PUSAT PEMBANGUNAN KEMAHIRAN SARAWAK

CAWANGAN MIRI-K14041
BLOK 1, MCLD, JALAN SHELL LUTONG,
98000 MIRI,
SARAWAK

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA

PROGRAM N821-001-3:2020 PENTADBIRAN PEJABAT

TAHAP 3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI N821-001-3:2020-C03 OFFICE PROCUREMENT HANDLING

1. PREPARE REQUSITION FORM

2. HANDLE INCOMING PROCUREMENT DOCUMENTS
3. HANDLE PURCHASE ITEMS
NO. DAN PENYATAAN 4. COORDINATE PROCUREMENT LICENSING
AKTIVITI KERJA
RENEWAL
5. RECORD OFFICE PROCUREMENT HANDLING
ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 1 / 9

TAJUK:
PROSES ASAS PENGURUSAN REKODKAN PEROLEHAN PEJABAT SECARA
ONLINE

TUJUAN:
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan
kepada pelatih tentang proses asas pengurusan rekod perolehan pejabat secara online
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 2 / 8

PENERANGAN:

1. SISTEM E-PEROLEHAN

Setiap oraganisasi mempunyai sistem rekod perolehan dalam talian nya sendiri
mengikut kaedah dan aplikasi yang digunakan. Dalam agensi kerajaan, mereka
mempunyai sistem berpusat untuk mengumpul segala data perolehan.

2. KELEBIHAN PENGURUSAN PEROLEHAN SECARA ONLINE

Terdapat tujuh (7) kelebihan pengurusan perolehan secara online iaitu:

1. Mengurangkan kos
E-perolehan menjimatkan wang anda dengan mencegah perbelanjaan
pendua, memanfaatkan jumlah pembelian, dan menjimatkan kos yang
berkaitan dengan sistem berasaskan kertas (contohnya, kos setem untuk
menghantar dokumen anda).

2. Perbelanjaan yang telus

Melakukan perolehan secara elektronik menjadikan anda lebih mudah
untuk menulis dan menganalisis laporan mengenai sistem perolehan
anda, yang bermaksud anda dapat memastikan bahawa prosedur
perolehan anda mematuhi polisi anda.
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 3 / 8

3. Meningkatkan produktiviti
Setelah mempelajari sistem, e-perolehan kurang memakan masa
daripada perolehan tradisional. Menyimpan rekod anda secara elektronik
menjadikan lebih mudah untuk mengemukakan tender yang boleh
digunakan semula. Sementara itu, penggunaan templat bermaksud kertas
kerja dapat diisi dengan lebih cepat.

4. Menghapuskan kertas kerja

Bosan mencari ruang baru untuk menyimpan semua kertas kerja itu?
Dengan e-perolehan, semuanya dapat disimpan dan disimpan secara
elektronik. Ini bukan sahaja dapat menyelamatkan anda daripada
memerlukan lebih banyak ruang, tetapi juga menjadikan proses mencari
tender yang lebih lama lebih mudah.

5. Mempercepatkan transaksi
E-perolehan menjimatkan masa dan cekap. Oleh kerana pengendalian
tugas secara elektronik menyokong dan mempermudah proses
pembelian, kelajuan transaksi meningkat. Juga, kerana hubungan e-
enabled dengan pembekal, masa kitaran perolehan semakin cepat.
Proses e-perolehan menghilangkan aktiviti yang tidak perlu, yang
membolehkan anda menumpukan perhatian pada tugas yang lebih
berharga.

6. Pembelian standard
Apabila anda mempunyai pelbagai jabatan yang membuat keputusan
perolehan, mungkin ada perbezaan dalam apa dan bagaimana mereka
membeli. Melakukan pembelian secara elektronik memudahkan setiap
jabatan mematuhi piawaian perolehan syarikat.

7. Mengurangkan kesilapan
Kertas kerja elektronik diperkemas dan dengan demikian lebih mudah
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 4 / 8

untuk memeriksa kesilapan - tidak ada percetakan yang tidak kemas

untuk menghalangnya. Seiring dengan ini, pesanan masa lalu lebih
mudah dirujuk, yang bermaksud ada kemungkinan besar syarikat anda
dapat membandingkan pesanan untuk memastikan pesanan baru betul.

3. PROSES ASAS PEROLEHAN

Proses asas perolehan ini bergantung dengan syarikat /organisasi/jabatan.
Tetapi prosedur asas yang pertama masih mengekalkan proses pengesahan
awal dalaman. Ini merupakan peringkat yang utama sebelum persetujuan untuk
mendapatkan sesuatu bahan,alat,tender dan sebagai nya yang berkaitan
dengan urusan perolehan.

Atau
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 5 / 8

4. PERBEZAAN PROSES PEROLEHAN TRADISIONAL DENGAN ONLINE

Dalam bahagian ini anda boleh menilai sendiri perbezaan antara proses
perolehan secara tradisional dan secara dalam talian. Sekaligus dapat melihat
kaedah rekod-rekod perolehan dilaksanakan mengikut kaedah yang digunakan
oleh jabatan/syarikat/organisasi, sama ada dalam agensi kerajaan atau swasta.
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 6 / 8

SOALAN:
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 7 / 8

1. Nyatakan tiga (3) jenis pecahan jual dan beli.

i. ...................................
ii. ...................................
iii. ....................................

2. Nyatakan dua (2) jenis borang permintaan

i. ...................................
ii. ...................................
 N821-001-3:2020-C03/KP(26/26) Muka Surat: 8 / 8

RUJUKAN:

1. PROCUREMENT PROCESS
https://www.purchasecontrol.com/blog/procurement-process-cycle/ 18/2/2021,
9.00am

2. PROCUREMENT PROCESS (2) OFFLINE

https://kissflow.com/procurement-process/ 18/2/2021, 10.20am

3. PROCUREMENT PROCESS (3) ONLINE

https://medium.com/@wings2aspirationsofficial/advantages-of-eprocurement-
over-offline-procurement-process-tap2trade-4452034c0ff4 18/2/2021, 3.20pm

4. BENEFITS E-PROCUREMENT
https://blog.procurify.com/2015/05/12/7-benefits-of-e-procurement/ 18/2/2021,
10.00pm