PENTADBIRAN DAN

PENGURUSAN PEJABAT
AHSAN AHMAD
KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN
BAHAGIAN SUMBER MANUSIA
JABATAN PENDAFTAR

Panduan Pengurusan Pejabat

Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007

Pekeliling ini diharap dapat membantu agensi awam

melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap,
teratur dan berkesan.

Panduan Pengurusan Pejabat digubal berasaskan Arahan

Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira
kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di
samping mengekalkan kaedh pelaksanaan tugs secra
tradisional terutama di pejabat jabatan/agensi kecil di peringkat
negeri, daerah, Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa
Tempatan

PENGURUSAN AM
PEJABAT
(Bahagian I)
3

PERANAN KERAJAAN

Kerajaan berperanan membangunkan negara

untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat

Agensi kerajaan bertanggung jawab:

melaksanakan
dasar
dan
rancangan
kerajaan dengan cekap dan berkesan

Mengoptimumkan
sumber

Mencegah pembaziran dan salah guna

Memberi
ramai

khidmat

penggunaan

terbaik

kepada

semua

orang

WAWASAN

UKM bertekad menjadi Universiti

terkehadapan yang mendahului langkah
masyarakat dan zamannya bagi
membentuk masyarakat dinamis,
berilmu dan berakhlak mulia

A.

Tanggungjawab Ketua
Jabatan

Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi

dengan cekap dan berkesan:

menyedia
dan
memastikan
kakitangan
memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi,
Piagam Pelanggan, Carta Organisasi

Menyedia SKT jabatan dan individu

Menggalakkan
pegawai

Mengadakan program kebajikan

Menggunakan
aplikasi
pengurusan sumber manusia

Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

perhubungan

sihat

psikologi

antara

dalam

B.

PERANAN KETUA JABATAN

Menyemak semula fungsi jabatan

Menilai semula aktiviti jabatan

Mengemakini undang-udang dan peraturan

Mengadakan perhimpunan bulanan

Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi

Menyediakan senarai tugas

Kemudahan Komunikasi

Perkhidmatan Pos

UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN

Undang-undang dan peraturan yang berkaitan

dengan fungsi jabatan perlu difahami dan
dipatuhi.

undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini

supaya sentiasa relevan.

SENARAI TUGAS
Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:

Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan

Pengstukturan semula organisasi

pengurangan /penambahan fungsi jabatan

pengurangan /penambahan jumlah kakitangan

perubahan dalam sistem atau cara bekerja

KEMUDAHAN KOMUNIKASI
Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai
melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia
perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan
kepada urusan rasmi sahaja.

perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas,

online, dan lain-lain

telegram

telefon : talian tetap, telefon bimbit

faksimili

persidangan video

komunikasi manual

kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel,

SMS dan lain-lain

10

KEBERSIHAN PEJABAT

asingkan bahan yang tidak bernilai, buang

barang yang tidak perlu.

menyusun atur peralatan yang dibekalkan

membersihkan peralatan, tempat bertugas dan

mencegah segala kecacatan terutama selepas
bertugas.

menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

11

MENCEGAH KEBAKARAN

pelan tindakan kebakaran dipamerkan.

panduan, tanda arah dan simbol pencegahan

kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin

pemeriksaan alat pemadan api secara berkala

latihan mencegah kebakaran secara berkala

bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

12

KHIDMAT NASIHAT

perundangan : Jabatan Peguan Negara

kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan

Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan

Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam
Negeri dan Polis Diraja Malaysia

keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan

Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

personel : Jabatan Perkhidmatan Awam

sistem dan cara kerja : MAMPU

pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib

Negara
13

PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA
(Bahagian II)

14

REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI

Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah

direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.

maklumat direkod dalam sistem komputer atau

buku rekod perkhidmatan.

rekod secara manual hendaklah menggunakan

dakwat kekal

pegawai bertanggung
perubahan maklumat
peribadinya terkini.

jawab memaklumkan
diri supaya rekod

15

REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI
Maklumat peribadi pegawai:

nama

tarikh dan tempat lahir

nombor kad pengenalan

nombor KWSP

agama

kelayakan akademik

nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

16

Maklumat Perkhidmatan:

nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan

dalam
perkhidmatan,
pemberian
taraf
berpencen/KWSP

keputusan peperiksaan jabatan

tindakan tatatertib

Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung

kerja

kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan

perjanjian (jika ada)

17

cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan

pegawai

semua jenis pinjaman dari kerajaan

kurniaan dan anugerah

kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan

pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah
asal dlln.

18

REKOD KEHADIRAN

rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan

waktu
meninggalkan
pejabat)
hendaklah
disimpan dan diselenggara.

kaedah yang sesuai boleh digunakan

jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti,

berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa
dikemaskini dan dipamerkan

19

PENILAIAN PRESTASI

penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)

penilaian dibuat secara berterusan

tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan

kepada pegawai yang dinilai.

pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan

pandangan mengenai prestasinya.

penilaian
prestasi
adalah
instrumen
meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

20

MEMUPUK BUDAYA KERJA

POSITIF

mewujud semangat kerja berpasukan

menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan

berkesan

memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan

memberi tanggung jawab dan kepercayaan

kepada pegawai

memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada

pegawai

21

PEMBANGUNAN MODAL INSAN

latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan

laluan kerja dan perancangan penggantian

pusingan kerja mengikut tempoh masa yang

sesuai

pendedahan yang bersesuaian untuk menambah

pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi
lain.

22

KEPERIBADIAN DAN
KETERAMPILAN
( Bahagian III)

23

KEPERIBADIAN DAN
KETRAMPILAN

KEPERIBADIAN
TATAKELAKUAN
PAKAIAN
TANDA NAMA

24

KEPERIBADIAN

Sentiasa (semasa menjalankan tugas

atau diluar masa bertugas) menjaga dan
memelihara:

Penampilan diri
Cara berpakaian
Cara bekerja
Tatakelakuan,disiplin dan
Adab sopan

25

KEPERIBADIAN

Memiliki keperibadian unggul

Memiliki profesional competency yang tinggi:

Cekap
Mahir
Inteltual
Produktif
Result oriented
Inovatif
Berwawasan
Pintar
kreatif
26

KEPERIBADIAN

Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan

nilai-nilai murni:

Berintegriti
Boleh mengawal emosi
Bertindak secara bijaksana dan berhemah
Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
Mempunyai keazaman dan kegigihan
Amanah, jujur dan boleh dipercayai
Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara
Berani dan sanggup menerima cabaran
Berfikiran positif
Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya
27

BERINTEGRITI

Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral

yang baik

Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik

Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan

mengotakan apa yang dikata

Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea,

cadangan dan teguran

Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat

berasaskan nilai murni
28

BOLEH MENGAWAL EMOSI

Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam

keadaan sukar, terdesak dan tertekan

Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang

sangat mencabar

29

BERTINDAK SECARA BIJAKSANA

DAN BERHEMAH

Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap

tindakan yang diambil

Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya

tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara
organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

30

FLEKSIBEL TETAPI TEGAS

Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan

melaksanakan dasar dan peraturan

Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya

perlaksanaan dasar dan peraturan

Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan

tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

31

MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH

Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban

masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi

Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk

memastikan objektif organisasi tercapai

32

AMANAH JUJUR DAN BOLEH

DIPERCAYAI

Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas

Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh

dedikasi

33

BERSEDIA BERKHIDMAT

Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan

awam

Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk

memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk
kepentingan awam dan negara melebihi daripada
kepentingan peribadi

34

BERANI

Berani dan sanggup menerima cabaran

Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara

bertanggung jawab dan berhemah

Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi

Mempunyai semangat dan keupayaan untuk

melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup
mengambil risiko dalam melaksanakannya

35

AKAUNTIBILITI

Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti

Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang

diamanahkan

36

BERFIKIRAN POSITIF

Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh

dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan
yang sukar

Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian

Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

37

KESTABILAN DALAM
KEHIDUPAN

Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan

kerjaya

Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas,

kepentingan perkhidmatan dan negara

Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan

pegawai yang lain

38

TATAKELAKUAN
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin
diri dengan mematuhi Aku Janji dan
tatakelakuan yang ditetapkan.

39

SURAT AKU JANJI

Saya, .No. K.P (baru)

beralamat di
...
dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta
peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan
oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan
saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji
sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta
Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
605), bahawa saya:
40

SURAT AKU JANJI

i)

ii)

iii)

iv)

v)

akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan

Kerajaan;
Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguhsungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab;
Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi
saya;
Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan
kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya;
Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak
yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan
peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan
kegunaan saya sebagai pegawai awam;
41

SURAT AKU JANJI

Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai

awam bagi faedah diri saya sendiri;
vii)
Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh
memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam;
viii)
Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh
atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan
saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan
awam; dan
ix)
Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan
cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

42

SURAT AKU JANJI

Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku
Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).

.
.
(Tandatangan Pegawai)
Kuasa)
.
(Jawatan Pegawai)
Jabatan)

Di hadapan:

(Nama Ketua Yang Diberi

.
(Cop Rasmi

43

PAKAIAN DAN TANDA NAMA

memakai pakaian yang kemas dan sesuai

mematuhi peraturan pakaian

memakai pakaian seragam

memakai tanda nama

44

PAKAIAN LELAKI

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge

suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai;
atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali
leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan
baju hendaklah jangan dilipatkan.

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar

panjang berserta baju kemeja dengan warna yang
sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju
tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah
jangan dilipatkan.

45

PAKAIAN LELAKI

Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau,

pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu
dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu
dengan kain sarong tidak dibenarkan.

Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawaipegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian
seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang
atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu
adalah buatan Malaysia.

46

PAKAIAN SEMASA BEKERJA

"Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai

semasa bekerja.

Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis

dengannya. Capal boleh dipakai dengan
pakaian baju Melayu yang lengkap dengan
bersamping.

Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak

boleh dipakai semasa bekerja.

47

PAKAIAN WANITA

Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing

yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks",
seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka
tidak boleh dipakai semasa bekerja.

Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang

mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan
pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai
semasa bekerja.

48

PAKAIAN WAKTU BEKERJA

Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa

bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya.

Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai

pakaian yang menjolok mata.

49

PENGURUSAN
PERHUBUNGAN
PELANGGAN
(Bahagian IV)

50

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

layanan yang mesra dan adil

mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan

memperluaskan mekanisma penyebaran

penyampaian kemudahan perkhidmatan

mengurangkan karenah birokrasi

dan

51

KEMUDAHAN PELANGGAN

telefon awam : membolehkan orang awam

membuat panggilan

alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan

jelas, cepat dan berkesan

kafeteria : kemudahan kepada pelanggan

galeri : pameran aktiviti jabatan

kemudahan sukan dan riadah

52

PIAGAM PELANGGAN

menyemak dan mengkaji

perkhidmatan yang dijanjikan

jaminan

kualiti

pastikan jaminan kualiti perkhidmatan

dijanji dipatuhi setiap masa

sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi

mengukuhkan keyakinan pelanggan

pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik

yang

53

PENGURUSAN ADUAN AWAM

melantik pegawai perhubungan aduan

pelbagai saluran untuk kemukakan masalah

tempoh penyelesaian yang munasabah

Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan

yang berkuatkuasa dari masa ke masa

54

SISTEM PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN
Bahagian V)

55

PERKHIDMATAN KAUNTER

sediakan jumlah kaunter yang mencukupi

memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu

lokasi

menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap

kaunter

kaunter khas untuk OKU dan warga emas

sistem giliran

buka kaunter pada masa yang dijanjikan

56

sediakan borang maklumbalas pelanggan

sediakan peti cadangan

petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan

berbudi bahasa

melantik penyelia kaunter

membuat pemantuan perkhidmatan kaunter

57

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada

untuk memudahkan urusan.

mengadakan Pusat Khidmat Setempat

mempamerkan carta alir proses kerja

mempamerkan senarai semak dalam proses

kelulusan sesuatu jenis permohonan

mengeluarkan surat akuan terima

memaklumkan pelanggan status permohonan

dan jangkamasa proses permohonan

58

MANUAL PROSEDUA KERJA

(MPK) DAN FAIL MEJA

MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan

setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang

lengkap dan kemas kini

MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa

59

BORANG PERMOHONAN

kurangkan atau hapuskan penggunaan borang

bagi urusan tertentu.

kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan

gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu

sahaja

borang hendaklah
pelbagai saluran

mudah

diperolehi

dari

60

URUSAN SURAT
KERAJAAN
(Bahagian VI)
61

SURAT RASMI KERAJAAN

alamat pengirim

alamat penerima

nombor rujukan

tarikh surat

tajuk surat

pembukaan dan mengakhiri surat

nombor perenggan, muka surat dan lampiran

sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal),

fail surat dan fail timbul

tentukan taraf keselamatan surat

62

PENDAFTARAN DAN
PENGEDARAN SURAT

surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan

tanpa dibuka

surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu

diserah kepada pegawai berkenaan

pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh

membuka dan mendaftar surat mengikut
prosedur.

surat
hendaklah
berkenaan.

dimasukkan

dalam

fail

63

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

semua surat perlu diambil tindakan segera

surat keluar hendak salinan asal, lengkap

dengan
tarikh, nombor rujukan, alamat yang
betul dan tanda tangan pegawai.
penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin
faksimili dan disusuli dengan surat asal

64

KESELAMATAN DOKUMEN

RAHSIA BESAR

RAHSIA

Dokumen rasmi atau maklumat rasmi

yang boleh menyebabkan kerosakan
yang amat besar kepada negara.
Contoh : Kertas-kertas jemaah
menteri, maklumat ketenteraan.
Dokumen rasmi atau maklumat rasmi
yang boleh membahayakan
keselamatan negara, kerosakan
besar kepada kepentingan dan
martabat negara atau memberi
keuntungan besar kepada negara
asing.
Contoh : Arahan penting untuk
perwakilan negara yang membuat
perundingan dengan negara asing.
65

KESELAMATAN DOKUMEN

SULIT

Dokumen rasmi yang tidak

membahayakan
keselamatan
negara
memudaratkan
kepentingan
martabat negara atau
kerajaan,
boleh

tetapi
atau
kegiatan
menyebabkan
kesusahan kepada pentadbiran atau orang
perseorangan dan menguntungkan
sebuah kuasa asing.
Contoh : Maklumat yang mungkin
membolehkanpendapatan faedah
kewangan daripadanya jika
terdedah sebelum masa.
TERHAD
Dokumen rasmi selain daripada di atas
tetapi masih perlu diberi perlindungan
keselamatan.
Contoh : Perintah dan arahan biasa 66
jabatan.

KESELAMATAN DOKUMEN

DOKUMEN
TERPERINGKAT

MAKLUMAT RASMI -

Dokumen
rasmi
yang
mengandungi
maklumat
rasmi yang mesti diberi
perlindungan keselamatan.
Pengetahuan
mengenai
perkara
rasmi,

termasuk
-Jenis atau kandungan
-Jenis
kegunaan

dan

komposisi
-Kaedah,cara
menghasil,
teknik,proses pengeluaran
-Proses saintifik
-Butiran kegiatan rasmi
yang diperolehi secara lisan
67

KESELAMATAN DOKUMEN

PERSENDIRIAN -

DOKUMEN RASMI-

DOKUMEN
TERPERINGKAT

Maklumat yang dihadkan

kepada pengetahuan orang
tertentu sahaja.
Apa-apa maklumat yang
tercatat berkenaan dengan
perkara rasmi :
-perkara bertulis, bertaip
-fotograf,fotosalinan,pelan
cetak,jalur rakaman.
-pelan,lepan lakar,lukisan
-huruf cetak atur,huruf cetak
miring,acuan..
Dokumen rasmi yang mesti
diberi perlindungan
keselamatan.
68

PENGURUSAN FAIL

(Bahagian VII)

69

PEMBUKAAN FAIL

tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan

kertas minit, kandungan surat dan dokumen

lampiran disusun mengikut tarikh

minitkan surat masuk dengan dakwat merah

minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru

minit yang pendek dicatat pada kertas minit

tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau

tebal melebihi 4 sm.

70

FAIL SEMENTARA

surat/dokumen yang diterima memerlukan

tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan
tidak dapat dikesan.

lebih
daripada
seorang
pegawai
perlu
mengambil tindakan menggunakan fail yang
sama.

71

PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL

fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun

mengikut rujukan

pergerakan fail direkod bagi

pengawalan dan pengesanan

simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan

memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu
surat dalam tempoh yang ditetapkan

fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai

atasan/lain mengenai tindakan yang telah
diambil

memudahkan

72

PENYELENGGARAAN,
PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD AWAM
( Bahagian VIII)

73

REKOD AWAM

rekod yang diterima secara rasmi atau yang

dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam,
perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.

merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan

bercetak dan elektronik.

mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan

oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia

mengadakan bilik rekod jabatan

kelengkapan yang bersesuaian

melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib

Negara Malaysia

melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

dengan

74

PENYELENGGARAAN REKOD
AWAM

gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada

tepung ubi

rekod yang basah dikeringkan dengan kertas

serap air dan dianginkan mengguna kipas

rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah

sinaran matahari atau disalai

75

PUNCA ANCAMAN
1.

Subversif -

2.

Espionaj -

3.

Sabotaj

kegiatan seorang atau kumpulan atau

pertubuhan untuk membinasakan
ketenteraman.
mendapatkan maklumat terperingkat
dengan cara salah atau tersembunyi
dengan tujuan memudaratkan
keselamatan atau kepentingan negara.
menyebabkan kerosakan fizikal untuk
kepentingan negara asing untuk tujuan
politik yang subversif.

76

PUNCA ANCAMAN
4.

Kelemahan manusia

Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.

Cuai mematuhi arahan keselamatan.
Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.
Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di
tempat awam.
Pemerasan diugut kerana berhutang, rasuah atau latar
belakang yang tidak baik.

77

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

yang

Rahsia Besar
- simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.
- simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail
dipasang palang besi berkunci.
- jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.
Rahsia
- simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang
palang besi berkunci.
Sulit dan Terhad
- kabinet keluli atau almari keluli.

78

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat
termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan
sama seperti simpanan perkara terperingkat.
Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :

Waktu singkat kunci pintu dan tingkat

Waktu lama
kunci dalam peti keselamatan

79

PENGHANTARAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.

Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima
sahaja.
Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.
Letatkan bersama salinan borang akuan terima.
Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak
dikembalikan selepas 7 hari.

80

SISTEM SATU LAPIS SURAT

Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg

berkunci.
Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat
penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

81

SISTEM DUA LAPIS SURAT

Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak

menggunakan peti atau beg berkunci.
Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat
penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.
Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

82

MEMBAWA DOKUMEN
TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT

Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali

untuk rujukan rasmi ditempat lain.
Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.
Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian
Rahsia Besar dan Rahsia.
Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan
Terhad.

83

INVENTORI DAN BEKALAN

PEJABAT
(Bahagian IX)

84

INVENTORI
Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai
kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa
perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir
dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

85

BEKALAN PEJABAT
Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak
dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai
rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.
Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan
kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam
melaksanakan tugas rasmi.

86

PEROLEHAN INVENTORI DAN

BEKALAN PEJABAT

perlu mendapat kelulusan seperti peraturan

barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat

hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.

pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat

selaras dengan peraturan kewangan

penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa

untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.

87

KAWALAN PENGGUNAAN

merekod dengan lengkap, tepat dan diberi

nombor

Pengeluaran
keperluan

pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan

pengeluaran dilaksanakan secara MDKD

sistem kawalan
sistematik

penyalahgunaan/kecuaian
tindakan tatatertib atau surcaj

bagi

tujuan

secara

rasmi

mengikut

berkomputer
boleh

lebih
diambil

88

PENYIMPANAN

tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciriciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.

sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset

aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat

selamat untuk mengelakkan kehilangan

89

PENYELENGGARAAN

penyelenggaraan
peralatan
terancang mengikut jadual

dibuat

secara

perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat

dengan pembekal yang dilantik

aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan

penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian

90

PEMERIKSAAN

baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan

baki dalam simpanan

berkeadaan sempurna

tempoh penggunaan belum luput

stok mencukupi mengikut had keperluan

disimpan di tempat yang ditetapkan

Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat

dikemukakan kepada KSU Kementerian

91