SISTEM PEMFAILAN

Nur allysa rozza binti lamit

DEFINISI SITEM FAIL

SISTEM FAIL MERUPAKAN PROSES MENYIMPAN SEGALA REKOD DAN

DOKUMEN YANG MELIBATKAN PROSES :
-

KLASIFIKASI
PENYUSUNAN
PENYIMPANAN
PELUPUSAN REKOD

TUJUAN SISTEM FAIL

-

Memberi fail yang betul

Tepat kepada orang yang memerlukan
Tepat pada masa yang ditetapkan
Kos rendah
Menyampaikan maklumat apabila diperlukan oleh pelanggan
Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap & berkesan

JENIS-JENIS FAIL
RAHSIA BESAR
- kulit fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah.
- maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses
perancangan
- contoh : keselamatan negara
RAHSIA
- Kulit fail berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah
-urusan berkaitan program pembangunan kerajaan
dianggap

sebagai maklumat berkelas rahsia

- contoh : maruah negara

 SULIT
- Kulit fail berwarna hijau dan dicatat sebagai sulit
- urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan
- biasanya ditujukan kepada seseorang individu
- contoh : tatakelakuan seorang pegawai

TERHAD
- kulit fail berwarna putih dengan cop TERHAD
- biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan
maklumat yang

terkandung di dalamnya

- biasanya ditujukan kepada pegawai yang menjalankan tugas

- contoh : butiran peribadi staf

 TERBUKA
- Kulit fail berwarna putih
- Fail umum tiada had penggunaan fail
- Fail fail berkaitan dengan pengurusan harian
- contoh : fail pentadbiran

PENGELASAN FAIL
Pengelasan mengikut abjad
Pengelasan mengikut nombor
Gandingan abjad dan nombor
Geograf
perkara

PROSEDUR PEMFAILAN
Pembukaan fail
Semak klasifkasi fail dan kod klasfkasi
Rujuk dengan pegawai pengelasan jika fail terperingkat
Buka kulit fail baharu
-tebuk lubang pada kulit fail dan kertas minit
- Tulis tajuk fail dan no rujukan fail
- Masukkan tali hijau dan kertas minit

Masukkan lampiran dan catat no lampiran dan minitkan lampiran pada kertas
minit
Daftarkan fail baru dalam buku daftar fail dan sediakan indeks

Penutupan fail
pastikan fail memenuhi kriteria penutupan
Cop / tuliskan DITUTUP PADA
Fail yang ditutup diikat bersama fail baru selama 3 bulan
Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi diasingkan daripada fail jilid
baharu

MASALAH YANG MUNGKIN

BERLAKU DALAM SISTEM FAIL
Perwujudan dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi no. Rujukan yang
sama.
Fail tidak dapat dikesan / hilang
Kecurian fail dokumen

KELEMAHAN SISTEM FAIL

Kesesakan
Tidak teratur
Pertindihan rekod

CADANGAN PENAMBAHBAIKKAN
Pemasangan alat keselamatan
(fail yang tidak dapat dikesan) Sampul kecil dibuka sebagai fail sementara
menggantikan rail yang tidak dapat dikesan

Pengedaran fail : Setiap pergerakan fail hendaklah direkodkan supaya fail

tersebut tdak hilang dan mudah didapati apabila diperlukan.
DUA FAIL TETAPI NO. RUJUKAN YANG SAMA
Semak perkara utama dan semak klasifkasi fail dan Kod klasifkasi bagi
menentukan tajuk fail dan no. Rujukan fail