3.

0 Jenis-Jenis Mesyuarat

Sifat organisasi, tugas jabatan dan tujuan mesyuarat itu akan menentukan saiz dan formaliti
mesyuarat. Terdapat beberapa jenis mesyuarat dalam organisasi iaitu mesyuarat tidak rasmi,
kumpulan kecil, mesyuarat rasmi dan mesyuarat multinasional. Disini kita akan melihat ciri
setiap mesyuarat dan perbezaan antara jenis mesyuarat tersebut dalam beberapa kriteria.

3.1 Mesyuarat Tidak Rasmi dan Kumpulan Kecil

Mesyuarat ini sering digunakan dalam syarikat yang melibatkan pekerja- pekerja syarikat.
Mesyuarat ini sering diadakan sebagai mesyuarat jawatankuasa yang membincangkan tentang
topik tertentu atau kebimbangan dan isu-isu yang sedang berlangsung. Bekerja dengan pelanggan
juga boleh melibatkan mesyuarat kecil, tidak rasmi ini. Namun mesyuarat ini lebih formal
daripada mesyuarat dengan pekerja-pekerja terutamanya mesyuarat untuk mengikat kontrak
syarikat bersama pelanggan.

3.2 Mesyuarat Rasmi atau Formal

Mesyuarat formal atau mesyuarat rasmi kebiasaannya mengikut turutan tertentu dalam
perniagaan, dan melibatkan hadirin yang tertentu, dan memerlukan beberapa persiapan.
Mesyuarat formal ditetapkan oleh organisasi pada masa yang spesifik iaitu setiap minggu atau
setiap bulan. Mesyuarat formal yang lain seperti persidangan atau mesyuarat jualan tahunan akan
dirancang dalam jangka masa yang lama bagi memastikan kelancaran mesyuarat tersebut. 1

Kebiasaannya, persediaan mesyuarat formal atau rasmi ini melibatkan rancangan yang
terperinci, bahan yang mencukupi, tindakan susulan bagi memastikan kelancaran mesyuarat
tersebut. Dalam mesyuarat rasmi terdapat empat jenis mesyuarat yang sering dijalankan oleh
sesebuah organisasi iaitu:

1
Omardin Asha'ari 1994. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan
Pustaka.
 i. Mesyuarat Agung

Lazimnya mesyuarat ini diadakan sekali setahun, setelah berakhirnya tahun kewangan.
Notis tidak kurang daripada 14 hari. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. Tujuan
mesyuarat ini bergantung pada perlembagaan. Kebiasaannya tujuan mesyuarat agung ini
adalah untuk membentangkan laporan tahunan, meluluskan penyata kira-kira, merancang
aktiviti tahun berikutnya, memilih ahli-ahli jawatankuasa baru dan meluluskan sesuatu
usul.

ii. Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat ini merupakan sub mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat khas yang
membincangkan hanya satu agenda sahaja. Tujuan mesyuarat ini diadakan untuk
membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Kehadiran ahli adalah
bergantung kepada perlembagaan.

iii. Mesyuarat Luar Biasa

Mesyuarat ini jarang berlaku dalam organisasi, mesyuarat ini didakan untuk mendapatkan
persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara. Sebagai contoh membubarkan
jawatankuasa dan memilih jawatankuasa baru. Notis mesyuarat kebiasaannya 48 jam
sebelum mesyuarat berlangsung. Kehadiran ahli bergantung kepada pelembagaan tetapi
korum mesyuarat agung boleh diterima pakai iaitu dua per tiga ahli.2

2
Ibid.
 iv. Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat jawatankuasa merupakan mesyuarat yang sering diadakan oleh persatuan atau
lembaga bagi menjalankan atau menggerakkan aktiviti syarikat. Notis yang diperlukan
sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung. Korum
kehadirankebiasaannya dua per tiga daripada ahli. Tujuan mesyuarat ini diadakan
kebiasaannya untuk membincang, merancang dan mengendalikan sesuatu projek syarikat.

3.3 Jenis Mesyuarat dan Ketetapannya3

Rajah 3.1

3.4 Mesyuarat MultiNasional

Mesyuarat multinasional adalah untuk bilangan hadirin yang besar dan merupakan mesyuarat
yang sangat formal dan memerlukan perancangan jangka masa panjang dan persediaan yang
sangat terperinci. Bahasa antarabangsa akan digunakan bagi memudahkan komunikasi
mesyuarat. Pengetahuan antarabangsa dan etika perniagaan, perbezaan masa dan penyelesaian

3
Kamizatul Liyana. 2015. Modul 501- Meeting Arrangement. Universiti Pendidikan Sultan Idris.
http://www.slideshare.net.
masalah teknologi adalah sangat penting dan kritikal bagi penyelaras mesyuarat ini. Peranan
sebagai penyelaras mesyuarat boleh melibatkan pelbagai perkara termasuklah menyedikan
peralatan, hotel penginapan dan lain-lain.4

RUJUKAN

Kamizatul Liyana. 2015. Modul 501- Meeting Arrangement. Universiti Pendidikan Sultan Idris.
http://www.slideshare.net.

Omardin Asha'ari 1994. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan
Pustaka.

4
Ibid.