Tajuk : Pengurusan

Mesyuarat

Agenda Mesyuarat
Pengendalian Mesyuarat
Tatacara Mesyuarat
Minit Mesyuarat
APA ITU AGENDA?
Perkara yang hendak dibincangkan dalam
mesyuarat.
Untuk menentukan tiada perkara-perkara
mustahak yang tertinggal.
Untuk menentukan perbincangan
dijalankan dengan teratur.
Untuk memberitahu ahli-ahli mesyuarat
perkara-perkara yang hendak
dibincangkan.
PENGENDALIAN
MESYUARAT
 APA ITU MESYUARAT?

Mengadakan satu perhimpunan

dengan tujuan untuk mengumpulkan
idea dan penyatuan fikiran bagi
mendapatkan keputusan.

Bentuk dan proses mesyuarat boleh

dilaksanakan secara informal dan
formal.
 Tujuan mesyuarat

1. Cara paling berkesan untuk

menyelesaikan tugas dan masalah
berkaitan dengan organisasi @
persatuan. Contoh; membincangkan
cara mencari dana untuk aktiviti
persatuan.
2. Menyebarkan maklumat dan
rancangan baharu kepada masyarakat
atau ahli secara khususnya.
 Sambungan

3. Perlu diadakan bagi membuat sesuatu

keputusan atau mandat penting yang
berkaitan dengan organisasi @
persatuan.

4. Bagi merancang sesuatu strategi dan

program atau untuk mendapatkan idea-
idea baharu bagi melaksanakan aktiviti.
 Mesyuara
t agung
tahunan

Mesyuarat Mesyuara
jawatanku t agung
asa Jenis- tergempa
sementara r
jenis
mesyuar
at
Mesyuarat
Mesyuarat
jawatanku
jawatanku
asa
asa kerja
kecil/biro
Mesyuarat Agung Tahunan

Setiap persatuan perlu adakan.

Diadakan mengikut undang-undang,
iaitu dibawah Akta Pendaftar
Pertubuhan.
Mesyuarat ini membincangkan
mengenai persatuan secara
menyeluruh dan melaksanakan
pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang
baharu.
 Mesyuarat Agung
Tahunan..

Sesetengah persatuan mengadakan

mesyuarat ini dua tahun sekali dan
dikenali sebagai mesyuarat agung
dwitahunan dan ada juga yang
mengadakan sekali mesyuarat
agung tahunan tetapi pemilihan
jawatankuasa kerja adalah dua kali.
Mesyuarat Agung Tahunan..

Agenda yang perlu dimasukkan ke

dalam mesyuarat agung tahunan atau
dwitahunan;
1. Ucapan pengerusi
2. Membentangkan dan mengesahkan
minit mesyuarat agung tahunan
yang lepas.
3. Membentangkan dan menerima
penyata tahunan tahun lalu.
4. Membentang dan mengesahkan
penyata kewangan lalu.
Mesyuarat Agung Tahunan..

5. Memilih jawatankuasa kerja yang

baharu.
6. Membincangkan dan meluluskan usul
atau cadangan.
7. Ucapan penangguhan.

Notis mesyuarat diedarkan dalam tempoh 14

hari dan perlu ditandatangani oleh
setiausaha.
 Mesyuarat Agung
tergempar

Biasanya diadakan atas desakan ahli-ahli

yang tidak berpuas hati tentang sesuatu
perkara.
dikira sah sekiranya kehadiran ahli ialah dua
per tiga dan keputusan yang dibuat
mendapat sokongan majoriti ahli.
Ianya diadakan di luar tempoh yang
sepatutnya bagi sesuatu mesyuarat agung,
dan hanya bertujuan untuk mendapatkan
keputusan majoriti bagi satu isu sahaja.
 Misalnya, ahli-ahli yang tidak berpuas hati
dengan prestasi atau salah laku seorang
ahli lembaga pengarah dan atas sebab yang
kritikal akan membuat desakan agar
diadakan mesyuarat agung tergempar.
Hal ini kerana ahli yang berjawatan lembaga
pengarah itu dilantik secara sah dan
mendapat mandat melalui mesyuarat
agung, maka pemecatannnya juga mestilah
melalui mesyuarat agung.
Justeru, mesyuarat agung tergempar
diadakan bagi membolehkan majoriti ahli
mengundi untuk mengetepikan pengarah
tersebut.
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Sebuah mesyuarat yang biasa diadakan

oleh sesebuah persatuan bagi
menggerakkan persatuan berkenaan.
Dihadiri oleh semua ahli jawatankuasa
kerja yang dilantik semasa mesyuarat
agung tahunan.
Agenda mesyuarat biasanya berkaitan
dengan aktiviti, perkembangan,
pengurusan, dan pentadbiran persatuan
berkenaan.
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Agenda ditentukan oleh pengerusi melalui

perbincangan dengan setiausaha dan
jawatankuasa lain.
Mesyuarat sebegini boleh dilaksanakan
beberapa kali mengikut keperluan persatuan.
Notis dikeluarkan dalam tempoh 2-3 hari
kerana urusan penyampaian notis mudah
dilakukan. Contoh, notis diedarkan kepada
guru yang bekerja di sekolah tersebut.
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Agenda mesyuarat jawatankuasa kerja dan

jawatankuasa kecil:-
1. Ucapan pengerusi
2. Mengesahkan minit mesyuarat lepas
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Agenda-agenda yang ingin dibincangkan @
laporan daripada ketua biro @ pengerusi
jawatankuasa kecil.
5. Hal-hal lain.
Mesyuarat jawatankuasa
kecil / biro
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat
yang paling bawah.

Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau

dua tugas tertentu untukdilaksanakan,
misalnya Jawatankuasa Makanan,
Jawatankuasa Persiapan,Jawatankuasa Buku
Cenderamata, Jawatankuasa
Penjurucaraan,Jawatankuasa Sambutan dan
sebagainya.
 SAMBUNGAN

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri

daripada lima atau enam orangsahaja.

Angka sebenarnya tidaklah tetap

kerana jumlah ahlinyabergantung
kepada kecil besarnya projek yang
hendak dilaksanakan danjuga banyak
sedikitnya tugas yang hendak
dilaksanakan.
 Sambungan lagi..

Agendanya hanyalah berbincang cara hendak

melaksanakan tugas yang diberikankepada
jawatankuasa tersebut termasuk jumlah
kewangan yangdiperlukan untuk dibentangkan
dalam Jawatankuasa Kerja yang
akandilaksanakan dalam tempoh masa terdekat.
Dalam Jawatankuasa Kecil,semua orang akan
menjalankan tugas walaupun di kalangan
anggotaterdapat pengerusi dan setiausaha yang
bertugas menyelaraskanJawatankuasa
berkenaan.
 Mesyuarat Jawatankuasa
Sementara / Adhoc

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc,

sebagaimana namanya dikendalikan
secara tidak berjadual.
Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di
awal penubuhan sesuatu persatuan, yakni
sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap
yang akan mengendalikan perjalanan
persatuan seperti mendaftarkannya dan
sebagainya.
 sambungan
Mesyuarat dikatakan secara adhoc juga
apabila sekumpulan pelajar dikerahkan
untuk melaksanakan sesuatu projek,
sama ada penting atau tidak dalam
jangka waktu yang amat singkat.
Mesyuarat ini bertujuan melantik
Jawatankuasa Kecil untukmengendalikan
tugas-tugas yang juga dibincangkan
dalam mesyuarat berkenaan
TATACARA MESYUARAT
 TATACARA MESYUARAT

Sebagai satu bentuk

komunikasi yang formal
mesyuarat mempunyai
tatacaranya yang tertentu

Terdapat 2 tatacara dalam

mesyuarat:
- Peringkat pra-mesyuarat
- Peringkat dalam mesyuarat
 PERINGKAT PRA MESYUARAT

Perancangan
Pengerusi merupakan orang yang merancang
mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang
harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat diadakan
Pengumuman
Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka
pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang
terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan
dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran
mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat,
serta agenda mesyuarat(perkara yang akan
dibincangkan)
 Persediaan

Selepas menerima notis, ahli

terlibat harus bersedia untuk
mesyuarat. Mereka harus
menyediakan semua dokument
yang diperlukan. Selain itu
memikirkan apa yang harus
dikemukan dalam mesyuarat.
 Peringkat Dalam Mesyuarat

Permulaan
Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang
ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah
mencapai bilangan yang ditetapkan oleh
peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi
(biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya,
ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu
mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh
menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.
Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat
terpaksa dibatalkan
 Pembukaan
Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan
pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan
mesyuarat kepada ahlinya.
Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas
Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh
setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli
sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara
lain.
Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa
yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang
lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk
mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.
 Perbincangan menurut Agenda
Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik
perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli
mesyuarat harus berbincang dengan menuruti
agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada
peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya
keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
Pembangkitan Perkara Berbangkit
Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar
agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat
dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang
untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas
melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini
akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan
daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.
Penutup
Mesyuarat boleh ditamatkan oleh
pengerusi sekirannya kesemua perkara
harus dibincangan telah dibincangkan,
ataupun apabila pengerusi berasa
bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak
akan mendatangkan hasil. Bagi menutup
mesyuarat itu, pengerusi mungkin
berkata, "Dengan ini, saya
menangguhkan mesyuarat dengan
rasminya"
 MINIT
MESYUARAT
 MINIT MESYUARAT
Menurut Siti Hajar Abdul Aziz (2011), minit mesyuarat
merupakan rekod bertulis tentang perkara-perkara yang
dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.
Penting kerana akan dijadikan sumber rujukan pada masa
hadapan.
Semasa sesuatu mesyuarat diadakan, segala keputusan
yang diambil akan dicatatkan oleh setiausaha
 CIRI MINIT MESYUARAT
Tulen

- Bermaksud kandungan minit mesyuarat itu bukan rekaan

setiausaha atau idea atau pendapat peribadi pencatat.
- Sebaliknya, kandungannya benar-benar merupakan rekod
hasil perbincaangan dan keutusan bersama ahl mesyuarat
Lengkap

- Bermkasud semua maklumat yang penting dan berkaitan

disertakan seperti tarikh, kehadiran, butiran,
perbincangan mengikut agenda dan sebagainya.
- Minit mesyuarat yang lengkap dapat memahamkan
seseorang yang tidak hadir dalam mesyuart tersebut
Tepat

- Butir-butir yang dicatatkan adalah tepat dan sama seperti

perkara yang dibincangkan dala mesyuarat.
- Tepat juga merujuk kepada fakta yang dicatatkan itu
menepati hal-hal yang diperkatakan dan bukanlah
pandangan pencatat.
Sahih

- Bermaksud minit mesyuarat itu bebas daripada keraguan

dari segi isi kandungan dan maklumat-maklumat
berkaitan.
- Oleh itu, tandatangan pencatat merupakan satu cara
menandakan kesahihan minit mesyuarat.
- Perkara ini juga dapat dirujuk semula kerana mempunyai
catatan tarikh, bilangan, nama dan fakta-fakta lain.
Berstruktur

- Penulisan minit mesyuarat disusun mengikut agenda

mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.
- Setiap perenggan mempunyai tajuk atau subtajuk yang
bernombor dan mengikut urutan.
CONTOH MINIT
MESYUARAT
Rujukan..

Ab. Alim Abdul Rahim (2004), Pengurusan Gerak Kerja

Kokurikulum, Selangor Darul Ehsan: Oxford Fajar
Sdn.Bhd.

Laman web www.scribd.com . Dicetak pada

09.07.2009.
Sekian
Terima Kasih