Jenis-jenis alat untuk

komunikasi perniagaan
http://www.free-powerpoint-templates-design.com
Isi kandungan
01 Telefon

02 Faksimili /Faks

03 E-mail

04 Surat
 Pengenalan
Secara amnya peralatan komunikasi boleh
dibahagikan kepada empat (4) iaitu;
​
i) Telefon
Ii ) Faksimil atau faks
iii ) Email
iv) Surat-surat
 TELEFON
 Telefon adalah alat perhubungan yang penting antara sesebuah organisasi dengan pihak luar,
khususnya pelanggan.

 Kebiasaannya, jarak menghalang seseorang daripada berjumpaan dengan seseorang yang

lain.

 Telefon adalah cara perhubungan yang paling mudah dan pantas untuk mewujudkan
komunikasi antara mereka.

 Tujuan pengendalian panggilan telefon masuk ialah untuk memudahkan mesej komunikasi
diperolehi dengan cepat dan berkesan
Contoh
 Samb..

Seorang pengendali mesej masuk atau operator telefon tahu prosedur-prosedur yang
berkaitan dengan kemudahan-kemudahan dan alat bantu telefon seperti :

Manual Penggunaan Telefon

Manual Prosidur Penggunaan Telefon

organisasi dan

Perkhidmatan, kemudahan dan peralatan

yang disediakan oleh pembekal telefon
 Samb..

Mengetahui prosedur dan kemudahan alat bantu telefon akan membolehkan seseorang itu

Memindahkan talian panggilan

kepada personel yang berkenaan
dengan mesej masuk.

Mengendalikan set telefon dengan

cekap dan berkesan.

Mengambil tindakan dan membuat

susulan mengenai perkhidmatan
lepas jual oleh pembekal.
 Samb..

Sistem perkhidmatan telefon yang berkualiti perlu mempunyai ciri-ciri yang berikut :

Sistem telefon yang memudahkan

perhubungan

Layanan urusan telefon yang

berkualiti

Operator telefon, pembantu khas dan

pegawai-pegawai yang berpengetahuan
 Samb..

Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden dengan
kebolehan-kebolehan tertentu antaranya :

Boleh menyusun panggilan masuk mengikut giliran.

Boleh memutar kembali pesanan sekiranya panggilan masih belum dilayan selepas
satu jangkamasa yang telah ditetapkan, misalnya “ Kami minta maaf kerana talian
masih sibuk. Kami akan melayan anda sebentar lagi”..

Boleh menyalurkan panggilan ke satu sambungan yang telah ditetapkan jika queue
panggilan masuk, operator telefon atau pegawai tidak berada ditempatnya atau
selepas waktu pejabat.

Sambungan penting boleh berfungsi sebagai talian terus bagi menerima panggilan
masuk tanpa melalui operator telefon.
 Samb..

Boleh memainkan muzik atau menyampaikan maklumat yang

dirakamkan, semasa pelanggan menunggu panggilan
disambungkan.

Kemudahan untuk operator telefon menunggu sesuatu

sambungan jika ada panggilan yang mustahak.

Boleh berfungsi semasa ketiadaan bekalan letrik. Dalam

keadaan ini, sambungan-sambungan tertentu akan berfungsi
sebagai talian terus secara automatik

Boleh memindahkan panggilan masuk daripada operator telefon

yang sibuk kepada yang tidak sibuk secara automatis
Pelan No. telefon Malaysia
Kod kawasan Telekom Malaysia
Faksimili atau Faks
 Pengenalan
 Faks atau nama penuhnya faksimili (daripada bahasa Latin fac simile, “menjadikan
serupa”, iaitu “membuat salinan”) ialah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk
memindahkan salinan (faksimili) dokumen, khususnya menggunakan peranti-peranti
(mesin faks) yang disambungkan dengan rangkaian telefon.

 Mesin faks juga dikenali sebagai telecopier di industri-industri tertentu.

 Sesebuah “mesin faks” biasanya terdiri daripada pengimbas imej, modem, dan pencetak.
 Kelebihan dan Kelemahan
 Semua jenis dokumen asal boleh atau dapat dihantar, samada dalam bentuk lukisan,taip dan
fotostat.

 Kos keseluruhan rendah disebabkan kelajuan penghantaran maklumat yang cepat.

 Dapat menghantar maklumat di lokasi yang berbeza.
Email
 Pengenalan
 Email merupakan salah satu cara untuk berkomunikasi dengan mudah dan cepat antara
satu sama lain.

 Dengan menggunakan email, maklum balas cepat diperolehi.

 Email adalah singkatan dari Electronic Mail. Ia adalah sarana kirim mengirim surat melalui
jalur internet.

 Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks mahupun gabungan
dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.

 Email berfungsi untuk mengirimkan surat atau mesej kepada orang lain.
 Bentuk alamat E-mail
 Alamat e-mail adalah alamat yang digunakan oleh pelayan e-mail yang
mengendalikan penghantaran e-mail ke destinasinya.

 Ia adalah gabungan nama pengguna (nama akaun e-mail) dengan

nama domain bagi pelayan e-mail di mana pengguna
mendaftarkan akaun e-mailnya.
 Format Alamat E-mail
 Format alamat e-mail adalah seperti berikut :
Nama_pengguna@nama_domain_pelayan_ e-mail

 patrick@yahoo.com.co.uk
 sylvia@hotmail.com
 maryannie@gmail.com
 isacc@danaudigital.com.my
Kebaikan menggunakan sistem
E-mail
Dapat menghantar email lebih banyak dalam satu masa yang sama

 Dapat menghantar dat dengan lebih cepat dan pantas

 Boleh berhubung melalui email pada bila-bila masa dan

di mana juga selagi Komputer yang digunakan itu
disambungkan dengan internet

 Menjimatkan masa, kos dan tenaga

 Menyebarkan maklumat semasa /terkini dengan cepat

melalui email
Keburukan menggunakan sistem e-mail
 Penyebaran maklumat palsu

 Masalah “ server down ”

 Maklumat boleh di cerobohkan atau di ambil sekiranya

tidak ada perisian sistem keselamatan yang lengkap

 Penggunaan terhad

 Email tidak dapat digunakan sekiranya tiada internet.

Surat
 Pengenalan
 Surat boleh definisikan sebagai kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang di
kirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain, ditulis untuk mewakili dirinya sendiri atau
pihak yang lain dan disampaikan kepada pihak penerima dengan cara berkirim.

 Pihak penerima terdiri daripada seseorang individu, syarikat, institusi, kementerian, jabatan
dan sebagainya.

 Surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, kebiasaannya dihantar melalui pos.

 Bagaimana pun dengan peredaran masa dan keperluan untuk surat diterima segera oleh
penerima, surat kini banyak diterima dengan hantaran tangan oleh penghantar surat pihak
yang menghantar surat.
 Samb..

 Surat rasmi disediakan mengikut format-format tertentu mengikut jenis-jenisnya.

 Ia ditulis untuk kepentingan umum.

 Ia mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi.

 Semua surat-surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, adalah dianggap sebagai
rasmi walaupun cara penulisan surat tidak mengikut format surat rasmi. Contoh; surat
aduan daripada individu
 Jenis-jenis surat
Surat
Surat aduan Surat rayuan undangan/
jemputan

Surat Surat Surat

pekeliling perjanjian pelantikan/
pengesahan
Surat
permohonan Surat
pemakluman/
pemberitahuan
Format surat
 Contoh
 Perbualan Panggilan Masuk yang diterima Oleh Operator telefon
Sekian terima
kasih