KURSUS

PENGURUSAN
REKOD AWAM
 PRINSIP
PENGURUSAN REKOD
 KANDUNGAN

1 DEFINISI PENGURUSAN DAN SUMBER PENGURUSAN

2 TAFSIRAN PENGURUSAN REKOD

3 TAFSIRAN REKOD DAN REKOD AWAM

4 CIRI – CIRI REKOD

5 KITAR HAYAT REKOD

6 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

7 FAEDAH PENGURUSAN REKOD

3
 OBJEKTIF

Rekod

Mengetahui dan
Sejarah memahami asas-asas
pengurusan rekod di
Kebangsaan
pejabat awam

ARKIB

4
JENIS REKOD

5
PENGURUSAN

MS ISO

Pengurusan dan penggunaan sumber

yang paling minima bagi mendapatkan
hasil yang optima

6
 SUMBER PENGURUSAN

MASA TENAGA KERJA

01
06

KAEDAH 02 KEWANGAN

05

03
PERALATAN 04 MESIN

7
PENGURUSAN REKOD

MS 2223-1:2015, Bahagian 1, Klausa 3.16

Bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi

mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke
atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod.
Kawalan ini termasuk proses penawanan bukti dan
maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan
organisasi dalam bentuk rekod

8
 REKOD

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang

menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya
merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,
dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan,
lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf,
rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara
elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal
dan apa-apa salinannya
9
 REKOD AWAM

Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan
oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal
ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam penjalanan tugas rasminya
dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan
juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat
kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan
Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta
Arkib Negara 1966 [ Akta 511 ]
10
PRINSIP PENGURUSAN REKOD

01 Menentukan pewujudan jenis rekod

Menentukan pewujudan struktur

02 rekod

Menentukan metadata dan pautan

03 rekod serta keberterusan urus rekod

Menentukan keperluan mengguna

04 semula serta menjangka tempoh
simpan rekod
11
MS 2223-1:2015 (BM)
PRINSIP PENGURUSAN REKOD

Menentukan penyusunan jenis

05 rekod untuk penggunanya

Menilai risiko urus rekod terutama

06 rekod penting agensi

Memelihara rekod agar dapat

07 diakses sepanjang masa oleh
pelbagai pengguna

Mengawal selia rekod mengikut

08 standard dan piawaian yang telah
ditetapkan
12
MS 2223-1:2015 (BM)
 CIRI-CIRI REKOD

Kesahihan Keandalan Keutuhan Kebolehgunaan

(Authenticity) (Reliability) (Integrity) (Useability)

Seperti yang Dapat dikesan,

Rekod yang lengkap
dimaksud Dipercayai didapati semula,
dan tidak dipinda
dipapar/ ditafsir

Telah diwujud atau Memahami

dikirim oleh Rekod yang lengkap transaksi yang
pengwujud atau Dilindungi
dan tepat mengwujud dan
pengirim yang mengguna

Telah diwujud atau

dikirim pada masa
yang dimaksud

13
 3 KITARAN HAYAT REKOD

Nilai Kekal: PEWUJUDAN

ARKIB ANM 01

PELUPUSAN
03 02 GUNA DAN
SELENGGARA

14
 KITARAN HAYAT REKOD

Nilai Kekal
Dipindahkan ke
Arkib Negara
Malaysia

Pewujudan Penggunaan Pelupusan

dan Penyenggaraan Nilai Sementara

Dimusnahkan
15
 KITAR HAYAT 1:
PEWUJUDAN REKOD

SURAT PELAN/
PETA

BORANG E-MEL

LAPORAN AUDIO
VISUAL

16
 KITAR HAYAT 1: PEWUJUDAN
PENYEDIAAN KLASIFIKASI FAIL

ANALISA PENDAFTARAN
FUNGSI FAIL

AKTIVITI PENYEDIAAN
ORGANISASI INDEKS

PENGKELASAN MANUAL /
FAIL TEMPLATE

17
 KITAR HAYAT 1: PEWUJUDAN
FAIL RASMI KERAJAAN

JENIS KULIT FAIL DAFTAR SURAT

(5 JENIS) MASUK/KELUAR
(AM 10 -Pin.3/80)

PEMBUKAAN AKSES &

FAIL BARU KAWALAN
(AM 435 PIN. 1/80)

KERTAS MINIT PENUTUPAN &

(AM 6) PELUPUSAN

18
 KITAR
KITAR HAYAT
HAYAT 2: PENGGUNAAN
DAN PENYENGGARAAN

DAFTAR MEL (BUKU DAFTAR)

-Daftar Mel Terbuka FAIL-MEMFAIL
-Daftar Mel Terperingkat -Pembukaan fail Baru
-Urusan Pos -Penutupan Fail
PELUPUSAN 01
-Asing
-Pindah 02
-Musnah 06 PROSEDUR REGISTRI
-Simpan
-Minta dan Hantar Fail
-Borang 2/08 > 13/08 -Pulang dan Simpan Fail
-Maklum Musnah -Simpan Dalam

03 Perhatian/KIV

DOKUMEN TERPERINGKAT
05
BILIK REGISTRI
-Registri Terperingkat
-Kabinet Besi 04 -Ruang Kerja/Penyimpanan
-Bilik Kebal -Pemeliharaan Fizikal/Intelektual19
 BUKU DAFTAR SURAT RASMI

AM 10-Pin. 3/80 AM 492B

Merekod surat-menyurat Merekod surat yang diturun
masuk bertaraf terbuka dan taraf atau dikelaskan
terperingkat semula oleh Pegawai
Pengelas

AM 492 DAFTAR FAIL

Merekod surat keluar Merekod fail yang dibuka
peringkat Rahsia & Rahsia dan ditutup termasuk jilid
Besar (Dalam Jadual)- baru
Pendaftar Rahsia –Cth:
Rekod rasmi-Parlimen/DUN

AM 492A AM 109-Pin. 3/82

Merekod surat rasmi yang
Merekod surat peringkat
dihantar dengan tangan
Sulit (Luar Jadual) keluar
yang dikelaskan oleh
Pegawai Pengelas 20
KITAR HAYAT 3: PELUPUSAN REKOD
KITAR HAYAT

Siri 100
PENTADBIRAN

Siri 200
TANAH, BANGUNAN DAN
INFRASTRUKTUR

Siri 300
ASET

Siri 500
SUMBER MANUSIA

21
 KITAR HAYAT 3: PELUPUSAN REKOD
KITAR HAYAT

PERMOHONAN PELUPUSAN
REKOD KEW. & PERAKAUNAN

BUKU JPR
KEW. & PERAKAUNAN 22
 KITAR HAYAT 3: PELUPUSAN REKOD
KITAR HAYAT

JPR KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

KEW. & PERAKAUNAN

KUMP. 1
Rekod Kewangan dan Perakaunan
JPR

KUMP. 2
Rekod Am Kewangan dan Perakaunan

23
 KITAR HAYAT 3: PELUPUSAN REKOD
KITAR HAYAT

PENYENARAIAN
Borang Arkib 2/08 >
Borang Arkib 13/08
PENILAIAN REKOD
Sejarah
Kebangsaan;
JPR Am/Fungsi
&
04
PENGASINGAN
Rekod Aktif dan 03 LANGKAH 5
Tidak Aktif atau
Tutup (Am/Fungsi) 02 LANGKAH 4
01 LANGKAH 3 PINDAH KE ANM
Rekod Nilai Kekal;
LANGKAH 2 SURAT KEBENARAN Sejarah &
Simpan di Jabatan; Kebangsaan;
LANGKAH 1 Musnah di Jabatan; Pentadbiran;
Pindah ke ANM Rujukan;
Penyelidikan
24
ARKIB NEGARA MALAYSIA

25
 KATEGORI REKOD ANM

Bahan Memorial
Arkib Awam dan Pustaka
01 04
Arkib Rekod dan
Persendirian Arkib Diraja
02 05
Rekod dan Arkib Rekod dan Arkib
Diperolehi dari Luar Sumbangan Luar
Negara 03 06 Negara

Rekod dan Arkib

Negeri-Negeri
07 Selat

26
 PAKEJ URUS REKOD AWAM

JKPR KF / JPR
Jawatankuasa Pengurusan Klasifikasi Fail &
Rekod Jadual Pelupusan Rekod

REKOD PENTING 03 04 PTBR

*berkaitan hak Pelan Tindakan
kerajaan/individu Bencana Rekod
*isu sensitif/semasa 02 05
PUNCA KUASA PRJ/PTRJ
-Akta Arkib Negara
2003 (629)
01 06 (SKL 8)
Pegawai Rekod
-Pekeliling Jabatan &
-Standard (MS ISO) Pembantu Tadbir
-Dasar Rekod Jabatan
-Garis Panduan
27
 FAEDAH PENGURUSAN REKOD

Menyokong Jentera
01 Pentadbiran
04 Menjimatkan Kos

02 Melicinkan Penyampaian 05 Bahan Bukti

Perkhidmatan

Penyelidikan Masa
03 Meningkatkan 06 Hadapan
Produktiviti Kerja

28
SESI SOAL / JAWAB

29
SEKIAN, TERIMA KASIH.
JAAFAR SIDEK ABDUL RAHMAN
Arkib Negara Malaysia
Jalan Tuanku Abdul Halim
50568 KUALA LUMPUR
T: 03-62090600 E: jaafar@arkib.gov.my

31