PUSAT PEMBANGUNAN KEMAHIRAN SARAWAK

CAWANGAN MIRI-K14041
BLOK 1, MCLD, JALAN SHELL LUTONG,
98000 MIRI,
SARAWAK

KERTAS PENERANGAN

KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 PENTADBIRAN PEJABAT

PROGRAM
TAHAP 3

NO. DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C03 OFFICE PROCUREMENT HANDLING

KOMPETENSI

1. PREPARE REQUSITION FORM

2. HANDLE INCOMING PROCUREMENT DOCUMENTS
3. HANDLE PURCHASE ITEMS
NO. DAN PENYATAAN 4. COORDINATE PROCUREMENT LICENSING
AKTIVITI KERJA
RENEWAL
5. RECORD OFFICE PROCUREMENT HANDLING
ACTIVITIES.

NO. KOD N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat: 1 / 9

TAJUK:
JENIS-JENIS BORANG PERMINTAAN (REQUISITION FORM)

TUJUAN:
Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan tentang jenis-jenis borang
permintaan yang digunakan untuk urusan sebelum pembelian barang yang diperlukan
dalam pejabat
NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 2 / 9

PENERANGAN:

1. PENGENALAN OPERASI PEJABAT.

Setiap pejabat memerlukan peralatan untuk operasi. Oleh itu, keperluan ini akan
dipohon oleh pekerja yang ingin menggunakan peralatan dan bajet perlu
dipohon untuk tujuan pembelian dan akhirnya proses pembelian akan
dijalankan. Keperluan peralatan yang dibeli perlulah mematuhi spesifikasi yang
telah ditetapkan. Spesifikasi ini dapat membantu pihak pegawai yang menyelia
dan memantau pembelian peralatan yang tepat dan pembekal dapat mengikut
spesifikasi yang dikehendaki.

1.1. Dalam urusan jual dan beli memerlukan tiga perkara utama iaitu:-

Rajah 1: Pecahan jual dan beli

i. Kos ‘Cost’ perbelanjaan.

Setiap syarikat/organisasi memerlukan kos untuk pembelian
barang/bahan/peralatan.

ii. Kualiti ‘Quality’

Barang/bahan/peralatan yang dibeli dan jual mestilah mempunyai
kualiti

iii. Penghantaran ‘Delivery’

Barang/bahan/peralatan perlu dihantar dan diterima mengikut
masa yang telah dipersetujui
NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 3 / 9

2. PERUNTUKAN

Peruntukan yang biasanya diberikan oleh pihak atasan untuk sesuatu tujuan
haruslah digunakan dengan cara yang betul.Ini kerana peruntukan tersebut akan
dapat digunakan bagi tujuan yang berfaedah. Dalam situasi biasa di persekit-
aran organisasi, peruntukan akan ditetapkan pada awal tahun bagi unit-unit /
jabatan-jabatan tertentu dalam organisasi tersebut. Arahan biasanya diterima
daripada pihak majikan atau pihak atasan bagi tujuan tertentu seperti pembelian
sesuatu produk atau perkhidmatan. Transaksi perniagaan biasanya dilaksana-
kan di dalam bentuk bertulis bagi membekalkan satu rekod bagi kedua-dua per-
nerima dan pembekal.Tujuan peruntukan biasanya adalah dari segi pembelian
sesuatu produk

3. BORANG PERMINTAAN

Proses penyelenggaraan sesuatu kelengkapan/ kemudahan pejabat adalah

penting, ini kerana ianya dapat membuat kelengkapan / kemudahan dalam
sesuatu pejabat dapat digunakan. Jika kekurangan sesuatu kelengkapan /
kemudahan di sesuatu pejabat maka proses pembelian kelengkapan yang baru
perlu dijalankan. Sebelum proses pembelian keperluan pejabat / organisasi perlu
mengisi borang permintaan (Request Form / Requisition form).

Borang permintaan ini merupakan permintaan dalaman untuk membeli barang /

mengeluarkan barangan daripada stok.

a) Membuat draf / dokumen spesifikasi

 Dalam situasi ini, anda akan menghasilkan satu dokumen

tentang produk yang telah anda kaji sebelum pembelian se-
suatu produk tersebut.
 Dokumen yang dihasilkan adalah Borang Permintaan
 Borang perminaan tidak mempunyai format yang tetap dan
ianya bergantung kepada organisasi untuk menghasilkannya.
 Kebiasaannya, butiran yang terdapat dalam Borang Permintaan
adalah seperti berikut :
NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 4 / 9

a. Logo atau alamat syarikat

b. Tajuk dokumen Borang Permintaan (Request Form)
c. Jadual spesifikasi produk
d. Tandatangan
e. Pengesahan

4. JENIS-JENIS BORANG PERMINTAAN

Jenis-jenis borang permintaan ”Requestion Form” yang digunakan di pejabat.

Jenis Borang
Huraian
permintaan

Urgent requisition Permintaan yang diperlukan dengan segera dan

form memerlukan pembaikan serta penyelenggaran

Internal :Permintaan yang dilakukan dalaman sahaja

menggunakan stok simpanan sedia ada.
Internal and external
requisition External : Permintaan yang dilakukan dalaman tetapi
memerlukan pembelian kerana tiada stok dalam
simpanan
 NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 5 / 9

REQUISITION FORM
Requested by : Designation :
Signature : Date: Department :

CATEGORIES*
*Please tick () the category as per request. One requisition form must be for one category
Printing & Stationery Marketing & Promotion activities Repair & Maintenance
Equipment / Furniture & fitting Staff Training Course Insurance/ Road Tax
/ Computers & Peripherals Building/ Renovation Travelling Expenses
Electrical/Electronics Tools Teaching Aids/Consumables Teaching Permit Fee
Advertisement Students’ Activities / Co-Curr Books/Reference Materials
Staff Reacreation Committee Miscellaneous Food and Beverages

No. Items Purpose Quantity Unit Price Amount

(RM)
1 Projector (Epson) Seminar (asset) 1 Rm 4000 Rm 4000
Spesifikasi :
 Zoom lenser
 Bluetooth and otg usb
 360 megapixeil

Total Rm 4000

Recomendation by Head of Department (HOD): ________________________

Recommended : YES / NO Remark:
Signature : Date:
Verification by Admin Department: AFM/Assigned Personel Agreed/Approved by: RD
Admin personel will issue the Signature :……………………………………….
Date:
Internal Stocks items Remarks :
Direct Purchase
Need approval from
Quotation Approved by : ED
RD/ED
Tender Signature :…………………………………. Date:
Remarks :
Verified by (Sign & Name) : ……………………………………..

Date :

Contoh 1: Requsition form V1

NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 6 / 9

Contoh 2: Requsition form V2

NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 7 / 9

Contoh 1: Requsition form URGENT

NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 8 / 9

SOALAN/QUESTION:

1. Nyatakan tiga (3) jenis pecahan jual dan beli.

i. ...................................
ii. ...................................
iii. ....................................

2. Nyatakan dua (2) jenis borang permintaan

i. ...................................
ii. ...................................
NO. KOD. N821-001-3:2020-C03/KP(1/26) Muka Surat : 9 / 9

RUJUKAN/REFERENCE :

1. COORDINATE PURCHASED PROCUREMENT

WIM L3-PENYELIA TADBIR SISTEM MAKLUMAT. Kertas penerangan D-060-3
(M03) – Monitor Purchase Specification Preparation /coordinate purchased pro-
curement / supervise office procurement / monitor equipment inventory

2. PENYEDIAAN DOKUMEN PEMBELIAN

FB-024-3:2012-C03/P(1/5)-WA1:Prepare Procurement documentation

3. REQUISITION
https://policy.usc.edu/requisition/ 1/12/2020, 9.59am