KOLEJ VOKASIONAL DATO LELA MAHARAJA,

71300, REMBAU, NEGERI SEMBILAN

TELEFON: 06-6851218 FAKS: 06-6858178

KERTAS PENERANGAN
NAMA PROGRAM /
PROGRAM CODE AND PENGURUSAN PERNIAGAAN
NAME

TAHAP / LEVEL 4 SEMESTER 8

NO DAN TAJUK MODUL/

BPP 801 OFFICE VENDOR ADMINISTRATION
MODULE NO AND TITLE
K2. CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT PROCESS

STANDARD 2.1. Collate vendor documents.

KANDUNGAN / CONTENT 2.2. Analyze collated document.
2.3. Shortlist vendors.
STANDARD 2.4. Recommend the preferred vendor

At the end of the course, students should be able to :

OBJEKTIF MODUL 1. Prepare office vendor administration.
2. Perform office vendor procurement process.
/MODULE OBJECTIVES 3. Comply office vendor administration according to companys
SOP.

NO KOD / CODE NO BPP801-2/5 KP Muka: 01 Drp:

NAMA / NAME TARIKH /DATE

 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 2 Drp: 7

K2. CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT PROCESS

(Mengendalikan proses perolehan vendor)

2.1 Mengumpulkan dokumen vendor.

Proses mengumpulkan dokumen vendor merupakan satu proses yang penting di mana
pegawai yang menguruskan proses pengumpulan dokumen ini hendaklah meneliti kandungan
perjanjian kontrak antara syarikat dan vendor tersebut serta SOP syarikat berkaitan
pengurusan vendor sebelum mengemukakan Nota Pesanan untuk sesebuah projek yang ingin
dijalankan. Antara dokumen yang terlibat adalah :

a) Nota Pesanan (Purchase Order / Surat tanya)

Dihantar oleh pembeli (syarikat utama) kepada penjual (syarikat vendor) untuk
mendapatkan maklumat barang-barang yang hendak dibeli.

Maklumat yang diperlukan; nama barang, harga barang, kuantiti, syarat serahan / cara
pembekalan, kadar diskaun dan cara pembayaran.

Jika kedua-dua syarikat sudah memeterai kontrak, Nota Pesanan cukup sekadar nama
barang dan harga barang yang dibekalkan kerana syarat-syarat lain telah dipersetujui di
dalam kontrak.

b) Sebut harga (Quotation)

Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) sebagai jawapan
kepada surat tanya.

Maklumat yang diberi; nama barang, harga barang yang hendak dibeli, syarat
penghantaran dan pembayaran.

c) Invois (Invoice)

Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) apabila penjual
membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset secara kredit.

Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh urus niaga, nombor
invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat serahan dan bayaran dan K. & K. di K.

Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli dan salinan pendua
disimpan oleh penjual.

d) Nota Serahan (Delivery Order)

 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 3 Drp: 7

Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) bersama-sama
dengan barang.

Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan sebagai perakuan

bahawa barang-barang telah dihantar dengan selamat.

Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak dinyatakan.

Berikut adalah carta alir pengendalian dokumen apabila berurusan dengan vendor.
b
r
e
S
k
y
a
m
plIN
in
u
t
s
d
o
vgP
h
j,(D
)
O
/

2.2 Membuat analisa dokumen vendor.

Setelah pegawai pengurusan vendor memperolehi semua dokumen perniagaan yang

diperlukan daripada syarikat vendor (sebut harga, nota serahan dan invois), seterusnya
pegawai hendaklah memastikan perkara berikut seperti yang terdapat di dalam SOP syarikat:

a) Memastikan senarai barang yang tercatat di dalam invois adalah sama dengan senarai
barang yang tercatat di dalam nota serahan dan sebut harga.

b) Memastikan harga barang yang dibekalkan sama seperti yang terkandung di dalam kontrak
bersama syarikat vendor berkenaan. Sekiranya terdapat kesilapan dalam dokumen-
dokumen ini, pegawai hendaklah memaklumkan kepada syarikat vendor untuk dibuat
pembetulan yang sewajarnya.

c) Setelah semua dokumen lengkap, pegawai akan mengemukakan semua dokumen tersebut
ke bahagian kewangan untuk proses pembayaran.
 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 4 Drp: 7

2.3 Senarai pendek vendor.

Umumnya, pegawai syarikat utama yang menguruskan hal berkaitan syarikat vendor perlu
membuat pemilihan syarikat vendor. Untuk membuat pemilihan ini, pegawai hendaklah
mempunyai maklumat berkaitan syarikat vendor yang boleh membekalkan perkhidmatan dan
barang yang diperlukan lebih daripada satu syarikat vendor. Hal ini adalah untuk menjamin
syarikat utama mendapat bahan / perkhidmatan yang terbaik pada harga yang lebih rendah
atau bersesuaian dengan bajet syarikat daripada syarikat vendor berkenaan.

Untuk itu, syarikat utama hendaklah menetapkan beberapa kriteria dalam pemilihan syarikat
vendor. Antara kriteria yang boleh disemak adalah seperti berikut:

a) Syarikat vendor berdaftar di bawah Akta Perniagaan 1965.

b) Syarikat vendor mempunyai Laporan Profil Syarikat yang lengkap.
c) Syarikat vendor telah beroperasi melebihi 5 tahun.
d) Syarikat vendor mempunyai sijil SSM.

Syarikat utama boleh menetapkan syarat-syarat lain selain daripada di atas mengikut
keperluan syarikat tersebut agar dapat menjamin mempunyai hubungan kerjasama yang erat
dengan syarikat vendor. Hal ini juga membolehkan syarikat utama meneruskan perniagaan
dalam persekitaran yang baik dan dapat mengembangkan perniagaan sekiranya mendapat
kerjasama yang erat daripada syarikat-syarikat vendor.

2.4 Mencadangkan vendor yang sesuai dan menepati kriteria syarikat.

Berdasarkan permohonan yang diterima daripada syarikat-syarikat yang ingin menjadi

syarikat vendor, pegawai boleh menggunakan kriteria-kriteria di atas dalam menentukan
senarai pendek syarikat yang layak untuk menjadi syarikat vendor. Setelah pemilihan di buat,
pegawai boleh mengemukakan senarai pendek syarikat yang layak untuk menjadi syarikat
vendor kepada bahagian pengurusan tertinggi syarikat semasa mesyuarat pengurusan.
Bahagian pengurusan boleh memutuskan pemilihan syarikat vendor berdasarkan peruntukan
bajet syarikat terhadap jenis barang / perkhidmatan yang diperlukan.

Seterusnya, setelah mendapat pengesahan daripada bahagian pengurusan tertinggi, pegawai

hendaklah mengeluarkan satu dokumen atau sijil perakuan yang menunjukkan pengesahan
bahawa syarikat terbabit telah terpilih sebagai syarikat vendor.
 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 5 Drp: 7

Akhirnya, kedua-dua pihak akan memeterai perjanjian kontrak bagi membolehkan mereka
bekerjasama dengan baik.

Berikut adalah contoh perjanjian kontrak diantara syarikat utama dan syarikat vendor. Pihak
pertama merupakan syarikat utama manakala pihak keduaadalah syarikat vendor yang
dilantik.

iLHAM iNTERIOR DESIGN

LOT 263, TAMAN CENDRAWASIH, JALAN TITIWANGSA,
54120, KUALA LUMPUR
0337372442 / 0337372443
ilhaminteriordesgin@gmail.com

Perjanjian kontrak yang dimeterai antara dua pihak :

Pihak pertama : iLHAM iNTERIOR DESIGN

Alamat : Lot 263, Taman Cendrawasih, Jalan Titiwangsa,

54120, Kuala Lumpur.
No. tel : 019-202 4200
Nama : Nur Alia Farhana Binti Nordin

Pihak kedua : Syarikat Rancorb Sdn. Bhd.

Alamat : No. 11, Jalan Seri Angkasa 5, Taman Kemboja 5, 71900 Seremban,
Negeri Sembilan.
No. tel : 016-9100720
Nama : Nur Izyantie Binti Mohd Roslan

Berikut adalah isi perjanjian kontrak antara pihak pertama dan pihak kedua :

1. Perbincangan kesepakatan kerjasama di antara pihak pertama dan pihak kedua :

Pihak pertama berhak menetapkan tarikh perbincangan bersama pihak kedua. Sekiranya
pihak kedua gagal mengikuti ketetapan tarikh yang telah ditetapkan, pihak kedua perlulah
memaklumkan kepada pihak pertama dan menentukan tarikh perbincangan yang
seterusnya. Perbincangan bersama pihak kedua akan diadakan sebanyak 3 kali setahun.

2. Penilaian prestasi pihak kedua oleh pihak pertama :

Pihak pertama akan memantau prestasi kerja pihak kedua. Pihak pertama akan membuat
pemantauan ke atas syarikat pihak kedua dari segi proses kerja yang dilakukan. Pihak
pertama akan merekodkan borang penilaian prestasi dan laporan prestasi syarikat pihak
kedua sebagai bukti. Sekiranya pihak kedua tidak mencapai prestasi yang dijangkakan
oleh pihak pertama, pihak kedua akan diberi amaran sebagai peringatan. Sekiranya
 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 6 Drp: 7

prestasi pihak kedua tidak mencapai KPI pihak pertama sebanyak 3 kali berturut-turut
maka kontrak akan terbatal serta-merta.

3. Pengurusan risiko pihak kedua:

Risiko dalam konteks perjanjian kontrak ini adalah seperti berikut:
Pihak kedua gagal menghantar barang yang dipesan oleh pihak pertama mengikut
ketetapan waktu.
Mendedahkan urusniaga antara pihak pertama dan pihak kedua kepada syarikat luar.
Pihak kedua membuat sebarang penipuan.
Sekiranya salah satu perkara di atas dilanggar oleh pihak kedua, maka pihak kedua akan
mananggung ganti rugi dan risiko yang berlaku. Pihak kedua juga akan diberi notis dan
tindakan mahkamah.
Pihak pertama berhak menamatkan kontrak bersama pihak kedua sekiranya risiko yang
terjadi memudaratkan pihak pertama.

4. Kualiti bahan bekalan oleh pihak kedua :

Bahan yang dibekalkan oleh pihak kedua mestilah berkualiti dan menepati kriteria yang
ditetapkan oleh pihak pertama. Sekiranya pihak kedua gagal menghasilkan bahan yang
berkualiti dan tidak menetapi kriteria yang telah dipersetujui oleh pihak pertama, pihak
pertama berhak memulangkan bahan-bahan tersebut dan notis akan dikeluarkan kepada
pihak kedua.

5. Penghantaran bahan bekalan kepada pihak pertama :

Pihak kedua perlulah menghantar bahan bekalan kepada pihak kedua mengikut tarikh
yang telah ditetapkan. Sekiranya pihak kedua gagal menghantar bahan bekalan kepada
pihak pertama, pihak kedua perlulah menghubungi pihak pertama untuk memaklumkan
masalah yang dihadapi oleh pihak kedua agar tidak menganggu proses perniagaan pihak
pertama. Jika kegagalan pihak kedua telah menjejaskan proses kerja pihak pertama, maka
notis akan dikeluarkan kepada pihak kedua serta-merta.

Demikian adalah antara perjanjian yang telah dipersetujui oleh pihak pertama dan pihak kedua.
Segala perkara yang tertulis seperti diatas bertujuan untuk memastikan hubungan baik antara
pihak pertama dan pihak kedua. Sekiranya salah satu pihak tidak menepati terma-terma yang
telah ditetapkan maka kontrak ini akan terbatal serta-merta.

Perjanjian ini dibuat secara sedar, telus dan tanpa paksaan oleh mana-mana pihak. Jika terdapat
sebarang kegagalan atau kesulitan terhadap perjanjian kontrak ini, pihak pertama dan pihak kedua
akan bersama menyelesaikannya dengan amanah dan tanggungjawab.

Perjanjian kontrak ini ditandatangani pada 6 Julai 2016 (Rabu) diantara:

_________________________ _________________________
 NO KOD / CODE NO. BPP 801-1-KP1 Muka : 7 Drp: 7

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

(Nur Alia Farhana Binti Nordin) (Nur Izyantie Binti Mohd Roslan)
iLHAM iNTERIOR DESIGN Syarikat Rancorb Sdn. Bhd.
6 Julai 2016 6 Julai 2016