MENGENDALIKAN PROSES

PEROLEHAN VENDOR
K2.1 : Mengumpulkan Dokumen Vendor
Proses penting di mana pegawai hendaklah
meneliti :
- Kandungan perjanjian kontrak antara syarikat
& vendor tersebut
- SOP syarikat berkaitan pengurusan vendor
sebelum mengemukakan Nota Pesanan untuk
sesebuah projek yang ingin dijalankan.
Antara dokumen yang terlibat adalah :

a) Nota Pesanan (Purchase Order / Surat tanya)

Pembeli (syarikat utama) kepada penjual (syarikat
vendor) untuk dapatkan maklumat barang-barang
yang hendak dibeli.
Maklumat : nama barang, harga barang, kuantiti,
syarat serahan / cara pembekalan, kadar diskaun
& cara pembayaran.
Jika kontrak telah dimeterai, sekadar nama
barang & harga barang telah dipersetujui di
dalam kontrak.
b) Sebut harga (Quotation)
Penjual (syarikat vendor) kepada pembeli
(syarikat utama) sebagai jawapan kepada surat
tanya.
Maklumat : nama barang, harga barang yang
hendak dibeli, syarat penghantaran &
pembayaran.
c) Invois (Invoice)
Penjual (syarikat vendor) kepada pembeli
(syarikat utama) apabila pembelian barang
niaga @ aset secara kredit.
Maklumat : nama & alamat pembeli &
penjual, tarikh urus niaga, nombor invois,
kuantiti & harga, jumlah belian, syarat serahan
& bayaran dan K. & K. di K.
3 salinan. Salinan asal (pembeli) & salinan
pendua (penjual).
d) Nota Serahan (Delivery Order)
Penjual (syarikat vendor) kepada pembeli
(syarikat utama) bersama-sama dengan
barang.
Membolehkan pembeli menyemak barang
yang dihantar
Sebagai perakuan barangtelah dihantar
dengan selamat.
Jenis barang & kuantiti sahaja disenaraikan.
Harga barang tidak dinyatakan.
 Syarikat
mengeluarkan
Nota Pesanan
kepada syarikat
vendor

Syarikat utama
Sykt vendor
membuat
mengeluarkan
pembayaran
sebut harga
berdasarkan invois

Setuju : sykt vendor

Sykt vendor akan menghantar
mengeluarkan barang pesanan
Invois beserta Nota Serahan
(D/O)
K2.2 : Membuat analisa dokumen vendor
Setelah memperolehi semua dokumen perniagaan yang
diperlukan, pegawai hendaklah memastikan perkara
berikut seperti yang terdapat di dalam SOP syarikat:
Pastikan senarai barang yang tercatat dalam invois
sama dengan senarai barang yang tercatat dalam nota
serahan & sebut harga.
Pastikan harga barang yang dibekalkan sama seperti
yang terkandung di dalam kontrak. Jika ada kesilapan
pegawai perlu maklum pada syarikat vendor untuk
pembetulan.
Pegawai akan mengemukakan semua dokumen
tersebut ke bahagian kewangan untuk proses
pembayaran.
 K2.3 : Senarai pendek vendor
Pegawai syarikat utama perlu membuat
pemilihan syarikat vendor.
Pegawai hendaklah mempunyai lebih daripada
satu syarikat vendor serta maklumat berkaitan
syarikat vendor yang boleh membekalkan
perkhidmatan dan barang yang diperlukan
Untuk menjamin syarikat dapat bahan /
perkhidmatan terbaik pada harga yang lebih
rendah atau bersesuaian dengan bajet syarikat.
Kriteria yang boleh disemak dalam pemilihan
syarikat vendor:
Syarikat vendor berdaftar di bawah Akta
Perniagaan 1965.
Syarikat vendor mempunyai Laporan Profil
Syarikat yang lengkap.
Syarikat vendor telah beroperasi melebihi 5
tahun.
Syarikat vendor mempunyai sijil SSM.
 Syarikat utama boleh tetapkan syarat-syarat
lain selain daripada di atas mengikut
keperluan yang membolehkan syarikat utama
meneruskan perniagaan dalam persekitaran
yang baik dan dapat mengembangkan
perniagaan sekiranya mendapat kerjasama
yang erat daripada syarikat-syarikat vendor
K2.4 Mencadangkan vendor yang
sesuai dan menepati kriteria syarikat
Bahagian pengurusan boleh memutuskan pemilihan
syarikat vendor berdasarkan peruntukan bajet syarikat
terhadap jenis barang / perkhidmatan yang diperlukan.
Seterusnya, setelah mendapat pengesahan daripada
bahagian pengurusan tertinggi, pegawai hendaklah
mengeluarkan satu dokumen atau sijil perakuan yang
menunjukkan pengesahan bahawa syarikat terbabit
telah terpilih sebagai syarikat vendor.
Akhirnya, kedua-dua pihak akan memeterai perjanjian
kontrak bagi membolehkan mereka bekerjasama
dengan baik.