MODUL KURSUS ASAS PENGURUSAN REKOD 2018

Tajuk Kursus KURSUS ASAS PENGURUSAN REKOD

Tarikh/Tempoh 3 Hari

Jumlah Peserta 30 - 40 orang

Sasaran Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) / Pembantu Tadbir Rekod

Jabatan (PTRJ)

Objektif 1. Mengenalpasti konsep dan perundangan pengurusan

rekod mengikut Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629];

2. Melaksanakan urusan sistem fail dengan sistematik

mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod
yang ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia;

3. Mengaplikasi proses pengurusan rekod dengan betul

mengikut standard dan panduan yang dikeluarkan oleh
Arkib Negara Malaysia

Modul Kursus Asas Pengurusan Rekod

Perkara 1 Pengenalan Kepada Pengurusan Rekod Kerajaan

 Prinsip pengurusan rekod

 Konsep pengurusan rekod
 Definisi rekod
 Rangka kerja pengurusan rekod
 Kepentingan rekod

Perkara 2 Perundangan dan Peraturan dalam Pengurusan Rekod

 Akta Arkib Negara 2003 [629]

 Akta Rahsia Rasmi 1972
 MS 2223
 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007
 Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pejabat
Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia
Perkara 3
Klasifikasi Fail

 Pengenalan Kepada Klasifikasi Fail

 Kaedah Membangunkan Klasifikasi Fail

Perkara 4 Pewujudan dan Penawanan Rekod

 Pengurusan Surat Rasmi Kerajaan

 Pengurusan Borang
 Pengurusan Laporan / Minit

Perkara 5 Amalan dan Prosedur Registri

 Kaedah Buka dan Tutup Fail

 Kaedah Menulis Minit

Perkara 6 Penggunaan dan Penyelenggaraan Rekod

 Pengendalian Fail
 Pengesanan Fail
 Kawalan Pergerakan Fail

Perkara 7 Pemeliharaan dan Keselamatan Rekod

 Keperluan Bilik Registri dan Bilik Rekod

 Kaedah Pemeliharaan Rekod

Perkara 8 Program Pelupusan Rekod

 Pengasingan Rekod
 Penilaian Rekod
 Pemusnahan Rekod
 Pemindahan Rekod

Perkara 9 Program Pelupusan Rekod

 Latih Amal

Kaedah Kursus Syarahan, latih amal, kajian kes dan perbincangan

kumpulan
Ketua Projek Pegawai Rekod Jabatan

Penceramah Pegawai-pegawai Seksyen Konsultansi dan Latihan (SKL)

Arkib Negara Malaysia

Sijil Penyertaan Disediakan oleh pihak penganjur

Anggaran Kos Penceramah :

Bayaran
Penceramah Gred 52 & 48 : RM150.00 sejam
(Pekeliling Gred 44 & 41 : RM120.00 sejam
Perbendaharaan Bil. Gred 32 & 29 & 26 : RM80.00 sejam
2/2005 berkuatkuasa
1 September 2005)
 Lampiran A

NOTA

KEPERLUAN PERALATAN
KURSUS ASAS PENGURUSAN REKOD

Senarai Semakan Alat / Bahan / Keperluan Yang Akan Digunakan

1. Kulit Fail Terbuka (Am 435-Pin 1/80) untuk setiap peserta

2. Kertas Minit
3. Surat Keluar yang mempunyai kaitan
4. Surat Masuk di antara satu sama lain

5. Tali Hijau
6. Puncher (Satu Lubang)
7. Ball pen merah (setiap peserta)
8. Ball pen biru/hitam (setiap peserta)
9. Pen Marker 70/90 biru/hitam dan merah
10. Fail Tidak Aktif (Fail tutup) 40 fail (mengikut jumlah peserta)
11. Tali pengikat (tali gulung/sabut)
12. Gunting
13. PA System
14. Whiteboard marker 500 biru/hitam/merah (untuk papan putih)
15. LCD + Laptop
16. Lain-lain keperluan yang difikirkan perlu

Nota:
* Peralatan 1 – 12 digunakan untuk sesi latih amal Buka & Tutup Fail dan juga
Latih Amal Pelupusan Rekod

*Sila pastikan semua bahan dan keperluan disediakan di bilik latihan sebelum
sesi bermula bagi melicinkan program kursus ini.
 TENTATIF KURSUS ASAS PENGURUSAN REKOD
3 HARI

10.30pg 1.00 ptg

TARIKH/
8.30 pg - 10.30 pg - 11.00 11.00 pg-1.00 ptg – 2.30 2.30 ptg - 4.30 ptg
MASA
pg ptg
Ujian Kefahaman Sesi 2 Sesi 3
HARI Sesi 1 M M
PERTAMA I Perundangan dan Peraturan A Klasifikasi Fail
Pengenalan Kepada Pengurusan N Dalam Pengurusan Rekod K
Rekod Kerajaan U Kerajaan A
M N

Sesi 4 P Sesi 5 T Sesi 6

HARI A E
KEDUA Pewujudan, Penawanan dan G Pewujudan, Penawanan dan N Penggunaan dan
Penutupan Fail I Penutupan Fail G Penyelenggaraan Rekod
A
Latih Amal H

H
Sesi 7 Sesi 8 A Sesi 9
HARI R
KETIGA Pelupusan Rekod Awam Pelupusan Rekod Awam I Keperluan Penyediaan Bilik
Registri dan Bilik Rekod
Latih Amal
Ujian Kefahaman
Penilaian Kursus
 TENTATIF KURSUS ASAS PENGURUSAN REKOD
(Bermalam)

TARIKH / 8.30 – 10.30 pg 10.30- 11.00 pg – 1.00 ptg 1.00 – 2.30 – 4.30 ptg 8.30 – 10.30 mlm
MASA 11.00 2.30
pg ptg
Sesi 1 Sesi 2
HARI PERJALANAN PERGI / Ujian Kefahaman
PERTAMA DAFTAR MASUK R Perundangan dan
Pengenalan Kepada Peraturan dalam
Pengurusan Rekod Pengurusan Rekod
E Kerajaan

Sesi 3 Sesi 4 H Sesi 5 Sesi 6

HARI
KEDUA Klasifikasi Fail R Pewujudan, Penggunaan dan Keperluan Penyediaan
Penawanan dan A Penyelenggaraan Rekod Bilik Registri dan Bilik
Penutupan Fail Rekod
E
T

Sesi 7 H Sesi 8
HARI DAFTAR KELUAR /
KETIGA Pelupusan Pelupusan Rekod PERJALANAN BALIK
Rekod Awam A Awam

Latih Amal
T
Ujian Kefahaman
Penilaian Kursus