PSV 3143

Disediakan oleh : ABDUL FATTAH AL BARRI BIN ILYAH

MAKSUD MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat ialah Laporan
mengenai perkara yang dibincangkan
atau diputuskan dalam sesuatu
mesyuarat. Minit disediakan oleh
setiausaha mesyuarat/ urus setia
mesyuarat. Terdapat dua peringkat
dalam penyediaan minit mesyuarat,
iaitu :
Peringkat pertama, setiausaha mencatat :
• Semua isi penting –mula hingga akhir.
• Semua keputusan yang dicapai
• Cadangan dan sokongan serta undian yang
dibuat
• Nama pencadang dan penyokong
• Jumlah undi menyokong dan menentang
Kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat.
 Draf minit disediakan 3 hari selepas
mesyuarat dan diserahkan kepada
pengerusi
 Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas
Mesyuarat.
 Minit mesyuarat dijadikan dokumen
rujukan untuk melaksanakan tindakan
yang diputuskan dalam mesyuarat
PENULISAN MINIT MESYUARAT
• Minit mesyuarat penting kerana minit
merupakan sumber rujukan masa
hadapan.
• Format minit lazimnya, disusun mengikut
agenda mesyuarat dan perlu kelihatan
kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil
kira hal-hal yang berikut :
 Butiran tentang mesyuarat
 Nama mesyuarat
 Bilangan kali mesyuarat
 Tarikh
 Masa
 Tempat
 Dokumen
 Bahan bertulis untuk dibincangkan atau
 dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
 Senarai Kehadiran
Kehadiran ditulis mengikut susunan yang
berikut:
 Hadir - nama anggota mesyuarat yang
hadir serta jawatan
 Turut hadir - senarai nama (bukan AJK)
yang hadir sebagai pemerhati atau
undangan khas
 Tidak hadir - senarai nama anggota yang
tidak hadir (sama ada dengan alasan atau
tidak)
Isi Minit Mesyuarat
 Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
 Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat
yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perkara yang ditetapkan dalam agenda
 Hal-hal lain
 Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi
 Tandatangan pencatat (setiausaha)
 Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat
• Setelah rangka minit mesyuarat siap,
tunjuk kepada pengerusi untuk disemak
tidak lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat.
• Selepas itu : Fotostat minit yang telah
disemak hantar kepada setiap anggota
dalam masa seminggu selepas mesyuarat
• Satu salinan disimpan dalam fail
mesyuarat
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
 Pengerusi mengarah setiausaha membaca
minit mesyuarat
 Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang
hadir
 Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan
fakta (jika terdapat kesalahan)
 Semua pembetulan mesti ditandatangani
oleh pengerusi pada tempat yang salah
 Perkara berbangkit – laporan sebarang tindakan
dan keputusan yang terakhir secara ringkas.
 Minit juga menyentuh tindakan susulan yang
perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau
pegawai yang berkenaan
 Mencatat hal-hal lain dan perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat
 Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan
sokongan, pengerusi menandatangani minit
pada tempat yang disediakan
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK
• Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan
padat, laras bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan
ungkapan bahasa rasmi.
• Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya
bahasa berbentuk ungkapan khusus mengikut keperluan dan
keputusan mesyuarat seperti berikut:
• BETUL : memandangkan bahawa.............maka.......
• SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

• BETUL : berbangkit daripada ...........

• SALAH : oleh itu

• BETUL : beliau berpendapat ..........

• SALAH : beliau berfikir ..........

• BETUL : beliau atau mereka

• SALAH : saya, kita, anda atau saudara....
• Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
dicatatkan dalam minit mesyuarat -bukan
ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang,
melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir.
Contohnya :
• Mesyuarat ditangguhkan pada pukul
4.30.petang.
• Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, dicatat nama
dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu
pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat.
Contohnya :

Disediakan oleh Disahkan oleh

t.t t.t
………………….. …………………
(Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)