TERIMA KASIH.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful