BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
FB-025-3:2012-C01 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM
TAHAP DAN SEMESTER 3 (SEMESTER 2)

KOD DAN NAMA BKP 2042 HOSPITALITY ADMINISTRATION –

KURSUS RECEPTIONIST DUTIES
K1. IDENTIFY HOSPITALITY ADMINISTRATION REQUIREMENTS
K2. PERFORM HOSPITALITY ADMINISTRATION
NO. DAN TAJUK K3. EVALUATE HOSPITALITY ADMINISTRATION
KOMPETENSI EFFECTIVENESS
K4. PRODUCE HOSPITALITY ADMINISTRATION REPORT
NO. KOD KSKV BKP M2042 /KP(4/4)
Muka Surat : 1
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C01 /P(4/4) Daripada : 5

TAJUK :

LAPORAN PENTADBIRAN HOSPITALITI

TUJUAN :

Kertas Penerangan ini adalah bertujuan supaya pelatih dapat menghasilkan laporan
pentadbiran hospitaliti baik dan cekap mengikut S.O.P syarikat.
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C01 /P(4/4) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 5

PENERANGAN :

DEFINISI

Diari janji temu adalah buku kecil yang mengandungi seksyen utama diari dengan ruang bagi setiap hari
yang mengandungi ruangan nota, calendar dan beberapa halaman rujukan maklumat seperti peta, kod
telefon, dan ruangan alamat. Diari ini juga bersaiz sederhana yang mengandungi barisan jam untuk
sehari bekerja.

MENGURUS DIARI/ KALENDAR AKTIVITI

Kalendar aktiviti digunakan bagi merekodkan aktiviti-aktiviti rutin pejabat dan ia berkesan bagi
memastikan masa diurus dengan baik. Merekodkan serta membuat pindaan pada calendar adalah
tugas penting bagi pekerja pejabat. Ruangan calendar ini digunakan bagi mencatatkan peristiwa
ataupun aktiviti yang dijalankan, termasuk temu janji dan mesyuarat pelbagai peringkat dalam pejabat.

PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIMASUKKAN KE DALAM KALENDAR JANJI TEMU

 Perjanjian yang dibuat oleh pengurus

 Perjanjian yang dibuat oleh setiausaha untuk pengurus dari pelawat yang datang ataupun
melalui telefon
 Permintaan melalui surat
 Undangan melalui surat atau memo
 Jadual pertemuan rutin
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C01 /P(4/4) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 5

CARA MENGGUNAKAN KALENDAR JANJI TEMU

KALENDAR HARIAN:

 Catatkan semua janji yang ada dalam calendar pengurus. Gunakan pensel untuk catatan
sementara, dan pen untuk janji yang sudah tetap.
 Catatkan maklumat yang diperlukan dengan tulisan kecil-kecil dalam ruangan yang disediakan
pada calendar
 Buat tanda “checklist” pada setiap perjanjian/ pertemuan yang telah berlaku
 Jika ada permintaan bersurat untuk janji temu, catat pada calendar janji temu setiausaha dan
pengurus
 Pada akhir jam bekerja, selaraskan kalendar harian pengurus dengan kalendar setiausaha.
 Pada setiap akhir minggu atau pagi isnin, semak file follow up untuk seluruh minggu dan buat
catatan bila ada yang belum selesai.

KALENDAR TAHUNAN

Setiausaha perlu berusaha mendapatkan dua buah calendar iaitu calendar kerja bulanan( jenis satu
halaman untuk setiap bulan), satu untuk pengurus dan satu lagi untuk setiasusaha.

 Memanfaatkan calendar bulanan sebagai buku kerja, dan pindahkan maklumat yang sudah tetap
ke calendar harian.
 Jadualkan pertemuaan yang rutin setiap tahun dihadiri oleh pengurus. Berbincang dengan
pengurus untuk penambahan atau penghapusan kegiatan tahun ini
 Catatkan keperluan dan maklumat peribadi pengurus seperti ulang tahun, ulang tahun
perkahwinan, tarikh-tarikh rutin yang penting dan sebagainya
 Tanyakan kepada pengurus, adakah pengurus mahu menerima janji temu semasa beliau berada
di luar pejabat. Jika ada, catat dan mimimumkan sekurang-kurangnya sekali sehari
 Catatlah jadual pertemuan yang rutin dihadiri oleh pengurus, dan tanyakan kepada pengurus jika
ada yang perlu dibuang atau ada yang perlu ditambah lagi.
 Bila pengurus mahu untuk diingatkan tentang perkara peribadi, maka catatkan.

MENYEDIAKAN TEMU JANJI

Masyarakat menilai keberkesanan perancangan aktiviti di pejabat berdasarkan bagaimana penjadualan
aktiviti dilaksanakan. Menyediakan temu janji bukan satu aktiviti sukar, tetapi ia perlu mengikut
beberapa panduan berikut:
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C01 /P(4/4) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 5

 Elakkan daripada mengaturkan dua pertemuan dalam satu-satu masa.

 Elakkan daripada membuat dua temu janji yang terlalu hampir masanya
 Elakkan daripada dua acara atau aktiviti berturutan antara satu sama lain. Contohnya pengurus
terpaksa menghadiri dua mesyuarat berturut-turut.
 Menulis dengan jelas dan boleh dibaca pada calendar aktiviti
 Sentiasa maklum berkenaan temu janji yang diatur bagi mengelakkan daripada tercicir
 Simpan calendar temu janji yang lepas bagi rujukan pada masa akan datang

MENGENDALI PERMINTAAN TEMU JANJI

Sebelum sebarang temu janji antara pengurus dengan para pelanggan diaturkan, setiausaha perlu
berbincang dengan pengurus berkenaan prosedur ataupun bidang khusus temu janji yang dibenarkan.
Ketika meminta garis panduan ini, setiausaha perlu tahu beberapa garis panduan berikut:

 Temu janji jenis manakah yang dibenarkan oleh pengurus?

 Waktu manakah biasanya pengurus sibuk mengurus tugasan tanpa diganggu?
 Pelanggan ataupun pelawat manakah pengurus gemar mengadakan temu janji?
 Akhir sekali, pelawat bagaimana pengurus biasanya tidak gemar mengadakan temu janji?

MEMASUKKAN KOMITMEN RUTIN

Di pejabat, biasanya aktiviti dilaksanakan pada tarikh atau hari tertentu yang dikenal pasti. Misalnya,
mesyuarat awal minggu, mesyuarat awal bulan dan sebagainya. Bagi pelbagai aktiviti rutin, tandakan
pada calendar aktiviti supaya sebarang aktiviti lain yang dilaksanakan secara ad hoc tidak bertindan
dengan tarikh-tarikh ini.

MENGENDALI PEMBATALAN TEMU JANJI

Dalam sesetengah kes, temu janji mungkin terpaksa dibatalkan atas sebab-sebab yang tidak dapat
dielakkan. Apabila pengurus mengarahkan mana-mana temu janji dibatalkan, setiausaha perlu
menghubungi pelanggan ataupun pelawat itu bagi memaklumkan perkara itu. Disamping itu, setiausaha
perlu meminta maaf bagi pihak pengurus serta membenarkan mereka memilih waktu temu janji yang
baru.
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C01 /P(4/4) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of 5

MENYELARASKAN KALENDAR

Sesetengah pengurus mempunyai calendar yang diselaraskan dengan setiasusaha nya supaya
sebarang pindaan dapat dikemas kini dengan segera. Dalam hal ini, setiausaha perlu sentiasa
mengemas kini calendar dan diari simpanannya dengan calendar dan diari pengurus. Dengan itu,
pengurus sentiasa maklum dengan sebarang perubahan tarikh.