KOLEJ TEKNOLOGI BESTARI CAW.

AMPANG
NO.41 JALAN NIRWANA 39,
TAMAN NIRWANA, 68000 AMPANG
SELANGOR DARUL EHSAN.

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA

PROGRAM / N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION
PROGRAM CODE & NAME
TAHAP / LEVEL L3

KOD DAN NAMA UNIT

KOMPETENSI /
N821-001-3:2020-C04 OFFICE INVENTORY HANDLING
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

1. CHECK OFFICE INVENTORY AVAILABILITY

2. PERFORM OFFICE INVENTORY REQUISITION
NO. DAN PENYATAAN 3. PERFORM OFFICE INVENTORY ISSUANCE
AKTIVITI KERJA /
4. MONITOR OFFICE EQUIPMENT’S MOVEMENT /
WORK ACTIVITIES NO.
TRASFER AND MAINTENANCE
AND STATEMENT
5. MONITOR EXPIRED / RECYCLED OFFICE ITEMS
6. RECORD INVENTORY HANDLING ACTIVITIES

MUKA SURAT / PAGE : 1

NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10

TAJUK / TITLE:
PROSEDUR PERMINTAAN INVENTORI

TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberikan pengenalan kepada pelajar
mengenai Inventori. Yang terdiri daripada Pengenalan, Jenis-jenis Pengedar/Vendor,
Sebut Harga, Dokumen yang Berkaitan dan Proses Perolehan Pesanan
 MUKA SURAT / PAGE : 2
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
PENERANGAN / INFORMATION:

1. PENGENALAN
Kebanyakkan pengedar atau pembekal menghabiskan banyak masa menyediakan
jangkaan jualan dan belanjawan belanja-belanja yang mungkin terlibat. Di akhir
bulan, jangkaan ini dibandingkan dengan jumlah jualan dan perbelanjaan sebenar
yang dilibatkan. Apabila nilai jualan lebih rendah daripada apa yang dijangkakan
atau belanja yang dilihat lebih tinggi daripada yang dijangkakan, pengurusan
mengambil langkah-langkah pembetulan bagi memastikan jumlah keseluruhan
masih berada pada tahap yang dijangkakan.

Walaupun belanjawan adalah alat pengurusan yang baik, namun sebagai entiti
perniagaan, pengedar terus cuba mengekalkan belanjawan dan jangkaan untuk
terus mengekalkan aset terbesar, iaitu inventori.

2. JENIS-JENIS PENGEDAR/VENDOR
Vendor adalah sebahagian daripada rantaian bekalan yang melibatkan rangkaian
individu, organisasi, sumber, aktiviti dan teknologi yang terlibat dalam penciptaan
dan penjualan produk daripada penyampaian bahan-bahan sumber daripada
pembekal kepada pengilang sehingga penghantaran kepada pengguna akhir.

Vendor juga dikenali sebagai pembekal, yang merupakan seorang individu atau
syarikat yang menjual barangan atau perkhidmatan kepada orang lain dalam
rantaian pengeluaran ekonomi.

Memilih vendor yang tepat melibatkan lebih daripada mengimbas satu siri senarai
harga. Pilihan anda akan bergantung kepada pelbagai faktor seperti nilai untuk
wang, kualiti, kebolehpercayaan dan perkhidmatan.
2.1. BEKALAN PERALATAN PEJABAT
Vendor yang dilantik akan membekalkan bekalan pejabat, bagi barang habis
guna seperti kertas apabila mencapai paras stok minimun. Bagi barang
peralatan pejabat lain yang memerlukan penyelenggaraan seperti mesin
fotostat (jika masih dalam jaminan) vendor akan membuat kerja-kerja
penyelenggaraan secara berkala contoh setiap 3 bulan, atau pihak vendor
akan dipanggil jika berlaku kerosakan
 MUKA SURAT / PAGE : 3
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
2.2. KELENGKAPAN ICT
Vendor yang dilantik akan membuat kerja-kerja penyelenggaraan secara
berkala bagi peralatan yang masih dalam jaminan dan akan dipanggil untuk
membaiki kerosakan

2.3. RENOVASI (Pembaikan dan Pemasangan)

Senarai kontraktor yang berdaftar dengan pihak syarikat akan dipanggil
untuk membuat kerja-kerja pembaikan seperti menukar pintu, membuat kerja
pembaikan bilik pejabat

2.4. KEBERSIHAN DAN PERKHIDMATAN SANITARI

Kontraktor/vendor yang dilantik akan membuat kerja-kerja pembersihan
setiap hari bekerja seperti menyapu sampah dalam pejabat, membersih bilik
air
 MUKA SURAT / PAGE : 4
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
3. SEBUT HARGA (QUOTATION)
3.1. DEFINASI SEBUT HARGA
Sebagai dokumen rasmi janji, yang diberikan oleh pembekal prospektif
untuk membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dinyatakan oleh
pembeli pada harga yang dinyatakan di bawah syarat-syarat tertentu. Ia
terdiri daripada syarat jualan, pembayaran dan jaminan, termasuk harga
yang diputuskan untuk mengenakan bayaran untuk produk atau
perkhidmatan, tarikh, masa dan tempat penghantaran, tempoh sah sebut
harga.

Sebut harga membantu pembeli mengetahui kos barangan atau

perkhidmatan sebelum membuat pembelian. Untuk mendapatkan sebut
harga (iaitu harga untuk bahan yang diperlukan), secara umumnya, tender
diapungkan oleh perusahaan kerajaan.

3.2. MANFAAT SEBUT HARGA

Menggunakan sebut harga dalam perolehan sudah tentu dapat memberikan
pelbagai manfaat kepada organisasi. Berikut adalah manfaatnya:-
a. Berkesan dan cekap
b. Meminimumkan risikon tidak dijangka
c. Memudahkan proses perolehan
d. Menjimatkan masa
e. Urus wang keluar dan masuk

3.3. CONTOH SEBUT HARGA

Dalam setiap transaksi, sebut harga mempunyai peranan yang berbeza.
Sebut harga ialah dokumen yang penjual berikan kepada pembeli untuk
menawarkan barangan atau perkhidmatan pada harga yang dinyatakan, di
bawah syarat yang ditetapkan. Sebut harga digunakan untuk memberitahu
bakal pembeli berapa kos barangan atau perkhidmatan sebelum mereka
membuat komitmen untuk pembelian.
 MUKA SURAT / PAGE : 5
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10

Rajah 2: Carta Alir Proses Sebut Harga

Rajah 3: Contoh Sebut Harga (Quotation)

 MUKA SURAT / PAGE : 6
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
4. DOKUMEN YANG BERKAITAN
Proses mengumpulkan dokumen pembekal/vendor merupakan satu proses yang
penting di mana pegawai yang menguruskan proses pengumpulan dokumen ini
hendaklah meneliti kandungan perjanjian kontrak antara syarikat dan
pembekal/vendor tersebut serta SOP syarikat berkaitan pengurusan
pembekal/vendor sebelum mengemukakan Nota Pesanan untuk sesebuah projek
yang ingin dijalankan. Antara dokumen yang terlibat adalah :
4.1. SURAT TANYA / NOTA PESANAN (Purchase Order)
a. Dihantar oleh pembeli (syarikat utama) kepada penjual (syarikat
vendor) untuk mendapatkan maklumat barang-barang yang hendak
dibeli.
b. Maklumat yang diperlukan; nama barang, harga barang, kuantiti,
syarat serahan, cara pembekalan, kadar diskaun dan cara
pembayaran.
c. Jika kedua-dua syarikat sudah memeterai kontrak, Nota Pesanan
cukup sekadar nama barang dan harga barang yang dibekalkan
kerana syarat-syarat lain telah dipersetujui di dalam kontrak.

Rajah 4: Nota Pesan (Purchase Order)

 MUKA SURAT / PAGE : 7
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10

4.2. INVOIS (Invoice)

a. Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama)
apabila penjual membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset
secara kredit.
b. Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh urus
niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat serahan
dan bayaran.
c. Disediakan dalam dua salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli
dan salinan pendua disimpan oleh penjual.

Rajah 5: Invois (Invoice)

 MUKA SURAT / PAGE : 8
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
4.3. NOTA SERAHAN (Delivery Order)
a. Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama)
bersama-sama dengan barang.
b. Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan se-
bagai perakuan bahawa barang-barang telah dihantar dengan selamat.
c. Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak dinyatakan

Rajah 6: Nota Serahan (Delivery Order)

 MUKA SURAT / PAGE : 9
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
5. PROSES PEROLEHAN PESANAN
Perolehan adalah proses mencari, menyetujui terma dan memperoleh barangan,
perkhidmatan atau kerja dari sumber luaran melalui proses
sebutharga/tender/kontrak.

Rajah 7: Carta Alir Proses Pembekal/Vendor

Rajah 8: Carta Alir Proses Pesanan

 MUKA SURAT / PAGE : 10
NO. KOD / CODE NO. N821-001-3:2020-C04/P(3/11)
DRP / OF : 10
SOALAN / QUESTIONS:

1. Apakah yang dimaksudkan dengan pembekal/vendor.

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

2. Apakah yang dimaksudkan dengan perolehan.

___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCES :

1. https://www.linovhr.com/pengertian-dan-contoh-quotation/ , 01 April 2022, 09:24am

2. https://www.business-in-a-box.com/template/price-quotation-D1409/ , 01 April 2022,
09:44am
3. https://www.docformats.com/quotation-template/, 01 April 2022, 10:04am
4. https://www.mofe.gov.bn/Shared%20Documents/Treasury/Presentations%20Slides
%20or%20Notes/Taklimat%20Pengurusan%20Stor.pdf, 01 April 2022, 11:14am
5. https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/buying/supplier-quotation , 01
April 2022, 12:21pm
6. Jamalludin Helmi Hashim. 2004. Mengurus & Mengawal INVENTORI. PTS
Publications & Distributors Sdn.Bhd. ISBN 983-192-063-5