BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM
TAHAP DAN
SEMESTER 2 (SEMESTER 4)

KOD DAN NAMA

BKP 4022 EVENT COORDINATION
KURSUS
K1 IDENTIFYEVENT COORDINATION
REQUIREMENTS
NO. DAN TAJUK K2 ARRANGE LOGISTICOF EVENT
KOMPETENSI K3 COORDINATEMEETING&EVENTARRANGEMENT
K4 RECORD MINUTESOFMEETING
K5 REPORT EVENTCOORDINATION
NO. KOD KSKV BKP 4022 /KP(1/5) Muka Surat : 1
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Daripada : 10

TAJUK :

KENALPASTI KEPERLUAN KOORDINASI ACARA

TUJUAN :

Kertas penerangan ini adalah untukmemberikefahaman dan

pengetahuankepadapelajartentangkeperluanpengendalian acara.

PENERANGAN :
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 10

Setiap majlis yang sempurna dan berjalan dengan baik memerlukan perancangan awal
yang teliti. Setiap majlis yang sempurna dan berjalan dengan baik memerlukan
perancangan pada tahap awal, pada tahap pertengahan dan pada tahap akhir.
Perancangan yang sebegini memberi peluang kepada anda untuk mengenal pasti
semua kelemahan yang ada dan mencari jalan penyelesaian yang terbaik.

1.1 Definisi Majlis

Suatuupacara, perjumpaan, keramaianatauperhimpunan yang
dianjurkansecararasmiatautidakrasmi oleh
sesuatupihakuntuktujuanataumatlamattertentu yang dirancangkan,
denganpenglibatan dan penyertaan oleh pelbagaipihak yang lain dan peserta yang
ramai.

(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)

Majlis adalahmerujukkepadaaktiviti yang bersifatrasmimahupunsantai yang
telahdisusunatur dan akandilaksanakan oleh
sebuahjawatankuasabagimencapaisesuatuobjektif yang tertentu.
Iamelibatkanbeberapasiritugasansertafungsidengankehadiran para jemputan dan
peserta.

Ianyaadalahsebuahperhimpunanawambagipelbagaitujuan yang
bolehdiklasifikasikanmengikutsaiz, jenis dan pengisian majlis yang tersebut.
Sesebuah majlis diadakanbagimenetap dan menyatakanpenghormatan yang
perludiberikankepadaseseorangtetamukehormat dan parajemputannya.

Sehubungandenganitu, penganjurbagisesebuah majlis perlumengikuti dan

mematuhiperaturansertatertibprotokol yang telahditetapkanmengikutjenis majlis yang
akandiadakan.
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 10

1.2 Tujuan dan objektif

1.2.1 Majlis / Acara

i. Untukmerancangkonsepatau acara majlis yang dilangsungkan,
perancanganlogistik dan penyelarasanaspekteknikalsebelum acara atau
majlis dijalankan dan mempelajaricara dan proses pengurusan majlis atau
acara.
ii. Mencapaisatuobjektif yang berfaedahkepadaindividu tertentuataumasyarakat
yang terlibatsecaralangsungataupuntidaklangsung.
iii. Untukmenjalankanpromosi dan
memperkenalkanprodukatauperkkhidmatanbaruatauproduksediaada
iv. Untukmemasarkanproduk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat
dan mengenalpastigolongansasaranpembeli dan penggunaproduk
v. Untukmenunjukkanimejsyarikat yang baik dan kuat  kepadapelanggan dan
penggunauntukjangka masa yang panjang dan
mengukuhkanlagihubunganantarasyarikat dan
pelanggan.Untukmendapatkan  kembaliperolehankeuntungan yang
dilaburkan

1.2.2 PenyelarasanAcara
1.2.2.1 Tujuan
Jawatankuasa perlu menetapkan jenis majlis yang akan diadakan
berserta acara-acara majlis yang akan berlangsung serta siapakah
tetamu jemputan yang akan diraikan. Butiran tersebut dapat
membantu bagi memastikan bahawa majlis yang akan dikendalikan
adalah berbentuk rasmi ataupun tidak rasmi.

1.2.2.2 Objektif
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 10

Jawatankuasa hendaklah menetapkan sasaran atau sesuatu perkara

yang hendak dicapai dalam pengendalian majlis yang diadakan.
Sesuatu majlis yang dianjurkan mempunyai pelbagai objektif
berpandukan kepada jenis acara yang akan berlangsung.

1.3 Jenis-jenis Majlis

1.3.2 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau
Kerajaan Negeri yang mendapatkelulusanperuntukan Kerajaan.

1.3.2.1 Majlis Rasmi Dan Formal

 Majlis/aktiviti yang sumberperuntukannyadari Kerajaan
sepertiharibekerjadariIsninsehingga Jumaat di pejabat, di
luarpejabat, majlis penuhistiadat, majlis jamuan
(malamatauhujungmingguiaitu di luarwakturasmibekerja). Majlis
yang melibatkanpembesar Negara/Negeri dan
menepatiaspekprotokolsecarapenuh.
 Contoh : Majlis jamuanmakan yang diberikan oleh Perdana Menteri
bagimeraikanKetua Kerajaan yang membuatlawatanke Malaysia.

1.3.2.2 Majlis Rasmi tetapiTidak Formal

 Majlis/aktiviti yang sumberperuntukannyadari Kerajaan seperti
program turunpadang, lawatan dan majlis perasmian.
Terdapatsedikitkelonggarandarisegiprotokol.
 JamuanTeh Hari Kebangsaan yang pakaiandalam majlis
sepertiinibiasanya baju batik berlenganpanjang.

1.3.3 Tidak Rasmi

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of 10

Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi Kerajaan/swasta

yang tidakmelibatkanperuntukan Kerajaan sertaaspekprotokol
sepenuhnya.

1.3.2.1 Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal

 Majlis/aktiviti yang sumberperuntukannyabukandari Kerajaan
sepertiindividuataupertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh orang-
orang kenamaandaripadaSenaraiKeutamaan Persekutuan dan
Negeri (rujuksenarai yang terkini).
 Majlis yang dibuat oleh pihakswasta (Perasmianbangunanswasta
oleh YAB Ketua Menteri atau Menteri-menteriKabinet yang lain).

1.3.2.2 Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal

 Majlis-majlis yang dianjurkan oleh
ataubagipihakswastaataubukankerajaandengankeseluruhan kos
penganjuran dan pelaksanaandibiayaisepenuhnya oleh
pihakpenganjur dan semua yang
terlibattidakperlumematuhisepenuhnyaperaturan dan adatbagi
majlis rasmi.
 Majlis Hari Keluargaanjuranpegawai dan
kakitangansesuatuorganisasikerajaanataubukankerajaan,Pertunjuk
ananekaragam.

1.3.3 Separa Rasmi

Majlis/aktivitisepertikejohanansukan dan riadah di mana
sebahagiansumberperuntukandari Kerajaan dan
sebahagiannyadaripadasumbangan oleh wang kelabsukanataupertubuhan.
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 6 Drp / Of 10

1.4 Prosedur Penyelarasan Acara

Mengendalikan sesuatu majlis makan yang dihadiri oleh banyak tamu memerlukan
perancangan awal sekurang-kurangnya enam bulan sebelum majlis berlangsung.

1.4.1 Jumlah Tetamu Yang Bakal Dijemput

Jumlah tetamu sangat penting sebelum anda menempah tempat untuk

mengadakan majlis tersebut.
Untuk memastikan majlis berjalan dengan lancar dan selamat,
selalunya penganjur akan menyediakan tempat berlebihan untuk
menampung tetamu yang hadir secara tiba-tiba taua pun tetamu yang
membawa lebih ramai daripada yang sepatutnya.
Namun, hal ini tidak mungkin akan berlaku pada sebuah majlis
makan yang memerlukan setiap tetamu membeli tiket.

1.4.2 Tempat Yang Sesuai

Setelah anda mengetahui jumlah jemputan dan anggaranya, anda bolehla
membuat perancangan seterusnya iaitu menetapkan tempat untuk majlis
tersebut akan diadakan.
Semasa memilih tempat, anda juga harus memikirkan lokasinya
samada susah untuk dimasuki atau di kawasaaan yang selalunya berlaku
kesesakan lalu lintas.
Pastikan tempat yang dipilih mempunyai tempat letak kereta yang
selamat, dekat dengan dewan dan mencukupi.

1.4.3 Tema Majlis

NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 7 Drp / Of 10

Tema majlis sangat penting untuk menentukan hala tuju sesuatu majlis.
Pastikan tema yang dipilih bersesuaian dengan peringkat umur para
jemputan dan mood pada hari tersebut.

1.4.4 Penyediaan Kad Jemputan

Kad jemputan selalunya diedarkan kepada tetamu dua minggu atau sebulan
sebelum majlis berlangsung. Kad jemputan sangat penting sabagai satu
peringatan tentang majlis anda.
Butir-butir dalam kad jemputan adalah seperti di bawah:
i. Nama tuan rumah/penganjur
ii. Nama tetamu yang dijemput
iii. Tujuan majlis diadakan
iv. Tarikh
v. Jam
vi. Butir-butir lain seperti masa kehadiran, waktu bersanding atau acara
kemuncak.
vii. Atur cara majlis
viii. Nama dan nombor telefon yang boleh dihubungi
ix. Peta untuk ke tempat tersebut.

1.4.5 Menu
Pemilihan menu terpulang kepada anda dan bergantung kepada:
i. Cita rasa
ii. Tema majlis
iii. Bajet yang disediakan

Dalam memilih menu hidangan, perkara yang perlu dititikberatkan sebagai

menghormati tetamu yang hadir. Jika tetamu terdiri daripada berbagai-bagai
agama dan bangsa, maka sentiviti kaum harus diambil kira. Contoh, jemputan
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 8 Drp / Of 10

yang bergama hindu dan budhha kebanyakkannya tidak memakan daging

lembu, sama seperti orang Muslim yang tidak memakan khinzir.

1.4.6 Hiasan Dewan

Hiasan dewan biarlah bersesuaian dengan tema majlis dan jangan berlebihan
dalam hiasan. Hiasan pada meja VIP selalunya berlainan daripada meja
tetamu yang lain dan lebi terserlah.

1.4.7 Buah tangan Untuk Tetamu

Buah tangan untuk tetamu atau door giftselalunya diberikan dalam setiap
majlis. Pastikan buah tangan cukup untuk semua tetamu yang hadir kerana
anda sudah tentu tidak mahu ada tetamu pulang dengan tangan kosong.

1.4.8 Dif-dif kehormat

Dif-dif kehormat lazimnya diundang untuk memeriahkan sesuatu majlis dan
sewajarnya juga nama-nama mereka diumumkan oleh pengacara majlis
sebagai tanda penghargaan.
Pastikan anda mendapatkan kesemua senarai nama dif kehormat yang
akan hadir dan susun nama mereka mengikut kepentingan dan status.
Berikan senarai tersebut kepada pengacara majlis dan berikan arahan yang
jelas tentang perkara yang perlu disebut dan perkara yang tidak boleh
disebut. Pastikan nama-nama dif kehormat ditulis dengan terang agar mudah
dibaca.

1.4.9 Atur cara majlis

Atur cara majlis merupakan satu prgram yang menentukan perjalanan
sesuatu majlis. Dalamnya akan tertulis masa majlis akan bermula, ketibaan
tetamu dan VIP, dan perjalanan majlis seterusnya.

1.4.10 Susunan Dewan

Apabila sudah mengetahui atur cara majlis, langkah seterusnya adalah untuk
merancang susun atur dewan agar menepati kehendak majlis dan
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 9 Drp / Of 10

memudahkan pergerakan pihak-pihak tertentu semasa perjalanan majlis

tersebut.
i. Kedudukan pentas
Jika majlis melibatkan penggunaan pentas, sudah tentu pentas harus
diletakkan di hadapan sekali dan dapat dilihat oleh semua penonton
yang ada. Setiap pentas pula mesti mempunyai tangga yang dapat
dinaiki dari kedua-dua penjuru tepi dan dari bahagian hadapan untuk
memudahkan jemputan naik ke pentas sekiranya diperlukan.
ii. Hiasan pentas
Hiasan pentas mestilah cantik tetapi tidak keterlaluan. Jangan sekali-
kali meletakkan pokok-pokok yang merimbun macam hutan di
hadapan pentas kerana hal ini sudah tentu akan menghalang visual
penonton dan akan mencacatkan persembahan dan mengelirukan
penonton.
iii. Meja makan dan tempat duduk hadirin
Meja makan hadirin pula mestilah disusun secara seimbang pada
kedua-dua belah kiri dan kanan. Kedudukan hadirin dapat ditentukan
sekiranya mereka menjawab sama ada akan hadir atau pun tidak
dalam majlis tersebut.

1.4.11 Pengacara Majlis

Pengacara majlis atau dalam bahasa Inggeris dikenali sebagai Master
OfCeremony, atau lebih singkat dipanggil emcee diibaratkan sebagai ‘nadi’
sesebuah majlis.
Fungsi utama seorang pengacara majlis adalah untuk menghidupkan
sesuatu majlis dan mengawal agar majlis berjalan dengan lancar. Pengacara
majlis juga bertindak sebagai image creator yang mewakili hos sesuatu
majlis.
Pengacara majlis harus bersifat versatil, iaitu mampu membentuk mood
sesuatu majlis seperti yang dikehendaki oleh hos.
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 10 Drp / Of 10

1.4.12 Penyambut Tetamu

Peyambut tetamu atau usher dalam bahasa Inggeris ialah individu yang
ditugaskan untuk membantu tetamu yang datang untuk menunjukkan meja
mereka dan mengiringi tetamu-tetamu kehormat ke atas pentas.

1.4.13 R.S.V.P
Perkataan R.S.V.P asalnya daripada perkataan Peranchis iaitu repondez
s’illvous plait, yang bermaksud ‘sila jawab’.
1.4.14 Penyediaan Bajet
Selepas segala perkara telah diatur dengan terperinci, menjadi
tanggungjawab anda untuk menyediakan bujet yang komprehensif untuk
ditunjukkan kepada penganjur atau hos atau majikan anda.

SOALAN:

1. Majlis yang sempurnamemerlukan?

a) .........................................................................................................................
b) .........................................................................................................................
c) .........................................................................................................................

2. Nyatakantigajenis majlis
a) .........................................................................................................................
b) .........................................................................................................................
c) .........................................................................................................................

3. Nyatakantigaprosedur yang perludipatuhidalamPenyelarasansesebuah

majlis/acara.
a) .........................................................................................................................
b) .........................................................................................................................
c) .........................................................................................................................
NO. KODNOSS FB-025-3:2012-C05 /P(1/5) Muka Surat / Page : 11 Drp / Of 10

4. Nyatakanfungsiutamaseorangpengacaradalamsesebuah majlis/acara.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

RUJUKAN:

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and

Distributors.
2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan
Bahasa dan Pustaka.
3. Amin Hazyq (2008). Cara MudahMengendalikan Majlis Rasmi Dan
AktivitiRiadah Syarikat. Perintis Books Sdn. Bhd.