Kokurikulum – Pengurusan Kokurikulum

TAJUK 2 : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN KOKURIKULUM

• Pengurusan Mesyuarat
• Peranan dan Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Mesyuarat
• Agenda Mesyuarat
• Pengendalian Mesyuarat
PENGENALAN
• Mesyuarat ialah berbentuk komunikasi formal yang dilakukan
dalam sesuatu pertubuhan dengan bertujuan membuat sesuatu
keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah
• Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli
pertubuhan berkenaan
• Kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua per tiga
daripada ahlinya sebagai korum untuk mengesahkan mesyuarat
CIRI-CIRI MESYUARAT
• Mesyuarat harus diadakan dan dikawal seorang pengerusi.
Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama
merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan
• Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil
oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat, bagi
mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka
yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.
• Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus
dicatat secara hitam putih oleh setiausaha
• Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat dan
agendanya.
Mesyuarat Agung tahunan
• Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut undang-undang negara iaitu di
bawah Akta Pendaftaran Pertubuhan bagi persatuan yang ditubuhkan di
luar institusi pendidikan seperti persatuan belia, politik dan sebagainya.
• Mesyuarat Agung Tahunan akan dihadiri oleh semua orang berkenaan
• Mesyuarat ini membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh
dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu.
• Sesetengah persatuan mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan dua tahun
sekali dan ia dikenali Mesyuarat Agung Dwitahunan.
• Sesetengah persatuan yang lain mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan
setahun sekali tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan dua tahun
sekali.
Agenda perlu dimasukkan semasa mesyuarat
agung tahunan atau mesyuarat agung dwitahunan
• Ucapan pengerusi
• Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lepas
• Membentang dan menerima aktiviti tahunan bagi tahun lalu
• Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun
lalu
• Memilih Jawatankuasa Kerja yang baru ( jika tahun pilihan )
• Membincangkan dan meluluskan usui atau cadangan
• Ucapan penangguhan
• Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau Dwitahunan perlu
diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh
setiausaha
• Korum bagi sesuatu Mesyuarat Agung ditentukan oleh
perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan
• Terdapat 2 cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum
sesuatu mesyuarat iaitu :
- Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti separuh
atau semua ahli
- Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20
orang dan sebagainya.
Mesyuarat Tergempar
• Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera
daripada ahli-ahli jawatankuasa
• Aturcara mesyuarat adalah seperti berikut:
1. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan
2. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh ahli
jawatankuasa yang lain sekiranya pengerusi tiada
3. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan
4. Ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan
5. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada
semua ahli jawatankuasa
6. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan yang segera tentang isu yang
diputuskan dalam mesyuarat tersebut
Mesyuarat agung luar biasa
• Merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh semua ahli persatuan bagi membincangkan
sesuatu isu atau perkara penting
• Dikenali sebagai Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas
• Boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Jawatankuasa Kerja mengikut
perlembagaan persatuan berkenaan
• Mesyuarat ini perlu diadakan apabila:
1. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan
2. Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada lapan orang ahli Jawatankuasa Kerja
3. Permintaan secara bertulis oleh 2/3 daripada ahli
• Notis mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung kepada perlembagaan
persatuan, misalnya 14 hari dari tarikh surat notis
• Jumlah ahli yang mencadangkan bagi mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa adalah
berbeza antara persatuan
• Antara agenda yang dibincangkan ialah:
• Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang
dibincangkan
• Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan
Mesyuarat jawatankuasa kerja
• Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan
persatuan berkenaan
• Dihadiri oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja yang dilantik dalam sesuatu Mesyuarat Agung
Tahunan.
• Agenda mesyuarat ini berkaitan dengan aktiviti, perlembagaan, pengurusan dan pentadbiran
persatuan berkenaan
• Agendanya ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha dan
jawatankuasa yang lain
• Dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan sesetengah persatuan menetapkan bilangan
mesyuarat ini
• Notis mesyuarat ini dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya mengikut ketentuan persatuan
• Kadangkala notisnya dikeluarkan dua atau tiga hari bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah
kerana masalah menyampaikan notis ini tidak timbul
• Korum mesyuarat ini juga bergantung kepada ketentuan persatuan sama ada dalam bentuk
pecahan atau bilangan yang nyata
MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL
(AD HOC)
• Merupakan mesyuarat biro yang biasanya membincangkan tanggungjawab dan tuas
Jawatakuasa itu bagi sesuatu aktiviti persatuan
• Dihadiri oleh ahli-ahli persatuan yang dipilih oleh Ketua Jawatankuasa Kerja atau Biro
itu
• Agenda mesyuarat ini berkaitan dengan tugas dan fungsi biro itu misalnya makan dan
minum peserta dalam aktiviti persatuan
• Boleh dilaksanakan beberapa kali sehingga tugas itu selesai dan dilaksanakan dalam
hari aktiviti itu
• Notis mesyuarat ini dikeluarkan oleh Ketua Biro dan masanya mengikut kesesuaian
ahli-ahli dalam Jawatankuasa Kecil itu.
• Kadangkala Jawatankuasa Kecil ini dibubarkan selepas tamatnya aktiviti
• Korum mesyuarat tidak ditetapkan dan boleh ditambah bila-bila masa.
Peranan dan Tanggungjawab Ahli
Jawatankuasa Mesyuarat

Pengerusi Ahli-ahli
Setiausaha

Naik Pengerusi
Peranan dan Tanggungjawab Pengerusi
Pengerusi memperkenalkan jemputan khas kepada ahli lain ( jika
ada ), semasa kata alu-aluannya.

Pengerusi perlu menjelaskan tujuan mesyuarat dan agenda-agenda

yang perlu dibincangkan.

Pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap

memperkenalkan diri apabila mesyuarat pertama kali diadakan
supaya menyenangkan setiausaha mencatat minit mesyuarat dan
ahli lain dapat mengenali antara satu sama lain.
• Segala perbincangan hendaklah mengikut urutan agenda yang telah
ditetapkan bermula daripada ucapan aluan pengerusi,
membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lapas,
perkara berbangkit dan seterusnya sehingga agenda hal-hal lain.
Peranan dan Tanggungjawab Naik Pengerusi
• Memangku jawatan pengerusi mesyuarat semasa ketiadaannya.

• Membantu tugas-tugas harian pengerusi.

• Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat

pengerusi dari semasa ke semasa.
Peranan dan Tanggungjawab Setiausaha

• Sebelum mesyurat
a) Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.

b) Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal.

c) Memastikan tempat mesyuarat termasuk system siar raya berfungsi.

d) Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya.

e) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

• Semasa Mesyuarat
a) Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua
persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.

b) Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan

ringkas, tepat dan padat.

c) Mengedar borang kehadiran mesyuarat kepada ahli yang hadir untuk

ditandatangani.

• Selepas mesyuarat
a) Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.

b) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk

tindakan mereka yang terbabit.
Tugas ahli
• Ahli-ahli berperanan dan bertanggungjawab dalam mesyuarat dan berbincang
dengan penuh waras.
• Tindakan ahli boleh dibahagi kepada tiga peringkat iaitu sebelum, semasa dan
selepas mesyuarat.
i. Sebelum mesyuarat
• Menerima notis mesyuarat dan membacanya.
• Memastikan tempat mesyuarat dan tarikh serta masanya.
• Membawa fail mesyuarat dan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen
dan sebagainya.
• Membaca minit mesyuarat dengan baik dan faham kandungannya.
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat supaya tidak menjejaskan mesyuarat.
Tugas ahli
ii. Semasa mesyuarat
• Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan
ringkas dan tepat.
iii. Selepas mesyuarat
• Pastikan menandatangan kehadiran.
Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung
Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Agenda Mesyuarat
• Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kecil merupakan aliran perjalanan
mesyuarat yang telah dirancang sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.
• Merupakan satu rangka protocol mesyuarat.
• Antara agenda mesyuarat yang perlu dimasukkan setiap kali mesyuarat AJK
adalah:
a. Ucapan pengerusi
b. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Laporan daripada Ketua Biro / Pengerusi Jawatankuasa Kecil
e. Hal-hal lain
• Kejayaan atau keberkesanan sesuatu mesyuarat adalah bergantung pada
pengerusi dan setiausaha persatuan tersebut.
Contoh Agenda Mesyuarat
• Contoh 1: Agenda Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Kata-kata laluan Pengerusi
2.2 Pengesahan Minit Mesyuarat lalu
2.3 Perkara berbangkit
2.4 Laporan Pengurusan Kurikulum
2.5 Pengurusan Hem
2.6 Pengurusan Kokurikulum
2.7 Pengurusan Kewangan
2.8 Hal-hal lain
Contoh Agenda Mesyuarat
• Contoh 2: Agenda Mesyuarat Agung Tahunan

2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Kata-kata alaun pengerusi
2.2 Ucapan Tetamu Kehormat dan Perasmian Mesyuarat Agung
2.3 Pengesahan Minit Mesyuarat lalu
2.4 Perkara berbangkit
2.5 Membentang Laporan Kewangan
2.6 Pemilihan AJK baru dan Auditor
2.7 Ucapan Penangguhan
2.8 Hal-hal lain (Pengumuman nama AJK baru)
Pengedalian mesyuarat
• Bagi memastikan sesuatu mesyuarat berjalan dengan lancar dan
mencapai objektif.
• Pihak-pihak yang bertanggungjawab mestilah menetapkan perkara
berikut:
• Membincangkan butiran-butiran mesyuarat yang bakal diadakan seperti
tujuan dan siapakah yang terlibat.
• Mendapatkan tarikh mesyuarat (ditetapkan oleh pengerusi dan
setiausaha).
• Menyediakan agenda dan laporan. ( disediakan oleh setiausaha)
• Arahan untuk mengadakan mesyuarat. (dikeluarkan oleh pihak atasan
seperti pengerusi persatuan atau guru penasihat)
Tujuan Pengedalian mesyuarat
• Mengedarkan surat jemputan kepada ahli mesyuarat untuk
memaklumkan tempat, agenda dan tarikh mesyuarat.
• Membuat tempahan keperluan seperti tempat, meja, makanan atau
minuman untuk ahli mesyuarat. (melibatkan setiausaha dan ahli
jawatankuasa yang terlibat)
• Memastikan segala keperluan untuk ahli seperti laporan mesyuarat
lepas, buku catatan atau pen disediakan.
• Membuat laporan akhir. (setiausaha menyediakan laporan dan
disimpan sebagai rekod)
Ringkasan pengedalian mesyuarat

Sediakan
Bincang butiran
agenda
mesyuarat Dapatkan tarikh
Mula mesyuarat dan
(tujuan dan ahli mesyuarat
laporan
terlibat)
mesyuarat lepas

Membuat Arahan untuk

Membuat Memastikan
tempahan mengadakan
laporan akhir keperluan
keperluan mesyuarat
Sekian terima kasih